5W1H理论在医院人事档案管理中的应用研究

摘 要：随着医疗卫生事业的飞速发展，我国卫生技术人员人数呈现出逐年递增态势，为满足人民群众医疗需求提供人才支持和保障。本文立足于5W1H理论，分析了该理论的内涵，并就医院人事档案管理中如何落实该理论，进行了深入探讨，解析医院人事档案管理深刻内涵，以期为进一步做好医院人事档案管理提供理论支持。

关键词：5W1H理论；人事档案管理

概述

《2021年我国卫生健康事业发展统计公报》发布的数据显示，截至2021年底，我国卫生人员总数1398.3万人，较2020年增加了50.8万人，增长了3.8%。随着经济社会快速发展，人民群众对医疗卫生的需求不断增长，我国卫生技术人员人数也呈现出逐年递增态势（见图1），有效保障了医疗卫生事业的高质量发展。医院人力资源结构复杂，既有执业（助理）医师，也有注册护士，还有技师、药师、行政人员以及工勤人员。

人事档案是我国人事管理制度的重要特色。2021年国务院办公厅发布《关于推动公立医院高质量发展的意见》，把“改革人事管理制度”作为“激活公立医院高质量发展新动力”之一，要求“落实岗位管理制度，按照医、护、药、技、管等不同类别合理设置岗位”。做好这些人员的人事档案管理，任务艰巨、意义重大，助力医院人才引进、选拔和培养，优化医护人才合理配置，推动医疗卫生事业可持续发展。2018年中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，明确提出本条例适用于“党政领导干部、机关公务员、参照公务员管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员的人事档案管理工作”。依据本条例，医院人事档案管理应坚持“党管干部、党管人才；依规依法、全面从严；分级负责、集中管理；真实准确、完整规范；方便利用、安全保密”原则，做好反映广大医务人员政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法、家庭状况和社会关系等情况的历史记录材料。

5W1H最早被用以研究信息传播学，将信息传播作为一个物质流动过程，是对选定的研究对象、内容及操作等从Why（何因）、What（何事）、Where（何地）、When（何时）、Who（何人）及How（何法）等六个方面提出、分析并解决问题（见图2）。

将5W1H运用于医院人事档案管理，可以在帮助详细解析医院人事档案管理现状的基础上，进一步探究如何改善和优化医院人事档案的管理模式及工作内容（见表1），切实提升医院人事档案管理质量和效率。

1 Why——充分认识医院人事档案管理的重要性

根据《干部人事档案工作条例》等相关规定，医院人事档案主要包括履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、职称材料、政审材料、党团组织材料，表彰及惩处材料等，这些档案资料反映了医、药、护、技等人员的综合表现。5W1H理念的应用，首先要求在思想上充分认识到做好人事档案管理所具有的积极现实意义，对提升医院人事档案管理水平及队伍科学管理所发挥的重要作用，增强做好医院人事档案工作的思想自觉和行为自觉[1]。

1.1 优化人员配备

医院人员包括医、护、药、技等专业技术人员、行政管理人员、工勤人员，人员身份类型多样。需要进行更精细化、针对性的管理。在编医护药技专业技术人员按照事业单位工作人员的相关规定，医院合同制人员则根据劳动合同等进行差异化管理。医院人才引进、科室之间和重点岗位等人员交流轮岗，都需要对其人事档案进行查阅，全面分析其学历、年龄、专业特长、业务水平，也为医院急需紧缺人才引进提供重要参考。综上，做好医院人事档案管理，有利于优化人力资源配备，实现人岗相适、人岗相宜，激发人才活力，为医院发展提供可靠人才支持和保障[2]。

1.2 公平职称评聘

医院从事医护药技等专业技术人员，每年都会进行职称晋升和岗位竞聘。而职称晋升与岗位竞聘的主要依据来自于其人事档案，例如，年度考核、现有专业技术职称、奖励表彰、任职年限等档案资料，这些资料为其职称评聘提供重要的现实依据，也有利于职称评聘公平公正[3]。

1.3 公正选拔任用

根据《党政领导干部选拔任用工作条例》的文件精神和要求，干部选拔任用坚持德才兼备、以德为先、注重实绩等原则，并对其年龄、工龄、党龄、工作经历、学历、学位、职称等进行全面考察。而考察的依据则主要来自其人事档案资料，根据资料中所记载的个人履历、政治表现、业务能力等，作出选拔任用调整的决定。

1.4 调整薪酬待遇

根据事业单位薪酬管理制度的相关规定，事业单位工作人员按照所聘岗位职务每年晋升一个薪级工资，对应的是调整相应的工资待遇，工龄、学历和职称都会影响到医院医护药技等从业者的薪酬待遇。此外，年度考核结果也是晋升薪级工资的重要依据。通过医院人事档案资料的調阅，可为工作人员薪级晋升、工资调整等提供可靠的第一手资料。

2 What——准确把握医院人事档案管理的内容

根据《干部人事档案工作条例》《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》，应准确把握医院人事档案管理的对象和内容，掌握医院人事档案资料的征集渠道及方式等。

2.1 收集内容

医院人事档案资料主要包括履历表、个人简历、人员登记表等履历材料；自传及属于自传性质的材料；鉴定及考察考核材料；学历学位及专业技术材料；政审材料；党团组织；表彰奖励及处分材料；工资及任免类材料；以及其他具有重要保存价值的专业技术人员档案资料。

2.2 收集渠道

履历表、考核、任免，以及工资、专业技术职称晋升类材料可从组织人事部门收集；学历学位及继续教育、在校表现等材料可通过向教育主管部门或高校等收集；技术发明、成果鉴定、专业技术职务评定、业务成绩等可向相关业务部门、科技管理部门收集；惩处类材料可向纪委等部门收集。

2.3 收集方式

医院人事档案收集应根据其档案形成特点和规律，选择合适的适当方式收集。一是连续性。学历学位、职称考核、表彰奖励等资料反映了医务人员的个人成长及持续性活动成果，针对此类资料应持续跟进做好收集，不断充实其档案内容，准确反映其个人学习、工作及品质。二是定向性。根据人事档案来源采取定向收集。如定向到组织、人社、劳动、高校、纪检等单位和部门，做好人事档案资料的定向收集。三是定时性。在每年初或年底，医院集中考核、职称评定、新进人员招聘等关键时间节点，档案管理部门深入人事、医政等相关部门进行收集。四是规律性。根据人事档案资料的形成规律，进行档案资料收集。涉及人事处分资料的收集，在其人事处分决定作出后，可围绕处分决定前后形成资料进行收集[4]。针对一项活动或一次事件所形成的一系列互有联系的人事档案资料进行完整收集。

3 Where——满足医院人事档案管理的场地要求

医院人事档案管理主要由人事档案部门具体负责。随着信息技术的发展，及其在人事档案管理中的应用，医院人事档案管理场地包括硬件环境和软件环境两大方面。

3.1 硬件条件

硬件主要是指档案库房及日常办公场所。其中，建设有存放人事档案库房的，其地点条件应满足“八防”要求，不宜设在一楼或顶楼，应集中布置，自成一区，档案库区内不应设置其他功能用房。实行“档案业务工作室、档案库房、阅档室”三分开：“库房应与阅卷、办公等场所隔开。库房面积应按照“现有人事档案数+10年人事档案入库数-销毁档案数需求做相应匹配。库房密集柜排列应与墙壁保持一定距离，便于库房通风保温。库房应装有恒温机、除湿机、空调等设备。以及人事档案专用、高配置的计算机、复印机、照相机、扫描仪、光盘刻录机、存储设备等[5]。

3.2 软件条件

随着信息技术在医院人事档案管理中的深度应用，医院人事档案现代化水平显著提升。根据人事档案日常管理的现实需要，配置必要的人事档案管理软件[6]：用友、金蝶、i人事、北森人事等专门人事档案管理软件；微软、360杀毒、Avast、瑞星等查杀毒软件；钛备份、百度网盘、腾讯微云等备份软件；以及office办公软件等。

4 When——把握医院人事档案管理的时间节点

医院人事档案管理通常需要经历收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用、统计等八个步骤。每一个步骤环节都有其时间要求和操作规范。一是收集。人事档案收集根据其收集方式，选择定期收集和不定期收集。定期收集一般是由医院档案管理部门根据其实际，规定某个月为归档集中月，负责做好人事档案收集[7]。不定期收集，则根据人事档案形成特点和规律，适时进行收集。例如，在某次人事任免事项完成、任免文件制发后，立即做好登记工作，为收集打下扎实基础。二是整理。就是将收集起来的医院人事档案按照档案管理进行整理。包含将零散的档案资料分门别类地对其进行分类、立卷、排列、编制封面、排列案卷、编制目录等一系列工作程序。整理是在收集完成后立即进行。整理应及时、规范，且符合标准和要求。三是鉴定。醫院人事档案鉴定工作，主要鉴定其价值，并依据鉴定结果确定档案保管期限、保存及销毁等相关工作，鉴定的目的是“化杂质为优质”。四是保管。即，医院档案管理部门将整理、鉴定后的人事档案移交至档案室，解决人事档案易损性与长远保管和利用之间的矛盾，最大限度地延长人事档案使用寿命。五是编目。又叫人事档案检索。根据人事档案内容、形式进行选择，并按照一定次序编排成各种目录。包括馆藏目录、检索性目录和介绍性目录。六是编研。主要是由医院人事档案管理部门，根据其馆藏档案资料进行编史修志，对人事档案信息进行浓缩化、系统化，形成基础人事数字汇编等。七是利用。即人事档案信息输出。人事档案保密性强，在查询利用时应严格遵守人事档案管理的利用规定，持有组织人事部门或分管领导签字手续，方可查阅档案，严禁未经批准随意翻阅摘抄。八是统计。就是将医院人事档案收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况，以及涉及人事档案管理机构、人员及经费保障等信息，进行汇总统计，为医院人事部门掌握情况，分析人才资源现状等，提供决策依据。

5 Who——医院人事档案管理的主体

医院人事档案管理的主体是人事档案管理部门及相关部门的档案管理人员。其中，人事档案管理部门的档案管理人员，必须全面掌握档案管理专业知识，具备一定的组织人事业务知识，熟悉组织人事工作流程，还要掌握一定的现代化信息技术，熟练掌握使用档案管理系统，做好档案信息资源的高效传输、分类处理，提升人事档案管理水平，打造成为复合型的档案管理人才队伍[8]。

6 How——医院人事档案管理的路径

医院人事档案管理除了日常管理应按照5W的标准和要求，规范做好人事档案管理工作之外，还要从根本上树立大档案思维、全院一盘棋思想。一方面要与办公室联系。在医院管理过程中，在人才招聘、制发日常公文过程中，涉及人事档案的，要及时进行收集。另一方面，要与账务部门联系，在工资调整、薪酬发放时，要及时跟进，做好相关资料收集。还要与医院人事部门联系。人事部门负责医院人才的引进、培养、选拔和任用，也是产生人事档案最为集中的部门，档案管理部门要主动而为，密切与人事部门联系，提前介入指导，按照人事档案管理的标准和要求，做好业务培训，规范人事资料的收集和整理，为医院人事档案规范化精细化管理奠定扎实的基础。

参考文献

[1]梁安.提高医院人事档案管理水平的思考及其路径分析[J].兰台内外，2023（1）：26-28.

[2]祝坤.基于EHR平台的医院人事档案管理问题和对策探究[J].档案管理，2022（5）：99-100.

[3]高小晴.浅析某市级公立医院人事档案管理[J].经济师，2022（3）：265-265，267.

[4]陈小樊.人才流动背景下医院人事档案管理的现状及对策分析[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022（11）：76-78.

[5]程芳.新形势下医院人事档案管理优化策略分析[J].办公室业务，2022（5）：150-152.

[6]瞿琳琳.浅析新时期医院人事档案管理的策略[J].科技视界，2022（11）：53-55.

[7]田旭光.立足人力资源开发视角探讨医院人事档案管理策略[J].管理学家，2022（21）：73-75.

[8]何帆，曾明.医院人事档案管理面临的新问题及改革路径探索[J].经济视野，2020（20）：75-76.

作者简介：马媛，大学学历，滕州市中心人民医院馆员，从事医院药学和档案管理工作。