数字化背景下不动产登记档案信息化建设研究

张文娜

摘 要：近年来，数字化技术为经济社会的发展注入提质增效的强大动力，也为不动产登记档案实现现代化、信息化管理提供了技术支持。本文以不动产登记档案信息化建设必要性和优势为切入点，从不动产登记档案信息化的建设经费、制度设计、人员构成、资源调配、信息安全等方面进行分析，提出完善档案管理制度、加强资金保障能力、强化人才队伍建设、推动档案资源整合、构建功能完备的档案管理系统和加强档案安全管理六点发展建议。

关键词：数字化；不动产登记档案；信息化建设

一、概述

1.数字化和不动产登记档案的概念

数字化概念分为广义和狭义两种。狭义的数字化是运用数字技术，对某一场景或业务进行数字化改造过程，其核心在于运用数字技术提高某一业务的效率，降低运营管理成本；而广义的数字化是通过运用数字化信息技术，对某一组织机构管理方式、运营方式等领域进行系统性改造创新，其核心在于运用数字技术对组织机构进行整体赋能和改革创新。

不动产与动产是相对概念，根据国务院颁布的《不动产登记暂行条例》第二条的表述，不动产是指土地、海域以及房屋、林木等定着物。其具有不可移动、地址相对固定等基本特性。同时，依据《中华人民共和国民法典》第208条规定，不动产物权的设立、变更、转让和消灭，应当依照法律规定登记，即通过不动产的依法登记，使得物权发生效力。因此，不动产登记档案是指土地、房屋、林木、海域等各类不动产的规划、建造、登记、确权、交易、使用、维护、消灭及其他相关管理活动中，形成的作为档案保存的各类记录信息和文件材料。

2.不动产登记档案信息化建设的必要性

当前，我国正在持续深化“放管服”改革，鼓励放管结合、优化服务，线上服务平台的研发与投用，为不动产档案管理部门革新工作方式、创新工作方法提供了有利契机。在过去很长一段时间内，不动产登记档案的保存管理模式，仍然以纸质载体记录为主，这种管理方式不仅使档案信息在存档、开发等环节会因为流程烦琐、工作量大而耗费大量的时间，还会使档案利用成效受到一定程度的影响。在科学技术飞速发展的当下，互聯网、区块链、云计算、人工智能等先进技术已经渗透经济社会发展的方方面面，数字化技术也成为当前及今后一段时期内推动经济社会高质量发展的强劲动力。在新时期背景下，推动不动产登记档案进行信息化建设，已成为档案管理实现现代化的必由之路。

二、不动产登记档案信息化建设的现状概况

在过去相当长的一段时间内，不动产登记档案需依托纸质原件对具体关键数据信息予以保存。当使用者需要对档案进行查询利用时，需向有关机构申请，待身份信息确认后，才能以原件复印件的形式得到所需的不动产登记档案数据。为突破这种烦琐且低效的档案管理利用方式，自20世纪80年代以来，林地登记档案、土地登记档案、海域登记档案、房屋登记档案等相关的档案管理机构，开始探索信息化技术在档案管理利用中的应用。近年来，随着硬件设备的更迭与软件技术的更新，不动产登记档案的信息化进程也得到空前发展，许多地区通过积极投入信息化基础设施建设，基本达到开展信息化档案管理工作的条件。但随着不动产登记工作改革的持续深入，多地陆续出现管理服务水平与新形势、新要求不适应的现象，亟须通过深化信息化建设来寻求破题路径。

三、当前不动产登记档案信息化建设存在的问题

经过长期的研究与实践，不动产登记档案的信息化管理已经充分凸显其操作的便捷性、储存的稳定性，以及开发利用的高效性等多方面使用特点，也彰显其在管理服务方面的价值与优势。但由于我国档案管理信息化建设仍处于发展阶段，故仍有许多问题亟待总结梳理并逐步完善。

1.相关标准规范体系尚不健全

不动产登记档案信息化建设标准虽在近年来持续完善，但仍需进一步完善健全。目前，我国出台的相关法律法规以及标准规范，主要立足于档案事业整体，但对于不动产登记等专业档案而言，仍缺乏专门性的标准规范或行业导则给予指导。同时，过去针对纸质档案管理确立的有关要求和规定，当前也无法完全适用于电子档案的管理与利用。因此，还需立足于新的时代背景，对既往的制度、规范、标准进行修编、完善，以确保新技术支持下档案管理与利用依然具备安全性、可用性、完整性和真实性。

2.信息化建设的财政支撑相对薄弱

目前，不动产登记档案的信息化建设仍存在财政支撑较为薄弱的问题。根据《中华人民共和国档案法》规定，明确要求各级政府必须将档案事业的发展经费纳入政府预算，确保档案事业发展与社会经济发展水平相适应。但由于不动产登记档案信息化建设涉及硬件匹配、软件开发、设备维护、定期升级等多个技术环节，每年都要一定数量的资金对其进行保障。而部分地区由于财政资金紧张，多用于确保重大民生项目的开支，导致其档案信息化建设水平相对滞后于发达地区。

3.从业人员专业素养仍待提升

人才储备是档案管理服务水平不断提升、档案利用方式不断优化的内生动力。但在过去很长一段时间内，由于档案工作方式简易单一，档案管理服务人员往往未经历档案学、情报学等相关专业的专业化训练便执业上岗。如今，不动产登记档案的管理与服务逐渐强调应用性与复合性，其不仅要求相关从业人员要有基本的档案管理服务素养，同时也要求相关从业人员掌握一定的建筑学门类和电子信息门类的专业知识，以应对逐渐多元化、精细化的社会需求，导致人员专业素养与市场需求之间的矛盾日益尖锐，亟需加强人才队伍建设。

4.档案资源整合不全面

近年来，随着机构改革以及社会服务体系逐渐健全等因素的驱动，使得不动产登记的相关职能与服务范畴不断扩大，导致不动产登记档案管理、开发与利用面临更大挑战。首先，不动产登记档案在日常的应用中范畴广泛，包括但不限于工商登记、户籍办理、入学教育以及购房政策、房产信息等各种民生查询需求。但限于各部门、各地区之间的数据基础不相同、信息化建设进程不统一、信息构建标准不一致等原因，导致相关信息数据难以实现跨部门、跨地区的全方位互联互通，从而形成了不必要的“信息壁垒”，一定程度影响群众办事的便捷性。同时，也影响相关部门的管理效率。其次，不动产档案在落实信息化建设过程中，往往存在部分档案破损、纸质风化、印刷淡化等情况，加之扫描技术未能实现突破性进展，使得部分档案未能得到充分整合。最后，随着营商环境日益优化、办理时限日益缩短，加之“不见面全程网办”登记模式的推行，不动产登记效率逐步提高，使得不动产登记档案的数据量与日俱增，极大增加了数据存档、入库的工作量，加大了开发整合的压力。

5.信息安全保障仍需加强

在过去，传统纸质档案主要是确保档案实体的存储安全，通常在较为严密的管理下，档案信息外泄的途径相对较少。但随着档案的信息化建设逐渐深入，依托于电子信息平台的档案管理更容易出现泄露等信息安全问题。因此，在档案信息化管理背景下，档案信息安全隐患主要由人为因素和非人为因素构成。人为因素主要包括安全意识不足、安全知识储备不够、操作流程不规范等方面；而非人为因素则包括硬件设备落后或损毁、软件版本未及时迭代等情形，这些情形都会对档案资料的安全带来极大隐患。

四、不动产登记档案信息化建设的建议

1.完善档案管理制度

完善的制度是实施治理的重要前提，档案制度的优化提升是档案治理现代化的重要基础。一是档案行业应有针对性地颁布完善不动产登记档案管理法律法规，订立相关的信息化管理技术标准和操作规范，以有效指导和约束档案机构落实档案信息化管理工作，确保档案信息化建设在制度层面能获得一定的保障。二是不动产登记档案管理机构应主动寻求制度创新，形成长期可靠的内生创新机制，会同主管部门联合落实档案制度创新工作，推动不动产登记档案工作从原本的业务驱动转化为数据驱动，促使档案数据治理水平的持续提升。

2.加强资金保障能力

充足的资金投入是完成档案信息化建设的重要保障。在不动产档案信息化建设过程中，服务器、扫描仪、复印机、计算机等都是档案信息化建设的必要管理设施，这些设施都需要通过资金的投入来具体实现。而这些设施所出现的，如服务器过载、档案扫描缓慢、查询利用终端运行卡顿等信息技术问题，还需要通过软硬件的技术迭代来实现服务优化，而实现服务优化背后所投入的技术支撑和设备更新，也需要资金来做保障。不动产登记档案管理机构应把档案信息化建设列为部门工作计划中的一项重要任务，积极结合改善营商环境、政务提质增效等核心工作，在财政预算清单中纳入档案信息化建设项目，科学、合理地申请专项经费，由此推动不动产登记档案信息化建设稳步前进。

3.构建功能完备的档案管理系统

系统建设是档案信息化建设过程的重中之重。在信息化背景下，不动产登记档案管理系统一方面，要具备高效管理传统实体档案的能力，另一方面，还要具备高效管理电子档案的功能。不動产登记档案管理系统所涵盖的基础业务功能包括档案整理、档案统计、档案接收、档案利用、档案保存等，该系统的基本特点包括规范性、前瞻性、先进性、实用性、兼容性、易用性。首先，不动产登记档案保管机构应当严格参照信息化建设的具体需求，对档案管理系统予以持续完善和更新，同时借助档案管理系统对档案目录查询进行合理改进，将文件按照不同的类别保存到不同的服务器当中，针对查询业务分别创建不同的FTP 服务，使档案查询效率大幅提高。其次，要注意进一步强化档案管理系统和不动产登记业务系统之间的联系。登记档案系统应包括检测不动产登记电子资料、采集不动产登记电子资料、对不动产登记电子资料进行自动类型划分和归档、联通不动产业务登记系统四项功能。

4.强化人才队伍建设

在开展不动产登记档案信息化建设过程中，人才发挥着举足轻重的作用。因此，吸纳高层次人才以及提升既有人才队伍的继续教育，成为现阶段人才队伍建设的重要抓手。首先，当前人才培养最紧要的是充分考虑不动产登记档案信息化的实际发展需求与进程，创建健全科学的人才培养机制，有针对性地创建人才培养体系，确保专业技术人员及管理工作人员具备较好的素养，并鼓励人才市场积极广泛地吸纳此类人才。其次，最大程度地发挥人力资源管理的基本效能，组织档案管理人员参加信息化培训工作，以不动产登记档案信息化的具体工作流程为参照，增强其灵活运用信息技术的能力，帮助工作人员对信息化工作树立正确的认识。

5.推动档案资源整合

不动产登记档案属于一种非常重要的民生档案，得益于房地产及自然资源行业的持续发展，不动产登记档案的数量日渐攀升，馆藏档案信息也日趋丰富。立足于当前数据时代背景，为让不动产登记档案工作得以有效开展，必须依托信息技术的开放性、及时性、整合性等性能优势，将不动产登记档案数据信息予以分类整合管理，以此来迅速打破以往不动产登记档案管理时所遭遇的信息壁垒困境。首先，应对档案数据库实施全面的数据整理，包括对历史时期档案成果进行全面梳理，并严格参照最新的标准规范准确录入历史数据；其次，要加强落实非纸质档案的其他传统档案载体的数字化工作，并对重复数据以及失效数据予以全面清理；最后，要积极协调各相关部门，打通信息互联互通渠道，以统一协定的技术标准对相关信息进行录入与共享。就信息化管理层面而言，不动产登记档案的管理机构必须要主动落实各项工作，严格履行各项责任，与业务主管部门建立良好联系，要充分认识不动产登记的发展将趋于无纸化，预先对增量电子档案的相关归档工作的相关规章制度予以科学制定，对电子档案的收集、管理和使用进行持续强化，创建科学而健全的不动产登记档案资源体系。

6.加强档案安全管理

档案安全是档案管理服务工作中重要的约束底线之一。一是不动产档案管理机构应制定完备的档案安全管理制度，压实各方责任，牢牢守住档案信息安全底线。二是要经常组织信息安全和保密安全培训，开展保密安全警示教育，提高从业人员总体安全保密意识，定期开展保密知识考核，确保相关人员具有较好的安全知识素养。三是从基础设施安全、档案信息安全、应用系统安全、信息环境安全等多方面入手，形成具有系统性的档案安全防护体系，加强软硬件的自我保卫能力，发挥其安全屏障作用。

五、总结

在数字化时代背景下，不动产登记档案的信息化建设是提升政务管理效能的重要抓手，也是实现档案管理服务、治理能力现代化的必由之路。在开展不动产登记档案信息化过程中，需紧密结合发展实际与社会需求，不断完善档案信息化建设的制度与规范，持续增强档案人才队伍的建设，积极加快档案资源的整合与开发利用，稳步提升信息化系统的服务水平，牢牢守住档案信息的安全底线，从而促进档案管理达成新旧动能接续，加快档案管理服务完成信息化转变，推动档案管理服务实现高质量发展。

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（作者单位：泉州市不动产交易登记档案馆）