信息化环境下水利工程档案规范化管理的难点与对策研究

摘 要：现代社会是高度信息化的社会，档案新载体、新技术不断涌现，也让水利工程档案管理进入全新时代。随着新规定的实施，水利档案归档要求更加严格；电子档案数量剧增、“双轨制”运行需要、标准化建设成为共识等让档案规范化管理面临着新形势，也出现了一些亟待解决的问题，破除纸质档案历史遗留问题、树立档案工作新思维，成为规范化管理的主要难点和对策。

关键词：信息化；规范化；资源体系建设

水利工程项目的建设方式方法是可以相互借鉴、融会贯通的。承建一个新项目前，将之前的设计、施工、工程管理等档案资料拿来，可以让工作事半功倍。因此，对水利工程档案进行规范化管理，对提升水利工程项目管理水平具有重要意义。2021年6月新修订的《水利工程建设项目档案管理规定》对档案工作者提出了更高、更明确要求，特别是在信息化时代，更应该不断完善水利工程档案资源体系建设，为水利工程档案插上数字化的翅膀，为水利部门做好基础档案服务工作，推动标准化、规范化、现代化档案管理提供支持，不断推动档案工作转型升级。

1 水利工程项目特点及归档要求

1.1 水利工程项目特点

1.1.1项目时间跨度长。水利工程项目本身专业性强、涉及范围广泛、工程建设难度大，建设工期长，再加之其间可能受突发状况、水文条件、施工的季节性等影响，不得不调整施工方案，工程各阶段、各施工方间衔接具有复杂性，可能导致从准备到竣工战线较长，对归档工作不利影响因素较大。

1.1.2项目涉及范围广。区域内引水调水工程及其配套工程、水库、灌区相关事务性和技术性工作；水厂以上配套工程的建设与运行；水资源配置调度、水库枢纽工程、灌区工程设施运行管护及安全监测；防洪、供水、灌溉、应急水量调度指令；水库管理范围内水土保持和水土流失监测点运行管护等都是水利工程建设项目范围。

1.1.3项目数量增长迅速。水利工程作为关乎人民福祉的重要民生工程，新中国成立后特别是党的十八大以来，我国在水利方面投入极大人力物力，水利工程数量规模显著提升。十年来，我国先后实施了172项、150项重大水利工程。全国完成水利建设投资达到6.66万亿元，是之前十年的5倍，水利工程档案管理也愈发重要。

1.2 水利工程档案归档要求

1.2.1归档材料的完整性。水利工程档案需涵盖建设项目全过程，包括设计准备、施工建设、竣工验收等各个环节；还需整理完善相关材料，包括图片、影音资料、纸质文件、数字化文件等有实际价值的档案[1]。归档文件必须各部分、各要素之间逻辑具有完整性，这也是保证档案材料真实记录当时水利工程建设实际的重要方法。

1.2.2归档材料的体系性。水利工程项目具有其完整体系，实施建设各阶段环环紧扣，形成的档案资料在整理过程中也应注意时间顺序和逻辑顺序，一套完整成体系的项目档案才能反映工程建设成果，才能在后续利用时提供准确无误的参考。特别是在档案信息化面前，档案资料脱离纸质载体束缚，变得更加多变和不可控，归档过程中一定要注意档案材料之间的衔接，特别是进行组件、分类、编目等操作时，要与档案形成单位逐项确认，确保档案逻辑自洽。

1.2.3归档材料的有用性。水利工程项目档案属于档案大类中利用率较高的档案之一。如果说一般档案或许几年甚至几十年才利用一次甚至就此尘封，那么水利项目档案几年内被多次利用用于辅助水利工程的维修、改扩建等也是常有的事。因此，档案管理务必要保证其有用性，包括保证归档档案本身有用性和数字化过程中不丧失有用性，数字化过程中的有用性要求档案电子管理信息系统的安全性也必须有保障。

1.2.4归档工作的创新性。档案工作各个领域都离不开创新思维。信息化环境下水利工程档案规范化管理更要守正创新，在严格按照水利部新修订的建设项目档案管理规定所制定的标准基础上，关注新档案载体，如多维图纸、施工设备上显示的记录等；数字化过程中，积极运用新的网络技术，服务于日常档案管理工作。

2 档案规范化管理新形势新需要

互联网技术的发展，将档案带入了信息化时代。这个时代，任何数据都不是无用的，电子档案无需“选择性管理”，而需“全部性管理”[2] 。

2.1 档案信息化让查询利用更加便捷

目前，电子档案数量已经超过了纸质档案，信息载体不停迭代升级，让电子档案即便成倍增加也可以方便被存储利用。纸质档案数字化加工、智慧化开发也增加了电子档案的数量。电子传输不受载体限制，储存传输效率更高，更加高效便捷，数字化的水利工程建设项目档案，不仅便于存储、查询和调用，异地查档时，可通过在线档案查询利用平台、馆际传输等手段，实现线上传输，不必等纸质档案邮寄时间，更能提高档案利用效率。

2.2 数字档案馆建设势头良好

纸质档案数字化势头不可阻挡，新形成的档案又多数以电子形式展现，电子档案已经成为水利工程档案的主体。电子档案体积小、便于查询，作为大数据的一部分对将来进行智慧型开发具有重要意义。“十三五”期间，全国共建成44家全国示范数字档案馆和107家国家级数字档案馆，“十四五”期间，各级各地档案馆均在推進完成数字档案馆建设，争取实现两个100%目标，进一步提升全国数字档案馆整体水平，加速数字档案馆建设。

2.3 纸质数字文件收集同步开展

信息化时代，对水利工程原始归档文件档案的收集不能延续传统收集习惯，出现重纸质而轻数字的误区。水利工程项目资料收集时，不仅原始地形地貌、工程进度、工程验收等需要严格形成声像、图片文件，其他如重要活动、事件，关键节点、工序、 设备重要部位和重要芯样、相关移民迁占补贴方案等相关资料也要收集，做到“应收尽收”。数字文档归档工作也应在项目预备期便着手开展，避免有价值档案流失、归档文件不符合要求和数字档案收集频频走“回头路”。因此，要在收集一手资料时就要纸质文件和数字文件同步，实现“双轨制”。

2.4 资源共享成为可能

过去，受累于纸质档案载体限制，水利工程文件的异地利用困难重重。信息化背景下，数字化之后的水利工程档案可以通过“数据多跑腿”来减少查询者跑来跑去的次数，签订跨馆利用协议的档案馆之间还可以实现资源共享，构建起一个庞大的专业档案数据库，统一标准、规范程序、循序渐进，提升档案资源利用率，不断推动位档案工作提档升级。

2.5 标准化认定成为共识

新技术条件下，各档案馆（室）对自己也有了新的要求，不仅满足于日常科室建设，而是争先创优，提升标准化水平，打造符合行业标准的馆（室）成为行业共识，各地纷纷出台本地的“十四五”档案事业发展规划，立足顶层设计，科学谋划方向，推动数字化新馆建设等，这也为档案更好保管利用打下坚实基础。同时，省级单位要在抓好本级单位标准化认定的基础上，将认定工作与监督指导相结合，充分发挥各级档案主管部门和行业主管部门作用。

3 规范化管理主要难点

3.1 纸质档案历史遗留问题规范度不高

水利工程项目普遍建设时间久、流动性强，各环节分属于不同施工方，各部门对档案重视程度又各不相同，多数施工方只重视工程建设进度，对期间产生的档案材料不甚重视，档案形成过程中接手人数多，各部门对档案整理保管责任划分不清，缺乏统一领导，存在档案不完整、整理不规范等现象，档案资料不成体系。信息采集缺乏统一标准，汇总整合难度大，管理利用也不方便。档案管理人员流动性强，档案管理水平不能达到数字化信息化档案管理工作要求，特别是在专业性极强的竣工图编制问题突出，使归档文件质量不高，信息化过程中也受阻碍。

3.2 重要性认识不足阻碍档案高质量发展

对档案工作的认识停留在室存档案接收保管阶段，对信息化背景下的档案规范化管理不了解、对新时代档案工作的职责使命不重视，各水利工程项目方日常不注重档案管理，临近竣工时只能突击整理，许多临时抽调人员对项目建设过程不熟悉，导致归档文件标准不高，特别是一些隐蔽工程、地质和施工及设备缺陷处理等需要即时影像记录的材料，却常常被忽视，给日后维修养护工作带来不便，工程档案提供方案参考的效果没能发挥出来。

3.3 思维定势阻碍创新性发展

固化思维主要是存在于档案工作者脑中的思维误区，是水利档案高素质、专业化人才队伍建设的一大阻碍。创新思维不足，信息化时代的档案工作面临的场景和情况与之前几乎是两个行当，不加强学习，就不清楚现在的档案是怎么回事，该往哪里发展。如今的档案信息化，多数还是对现存纸质档案进行数字化加工，即将纸质文件扫描成电子版，智慧化程度不高，大多数数字化成果甚至连全文关键字检索都无法做到，大大降低水利工程档案利用效率。

3.4 “活起来”主动性不足

如今的档案工作与信息化时代到来前的档案工作相比已经大有不同了，档案不再是尘封的记忆，而是可以用来开发利用、资政借鉴的资源。但是目前水利工程档案归档进馆之后，多数被尘封，开发利用不足。档案保管部门缺乏主动走出去的积极性，局限于接待到馆人员查阅利用，让承载着时代记忆和经验做法的水利工程档案沉寂档案馆中，发挥不出自身价值。

3.5 资金不足、职能受限

档案馆数字化建设、新建符合标准的数字化档案馆、培养档案人才、落实基层档案员待遇等，都离不开资金支持。尤其是牵头部门，想将信息化在社会层面推广开来，需要巨大财力支持。而档案馆多为公益一类事业单位，全部收入来自财政补贴，机构改革后，局馆分离，原有的行政职能也被转移，想要大展拳脚却容易受资金不足、行政职能受限等条件限制。

4 信息化环境下推动规范化管理的几点建议

虽然信息化对水利工程档案规范化管理提出了新挑战，但总体来讲，相关规范化标准的制定实施还是为其高质量发展提供了良好的外部环境。

4.1 主动对接，业务指导进部门

强化档案部门对水利工程项目档案管理的前端控制，提前介入，将档案管理贯穿项目建设的全过程。水利工程档案应对立档单位全覆盖，档案管理部門要主动靠前服务，将相关业务指导工作照顾到水利工程项目建设全体人员，持续规范元数据、档案数字副本和各门类电子档案标准，保障进馆电子档案质量。通过深入一线，发现立档单位在档案整理过程中存在的问题，精准提供业务指导，增强档案管理主人翁意识，共同推进水利档案的收集、管理和利用。

4.2 树立档案工作新思维

档案信息化和水利工程档案规范化既需要专业技能，又需要进行连续的专业化培训，如此才能适应大数据时代和未来可能到来的人工智能时代。档案工作者要主动作为、领先行动，在各项工作中发挥更大作用。创新档案工作制度，对不合时宜的制度适时修改，重新梳理工作流程，工程建设与纸质、数字化档案收集工作同步，以适应信息化时代需求。加强水利工程档案专业化人才队伍建设，强化档案业务培训，将信息化管理的原则与标准、数字化档案信息系统的使用纳入培训内容，拓宽人才选拔渠道，将有才能的档案人才及时吸纳到队伍中。

4.3 加强外部联系，进行成果展示

加强与新闻媒体、民间水利专家、收藏家联系，通过档案工作宣传、举办水利相关主题展览、出版水利工程相关编研书籍等，发挥水利工程档案价值。如河北人民出版社出版的《中国大运河（沧州段）文化志》，其中便有水务管理及重要工程文化的珍贵档案和图片资料，不仅能为人们在探索、研究，开发、利用过程中提供一些原始资料，为有关部门科学决策提供依据，更是时代记忆的传承。

4.4 联合建立工作协同与资源共享机制

加强与其他部门的合作，推动实现档案资源共享；加强与信息技术服务企业合作，借助企业科研力量、网络技术，如人工智能、数据挖掘的运用，推动数字档案馆、智慧档案馆的建设。比如山东黄河档案资源库，就是山东省档案局、档案馆、发展改革委、水利厅联合，组织沿黄档案管理单位（部门），合力建设的“黄河故事”山东篇章专题档案资源目录数据库，实现“一库查询，共建共享”目标，是共建共享的有益尝试。

4.5 强化标准化体系建设

严格按照标准，建设符合规范的档案库房；在采用新的信息技术服务时，要严格把控安全底线，技术服务公司承担安全责任明确写入合同，对服务提供方进行约束；进行档案备份，主动防灾；积极探索使用可保障档案安全的区块链技术，保障电子档案的安全；网上查询利用时，严格审核把关，避免失泄密事故。加强电子档案接收力度与规范化管理，通过深入水利工程项目一线开展调研，了解项目管理需求与缺陷；强化业务建设评价工作，提升照片、实物档案数字化率，建设全流程数字化规范体系。

4.6 学习先进经验，提升社会档案意识

他山之石，可以攻玉。吸收借鉴先进经验有助于将水利工程档案管理工作做到更好。以近期编研案例——《山东黄河映像》为例，用近900张照片档案，展示黄河新生、防洪防凌、工程建设等方面水利档案资料，收到良好反响。作为工程原始记录的水利工程档案，开发利用得当可以发挥最大价值，这也是档案部门得天独厚的条件，做好宣传、开发利用工作，不仅会取得亮眼成绩，也会得到各方认可，提升全社会的档案意识，日常工作也会得到更多配合，形成正向的马太效应。

信息化背景下，档案业务规范化要尊重新的规律和特点。水利档案管理工作有其专业性，更需要档案管理人员不断锤炼业务能力。做好水利工程档案规范化管理，不仅要监督立档单位建立档案，更要保障全部档案有归宿、能查询、可利用，主动融入推动档案事业高质量发展的潮流中。

参考文献

［1］屈建春，臧志美，马玉彪，等。水利工程档案管理工作面临的问题与对策[J].山东档案，2019（04） ： 49－50+55．

［2］杨冬权，从“选时代”到“全时代”—智慧社会档案工作的历史性转折[J].中国档案，2021（01） ： 76－80+5．

作者简介：任萌萌，山东省调水工程运行维护中心副研究馆员，研究方向：水利工程建设项目档案规范化管理。