大数据时代流动人员人事档案管理使用困境与对策分析

毛雅琴

摘 要：随着科学技术与信息化技术的快速发展，我国已全面进入大数据时代，大数据技术渗透社会的各个层面，信息数据共享已经成为时代的主流。对流动人员人事档案管理工作来说，信息化建设本身就是一项动态的管理工程，只有不断更新理念、充实技术内涵，才能有效保障信息化建设的实际成效。因此，如何在大数据时代利用先进的技术手段，突破流动人员人事档案管理的困境，推动其信息化建设成为档案管理部门高度重视的研究课题。鉴于此，本文围绕大数据时代流动人员人事档案管理面临的问题，分析并提出人事档案信息化建设的合理化建议。

关键词：大数据；流动人员；档案管理

一、大数据时代对人事档案管理工作提出的新要求

从大数据技术的5V特征来看，其主要表现为Volume（大量）、 Velocity（高速）、 Variety（多样）、 Value（价值）、Veracity（真实性）。对流动人员人事档案管理信息化建设工作来说，大数据技术的应用一定要充分利用其所具有的上述特征，切实提升流动人员人事档案管理的效率与质量。人事档案需要记录个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况，其包含的内容应是全面、真实的。由此来看，人事档案包含的信息正是一项符合大数据定义与特点的重要信息资产。因此，围绕大数据时代实际特征来看，当前流动人员人事档案管理面临的挑战主要集中在全面性、完整性以及共享利用等方面。但是，从流动人员人事档案管理工作实际来看，因为各方面因素带来的影响，其在全面性、完整性方面均不够理想。另外，大数据时代要求实现数据共享，档案收集的目的就是为了更好地利用，但是，传统的流动人员人事档案管理理念存在重收集保存、轻查询利用的情况。

二、大数据时代流动人员人事档案管理使用困境

1.档案存放地较分散，信息共享难度大

由于我国户籍管理的限制，流动人员的人事档案通常很难跟随其进行变动，很容易出现人员岗位和档案存放分离的状态。而档案存放在不同的地区，由于地区间的管理方法、理念及服务平台的差异，流动人员的人事档案信息很难实现共享，在利用档案时会受到诸多限制，极为不便。并且，跨地区、跨行业的各存档部门之间目前还不具备信息共享条件，無法建立统一的档案查询平台，流动人员往往需要跑许多部门才能查询到自己档案的存放地。因此，信息不能共享严重制约了流动人员人事档案管理的质量。

2.档案管理模式落后，档案使用效率低

由于档案信息保密安全的局限和传统的档案管理模式，很多人事档案管理部门对于档案的收集、管理手段、服务机制还是老一套，没有适应新情况、新变化，烦琐的调阅手续限制了档案的使用效率。目前，许多没有档案管理资质的部门还保管了相当一部分流动人员的人事档案，而这些部门作为实际的档案保管者，其保管的目的是自己单位使用方便，他们并无档案管理权限，不能对外开具相关证明，在其他部门或档案本人需要调阅档案材料时，不能够执行国家统一的经办标准和调阅程序，导致调阅档案时间上的浪费和空间上的不便，严重影响流动人员的档案利用效率。

3.档案信息资料不完善，收集困难

造成这种情况的主要原因：一是不少单位对于人事档案管理不重视，制度规范、监督指导严重缺失，加上管理人员素质良莠不齐，工作缺乏积极性和主动性，导致新形成的档案材料不能及时归档上传；二是部分中小企业人力资源专员对档案材料收集不够重视，不能够及时向档案管理部门移交应该归档的档案材料；三是随着网络的发展，为方便群众，许多就业、社保和医疗等服务事项先后实施了网络办理，其数据信息由于保密性要求不能够跨单位、跨行业共享。在电子签章尚未普及的情况下，导致业务手续办理完毕但却无纸质材料生成，而生成的电子档案材料也无法顺利归档，严重影响人事档案的完整性；四是由于流动人员自身对档案重要性的认知不足，许多人事档案还存放在流动人员手里或处于遗弃状态，更别谈及时补充和完善其档案信息了。

4.纸质档案不易保管，数字化程度低

一是传统档案材料大多采用纸质档案保存，资源损耗大，调阅环节多，且容易损毁，特别是部分单位为了使用方便，不愿意将档案存放在有管理资质的公共就业和人才服务机构，日常档案资料也不能做到专人专管及时归集，容易和业务档案混在一起，经常出现档案缺漏、损毁甚至丢失等情况，严重影响档案质量和使用效率。二是有些具备人事档案管理资格的公共就业和人才服务机构由于人力和财力的限制，在短时间内无法实现对馆藏档案信息进行数字化、智能化加工，虽然建立了自己的基础信息资源库，但在跨区域经办时，不能实现信息共享，无法提供优质高效的档案服务。

5.软硬件水平参差不齐﹐无法适应工作需要

一是档案管理部门的硬件设施不足，没有设立专门的档案室，或者档案室面积不达标，没有配备专职的档案管理人员，加上设备老旧，防火、防霉和防盗措施不到位，档案资料没有统一的收集、整理和归档标准，无法为流动人员档案的安全保管提供强有力的平台。二是大数据信息管理平台的服务还没有渗入基层，档案数据库标准不统一，数字化加工和信息库资源配备不到位，各地各部门使用不同的管理系统，无法实现联网查询和办理业务，与其他部门、系统跨地域接转时存在衔接不顺畅的现象，不符合当前“互联网+公共服务”的新要求。

三、大数据时代流动人员人事档案管理的有效对策

1.统一经办标准，创新管理模式

按照国家《档案法》规定和人社部的要求，统一流动人员人事档案公共服务经办标准，各地档案管理服务机构要梳理、细化服务流程，推进办事材料目录化和标准化。按照《流动人员人事档案基础信息采集规范》开展档案基础信息采集，确保档案基础数据完整有效，为实现档案信息共享打好基础。参照《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017），推动档案数据库标准化建设，实现统一采集项目、统一指标体系、统一代码格式、统一档案数字化、标准化技术规范，形成上下贯通、标准统一、数据集中、信息共享的管理体制。统一经办标准有利于破解流动人员人事档案碎片化管理格局，可以将分散在各处的流动人员档案统一归集到公共就业和人才服务部门管理，依托现代信息技术，同步建成电子档案数据库，打造流动人员人事档案统一业务经办平台，推进档案管理数字化转型，最终实现档案管理和政务服务融会贯通，实现流动人员人事档案业务“一网通办”，着力提升档案管理现代化水平。

2.完善管理制度，規范管理流程

按照《流动人员人事档案管理服务规定》，建立健全流动人员人事档案收集归档、整理保管、安全保密、转递移交、查阅利用与档案信息化建设等各项管理制度。一是档案管理服务机构要做好流动人员人事档案材料的整理、鉴别和归档工作，严格遵循档案材料收集归档真实、全面、及时和规范的原则，从源头上保证流动人员人事档案质量。工作人员在接收档案时要认真负责，仔细核对，发现缺失材料时要及时溯源，补齐丢失遗漏的资料，确保每一份人事档案的真实性和完整性。二是实行统一的流动人员人事档案管理工作流程，统一流动人员人事档案的接收、转出、查阅和库房管理及各类证明出具等工作流程。要结合当前流动人员人事档案管理的需求，简化办事程序，创新服务方式，实现线上线下高效协同，提高档案公共服务能力和便民化水平。三是配备规范的流动人员人事档案库房设备设施，按照档案管理有关规定，切实做到“三分开”（办公用房、阅览室和档案库房分开）和“六防”（防尘、防潮、防火、防盗、防蛀、防紫外线），定期检查电路、消防等安全设备设施，保证实体档案的安全完整。四是加强档案信息化建设，保证数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。根据纸质档案管理要求，做好数字档案的利用、转递和安全保密工作。在实际工作中，还要加强人民群众对于人事档案重要性的认识。通过企业、办事大厅发放宣传页和微信公众号、短视频等方式加强人事档案管理的宣传教育，让人民群众从根本上认识到人事档案对于自身发展的重要性，尽量减少或者避免出现因为本人认识不到位所造成的档案缺失。只有流动人员的档案意识变强了，才会主动配合相关部门完善档案材料，才能发挥人事档案的真正价值，同时也更有利于规范人事档案的管理流程。

3.建立大数据服务平台，提升管理水平

公共就业和人才服务机构要积极利用信息技术建立流动人员人事档案大数据平台，实现跨地区、跨行业、跨层级的数据共享与交换，打破档案信息孤岛，打破行业单位间壁垒，全面实现各地区档案信息的共享。一是要坚持“集中统一、归口管理”原则，加快推进档案管理服务职能整合，消除多头管理和多平台经办。实行人事档案分级管理为主、属地管理为辅机制。二是建立流动人员人事档案业务统一经办平台，利用服务平台多渠道提供档案接收、调转、查询及证明开具等各类服务，逐步实现档案业务“一点存档、多点服务”模式。三是按照“数据向上集中、服务向下延伸、信息全国共享”的原则，推进省级集中的流动人员人事档案管理服务信息系统与全国流动人员人事档案管理服务运行平台对接，建立安全、便捷、共享和高效的流动人员人事档案信息化应用体系。四是要建立健全流动人员人事档案大数据统计分析机制，加强档案数据应用能力，全面掌握流动人员的数量、结构、分布和流向等情况，为地区人才引进、就业服务、社会保障和教育等研究提供数据支持和服务。

4.推进数字化建设，实现信息共享

各地区要加快推进流动人员人事档案数字化建设工作，积极争取上级部门和当地财政资金支持，加大专业技术人员和设备投入，尽早实现档案数字化管理。有条件的地区建议推广电子证照、电子公文、电子签章等新技术应用，通过信息交互等方式不断拓展流动人员人事档案材料收集渠道，建立以政务数据为支撑的流动人员人事数字档案。在全面推进数字档案和数据库建设的过程中，各个公共服务机构之间还应当大力推动网络建设，包含公共网络和专用网络的建设，并分别给予对应网络相应的权限，设置权限内针对性的功能模块，以此来针对数据库建立网络联动平台，能够利用云端进行储存备份，运用大数据技术，强化档案数据与政务数据资源的关联分析和融合利用，逐步实现与民政、医疗、就业、社保和社会服务等重点领域信息交换共享，确保资源共享成果。例如，为实现档案规范化管理，山东海阳市积极抓好档案数字化建设工作，通过政府采购、公开招标、聘请第三方专业机构等对在库档案进行了数字化加工。目前，已将41923份流动人员档案按照档案标准化建设的要求进行了数字化加工整理，为当地人社部门档案管理信息化建设提供了有力的数据支撑。下一步，海阳市将继续充分运用档案信息化建设成果，以流动人员人事档案数据库为基础，借助“智慧人社”公共服务平台实现“跨省通办”，全面实现信息互通共享和档案业务“一网通办”。

5.强化管理培训，提高队伍素质

一是加强对企业人事档案管理规范化的培训，从根本上提高企业对人事档案的重视程度，通过培训、学习和宣传等措施加强企业工作人员对于人事档案的认识，在理解的基础上运用到实践中去。督导用人单位人力资源专员严格执行公共就业和人才服务机构制定的档案材料收集制度，尽量做到专人专管。

二是加强公共就业和人才服务机构的人才培养，提升档案管理队伍的综合素能。定期组织档案管理工作人员学习《档案法》、文件政策精神和档案管理规定，最好能“请进来”“走出去”，借鉴发达地区的档案管理经验和做法，掌握最新的档案管理动态。在条件允许的情况下，可结合队伍实际设计针对性的培训体系，通过引入专家讲座、集中培训以及在职培训等多元化方式，培养一支既懂业务又懂技术的档案管理专业化团队。

三是在加强档案管理专业知识培训的同时，进一步深化大数据理念，加强信息技术的培训教育，全面提升他们的综合素质，以便更好地适应新形势下流动人员人事档案管理信息化建设工作。

四、总结

大数据时代推动了流动人员人事档案管理信息化建设，对流动人员人事档案管理工作的开展具有重要的促进作用，流动人员人事档案管理信息化建设是大数据时代档案管理发展的一个必然趋势。“互联网+服务”已经成为公共服务转型升级的标志之一，相关部门要加大对基层信息化平台建设的力度，增加相适应的资金投入，配备与岗位相适应的人才，全面提升公共就业服务能力和便民化水平。作为新时代的档案工作者，我们需要深入分析大数据时代档案管理工作的发展趋势，从实际角度出发，积极引入大数据时代新兴的信息化技术，推动流动人员人事档案管理朝着信息化、专业化、规范化和服务化的方向发展，切实提升流动人员人事档案管理工作的效率与质量，满足人民群众对公共服务的高质量需求。

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（作者单位：海阳市公共就业和人才服务中心）