刍议信息时代高校档案信息化建设策略

2023-06-05钱坤杨菲

兰台内外 2023年9期

钱坤　杨菲

摘要：进入二十一世纪后，随着社会经济的不断发展，以及新型科学技术的不断创新，计算机与信息技术得到了飞速的演化应用。新时期的高校档案管理工作，在信息技术加持下，取得了巨大的进步和成就。尤其是档案管理软件的不断应用，促使着高校档案信息化建设，迈上了新的技术台阶。在信息化时代背景下，高校档案信息化建设，有着极为重要的现实意义和时代价值。本文旨在对高校档案信息化基本内涵及其必要价值进行分析，探讨高校档案信息化建设现状、存在问题及信息化建设的策略，希望可以为其他地区高校的高校档案信息化建设提供思路。

关键词：信息时代；高校档案管理；信息化建设；相关策略；分析研究

基金项目：杨凌职业技术学院2021年院内基金项目《智慧校园建设中的档案信息化建设研究》研究成果（项目编号SK21-55）

近些年来，国家大力支持和发展计算机信息相关产业，促使着计算机信息技术不断创新与发展。现代化的社会经济发展中，计算机信息技术已经渗透到人们生产、生活、学习和工作的各个领域中。对于高校教育教学工作来讲亦是如此。档案管理是高校教育教学工作重要环节，是高校快速规模化发展及学生知识汲取的重要组成。现代化高校档案信息化建设，已经成为新时期档案数字化管理的重要方向。为此，强化高校档案管理的数字化和信息化水准，加快高校档案信息化建设步伐，是新时期和新形势下，高校档案管理部门工作的重要课题和主要方向。

1 高校档案信息化基本内涵

高校档案信息化建设，是指高校档案管理部门借助和利用档案信息资源，对档案信息管理空间进行构建，形成一个由众多档案资源库群组成的档案管理中心，并将档案资源群与档案资源用户进行融合，从而实现高校档案信息化的高效化和便捷化。具有信息数字化、信息资源共享化、信息检索便捷化、信息组织和网络传输化的特点。通过将现代化计算机及信息技术进行全面化和精细化渗透，可以实现档案管理信息化举措的完美融合。信息化时代背景下，档案信息化和数字化建设，已经成为各个行业发展的必然趋势。在全国各地区高校档案管理工作中，具有极为普遍性的应用，受到广大高校教师、学生及相关人员的追捧，更直接促进了高校教育教学的现代化进程。

需要注意的是，档案信息化和数据化建设，前提依然是档案管理，这是核心和关键。随着时代的进步和科技的创新，档案信息化和数字化建设不是一成不变的，而是一项长期性和可持续发展过程。通过对新型计算机技术和信息技术进行植入和渗透，可以保证档案管理工作不断进行优化和改进，使得档案管理工作满足现代化档案管理相关要求。

2 高校档案信息化建设必要性

2.1 档案信息化建设，是高校档案管理工作时代新趋势

近些年来，随着时代的发展和进步，国家在高校改革方面新政策、新规定层出不穷，使得高校档案资料管理工作愈发重要。随着电子计算机技术、计算机信息技术的不断创新和引进，传统的高校档案管理方式方法逐渐被淘汰，慢慢淡出了高校档案管理的舞台。而各种新概念、各种新模式、各种新技术的不断涌现和渗透，使得档案信息化建设逐渐被广大师生认可。由此看来，档案信息化建设，是高校档案管理工作的新趋势和新需求。

2.2 档案信息化建设，是高校档案管理工作新方法新方式

在传统的高校档案管理工作中，由于技术、设备、模式方面存在些许欠缺，导致实际的高校档案管理工作往往存在各種问题和困难。通过将计算机技术和信息技术进行渗透和植入，可以对现阶段高校档案管理工作进行全面化和精细化改进，从而促进高校档案管理工作的规范化和标准化。与此同时，随着社会生产技术的不断提升，高校档案馆藏数量也持续性攀升，现有的档案馆储藏空间有限，无法满足新时代档案管理需求。通过档案信息化和数字化建设，可以改善高校档案管理工作新方法和新方式，使得档案管理工作可以实现全面化收集、整理和鉴定、保存，全面促进高校电子档案资料管理的科学化、信息化和专业化。

2.3 档案信息化建设，是推动高校档案管理的重大变革

从档案资源的发展历程来看，档案资源管理工作，是伴随着人类社会的发展和进步，由来已久的资料管理形式，见证了人类社会发展历史记录，是人类社会不可替代和不可或缺的信息资源形态。高校档案管理工作，是人类社会档案资源管理的结晶。利用计算机技术与信息技术，可以将各层次档案资源管理与高校信息化建设相结合，可以最大程度上实现档案资源管理的集聚，充分实现社会档案资源的共享，大大改变传统馆藏模式下的高校档案资源管理模式，充分发挥出高校档案资源管理社会价值与经济价值。由此可见，高校档案资源信息化和数据化管理形态，是对传统高校档案纸质管理模式的突破变革。

3 开展高校档案信息化建设必须认清的主要问题

3.1 高校相关领导对档案信息化建设的重视程度不足

部分地区高校领导，对于高校档案信息化建设重要性和必要性认知不清晰，甚至可以说目光短浅，对于高校档案信息化管理，人力、物力、财力支持力度远远不够，阻碍了高校档案管理水平和效益。

3.2 信息化建设设备系统落后

高校档案信息化建设的前提和基础，是具有技术指标的信息化设备系统。部分地区高校资金缺乏，且技术指标不足，使得一些落后的信息化系统设备仪器，进入到高校档案管理工作中，直接造成高校档案管理信息化执行效率低。

3.3 档案信息化建设安全性不足

信息化和网路化系统平台下，很容易出现各种信息安全性威胁或隐患问题。比如各种信息病毒、木马，可以直接窃取到高校信息机密。

3.4 高校档案信息化人才队伍缺乏

部分落后地区的高校档案资源管理人员，依然沿用的是早期传统的档案管理人员，他们中很多对现代化计算机技术和信息技术掌握不是很精准，一旦遇到数字化和信息化档案管理内容，便不知所措，在一定程度上影响到高校档案信息化建设水准和档案管理执行效率。

4 信息时代高校档案信息化建设策略探讨

4.1 强化高校档案信息化人才队伍建设

高校档案信息化工作的顺利开展，需要一支档案信息化人才队伍。构建一支具有计算机及信息化知识结构、高素质高水平高素养的现代化人才队伍，是十分必要且十分重要的。首先，高校档案馆相关部门，要在提升档案相关工作人员政治素养的同时，加大对工作人员信息专业化的培训力度，尤其要加强档案管理相关人员在新技术、新设备、新方法、新模式方面的培训，使得他们可以与时俱进积极掌握信息技术知识，提高他们在运用计算机技术与信息技术方面的技能。其次，各地区高校档案管理部门，要紧密结合本校档案管理需求及实际，积极吸纳高素质现代化管理人才，直接进入到档案管理体系当中，对现有传统管理模式进行革新。或者采取“不求所有但求所用”的柔性流动方式，保证高素质、高学历、高能力的档案资源管理人才可以“取其所长”和“物尽其用”，全面提升高校档案信息化建设水准和效率。

4.2 积极加快高校数字化校园网络建设

为了积极适应新时代下的互联网和信息化建设，绝大多数高校都建立了自己的校园网，学校情况、教学情况、资源情况、业绩情况在网上公开。在新时代信息化背景下，高校要提高数字化校园网络建设水准，适应数字化档案资源管理需求，满足高校档案信息化建设要求。第一，各地区高校要在数字化校园网络基础上，加大基本信息和网络设施投入，要全面推进信息管理系统化。第二，要积极运用先进的计算机和信息技术，建立起以档案资源管理为核心的多媒体全文数据库，同时开展档案搜索、档案传递、档案公开功能，实现高校档案信息资源网络咨询目标。第三，要加大对高校数字化校园网络安全投入力度，尤其在档案资源信息化安全管控方面，要从技术角度、设备角度、人员角度等全面入手，确保高校档案信息资源可以始终保持在保密和安全的标准基础上。

4.3 积极构建高校档案信息资源数据库

提升高校档案信息化建设水准，积极构建高校档案信息资源数据库，是必要的途径和措施。

4.3.1积极组建档案目录。要将档案馆资源信息目录直接录入到计算机存储器当中，实现数据库管理系统和数据库系统的有效链接。数据库主要是用来存储结构化的信息知识，而数据管理系统则是在操作系统管控下，对数据信息用户访问控制，从而确保数据信息系统的完整性和安全性。无论是图像信息、视频信息还是文字信息，都可以直接录入到档案信息资源数据库中。

4.3.2积极构建档案信息检索。对于建立好的档案资源信息库，要积极搭建档案信息检索功能，要将数量庞大的数字化档案信息，直接管理得井井有条，发挥出计算机技术和信息技术，在资源信息检索中的快捷和精准化功能。在进行档案信息检索功能构建时，相关人员要正确区分不同的档案信息种类，要实现对信息资源的数字化处理，保证检索查询系统可以全面、系统、精准提供档案信息。此外，要建立档案著录标引和档案机读目录，对档案资料的主题内容、载体物质、参考价值、管理情况进行标注，为档案目录数据管理提供必要的技术支持。

4.4 全面提高高校档案信息化建设安全化性能

计算机网络信息技术的应用，确实大大提升了高校档案管理品质和效率，但依然存在着某些安全漏洞和问题，尤其是共享信息和数据，使得高校档案管理工作中，系统信息被篡改的危险性较高。为此，在互联网技术背景下，提高信息化档案管理的安全性，显得至关性重要。第一，高校档案管理人员要从网络共享需求出发，在系统设置上增加访问权限，积极做好身份识别，强化对高校档案管理的管控力度。第二，高校档案管理人员还要定期进行网络安全维护，必要时可以设置防火墙，进行安全软件更新和升级。第三，高校档案管理人员，要定期做好网络设备管理和革新工作，要定期对网络设备进行清洁，对于发现的网络设备软硬件问题，要做好安全性与保护性预防工作。第四，高校档案管理相关部门，要积极研发和制定出档案电子信息管理制度，实现档案信息公开、档案信息安全、档案信息管理机制建设精细化，形成系统化和精准化档案信息化建设激励和约束机制，最大程度上防止档案信息资源泄密和失密。第五，高校档案管理相关部门，要居安思危，对于关键性和重点性的档案资料，可以根据需要进行电子档案提前或者异地备份，积极开辟数据安全和备份空间，对于关键性和重点性电子档案和音像档案资料进行专库化管理。

4.5 加快档案信息化标准制定，重视档案管理软件开发

在进行高校档案信息化建设过程中，档案管理部门要加强档案信息化标准设计。可以从信息资源、使用标准、制度建设、资源输出、执行标的等方面入手，全面进行檔案信息化标准制定。如若本校在进行档案信息化标准制定中，确实缺乏经验缺少依据，可以积极借鉴其他地区高校经验教训，参考其他高校档案数字化治理技术和标准，通过制度化设定、资源化输出、执行标的完善，对高校档案信息化建设进行全面规范。高校档案管理还要重视档案管理软件开发，将最新研究成果直接运用到档案信息化管理工作中。在档案管理软件开发中，要严格按照国家规范和标准进行研发。同时，研发对象和主体要紧密结合本校档案管理实际需要，避免出现无用功现象。可以采取与软件公司、相邻高校、科研生产单位进行合作，研发出具有自主知识产权的档案管理软件，全面提高高校档案信息化技术水准，进而实现自主知识产权档案管理软件在全国高校中的全面性推广和执行。

总结：

综上所述，数字化和信息化档案管理和建设，是新时期高校教育教学工作的重要组成。各地区高校档案管理部门，要充分认识到数字化档案管理，对于高校各个领域的影响和渗透。要积极发挥档案管理的重要价值与作用，为现代化高校发展以及现代化高校教育落实，提供必要的信息服务。虽然现阶段我国各地区高校在档案信息化建设中取得了一定进展，但是整体来看依然有较大进步空间。现代化的高校档案数字化和信息化管理工作，既要汲取国外经验教训，也要依靠政府相关政策支持，既要发挥传统档案管理优点和价值，更要“取其精华”“推陈出新”，从而可持续性推动各地区高校档案管理数字和信息化建设进程。

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