基于专项审核视角的高校干部人事档案管理效能提升路径研究

2023-05-30杨立志潘璐金博

档案管理 2023年1期

杨立志潘璐金博

摘要：高校干部人事档案管理对落实党的政策方针、建设高校人才队伍具有重要价值，因而本文首先阐明了新时代高校干部人事档案管理工作的重要作用，在此基础上探究专项审核视角下，高校干部人事档案管理存在的问题，最后从强化档案意识、提升干部人事档案内容质量、落实干部人事档案管理工作、建设档案管理人才队伍、推进干部人事档案信息化建设五方面构建了高校进一步提升干部人事档案管理效能的路径。

关键词：高校；干部人事档案；专项审核；档案管理

Abstract： The management of cadre personnel archives in colleges and universities is of great value to the implementation of the Party's policies and guidelines and the construction of talents. Therefore， this paper firstly expounds the important role of cadre personnel archives management in colleges and universities in the new era. Then， on this basis， it explores the problems from the perspective of special auditing. Finally， the paper constructs the path to further improve the management efficiency of cadre personnel archives from five aspects： strengthening the awareness of archives， improving the content quality， implementing the management work， building the personnel team of archive management and promoting the information construction.

Keywords： Colleges and universities; Cadre personnel archives; Special auditing; Archives management

1 引言

干部人事檔案是党的重要执政资源，是历史、全面、系统地考察了解、评价使用干部、人才的重要依据，是建设高素质高质量干部人才队伍、推动事业稳步发展的重要基础。[1]党的十八大以来，党中央深入推进全面从严治党向纵深发展，不断提升新时代干部人事档案工作质量和水平。2014年10月至2016年6月，中央组织部在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作，首先从省管干部档案审核，再到中层以上干部档案审核，再到全覆盖档案审核。[2]随后，2021年，相关高校按照中央组织部和教育部的工作部署开展了对具有副高级及以上专业技术职称人员档案专项审核工作。干部人事档案专项审核暴露出了高校干部人事档案管理存在的问题，同时也对高校干部人事档案管理提出了更高的要求。

基于此，本文从专项审核视角探究了高校干部人事档案管理中存在的问题，提出高校干部人事档案效能提升路径，旨在完善高校干部人事档案管理机制，提升高校干部人事档案管理效率，推动高校干部人事档案管理工作更加科学化、规范化、现代化，实现干部人事档案在高校建设发展与选拔人才中的价值。

2 高校干部人事档案材料问题

高校干部人事档案对高校人才队伍建设具有重要作用，着力提升高校干部人事档案管理质量，有利于充分发挥干部人事档案在人才选拔、调配、培养中的作用，但是通过专项审核工作反映出目前高校干部人事档案还存在一些问题与不足，掣肘干部人事档案价值的发挥。

高校干部人事档案审核将档案中的“三龄两历一身份”作为审核重点，在审核中发现干部人事档案中“三龄两历一身份”及其他重要信息存在填写不规范、信息不一致、材料不齐全、涂改造假等问题，严重破坏了干部人事档案的真实性、完整性，损害了干部人事档案的价值。

2.1 档案材料填写不规范。在审核中发现，干部人事档案内容填写随意，没有遵循填写规范，如没有用公历时间，顺序有倒序也有正序，缺少签字、党委及组织部的意见和盖章等，有的档案还出现了单位意见早于填写时间等不合理现象。[3]

2.2 档案信息不一致。干部人事档案中记载的出生时间、工作时间、入党时间前后不一致现象在审核中十分突出，如入党志愿书、干部任免审批表等档案材料中记载的“三龄”不一致，[4]前后矛盾，有的是阳历和阴历交叉填写，致使时间相差几个月，有的将正式入党时间与成为预备党员时间弄错，还有的因为自己记不清具体时间日期随意填写而造成的不一致，导致“三龄”信息的真实性存在疑问。

2.3 档案材料不齐全。审核发现，干部的学籍材料、工作材料、调转材料、党团材料、奖励材料等不完整，普遍存在缺失的情况。干部人事档案缺失现象严峻，重要材料缺失则无法准确证明干部的学历、工作经历、干部身份。例如，审核中发现缺少工作单位的干部履历表，或者干部履历表没有加盖公章[5]的现象十分严峻；还发现缺少入党申请书、入党志愿书等党团材料等。

2.4 档案涂改造假。审核发现，干部档案涂改造假情况屡见不鲜，如对年龄、入党时间、工作时间随意涂改，破坏了干部人事档案的真实性。无独有偶，造假现象也层出不穷，如编造工作经历、求学经历、获奖经历等，但是没有任何文件证明，弄虚作假，严重损害了干部工作的公信力。

3 存在问题的原因分析

3.1 干部档案意识薄弱。高校干部人事档案管理工作普遍存在着“重业务，轻档案”的思想，档案管理人员责任意识缺乏、随意懈怠，开展档案整理、审核、管理工作时不认真、不及时、不规范，导致干部人事档案出现一系列漏洞。同样，干部职工本人对档案重要性认识不够，缺乏档案意识，填写自己档案时较为随意，平时补充材料不积极配合，经常出现交错补错，甚至拒绝补交，造成干部人事档案的不完整、不真实。可以看出，领导干部轻视档案工作是根源，档案管理人员缺乏责任意识是后果，干部个人档案意识薄弱是关键，这三方面共同引致干部人事档案不完整、不规范、不齐全问题。

3.2 干部人事档案管理工作落实不到位。由于高校档案材料形成部门与档案管理部门衔接不畅，材料归档不及时、滞后问题时有发生，档案管理工作没有落到实处。特别是近年来，高校为了提升学科发展的竞争力，人才流动频繁，人才外流与人才引进时有发生，而高校干部人事档案管理没有紧跟人才流动的步调，管理不及时、不到位，导致人档脱节，管人不管档、管档不管人、人与档案失控问题频发，造成了干部人事档案不完整和缺失。

同样，档案日常审核管理工作也没有落实到位，面临着不系统、不全面的问题。《干部人事档案工作条例》提出了对干部人事档案坚持“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的工作要求，但是从高校工作实际落实来看，对处级及以上领导干部的“提”“转”时档案审核落实得相对好，而对普通新进职工和处级以下干部的档案审核落实得较差，审核工作不全面，未能完全实现监督的作用。

同时，审核工作也存在不系统的弊端，大部分高校的组织部门和人事部门是分开设置的，档案负责部门也不尽相同，有的是组织部门统筹，有的是人事部门负责，还有的在专门的档案管理部门。档案审核时，相关部门之间缺乏有效的信息沟通，没有对档案中不一致的问题进行充分讨论，造成干部人事档案审核的不系统、不健全。

3.3 干部人事档案管理人员配备不足、专业性不强。目前我国高校人事档案管理工作队伍建设还有差距，档案管理工作队伍普遍人员不足。高校保管的现有在职人员档案、退休人员档案、死亡人员档案、附属单位人员档案、编制外人员档案等总和数量庞大，[6]经常一个人要管理数千卷干部人事档案，[7]无法细致入微到每一份档案收集、整理、审核工作中。部分档案管理人员缺乏档案学专业背景，不清楚干部人事档案管理中每一个环节的具体标准，缺少足够的保密意识，工作水平有限，業务能力不足，对干部人事档案管理不具有规范性。

3.4 干部人事档案信息化建设滞后、开发利用不充分。目前很多高校干部人事档案信息化建设处在刚刚起步阶段，缺少信息化建设的规章制度，基础设施不健全，资金资助不足，技术不完备，并且档案利用率较低，主要在考察、选用期间进行审核使用；工作调动、办理退休、社会养老保险等业务作为凭证使用，平时多是只管不用，没有发挥出干部人事档案真正的价值。

4 提升高校干部人事档案管理效能的路径

高校干部人事档案管理是一项复杂的工作，需要统筹多部门单位共同参与、利用技术赋能档案管理工作，因而要从当前高校干部人事档案管理的困境中找到出路，就要明确高校干部人事档案管理的前进路径，从本质上提升高校干部人事档案的管理效果，如图1所示，本文提出了高校干部人事档案管理效能的提升路径。

图1 高校干部人事档案管理效能提升路径

4.1 广泛宣传，强化干部档案意识。提升干部职工和相关单位的档案意识，需要创新宣传方式，形成宣传的长效机制。加强专题讲座、发放宣传册等传统宣传方式的同时，借助微博、微信公众号、抖音平台等新媒体，拓宽档案的宣传阵地，加大对干部人事档案管理工作的宣传力度。如北京联合大学利用微信视频号制作短视频，讲述干部人事档案的日常管理工作和档案检索方式。上海财经大学[8]、东华大学[9]在微信推文上通过图解形式直接、清晰解读干部人事档案管理规定。

4.2 配置从优，建设档案管理人才队伍。要健全配强档案管理人员，强化业务培训，提升能力素质，科学规划队伍建设，为更好地推进干部人事档案管理奠定基础。如吸纳更多专业档案人才和计算机人才、定期开展综合培训、转变干部人事档案工作人员工作理念与思维模式等。

4.3 聚焦核心，提升干部人事档案内容质量。首先，聚焦核心，解决干部人事档案失真的关键痛点。通过关键环节，如干部提拔、干部调转、干部考核、干部审查、干部档案接收与转递等环节[10]严格把关，确保档案的真实性、系统和完整性。其次，严格标准，及时补救缺失档案信息。依据中组部、人事部、公安部联合下发的《关于办理干部退（离）休等手续时认定出生日期问题的通知》精神，认定临近退休干部的出生日期，[11]依法依规，确保补充材料的真实性、可靠性，及时补救因档案缺失而造成的损失。

4.4 完善机制，落实干部人事档案管理工作。第一，建立健全干部人事档案及时精准收集机制。第二，建立健全审核鉴定机制。进一步规范归档程序，严格细致进行材料甄别，严把档案材料入口关，不能让一份不真实、不准确、不规范的材料进入档案。第三，建立健全部门联动机制。加强相关单位和部门的协调配合，主动对接，在档案材料接收和移交时明确各单位职责，保障干部人事档案的完整性。如四川轻化工大学在《干部人事档案管理细则》中就清晰规定指出了学校档案馆、党委组织部、人事处等部门的职责[12]，为部门间的协同配合提供制度了保障。

4.5 全面统筹，推进干部人事档案信息化建设。当前高校干部人事档案信息化水平不足，需要借助更先进的技术、理念和思维，加强干部人事档案信息化的建设，推进干部人事档案的信息化、数字化转型。

第一，选择优质的外包服务商。高校干部人事档案数量庞大，仅仅依靠档案工作人员的力量是无法实现高校干部人事档案信息化建设，因而一些高校陆续选择服务外包的形式，实现干部人事档案的数字化。在选择外包服务商时，要了解公司资质和背景，必须具备国家秘密载体印制资质证书，不得有涉外背景。[13]要通过多渠道、多角度地了解公司开展档案数字化工作的经验，更重要的是要对项目的实施做到控制管理和全程管理，[14]确保干部人事档案信息化工作的顺利进行。如中国矿业大学[15]、电子科技大学[16]在干部人事档案数字化服务中进行公开招标，以此选择优质外包服务商。

第二，建设干部人事档案信息化平台。构建干部人事档案信息化平台，可以对各种干部人事档案进行有序管理、合理组织，完善档案信息检索服务，简化档案利用的程序，实现远程查档功能，提高档案工作效率，如四川大学充分利用“一网两微”，推出“一站式”档案服务微信平台，实现了档案业务的“远程在线服务”。[17]同时，要充分利用新技术完成建设，如云计算技术能用较低的成本提供非常强大的处理能力和海量的存储空间，既节约软硬件成本又能提供无限存储，[18]可以满足干部人事档案信息化平台建设的需要。

第三，提升干部人事档案安全保障，干部人事档案信息化管理后，要加强对档案安全的重视，要严格设置访问权限，要及时修补网络漏洞，避免有人恶意访问，篡改、伪造干部人事档案，防止干部人事档案信息的泄漏，确保干部人事档案的安全。

5 结语

高校干部人事档案管理是一项系统工程。高校需要提高政治站位，健全长效机制，让干部人事档案成为深化全面从严治党的“风向标”，推进大学治理体系和治理能力现代化的“能源库”，科学严格选人用人的“情报站”。高校必须在干部人事档案管理上下功夫，破解干部人事档案管理困境，提升干部人事档案的管理能力，更好地发挥干部人事档案的价值。

*基金项目：2020年度吉林大学党风廉政建设和反腐败工作研究课题（推进高校纪律监督与巡察监督统筹衔接若干问题研究，编号：2020LZXZY004）。

参考文献：

[1]干部人事档案工作条例[J].党建研究，2019（01）：3-8.

[2]于凤仙.高校干部人事档案专项审核对档案管理工作的启示[J].档案管理，2022，（03）：119-120.

[3]董杰，范烨.档案专项审核对高校干部人事档案工作发展的影响[J].机电兵船档案，2016，（03）：39-41.

[4]和树俊.高校干部人事档案专项审核全覆盖的问题及对策——基于对常州大学的研究[J].办公室业务，2022，（18）：171-173.

[5]马进.高校干部人事档案审核中的问题和对策[J].才智，2021，（18）：126-128.

[6]张士花，魏娟.关于强化高校干部人事档案管理工作的几点思考[J].兰台内外，2022，（11）：25-27.

[7]李玉玲.推进干部人事档案在高校治理现代化中的作用[J].现代职业教育，2021，（08）：148-149.

[8]上海财经大学.图解！为您解读《上海财经大学干部人事档案管理办法（试行）》[EB/OL].[2022-10-8].https：//mp.weixin.qq.com/s/Eh7Ry76VESRUUTGnhJNkZQ.

[9]东华大学.《东华大学干部人事档案管理工作规定》印发！[EB/OL].[2022-10-8].https：//mp.weixin.qq.com/s/i95hETSFQKAKNBcz54RxXg.

[10]陈辉，于元元.干部人事档案工作新思维——《干部人事档案工作条例》意蕴解析[J].档案学研究，2019，（04）：26-30.