大数据背景下高校数字档案馆建设路径探索

摘要：当前，大数据技术的应用为高校档案工作的发展带来了新挑战和新机遇。高校数字档案馆作为档案数字化工作的重要组成部分，应从技术支撑、档案数据管理、档案资源建设、档案信息应用、档案管理体系建设等方面入手深入探索。同时，也应通过借鉴先进院校数字档案馆建设经验、结合实际加强沟通协作、完善管理机制等方式，使数字档案馆建设不断取得新进展。

关键词：高校数字化档案馆；信息技术

一、高校数字档案馆现状

目前，许多高校都建立了数字档案馆，并按照《国家公共文化服务体系建设指南》进行建设。但是高校数字档案馆仍处于起步阶段，在信息化背景下，高校要想发展壮大就离不开高校数字档案馆建设。高校数字档案馆建设需要根据高校的发展战略来制订具体实施方案、明确规划目标、落实计划任务及相应措施。数字档案馆一般是指以电子文件形式存储在数字档案馆系统中并提供给用户使用的系统。对此，高校应充分利用数字化技术实现对电子文件保存功能的推广和应用，为大学生提供更加便捷、高效的服务。

（一）高校数字档案馆建设的目标与方向

高校数字档案馆建设目标是为了更好满足社会公众的需求和发展。“以用户为中心” 是档案服务的根本。因此，高校数字档案馆要满足的目标是：第一，打造高质量的档案服务，提升信息化水平，扩大服务范围；第二，扩大高校数字档案馆规模，优化信息资源，提升服务质量；第三，促进高校服务能力的提升。对此，需要从以下几个方面入手进行规划：第一，要从“多” 做起。通过合理布局及完善信息化建设成果来提高档案管理效率、保障档案安全。要充分发挥信息平台的作用，拓宽档案宣传渠道，利用新媒体平台大力宣传其功能。针对部分高校存在的问题，还需要通过数字化手段来解决。这些问题是制约数字档案业发展的关键因素和制约因素，只有积极解决这些问题，才能推动高校数字档案馆建设和更好满足社会公众需求；第二，以人为本，体现人文关怀。为实现这一目标，高校需要对人员进行相应的培养与任用：将有责任心的人引进到数字档案馆中来；建立适应新时代和信息技术发展的人才队伍，这支队伍应具备以下素质：有充足的业务知识、专业技能和服务意识；能处理各种突发事件；能满足工作需要；第三，在人才培养上要着重于专业技能方面的提升，对于档案领域岗位从业人员特别是骨干力量应该重点培训、选拔。只有不断提高自身综合素质和专业技能，才能为今后开展数字档案馆服务打下坚实基础。[1]

（二）高校数字档案馆建设现状分析

目前，从国家到地方都有专门针对高校电子档案的法律法规和政策文件，但高校电子档案系统与现有档案系统还存在着较大差距。首先，由于使用纸质材料的习惯导致部分高校师生对电子文件不重视，不愿下载或修改存储在电子阅读器上的数据，因此造成电子文件的丢失；其次，由于技术限制而无法充分发挥数据价值。利用信息技术可以对电子文件进行数字化并通过数据转换技术将其转换为具有价值的产品或服务。但由于电子文件格式的不同，造成了文件之间无法同步查找与共享的问题，从而使电子文件信息丧失了应有的价值。同时还存在着信息泄露、数据泄露等问题，因此利用起来很不方便。对此，要充分利用大数据技术开发更多形式的电子文件保存平台来为档案管理工作提供更加丰富多样的服务内容及有效帮助，在提高利用效率之余实现更多价值；最后，应充分利用现有资源，积极利用高校智能科技与传统档案学、计算机科学与技术学科融合发展进程中出现的诸多新技术、新成果、新模式来加强创新，充分利用大数据来推动高校电子档案建设，为大学生提供便利服务。同时要充分发挥档案在服务大众和推动社会主义文化大发展、大繁荣中的重要作用。

（三）高校数字档案馆建设中存在的问题

当前，许多高校都已经建立了数字化文献资料库。但在实际使用过程中，仍然存在很多问题。第一，数据获取渠道单一，用户访问档案效率低。由于当前大部分高校都是独立运行的系统，数据是直接从学生个人手里获取的，因此数据安全问题非常重要。高校数字档案馆需要针对不同业务需求特点进行合理规划，制定相应的软件版本，以满足学生对电子文件保存的需求。同时应遵循计算机网络安全技术规范及有关法律法规；第二，档案管理部门职责不清，尚未建立起有效的管理制度。虽然已经建立了电子文件管理系统，但实际操作中仍然是不同部門各自为政，缺乏有效的沟通与协调机制；第三，学生个人隐私安全意识淡薄。由于现代信息技术发展迅速，存储介质也越来越多，因此大多数信息需要通过不同的技术手段来保存和检索并快速复制。加之电子文件具有很强的开放性，在开放环境下会出现相互传播和复制等不良现象。因此，用户很容易在查阅、复制、存储电子文件时出现漏洞；第四，学生不了解相关档案管理工作知识。大学生由于缺乏知识背景而产生侥幸心理，导致不安全事件频发或造成不必要的损失。[2]

二、促进高校数字档案馆建设的措施

加强数字档案馆人才培养。要充分利用现有人才，加快推动档案馆信息化建设步伐，建立与之相适应的管理体制和运行机制，不断提升高校数字档案馆建设水平。一方面，建立人才梯队培养体系，以引进、培养和使用高层次人才为重点，加大各类优秀人才引进力度，不断提升档案馆管理人员素质和工作水平；另一方面，加强人才培养模式改革，加快高校信息化建设步伐，建立适合现代信息技术发展特色的人才培养体系。高校数字档案馆不仅是高校学习、研究、展示档案工作的场所，也是社会大众了解、认识和使用档案信息的平台。高校数字档案馆要发挥自身优势，不断优化管理模式、创新服务模式、提升数据利用效能。[3]

（一）建立“数据中心”

通过数据的收集、加工、储存、传输等环节，形成一个可供查询、利用和检索的信息处理中心，并对其进行高效管理。信息安全包括设备安全。要明确各种计算机和网络设备的安全策略与要求，确保它们处于正常的工作状态；存储安全。必须保证数据存储在网络上，且数据必须是真实可靠的；良好的可维护性。网络空间安全是指网络系统内外在安全运行状态下能够对信息安全负责；其所有要素不得被恶意破坏、伪造或非法侵入；不得对用户或第三方造成损害；不得利用本网络侵害他人的合法权益。此外，还要考虑到系统中的安全问题和系统可能存在的问题。系统设计者需要对服务器系统进行安全性设计，在用户和计算机之间建立一种保护机制，以保证网络的安全畅通和数据处理能力的充分发挥。要处理好安全与效率问题。数据中心中存在很多不完善现象，如数据传输问题、网络设备故障导致的系统瘫痪问题，都会对用户造成损失和影响。因此，要求各部门在使用过程中做到：对所使用的软件做好规范管理；及时对存储设备产生的数据进行备份，以备查询；做好保存保护规划工作；以用户为中心，使其能够更加方便、快捷、高效、安全地使用网络；完善系统平台应用功能。[4]

（二）完善档案信息化管理

首先，各级管理机构要建立健全信息化工作制度和管理机制，不断提高决策效率，为学校提供优质高效服务；其次，建立档案信息应用规范化管理系统。数字化是一种高度灵活的办公方式，具有极大的自由度，可以将传统档案数据转化为更大范围的信息供社会公众查询利用。所以一定不能忽视对高校数字档案管理规范和标准的制定工作。由于各种原因导致的系统问题往往会造成不可逆转的损失或数据损坏。因此，档案管理人员应当及时分析和总结出符合实际需求的处理办法，并予以实施；最后，完善工作机制。为加强各级管理机构对于档案信息网络安全的重视程度，应制定严格的管理制度和操作规程并严格执行；加强计算机信息安全管理系统和软硬件安全及访问控制制度等方面的工作；加强日常数据质量监控和审核验收；建立安全防范应急机制和突发事件应急预案。另外，为了使文件资料更好被保密，需要采取相应措施确保安全万无一失。同时在使用和维护过程中要严格按照相关标准进行，并进行监控和监督，确保数据完整，可以在一定程度上限制其他不法分子对信息的获取和使用，为学生查阅档案提供便利。

（三）优化档案管理模式

随着大数据涉及的范围越来越广，需要不断完善高校信息庫管理机制和运行模式与之相适应。一方面，要建立高效、完善的监管机制。进一步强化对各级各类档案管理人员的管理力度，不断提升管理人员的业务水平；进一步加大对档案信息资源的保护力度；逐步构建面向社会公众和服务对象的多种方式的信息服务体系；积极提高电子数据利用率；另一方面，要完善规章制度。明确各项档案管理任务和工作职责，规范各部门工作流程和工作制度，逐步建立健全以档案管理为中心的数字化管理机制，既要做到数据有记录、业务有归档、资料齐全、归档及时、安全保密、依法管理、信息利用充分，也要做到有据可查、及时更新、安全可控，以开放促利用，提高电子数据利用水平和利用效率。对档案利用进行统一规范、统一标准要求，定期检查与通报，对发现的问题实行通报机制。在工作中发现问题要及时纠正和整改，确保电子档案的完整与安全，提高档案业务水平和管理能力；档案管理方面出现问题而影响到师生利用时，要及时告知相关部门予以删除或调整；并对错误信息进行提示和说明；根据问题对档案进行分类并及时更正或处理，保证数据库信息不丢失，这样才能充分发挥高校数字档案馆在社会信息化中的重要作用和优势地位，为维护档案馆的顺利运行提供重要保障。在工作中应及时了解各部门对数字仓库的需求、解决相关难题及利用方向，针对相关文件做好信息记录。积极协调各部门为数字化档案馆开发建设提供配套服务与监督反馈机制，使各项功能得到有效发挥。另外，还应加强内部协作，形成协调机制及联动机制，以保证档案信息安全、及时、高效、便民、准确。使信息资源在一定程度上得到开发和利用，做到资源共享。

三、总结

从大数据的角度来看，其本质是一种信息数字化。随着网络技术、数据库技术的不断发展与进步，数据在社会交往活动中扮演着越来越重要的角色。而大数据作为一种新的数据类型、一种新型的统计方法和信息技术，已成为各行各业发展的重要驱动力。高校作为我国重要的人才培养基地和科研基地，是我国信息化、网络化建设及科技进步所依靠的重要力量。高校数字化档案馆既是高校信息资源管理共享机制的重要组成部分，也是目前我国高校数字化转型发展过程中不可或缺的重要环节。数字化为数字档案馆建设提供了先进的技术保障、创新能力及良好的建设环境。因此，高校数字化档案馆应以国家的“互联网+” 思维为指导进行规划建设。档案部门应在大数据背景下提高档案信息化、数字化工作质量和水平。

参考文献：

[1] 李华.大数据时代背景下数字档案馆建设的分析[J].兰台内外，2019，（25）：9-10.

[2] 费紫琦.大数据应用背景下高校智慧档案馆建设研究[J].兰台世界，2019，（8）：52-54.

[3] 原小兰.大数据背景下的数字档案馆与档案数字化建设探讨[J].兰台内外，2018，（11）：61-62+52.

[4] 刘俊兰.大数据环境下高校数字档案馆建设研究[J].兰台世界，2017，（19）：43-46.

课题项目：重庆对外经贸学院科研项目“基于MVC的档案查询预约系统的设计与开发”（项目编号：KYKJ202102）。

作者简介： 韩黎，女，汉族，四川南充人，本科，助理馆员，研究方向：档案信息化、高校档案管理。