《档案著录规则》（DA/T18-2022）的基本内容、实践价值及相关问题的思考

摘要：本文在较为系统地介绍2022版《档案著录规则》的修订背景和主要内容基础上，进一步说明了《档案著录规则》的实践价值与作用，并对《档案著录规则》中尚存在的需要改进之处，提出了修改建议。

关键词：档案著录 著录规则 多级著录 术语规范 著录内容

Abstract：On the basis of systematically introduc？ ing the background and main contents of the revision of the 2022 edition of the Rules for Archival Descrip？ tion，this paper further explains the practical value and function of the Rules for Archival Description，and puts forward some suggestions for the revision of the existing deficiencies in the Rules for Archival Descrip？ tion.

Keywords：Archival Description；Rules for Archi？ val Description；Multilevel description；Terminology specification；Description content

2022年4月7日，國家档案局发布了修订后的《档案著录规则》（DA/T18-2022），替代了《档案著录规则》（DA/ T18-1999），并于2022年7月1日起实施。新版《档案著录规则》（以下简称“《规则》”）的发布是我国档案著录工作实践中的一件大事。《规则》的发布和实施，标志着我国档案资源管理实践又向“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的方向迈出了坚实的一步。《规则》对我国健全档案著录标准体系，推动档案资源管理信息化目标的实现，具有良好的实践推广价值。本文将在介绍《规则》主要内容的基础上，进一步说明其实践价值，并对一些相关问题的解决提出建议。

一、《规则》的修订背景和主要内容

（一）《规则》的修订背景

我国描述和揭示档案内容信息的规范化著录实践，始于20世纪80年代。当时，我国各地广泛开展了“编史修志”等工作，迫切需要档案馆（室）提供及时、有效的检索服务，传统的案卷目录（俗称“一本账”）已经很难满足需要。为此，国家档案局组织有关专家制定了国家推荐标准《档案著录规则》（GB/T 3792.5—1985）。客观地讲，1985版的《档案著录规则》标准的发布与实施，在一定程度上，促进了我国档案著录工作的开展和档案著录意识的提高，也为解决当时环境下（手工管理）的档案检索难等问题，起到了积极的实践指导作用。

从1985年至1999年，在经历了14年的档案著录实践后，国家档案局对1985版的《档案著录规则》做了第一次补充修订，发布并实施了《档案著录规则》（DA/T 18-1999）。同1985版相比，1999版的《档案著录规则》调整了部分著录项目及其著录细则，但基本架构和主要内容并没有实质性的变化，也没有对标国际档案理事会于1994年颁布的《国际标准——档案著录规则（总则）》（以下简称ISAD（G）），未能提出以全宗和类别为对象的著录规则与要求。正因为如此，1999版的《档案著录规则》对通过档案著录来体现和维护全宗内档案文件之间的来源联系的重要意义，帮助用户合理认识和分析档案价值的作用，依然存在理论认识上的差距。档案学界在1999版的《档案著录规则》发布后，通过比较研究和对档案著录实践经验的反思，发表了多篇建议性文章，如张正强教授的《论国际标准——档案著录规则主要著录规则特点及启示》、王大青的《中国档案著录标准与国际档案著录标准比较研究》、钱毅和马林青的《基于三态视角的档案描述标准特征及其演进脉络分析》，等等。这些学术研究成果都对新版《规则》的修订工作起到了理论引领作用。在实践层面，随着计算机技术和网络技术在档案管理中的广泛应用，档案馆（室）等档案管理机构也对档案著录现代化及档案内容信息的交换等，提出了新要求。为此，国家档案局于2015年5月启动了对1999版《档案著录规则》的复审工作。经复审，专家们一致认为档案管理形势已经发生了重要的改变，有必要对该标准进行修订。之后，国家档案局档案科学技术研究所提出了对1999版《档案著录规则》进行修订的计划。2019年6月，全国档案工作标准化技术委员会第二十七次年会在京召开。此次会议对2019年申请立项的《档案著录规则》等标准进行了认真审议，并将其列入了制修订计划的标准项目，由国家档案局档案科学技术研究所承担。2022年4月7日，国家档案局正式发布了修订后的《规则》。

（二）《规则》的主要内容

规则的内容架构由前言、正文与5个资料性附录构成。

1.前言部分的内容

《规则》的前言部分主要说明了修订后的标准内容的主要变化情况。其中包括：

（1）更改。《规则》将著录大项，更改为“标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制”等7个大项；更改了规范性引用文件的内容；更改了“著录”“著录项目”“条目”；更改了著录项目的名称，将“提要”改为“范围和提要”；更改了相关著录项目的著录细则。

（2）增加。《规则》增加了4个专业术语和定义（“著录单元”“多级著录”“著录层级”“著录主体”），2个新章（“多级著录模型”“著录项目清单”），18个著录项目（“著录层级”“组织机构沿革/人物生平”“档案保管沿革”“人名”“计算机文件大小”“计算机文件格式”“生成方式”“整理情况”“销毁情况”“公开属性”“开放标识”“语言或文字”“存储位置”“原件存放位置”“复制件存放位置”“相关著录单元”“著录者”“著录时间”），5个资料性附录（“文件级著录项目”“案卷级著录项目”“类别级著录项目”“全宗级著录项目”“著录条目示例”）。

（3）删除。《规则》删除了“著录格式”“著录目录”术语及其定义，删除了“电子文档号”著录项目，删除了“著录用标识符”“著录条目格式”“著录用文字”和“著录信息源”等4章及其内容。

2.正文部分的内容

《规则》的正文部分由14章构成。各章的主要内容如下：

第1章：范围。明确了该标准的主要规定事项和适用范围。《规则》的主要规定事项包括：确立了档案多级著录模型和原则，明确了档案著录项目及其约束性、著录层级及著录主体，规定了各著录项目的著录要求。《规则》的适用范围包括：档案馆、档案室对各类档案的著录。

第2章：规范性引用文件。《规则》明确了该标准的规范性引用文件，包括3个国家推荐标准和1个档案行业推荐标准。与1999版相比，《规则》新增了《语种名称代码》（GB/T4880）、《中国语种代码》（GB/T4881）、《档案分类标引规则》（DA/T13）等3个引用文件，删除了《文献著录总则》（GB/T3792.1-1983）、《国家机关公文格式》（GB/T9704-1988）、《文献叙词标引规则》（GB/T3860-1995）、《档案工作基本术语》（DA/T1-1992）等4个引用文件。应当注意的是：在实际工作中，应及时关注新出台的标准以及相关标准的修订情况，并对《规则》中的相关引用条款做及时调整。

第3章：术语和定义。《规则》明确了7个专业术语及其定义。术语定义的变化可参考表1。

第4章：总体原则和要求。这一章是对档案著录应遵循的基本行为规则和要求的说明。其中包括：（1）层级性：根据档案整理结果，从文件级到全宗级分级著录档案信息，以反映部分与整体的层次结构—4级著录的结构要求。（2）相称性：仅记录著录单元所在层级的相关信息。例如，当著录单元为全宗时，不提供案卷的详细内容信息；当著录单元为文件时，仅著录文件信息；当著录单元的责任者是某个单位的分支机构或下属机构时，不提供该单位的组织机构沿革信息。这说明了4级著录中各个层级的著录信息采集要求。（3）关联性：标识著录条目的著录层级，将其与上一级著录单元相连接，以明确著录单元在著录层级结构中的位置，揭示各层级之间的有机联系。可采用相应著录层级的档号或其他方式进行连接。（4）动态性：动态调整著录信息的要求。著录项目的内容发生变化时，应重新著录。根据实际需要，保留原著录内容或重新赋值。例如，著录单元的开放审核意见发生变化时，开放标识项重新赋值；著录单元的密级发生变更时，密级项在保留原著录内容的基础上，补充变更情况。

第5章：多级著录模型。给出了多级著录的一般模型，但未详尽所有可能的著录层级。类别级一般著录一级类别（档案门类）。参见图1。

从档案多级著录一般模型可以看出，《规则》所列举的著录层级可分为以下6种情形，即：

（1）全宗级——类别级（档案门类）——案卷级——文件级。

（2）全宗级——类别级（档案门类）——案卷级。

（3）全宗级——类别级（档案门类）——文件级。

（4）全宗级——案卷级——文件级。

（5）全宗级——案卷级。

（6）全宗级——文件级。

应当注意的是：不同的著录级别的选择，应以一个立档单位的全宗内档案分类整理情况为依据。凡是编制了档案分类方案，终端类内的档案文件如果已经立卷或以案卷为基本保管单元的，可选择（1）（2）（3）；没有分类方案的、形成档案数量很少的单位，可选择（4）（5）（6）；全宗内档案不分类、不立卷的，可选择（6）。

第6章：著录项目清单。该清单将档案著录项目分为标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制等7个大项与35个小项。它规定了著录项目及其约束性，指出了其适用的著录层级和著录主体。各著录层级的完整著录项目分别参见附录A、附录B、附录C和附录D。该清单明确了档案著录的大项和小项的数量，规定了档案著录项目及其约束性（包括“必著”“有则必著”“选著”等3种约束条件），指出了各著录项目适用的著录层级和著录主体，提供了各著录层级样例。

第7章：标识项著录细则

《规则》规定的标识项共有6个项目，包括档案馆代码、著录层级、档号、题名、文件编号、日期等。《規则》主要明确了各著录项目的含义、相关描述通则与方法，并配置了示例。具体内容包括：（1）档案馆代码，是指国家档案主管部门为每个档案馆赋予的唯一代码。档案馆代码应照实著录。（2）著录层级，是指记录著录单元的著录层级。如，文件级、案卷级、类别级、全宗级，等等。（3）档号，是以字符形式赋予档案的一组唯一代码，用于反映、固定和识别档案排列顺序。（4）题名，是表达档案中心内容、形式特征的名称，可以是文件题名、案卷题名、类别题名、全宗题名。文件题名一般指正题名，也可能同时存在并列题名、副题名和说明题名文字。（5）文件编号，是指文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。（6）日期，是指著录单元（文件或案卷）的形成日期或起止日期。文件级著录单元，应著录其形成日期；案卷级以上（含案卷级）著录单元，应著录其起止日期。

第8章：背景项著录细则

《规则》规定了责任者、组织机构沿革/人物生平、档案保管沿革等3个背景项的著录细则。其中包括：（1）责任者，是对档案内容进行创造或负有责任的组织机构或个人。（2）组织机构沿革/人物生平，是简要记录全宗级著录单元责任者的历史沿革或生平传记。（3）档案保管沿革，是指接收、接受捐献、购买、代存等收集档案的过程。内容包括：历次保管权转移的情况及时间，对于保管历史不清晰的著录单元，也应据实记录；全宗级著录单元应详细著录档案保管史，其他著录层级的著录单元可根据实际情况选择著录。

第9章：内容与结构项著录细则

《规则》规定了12个“内容与结构项”的著录细则。其中包括：（1）范围和提要。在相应的著录层级上，简要概括并记录著录单元的范围和内容，例如时间范围、地点范围、主要内容和重要数据（包括技术参数）等。（2）人名。记录著录单元中具有检索意义的人物姓名，必要时可同时著录人物的身份证号码、职务、出生地、工作简历等信息。（3）稿本。稿本是指档案文件的文稿、文本和版本，应照实际情况著录。（4）文种。文种是指文件种类的名称，应照实际情况著录。（5）附件。文件正文后的附加材料。（6）载体形态。著录单元的载体类型、数量和单位以及规格。（7）计算机文件大小。电子文件、电子档案和传统载体档案数字化成果的字节数。如，0.14MB（说明：文件级） 20MB（说明：案卷级）。（8）计算机文件格式。电子文件在计算机等电子设备中组织和存储的编码方式。记录文件格式的名称，必要时著录格式版本和格式描述。（9）生成方式。生成方式包括原生、数字化、编辑。应依据以下规则著录：著录单元为电子档案时，生成方式著录为“原生”；著录单元为数字化转换形成的数字副本时，生成方式著录为“数字化”；著录单元为在尊重客观事实基础上经剪辑或非线性编辑形成的电子档案时，生成方式著录为“编辑”。（10）整理情况。著录单元的内部结构、排序及分类体系等信息。类别级以上的著录单元，简要说明其整理情况。（11）保管期限。档案划定的留存年限。2006年以前的档案，保管期限一般分为永久、长期和短期三种；2006年以后的档案，保管期限分为永久和定期。应著录原定的保管期限，保管期限有更改的，应著录新的保管期限。（12）销毁情况。鉴定后对失去保存价值的著录单元进行毁灭性处置的说明，应著录销毁时间和销毁方式。

第10章：查阅与利用控制项著录细则

《规则》规定了8个查阅与控制项的著录细则。其中包括：（1）密级。文件保密程度的等级。应著录文件形成时所确定的密级和保密期限，可同时著录保密期限、届满年月。已升密、降密、解密的文件应著录变更情况，例如新的密级、保密年限和解密日期等。（2）公开属性。著录单元的公开审核意见。公开属性应照实著录。不予公开的著录单元，宜在附注中注明理由。（3）开放标识。著录单元的开放审核意见。开放标识应照实著录。受控的著录单元，宜在附注中注明受控依据。（4）语言或文字。是著录单元中使用的语种名称。应按照GB/T4880、GB/ T4881中语种的汉语名称著录。（5）主题词或关键词。前者是指在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组，后者是指在标引和检索中取自题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。（6）分类号。对档案进行主题分析，并依照档案的内容和特点分门别类后形成的类目标记符号，应按照《中国档案分类法》和GB/T15418的规定著录。（7）缩微号。档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号，应照实著录。（8）存储位置。档案的物理或逻辑存址。传统载体档案，著录其在库房中的存放位置。电子档案，著录其脱机载体类型、编号和存址。

第11章：相关档案材料项著录细则。《规则》规定了2个相关档案材料项的著录细则。其中包括：（1）原件存放位置。当著录单元是复制件或包含复制件时，著录其在本机构或别处是否存在原件以及原件的存放位置；如确认原件不复存在，应加以说明。（2）复制件存放位置。当著录单元在本机构或别处有相应的复制件时，著录其存放位置。（3）相关著录单元。指保存在本机构或别处的具有来源联系或其他关联的著录单元。记录相关著录单元题名、档号等相关信息，并说明具体的关系。

第12章：附注项著录细则。附注是其他著录项目中无法展现但需解释和补充的信息。各著录项目中需注明的信息应按照各著录项目的顺序著录，著录项目以外需解释和补充的信息列在其后。每一条附注都应分段著录。《规则》规定了7个附注项的著录细则。其中包括：（1）题名附注，用以注明同一文件的不同题名或其他称谓。（2）日期附注，用以注明考证前的原日期和考证依据。当著录的日期为非形成日期时，应注明为何种日期。（3）责任者附注，用以注明考证前的原责任者、考证依据。（4）稿本附注，用以著录单元有不同稿本者应予注明。（5）附件附注，用以注明有独立检索意义的附件的文件编号、责任者、日期等。（6）载体形态附注，用以记录载体发生的重要变化，如破损、残缺、变质、字迹褪变和无法播放等情况。（7）其他需要注明的事项。

此外，《规则》还规定了著录项目以外需要注明事项的著录细则，其中包括：著录单元另有其他载体形式者、著录单元经考证为赝品者、著录单元有重要批示的及其他相关附注事项，应予注明。

第13章：著录控制项著录细则。《规则》规定了2个著录控制项的著录细则。其中包括：（1）著錄者，是指完成档案著录工作的责任人员，用以记录著录者姓名及其工作单位名称。（2）著录日期，是指完成著录条目的日期。著录条目有更新时，应同时著录更新日期。

第14章：著录示例。《规则》通过附录E“著录条目示例”给出了从表E.1-表E.30，共30个示例。其中，表E.1-表E.20，给出了文件级的著录条目示例；表E.21-表E.25，给出了案卷级的著录条目示例；表E.26-表E.28，给出了类别级的著录条目示例；表E.29-表E.30，给出了全宗级的著录条目示例。这些著录条目表示例，具体呈现了不同著录级别条目中具有典型和代表性的条目，明确了著录不同条目中的著录项目、著录内容的具体样式。

二、《规则》的实践价值与作用

档案工作标准的生命在于应用，档案工作标准的价值实现在于实施。任何停留在纸面上的标准都难以体现出其对实践的指导和规范作用。《规则》的实践价值与作用主要表现在以下两个方面：

一方面，《规则》是规范和指导我国档案著录主体开展档案著录实践的重要依据。档案著录的基本功能之一就是有效揭示档案内容信息，为各类合法用户提供可以满足其需要的档案信息线索，引导其顺利地找到可以满足其工作、生产、生活、研究需要的档案信息资源。各级各类档案保管机构依据规则开展档案著录并形成著录条目，是编制各种档案检索工具和进行档案数据库建设的必要前提条件，同时也是开发档案管理软件、建立档案数据共享中心的重要基础性条件。

另一方面，《规则》是规范和指导我国档案著录主体自觉地捕获、整理、分析和组织档案文件产生的背景、结构、记录系统等过程信息及这些过程的结果信息的重要依据。在档案保存和利用的历史长河中，随着人们逐渐远离其创建的原始环境，著录在各个社会组织内获取和交流有关文件创建的背景、来源及其管理的信息，就显得越来越重要。这是因为，一旦脱离了这种信息，人们便很难准确理解和把握档案记录的内容信息。因此，随着时间的推移，这种著录信息对保存、延续和验证档案内容真实性等方面的价值和意义，就会变得越来越重要。这也是档案著录与一般文献著录最为突出的区别所在。一般的文献著录的重点往往是较为单一的，即揭示文献的主要内容和形式特征；而档案著录的重点则常常是双重的，既要注意揭示档案的内容和形式等方面的信息特征，又要注意揭示有助于用户长远理解档案存在意义和价值的背景、来源及其管理等方面的信息。

三、《规则》存在的问题及其改进建议

虽然新版《规则》以现代档案学著录理论为指导，以我国档案著录实践的经验和教训为基础，对标国际档案著录规则，以“科学性、适用性、统一性、可操作性”为目标，保持与先前版本的连续性，注重与现有行业标准和国家标准之间的协调一致性，取得非常显著的进步，但是其中依然还存在一些需要进一步完善和解决的问题。归纳起来，这些问题包括：

（一）术语和定义方面的问题及解决建议

《规则》对“著录”的术语定义为：“为检索和管理档案资源，对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。”从定义的内容看，显而易见是对“档案著录”的定义，而非一般意义上的“著录”的定义。建议将“著录”修改为“档案著录”会更好地体现概念之间的种属关系。《规则》将“档案著录”的目的界定为“为检索和管理档案资源”，虽然能十分准确地表达“档案著录”的根本目的，不如遵从国际惯例，将其修改为“发现和管理档案资源”。因为“检索”的意涵是指“描述和查找”，依然属于“管理”范畴；而“发现”则不同，它是站在用户角度提出的一个概念。档案著录的目的之一就是帮助广大档案用户更有效、更便捷地发现能够满足其需要的档案信息线索，并为用户提供准确的信息线索，以促进其对档案信息的识别和理解。著录档案资源的过程，可以包括分析、组织和记录档案文件或其集合的特征元素的明确信息，例如产生背景、結构、管理活动信息与内容和形式特征信息。因此，分析、选择、组织和记录档案的背景、结构、管理活动、内容和形式特征等“正式元素”的信息，并不存在所谓“或”的关系。为此，建议将《规则》中的“著录”术语及其定义修改为：为发现和管理档案资源，促进档案用户和档案机构对档案资源的识别、理解和管理，对档案的产生背景、结构、管理活动信息及其内容和形式特征信息，进行分析、选择、组织和记录的过程。

《规则》对“著录单元”的术语定义是“作为基本著录单位的一份文件或一个文件集合”。该术语的英文译名为“unit of description”，建议翻译为“descriptive unit”，其术语定义应为：作为一个实体并形成单一著录基础的任何物理形式的档案文件或档案文件的集合。著录单元可以是全宗、类别、案卷或文件，这些对象都可以称为“实体”，并成为多级著录的单一著录基础。

《规则》对“多级著录”的术语定义是“从文件、案卷、类别到全宗分层级实施著录的方法”。这一术语定义只是界定了“多级著录”的“多级”是什么，并没有揭示出各个层级著录之间的相互关系，更没有通过定义来说明其中应遵循的基本规则及其目的。所谓“多级著录”是由整体及其部分的独立及相互关联的著录组成的，反映了所著录单元的层级结构。多级著录从一般到具体，每个级别仅包含与该级别相关的信息。其著录基本规则是：从属“部件”的著录不会重复其“父部件”著录中的信息，但将“部件”链接到其“父部件”所必需的信息除外。

如果将全宗作为一个整体进行著录，应在一个著录单元中进行。如需对全宗内的各个类别、案卷、文件等进行著录，可单独形成著录单元。如此获得的所有著录单元的总和，可通过层次结构中的链接，呈现全宗及其组成部分的全部著录成果。这种著录技术称为“多级著录”。因此，我们可以把“多级著录”术语定义为：对同一全宗及其各层级结构部分的所有著录条目，通过层级结构中的链接予以呈现的一种著录技术。

（二）个别著录项目细则说明的准确性问题及解决建议

《规则》对“9.9生成方式”的细则说明是：“生成方式是指电子档案比特流首次形成的方式。生成方式包括原生、数字化、编辑。应依据以下规则著录：著录单元为电子档案时，生成方式著录为‘原生；著录单元为数字化转换形成的数字副本时，生成方式著录为‘数字化；著录单元为在尊重客观事实基础上经剪辑或非线性编辑形成的电子档案时，生成方式著录为‘编辑。”该著录项目细则中提到的“电子档案”概念的内涵与《中华人民共和国档案法》的第三十五条“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用”之规定中的“电子档案”概念存在明显冲突。其成因是将西方国家的所谓“大文件观”所倡导的“电子文件”概念与“电子档案”概念相互混淆造成的。在西方的语境中，传统档案的数字化副本及在尊重客观事实基础上经剪辑或非线性编辑形成的记录，均成为“电子文件”。而根据我国《档案法》的规定，这两类所谓的“电子文件”，应属于“档案数字资源”，而非“电子档案”。因此，建议对“生成方式”的著录细则进行修正，将其中的“电子档案”改为“档案数字资源”。电子档案、传统档案的数字化成果及在尊重客观事实基础上经剪辑或非线性编辑形成的电子记录，都是档案数字资源概念的种概念。在实践中，也不能主观地认为“归档保存的电子文件就是电子档案”。这是因为，按照西方的电子文件管理理论，“电子文件”的来源主要有两种，一种是原生地电子文件，另一种是对传统档案进行数字化加工后获得的副本。

《规则》的“9.11保管期限”的著录细则规定“保管期限是对档案划定的留存年限。2006年以前的档案，保管期限一般分为永久、长期和短期三种；2006年以后的档案，保管期限分为永久和定期。应著录原定的保管期限，保管期限有更改的，应著录新的保管期限。”这条规定也存在需要修正之处。原因在于：著录“保管期限”不仅仅只是为了将已经划定的档案保管期限进行简单的呈现，其目的是为日后开展期满档案价值鉴定提供线索。为此，建议在“保管期限”的著录项目细则中增加附注说明事项，如“自某年某月始”，例如：“长期，自1980年1月始”；“短期，自2002年9月始”。

（三）前言部分存在的问题及相关建议

《规则》的前言部分，目前只是说明了该标准的起草依据与1999版《规则》的不同与变化、版权与归口声明、主要起草人和历次版本发布情况，但未说明与其他相关标准之间的相互作用、协调统一关系。因此，建议在下一版修订时增加这方面的内容。其中应注意说明以下几种关系：

第一，《规则》与其他相关著录规范之间的关系。如，与GB/T 50323、GB/T 3792.1、DA/T 8、DA/T 17.1、DA/T 20.1、DA/T 23、DA/T 30、DA/T 51等档案著录规范之间的关系说明。

第二，《规则》与电子档案元数据标准之间的关系。如，与DA/T 46、DA/T 54、DA/T 63和GB/T 20163等元数据标准之间的关系说明。

第三，《规则》与各种国际性和区域性标准之间的关系说明等。

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作者单位：中国人民大学信息资源管理学院