全国示范数字档案室的升级版

摘  要：高校档案馆的发展是高等院校长久发展不可或缺的一部分。近几年，高校档案馆主要保管学校的教学、科研、行政、基建、审计等各部门的档案资料，档案馆归档种类的复杂多样性决定了档案馆信息化发展的必要性和紧迫性。高校信息化建设也有力助推了档案信息化建设水平，各大高校档案馆纷纷开展了从传统档案馆到数字档案馆的建设工作。郑州轻工业大学是高校最早通过国家数字档案室验收的高等院校，具有一定的档案信息化基础和优势。智慧校园的建设基础使传统档案馆逐步走上了数字档案室，解决了传统档案馆查档效率低等问题，新事物的兴起也必然迎来新的问题以及更大的建设挑战，数字档案室的建设瓶颈也逐渐凸显。为更好的服务学校和师生校友，高校智慧档案馆（室）建设逐渐成为高校档案馆建设的新思路。文章以郑州轻工业大学为例，分析数字档案室建设现状和问题，力求找到解决现有建设问题以及切合学校档案馆长久发展的新方向。

关键词：高校；数字档案；信息化；智慧档案

Abstract： The development of college archives is an indispensable part of the long-term development of colleges and universities. In recent years， university archives have mainly kept the archives of teaching， scientific research， administration， infrastructure， auditing and other departments of the university. The complex diversity of archival types in archives determines the necessity and urgency of the development of archival informatization. The informatization construction of colleges and universities has also strongly boosted the level of archives informatization construction. Major college archives have carried out the construction work from traditional archives to digital archives. Zhengzhou University of Light Industry is the first institution of higher learning to receive the recognition of the National Digital Archives Office， and has a certain foundation and advantages of archives informatization. The foundation of the construction of the smart campus makes the traditional archives gradually embark on the digital archives， which solves the problems of low efficiency of the traditional archives， but the arising of new things will inevitably usher in new problems and greater construction challenges. The bottleneck of the digital archives construction has gradually become prominent. In order to better serve the school and teachers， students and alumni， the construction of university smart archives （or rooms） has gradually become a new idea for the construction of university archives. Taking Zhengzhou University of Light Industry as an example， this paper analyzes the current situation and problems of the construction of digital archives， and strives to find a new direction to solve the existing construction problems and meet the long-term development of the school archives.

Keywords：  Colleges and universities; Digital archives; Informatization; Smart archives

自20世紀青岛市档案馆建成数字档案馆以来，全国各地高校档案馆纷纷开展了档案信息化建设工作。高校档案呈现种类多，归档周期长、查档频次高的特点，这些特征加快了学校纸质档案的数字化加工工作进程，数字化档案一定程度上方便了高校的归档效率，相比手工翻阅原始档案的传统查档方式，也大大提高了服务效率。

目前，大部分高校已基本完成数字化档案加工工作，有些发达地区的高校甚至实现了档案的智能化管理。[1]比如，中南大学档案馆在物联网技术的基础上运用RFID（射频技术）、二维码识别技术、传感器技术等先进技术，实现了实体档案和数字档案之间的互联互通，档案管理人员可以对实体档案、设备、温湿度做到实时感知，库房设备可以自动运行，做到了对档案借阅情况的实时了解，档案资源可以进行智能化数据分析和预测。目前，中南大学档案馆基本达到档案馆的智慧化管理水平。[2]

1 数字档案馆（室）建设现状分析

目前，大部分高校都处于数字档案馆（室）建设阶段，虽然有的学校未申报评价验收，但整体水平趋向建设数字档案馆（室）或已经达到了数字档案馆（室）基本标准。所以，数字档案馆（室）阶段是大部分高校目前居多的发展现状阶段。就郑州轻工业大学来说，学校档案馆自2015年入选国家档案局数字档案室试点单位，档案馆在信息化建设方面取得了较好的成绩。

1.1 档案数字化加工方面。学校自2009年开始档案数字化加工工作，2014年基本完成数字化加工，涵盖科研、党群、行政、教学、基建、审计、国资、設备等，除人事档案和财务凭证以外的11个门类馆藏档案的数字化加工工作，数字化程度已达到90%以上，目前档案馆有4名专职教师从事每年增量档案的数字化加工工作。

1.2 基础设施建设方面。档案馆占地面积2500余平方米，库房占地面积900余平方米，目前库房为传统排架式档案柜。库房馆藏使用率已达到80%。档案馆有高精度扫描仪5台，其中包括高速扫描仪、平板扫描仪、无接触式扫描仪等，对不同类型实体档案分类加工。数字化加工工作配备专用数字打印机两台，库房配备温湿度机和烟雾报警装置。配备同域异地备份设备和6台系统服务器，1台磁盘阵列，配备了容灾备份一体机，实现数据的备份和安全保护。

1.3 人才配备方面。档案馆有在岗教职工11人，研究生以上学历7人，占比64%，本科学历4人，占比36%，副高级以上职称5人，占比46%，中级职称3人，占比27%，初级职称3人，占比27%。25～35岁教职工3人，占比27%，36～45岁教职工4人，占比36%，46～55岁教职工4人，占比36%。男教师3人，占比27%，女教师8人，占比73%。档案专业和计算机专业0人，其他专业11人。总的来说，档案馆教师的职称、年龄、学历、性别比例比较合理。主要缺少从事档案工作的科班出身的专业性复合型教师。

1.4 信息化建设方面。2020年通过国家档案局验收，成为高校首家通过验收的全国示范数字档案室，实现了档案系统对电子文件的管理，做到了对档案系统的及时更新和维护，实现了电子文件的在线归档、全文检索、人脸识别、远程预约、成绩自动翻译、档案在线征集、OCR识别后的双层PDF功能，以及元数据的自动采集和管理、归档文件的四性检测功能，基本达到了档案收集、加工、归档、统计、查询全业务流程的信息化管理。

2 数字档案室升级版建设的必要性

2.1 信息资源整合和挖掘技术应用的拓展要求。随着智慧城市的建设，智慧校园建设成为智慧城市背景下的延续发展和整体规划的一部分。城市的智慧化发展是国家的全面部署和总体规划。数字档案室是依据传统档案馆局限性基础上建立的数字化档案信息，现有的技术无法实现智慧化档案资源的整合、利用以及开发。学校的档案信息资源主要来自于馆藏以及增量档案的数字化和电子档案的归档。目前实现了数字化信息的收集和存储，却依旧不能实现各部门、各系统之间的资源整合和开发利用，做到了数字化档案的规范组织和管理，却无法做到数据的实时更新提醒、监控和对信息数据的全面感知，无法做到人与馆、馆与馆之间的互联互通。数字档案室是学校信息化建设背景下适应学校发展的必然要求，是在传统档案馆建设基础上的档案数字化的阶段性产物。学校数字档案室的建设代替了传统档案馆，让学校师生感受到了档案数字化带来的便利。解决了传统档案馆查档慢，效率低，归档不规范、档案信息安全性差的特点。而智慧城市下的信息化要求势必需要加快档案馆的发展进程，找到与智慧城市、智慧校园相适应的新的发展阶段。[3]

2.2 信息基础设施和智慧校园对接的匹配要求。学校数字档案室建设未对库房建设智能化设备提出相应要求，学校目前依旧使用排架式存储模式，库房基础设施和管理技术相对落后，缺少智能化管理技术。学校库房占地900余平，配备双门指纹密码锁设备，密码锁可记录入库人员信息。达到数字档案室建设要求，却不能实现智慧库房对档案目录的自动化识别和记录。一方面，由于学校基建、审计、财会部分档案未完全做数字化加工，依旧需要入库查询，增大了老师们入库借阅原件的次数，对于责任者和借阅者来说都存在损坏档案和丢失档案的安全隐患，现有的基础设施和技术手段不能做到对馆藏档案的全面感知和借阅消息提醒，无法完全保障馆藏档案的安全性。另一方面，学校数字档案室建设是运用数字技术对档案进行描述和存储，档案资源与馆藏实体档案无法实现信息的实时反馈，导致资源相互独立。更无法实现智慧校园下的资源共享。所以，数字技术的局限性对资源的存储、管理和服务等环节都存在一定的弊端和隐患。[4]

3 基于数字档案室的智慧档案馆内涵分析

3.1 概念界定。有学者认为智慧档案馆是数字档案馆的新一代档案馆的发展和延续。笔者认为，智慧档案馆是在数字档案馆（室）建设基础上，以多元化的档案信息为基础，依托物联网、云计算、大数据等技术所构建的云平台，为档案数据的收集、保存、查询、备份、感知、识别、定位、监控等提供智慧化支持和服务，也为档案资源的共享和数据的挖掘、预测提供有力条件，从而实现对档案资源的深度、全面感知。总的来说，智慧档案馆就是融合新技术对档案资源进行智慧化管理，是档案馆信息化发展的更高级形态的档案馆。[5]

3.2 智慧档案馆与数字档案馆的特征比较分析。数字档案馆和智慧档案馆都是以档案馆为基础的定义，数字档案馆主要以档案资源的数字化为基础，电子文件归档为辅助管理的档案资源的收集、存储、查询等档案管理活动的数字化管理。智慧档案馆是在档案数字化和电子化的基础上运用新技术对数据进行全面感知、智慧处理的智慧化过程。与数字档案馆有着较大的区别。

3.2.1 基础设施。在馆舍环境方面，数字档案馆采用安防监控系统进行馆藏安全事故的人工检查，智慧档案馆运用物联网感知技术对馆内外环境进行监控，可达到监控无死角、智能提示的效果。在庫房管理上，数字档案馆库房采用传统温湿度控制方法，库房人员管理依靠人工控制和管理，实体档案与系统档案资源处于相对独立的状态，智慧档案馆的智慧库房可以采用智能感知设施实现实物档案库房温湿度的自动捕捉和智能温度控制，可以运用RFID技术把实物档案与系统中档案信息保持关联和实时监控，实现库房的智能管理。

3.2.2 支撑技术。数字档案室的核心技术是运用数字技术为基础，建立数字化镜像和平台对数据进行管理和使用。智慧档案馆主要运用的核心技术是感知技术，主要是RFID射频识别技术，结合运用物联网、大数据、云计算等新一代技术实现对档案资源的智慧化管理，数字技术仍然是智慧档案馆建设的技术基础和前提要素。通过射频识别实现实体档案和互联网的联结互通，达到实体档案的智能化识别、定位、跟踪管理和实时监控，

3.2.3 服务模式。数字档案馆在档案管理系统著录档案的题名、分类号、保管期限、归档部门、归档时间等信息，通过检索利用页面向用户提供档案的查询服务，数字档案馆依托于实体档案的电子化并结合手工有序摆放实体档案的基础上，以确保查询档案原件时快速调取档案。智慧档案馆在收集档案的阶段就配备智慧感知设施，可以主动、实时感知档案电子数据、位置数据、元数据、出入库信息、借阅状态等，实现了实体档案向档案系统主动传输管理数据的智能化模式，基本实现对档案资源的全面感知和有效实时监控，实现服务的高效、智能化。[6]

4 基于数字档案室的智慧档案馆建设思路

4.1 融入智慧校园的智慧档案馆建设。智慧档案馆是在数字档案馆（室）基础上，通过物联网、互联网等新技术新网络的互联互通，从而实现对馆藏环境、实体档案状态等信息的智慧化收集、服务、挖掘和监控。[7]所以，数字化档案室是建设智慧档案馆的基础和有力条件。智慧档案馆的建设目的是为了更好地服务师生校友，更好服务于智慧校园，学校应当把智慧档案馆建设纳入智慧校园建设规划中去，以智慧校园建设基础为有力条件，加大对档案馆的经费投入和技术支持，确保档案馆发展布局与智慧档案馆一致。新修订的《中华人民共和国档案法》明确指出：“各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。”[8]可以看出，档案馆的智慧化发展只有与学校智慧校园建设保持统一规划、整体布局，与智慧校园建设紧密联系、同步实施，做到标准和规划统一，智慧档案馆建设才可以得到学校的经费、技术支持，学校整体信息化建设才可以得到长远发展，从而推进学校整体的智慧化建设。

4.2 档案资源的智慧组织与智慧服务。基于郑州轻工业大学信息化基础和档案馆数字档案室建设初步成效，为档案馆智慧化建设打下了坚实的基础和有力保障。

首先，智慧组织档案资源。档案资源的完善是智慧档案馆建设的基础。继续保障档案数字化成果，规范电子档案的归档，规范档案目录和索引，加快构建基于射频识别技术的档案实体信息资源，保障并完善智慧环境资源，比如库房温湿度信息、安全保障信息、智慧库房管理信息等。

其次，搭建智慧服务平台。智慧档案馆的智慧就在于具备对信息的智慧处理能力，建设收、管、用一体化的保护、监督智能化档案平台是当下实现智慧化管理的首要目标。一是要着重改进和加强档案接收平台，加强电子文件的接收和管理，统一管理学校各单位有保存价值的档案数据。继续完善学校信息采集平台，为学校发展和建设提供数据支撑，同时也对学校之间的资源共享提供资源基础，为智慧校园建设和智慧城市建设也提供了资源保障。二是引进新技术改进档案管理和服务平台。学校目前仍处于传统库房管理方法，要实现智慧化管理，势必要引入物联网、射频技术（RFID）等先进技术做到档案智能化识别、定位、监控和管理。做到对实体档案与电子档案的互联互通和一体化管理。更要继续提高档案服务水平，打破传统的唯网络平台提供服务的单一服务模式，加强移动数字媒体的端口建设，不断拓宽服务方式和领域，构造随时可用，人人可查的方便快捷的多渠道服务平台。三是要建立安全防护措施和监督机制。信息安全是档案馆建设的必要保障，必须完善和保障档案信息安全监测系统和设备，建立有效的同城、异地备份，保障数据的安全监测和预警措施，能够及时有效处理系统数据突发事件。[9]

4.3 档案治理体系和治理能力建设。在增强档案馆复合型人才的档案专业知识基础上，进一步加强信息技术应用能力建设。同时，实现档案馆创新型人才的引进和培养，注重对档案人员的在职培训，学校从事档案工作的老师有一定的信息化和档案学专业知识基础，在此基础上加强对专业人员的培训，有助于提高智慧档案馆建设水平和服务效率。

在人才队伍能力和素质提升的基础上，进一步完善人员监督制度。完善工作监督制度是保障数据安全的必要选择，是档案专业人员不断提高职业素养的有效途径。

按照档案治理能力和治理体系现代化建设的内容和要求，加强高校档案治理能力建设，依托高校现代化建设成果，统筹高校资源，与高校工作深度融合，逐步完善档案治理体系和提升档案治理能力。

4.4 建立健全智慧档案管理制度和规范。智慧档案馆的建设可以实现数据共享和资源的互联互通，大大提高了服务和管理效率。而任何时代的信息化产物都有一定的问题和漏洞，学校档案资源涉及学生和老师个人重要信息，学校的内部文件、教师的科研成果、国有资产的管理等诸多涉及学校和个人的重要信息，建立相应规章制度和标准规范是智慧档案馆建设的重要安全防线。所以要做到智慧档案资源的共建共享，实现档案的智慧化管理和服务的同时要建立相应的制度规范，为增强数据资源安全和管理提供强有力的安全屏障。

*本文系河南省档案局科技项目“信息化背景下高校数字档案室建设问题及策略”研究（项目编号：2020-X-24）阶段性成果。

参考文献：

[1]邵婧，王旭州，孙可佳.智慧校园背景下高校智慧档案馆建设路径分析[J].陕西档案，2021（05）：23-25.

[2]周喜青.智慧校园背景下高校智慧档案馆建设研究[D].湘潭大学，2021.

[3]费紫琦.大数据应用背景下高校智慧档案馆建设研究[J].兰台世界，2019（08）：52-54.

[4]朱琳.2013—2016年智慧档案馆研究述评[J].兰台世界，2017（02）：48-50.

[5]王静，刘莉莉.大数据背景下中医药高校智慧档案馆建设路径探索[J].兰台世界，2022（06）：66-69.

[6]王旭州，邵婧，赵嘉文，孙可佳.我国高校智慧档案馆研究进展与热点——基于2015—2020年文献的计量统计与可视化分析[J].陕西档案，2021（03）：28-31.

[7]中华人民共和国国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL]，（202106-09）

[8]陈晓媛，吴卫丰.高校智慧档案馆建设的思考[J].兰台世界，2022（08）：73-75.

[9]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（02）：68-70.

（作者单位：郑州轻工业大学档案馆 古西敏，硕士，馆员  来稿日期：2022-10-20）