档案管理理念创新与网络管理模式构建在加强医院档案信息化建设中的探讨

2023-06-01郭云

兰台内外 2023年1期

摘要：新医改对档案管理工作提出了更高要求，传统档案管理方式及理念已经无法满足医院健康发展需求，也不适应新时期医疗档案管理需求，管理理念创新及管理模式创新尤为重要。随着各大医院局域网、大数据、云计算等信息化技术的应用，档案信息化建设是医院发展的必然趋势。为了进一步加强医院档案信息化建设，本文从档案数据管理的视角出发，主要探讨创新档案管理理念的重要性，并基于医院档案管理现状探索创新网络管理模式，旨在积极推动医院档案信息化建设，确保信息化管理工作有效运行。

关键词：档案管理理念；网络管理模式；档案信息化建设

档案管理属于医疗机构管理的关键环节，其主要职能是为临床医疗、教学、科研、人事管理、医保报销等提供信息资源。档案管理工作不仅仅是收集、归纳和保管档案，保障信息的完整性、准确性，还需要合理利用档案信息，促进医疗事业的可持续发展，其管理质量直接关系到医护工作质量以及患者切身利益。实施新医改后，给医院档案管理工作带来了极大挑战，为了更好地落实新医改的方针政策，医院档案管理需要做到与时俱进。对此，基于信息化技术不断向纵深推进的现状，创新档案管理理念与构建网络管理模式，可以及时落实新医改方针以及推动医院档案信息化建设和谐发展，提高工作效率，从而为保护患者的切身利益、提升医院各方面能力提供保障。

一、医院档案信息化建设的重要性

1.医院档案管理现状

（1）医院档案管理理念落后

目前，大部分医院的档案管理理念仍为粗放式管理，主要采用纸质文件归档，而对图片、音频、影像资料保存归档重视程度不够，导致档案资料收录不全，多数档案资料无法为医院发展及管理提供借鉴参考价值。此外，部分管理人员主体意识（尤其在档案管理责任意识方面）较弱，存在无法及时将档案收录及归档的现象，导致档案破损、缺失等事件发生，或存在归档保存资料行为不规范等现象，影响到相关后续工作的开展。上述管理理念及误区会严重影响到医院档案管理发展。

（2）医院档案管理机制不完善

目前，我国医院档案管理机制尚未标准化、规范化和个性化。首先，多数医院档案管理机制未细化，档案管理部门设立、管理职能及相关规定尚未明确，由不同部门保存档案，导致档案信息管理出现零散，同时，不同部门对于自身管理职能认识度不高，无参考依据。对于档案的收集、归纳等管理也存在混乱情况，重要数据、信息丢失事件频频发生。其次，部分医院虽然重视档案管理，但仍存在模仿、复制行为，并未契合医院发展实际情况，无法做到有的放矢，没有针对性地加强医院档案管理，档案管理错误率较高。

（3）医院管理技术手段更新较慢

现阶段，虽然信息技术已经广泛应用于各行各业，但由于医疗行业的特殊性，信息技术的应用受诸多因素的影响，如医院未配置足够软硬件设备及技术人员，没有信息化建设条件及环境，档案管理人员未进行系统性、专业性培训及教育，出现实际操作中存在信息乱码、无法识别、记录错误率高等问题，致使信息化技术应用、普及相对缓慢，从而影响到医院管理技术手段的更新速度，降低了医院工作效率及服务质量。

（4）管理技术人员创新性及信息化水平不高

信息化档案管理属于新型管理模式，日常档案管理工作相对烦琐，且工作量较大，工作人员进行技术培训及熟练度训练时间相对较少。首先，医院部分管理人员年龄较大，对于学习新型管理技术主动性有所下降，参与管理技术手段更新积极性较低，这些因素都对管理工作开展产生了一定影响。其次，医院对于档案管理人员信息化技术培训尚未规范，导致管理人员无法通过专业渠道获得学习信息，自身信息化水平也难以提高，继而无法有效开展医院档案信息化管理工作。

2.医院档案管理发展趋势

档案管理在医疗机构管理中的重要性不言而喻，其工作质量直接影响到医院精细化建设发展。基于新医改及信息化进程的发展，由智能化操作系统代替人工机械化、重复性工作已经成为时代发展的必然趋势。依托于信息化技术发展，医院档案管理发展趋势主要呈现以下特征：第一，信息归档及时性。结合信息技术及软件手段可以极大提高档案管理效率，通过院内OA系统及时总结相关档案内容，并上传实时归档，可以缩短档案交接及核对等流程时间；第二，档案管理载体多样化。既往档案多为纸质图片或文件资料，而信息化技术的应用使得档案保存形式转变为图像、视频、音频等数据储存载体，更有利于提高档案信息的真实性及有效性；第三，管理信息检索便捷性。实现档案室库藏资源电子化，更有利于档案信息网络检索及利用，避免档案外借导致无法及时查阅相关资料，提高档案信息的可利用价值；第四，档案信息管理安全性。档案信息对于医院管理、患者切身利益有着至关重要的意义，提高档案信息管理安全性有利于保护医院及患者双方权益。在信息化技术及手段的助力下，可以备份档案数据，避免档案信息出现丢失或损坏，避免档案数据的篡改、遗漏，同时可以设置防火墙和入侵检测系统，加强档案信息风险的防范，避免信息失窃的可能性。

3.医院档案信息化建设的意义

（1）有利于加强医院文化建设

医院档案资料记载了医院发展的历史进程，也体现出了其文化载体功能。既往纸质档案出现信息丢失或遗漏概率极高，而信息化建设可以整合所有档案资料，为医院文化建设提供丰富资料，做到追根溯源及文化传承。同时，有利于医院从档案中提取独具特色的精华理念，加深员工对于医院文化的认同感，提高内部凝聚力。

（2）提高档案管理工作效率及合理利用率

信息化建设过程中可以借助互联网及大数据技术，提高档案信息整理、搜集和更新效率，可以有效提高工作效率。檔案信息化更容易对数据进行提炼及总结，获得有价值的资料，提升档案的合理利用率。

（3）有利于医院信息整合及共享

医院档案信息化管理过程中，系统及数据处理技术可以使医院各科室及职能部门之间构建紧密联系，如人事档案信息和患者治疗档案信息等，均可进行横向对比和纵向整合。不同部门之间可以通过局域网的信息搜索系统实现信息传递，尤其是针对多科室患者治疗，可以实现疾病信息共享，更有利于缩短信息沟通时间，提高诊治效率。

二、医院档案信息化建设网络管理模式路径探索

信息化网络管理模式是通过网络技术结合档案信息，实现长期保存档案以达到快速查阅及数据分析目标。信息化网络管理模式在档案管理中的应用越来越广泛，有利于推动医院档案信息化建设发展进程，其具体路径如下：

1.创新档案管理理念

（1）提升档案管理的价值观

对于医院领导管理层面来说，需要认识到档案信息化建设与医院整体信息化工程、医院未来可持续发展的关联性，从而树立档案管理规范化、制度化的理念。医院档案管理相关人员需要对档案管理的重要性及有效性有深入的认识，提升档案管理价值观，创新管理思维及知识，加强档案信息化管理学习，包括熟练掌握扫描、数据库建立、信息检索、信息系统软件等多种工具运用，科学有效保管、整理信息资源，为临床科室及患者提供服务，充分发挥档案的重要价值。

（2）树立档案管理的动态观

动态观要求档案管理人员学会网络管理模式的运用，实现信息整合及管理的高效性及有效性，从传统纸质模式过渡到数字化模式；摒弃传统管理观念，树立良好档案管理工作效率及时间观念，真实、完整地记录电子文件，实现实时归档；需要注意档案信息的时间价值，随着时间的推移，部分档案的价值特征也会越来越弱，因此，档案管理人员应该及时更新档案信息，保证档案信息资源的交流及共享能顺利进行。

2.构建档案网络管理模式

（1）三级档案网络管理模式

医院档案网络管理应分为档案管理人员、各科室负责人、医院直接负责人三级模式，实现档案管理领导、机构、制度、保管统一性。档案管理人员对接及搜集汇总各科室的档案信息，确保档案信息准确录入；各科室负责人通过信息系统网络查阅档案信息，充分发挥档案作用，推动信息化档案管理发展；医院直接负责人负责定期开展信息化档案建设工程进度情况，了解信息化建设过程中的问题，并提出整改策略。

（2）病历档案网络管理模式

病历档案网络管理中需要连接病案数据系统与医院信息系统，但由于网络管理对于局域网或服务器的依赖性较大，一旦出现系统问题，将可能导致病案数据永久性丢失，因此，目前医院可采用纸质病历结合电子病历的“双轨制”管理模式。由临床医务人员录入电子病历系统，再打印成纸质病历档案，经人工签字后送往档案室保存。在实施“双轨制”管理模式过程中，需要明确各方管理职责，实现高效化档案分类归档。同时，构建医院日常化病历档案，记录每位患者相关信息于就诊卡中，以便整合就诊信息，并提高信息获取的及时性，缩短诊治时间。

（3）人事档案网络管理模式

首先，做好人事档案数据库建设。搜集医院员工信息，构建个人专项电子档案，形成专项数据库，并对平台内部功能及系统进行分类，实现档案信息分布式存储，使得人事档案信息在医院内部各科室可实现互联互通，更有利于为精准提供人力资源调配数据支持。其次，需要构建专门的人事档案应急管理系统。人事档案在特殊时期的价值性极高，如新冠肺炎疫情时期，使用人事档案应急管理系统可以对医务人员档案核心信息进行提取，并根据不同业务领域及工作经历进行分类，集中优势资源，实现最大化信息资源匹配，满足应急时期人力资源精准调配需求。

（4）医保档案网络管理模式

网络管理模式下，医院可开发医保档案相关的互联网、手机小程序等自助平台，参保人员可以通过这些工具自主查询医保信息。同时，医院需要设置专门医保档案室，投入硬件设备，由档案信息产生到录入计算机整个流程均有明确来源，可确保档案完整性及准确性，并使该系统与医院办公系统进行有效衔接，以便各科室可以快速查阅相关服务，为患者提供准确信息。

3.提高医院档案管理技术水平

档案管理信息化建设与医院的档案管理技术水平关系较为密切。要想加速信息化进程，需要确保医院基础设备齐全，如多媒体影像采集设备、计算机设备、医院存储及录入系统等，可以为信息化建设及管理奠定坚实基础。同时，需要重视信息化建设过程中的维护工作，配备防火防盗以及控制温湿度的设备及系统维护人员，避免内部信息出现丢失或泄露，维护网络系统安全性及稳定性。为了提高医院在行业内的竞争力，还需要引进先进设备，完善档案管理信息系统，促进与第三方企业沟通合作，紧密连接信息系统及各部门之间的联系。

4.提高档案管理人员信息化水平

在信息化建设过程中，对于档案管理人员素质及水平也提出了更高要求。个人层面，需要档案管理人员提高自身档案管理业务水平及综合素质，优化知识结构，提高信息化水平及应用能力。此外，还需要培养档案管理人员的终身学习意识，根据信息化进程的不断提高，持续提高学习能力；医院层面，需要建立相关监督机制，如设置考评及奖惩机制，有效提高管理人员学习积极性，还要规范信息化技术培养机制，要求管理人员能够掌握信息系统、技术设备基本操作，并在档案管理中熟练应用，提高工作效率，为医院职工及患者提供服务。

三、结语

综上所述，随着新医改实施及信息化技术的不断发展，医疗档案管理也逐渐呈现精细化、高效化、多元化发展，为了满足新时期医疗档案管理需求，推动医疗档案管理信息化发展是有必要的。在医院档案信息化建设过程中，创新档案管理理念是必要的前提条件，基于新医改互联网大数据背景及当前医疗档案管理发展特征下，探索档案网络管理模式可以有效推动医院档案管理信息化顺利进展，为信息化建设提供切实可行的方案，同时，重视人员信息化水平提高及技术更新，为信息化建设提供人力及物力支持。

参考文献：

[1]张卫.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路——评《现代人事档案管理》[J].中国油脂，2021

[2]Winter A， St?ubert S， Ammon D， et al.Smart Medical Information Technology for Healthcare （SMITH）[J]. Methods Inf Med，2018

[3]宗靜娟.医疗档案信息化安全体系建设研究——基于某三甲医院的SWOT分析[J].档案管理，2021

[4]郑伟伟.电子健康档案共享的实现策略[J].档案管理，2021

[5]乔二兵.大数据背景下信息统计在档案管理中的作用研究——评《档案管理与信息统计》[J].人民长江，2021

[6]李蓉，刘昱.浅谈省级综合医院科研档案管理工作现状与对策[J].价值工程，2021

[7]何洋芳，张虹.医院档案精细化管理运用分析[J].中国医药导报，2020

[8]张文娟.乡镇卫生院档案管理的现状及改进措施[J].兰台世界，2019

[9]杜晶晶.医院档案管理的现状及创新探讨[J].兰台世界，2018

[10]朱成英.分级诊疗制度下健康档案管理存在的主要问题与对策[J].北京档案，2018

[11]陈洁.医改背景下健康体检档案管理研究[J].档案管理，2020