信息化背景下高校人事档案信息资源共享问题探究

2023-05-30段新宇

赤峰学院学报·自然科学版 2023年3期

段新宇

摘要：信息化时代，信息资源的充分利用成为重要课题。信息化背景下，提高高校人事档案管理工作的效率，保证人事档案信息的准确与安全，充分利用高校人事档案信息资源，是人事档案资源管理工作必须思考和承担的重要任务。本文从档案管理资源共享的现状入手，从信息资源共享的优势、构建方式及信息安全问题等角度，剖析了信息化背景下高校人事档案信息资源共享的必要性和必然趋势。同时引入比较先进的大数据时代“知识管理模式“和“数据价值开发理念”进行论证。

关键词：高校；人事档案；信息；资源共享

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2023）03-0064-04

随着国家数字化产业的升级，云计算和大数据已成为各行各业日常管理工作的必要工具。高校人事档案管理工作，要紧跟国家数字化产业升级步伐，在高校的人才培养与输出中，做好人才档案信息的数字化管理工作。在电子档案和纸质档案双线共同管理和国家对档案信息管理的特殊要求下，开展人事档案信息变更、评测、选拔等工作时，在信息资源共享和对外对接人事关系转移变更数字化的基础上，通过多元化的手段不断提升人才信息资源的存取、变更等工作效率。同时，在法律法规允许的范围内，不断提高人事档案信息资源的高效与重复利用。

1 高校人事档案信息资源共享问题的现状

1.1 何为高校人事档案

高校人事档案是记录学校人事、组织、劳资等部门培养、选拔和使用人才的原始记录，是高校人事管理工作的重要组成部分；是高校教师教学、科研、学术、工作等能力的记录工具，会跟随当事人的一生。因有相应的法律与法规保护，信息资源数据真实准确可靠，且无法被当事人有意篡改；校人事档案信息资源是学校人事部门对个人考察、识别优秀人才的重要依据，是学校招贤纳士、知人善用的重要信息资源工具。

1.2 高校人事档案管理

人事档案管理工作的主要任务有：人事档案的分类整理和保管、增减和变更、人事档案信息的查询和鉴定以及撇去敏感信息层面的统计分析和利用等工作。

日常管理工作中，除了纸质文档的备份外，电子数据的存储主要有三种方式：档案管理人员的人工录入；被评定人自主申请、提交电子文件，之后档案管理人员审核及核验原件；被评定人自主申请、提交电子文件，通过对外的电子渠道核验相关材料等。至于对外与高校或其他企事业单位的对接，由对外不同的数字化需求决定。

1.3 国内外技术趋势研究

目前，国外值得借鉴的高校人事档案信息资源管理经验主要包括：哈弗大学的人事档案管理，一定程度上实现了电子档案和纸质档案的双套制管理；法国人事档案电子管理系统中的集中管理和分层模式，避免了人员流动档案不完整的弊端。国外对人事档案數字化、档案信息资源整合、共享和利用十分重视。

我国诸多领域都在进行数字化变革，人事档案方面也不例外。信息化时代，高校人事档案的信息资源共享，是档案信息数字化、档案数字化管理以及档案信息资源整合的最终目标。国内部分高校已在数字化变革的路上，融合了信息技术与现代管理体制，构建起人事档案管理的新模式：以档案信息资源为基础，以网络为工具，以用户为中心，以利用为灵魂，不断提升档案信息管理的效率与价值。

在信息化情景下，横向看，人事档案管理的上下级部门都已着手信息化管理；纵向看，各高校间也在利用信息化手段，不断优化自己管理手段和服务效率。因此，加强自身人事档案管理部门的信息化建设已是必然。

我们需要不断思考如何利用计算机网络技术提供高效的管理和服务能力，提高人事档案资源整合、共享和利用的效率和价值；需要思考如何不断优化人事档案管理的管理新模式，充分发挥人事档案资源的潜在价值，为日常工作开展提供准确、可靠、安全的档案信息资源支持与服务；需要思考如何从人事档案信息角度，为高校人才管理与优化提供保驾护航。

1.4 本课题的独到学术价值和应用价值

目前，我国人事档案信息资源数字化管理在技术、制度、操作上存在很大完善空间。

本课题以人事档案数据化为基础，从人事档案信息资源管理的人才培养、信息资源共享的途径和方法、信息资源共享的安全性等方面进行探索，整合并建立起信息资源共享数据库，实现信息资源最大可行范围内的资源共享，推进高校档案信息资源共享的建设，为高校人才服务提供更有效的大数据支持。

1.5 重点难点

首先，需要把控资源共享的开放度。人事档案既要在一定程度上适度公开，又要保护当事人人事档案信息的真实性、安全性、可靠性、保密性，并且不被当事人查阅，涉及档案信息管理相应的管理制度和法律规范，如何把控资源共享过程中的“开放度”很重要。信息资源管理的模式的必须首先强化法制建设，倡导“有法可依、依法制档”责任制，提高责任意识。

其次，人事档案信息资源的共享途径和方法需要不断探索。首先需要寻找到比较科学的实现资源共享的途径和方法，其次需要同步国家信息化的脚步，最后，对校内外、上下级层间的信息化管理方式需要不断优化。

最后，信息化管理会涉及比较专业的计算机网络技术，需要专业的信息化人才和信息化情景，需要提升人事档案管理人才的信息化理念和工作技能。需要通过管理技术的不断创新，提升档案管理能力和开发更多应用场景，满足信息化管理大环境下，不同层级部门对人事档案信息资源的合理运用。

2 高校人事档案管理中的信息共享问题

人事档案管理的日常工作，需要对教职工个人的信息进行及时地变更与存储，过程比较繁琐，且需要耐心细致地对待。从信息录入、变更的流程上不难看出，教职工的材料准备、申请流程上存在细节上反复查验与沟通、个人对材料标准化程度理解不到位等问题。在档案信息变更过程中，存在信息传达不便利和材料版本的错位等现象，往往需要反复递交材料。

在档案管理人员对人事档案归档的过程中，操作工具便利性不够，甚至有时需要档案信息管理人员手工录入等情况，耗时耗力，且需要日常工作人员时刻关注材料的真实性和准确性。

档案投递过程中的流程复杂问题、材料信息要求的传达与教职工的理解之间的沟通误解问题、教职工对自己信息档案管理的不可操作性问题等等，这些都直接或间接影响着高校人事档案管理工作的难度与效率。综合日常的工作细节，可以将人事档案管理的问题分为两类：

2.1 工作效率问题

首先，录入时耗、变更时耗、提取时耗可以作为衡量日常工作效率的指标。人事档案的调取和使用程序所需的时间就是效率，进而影响人才选拔的效率。

其次，基于单一维度的评价体系，仅凭人为的角度查阅和对比档案信息来评估人才能力，不能很好的评估学校的用人质量和人才引进与流失问题。

2.2 成本问题

高校人事案管理的成本可以从管理费用和管理效率两个方面探讨。

首先，管理费用的估算可以从管理人员完成日常工作需要的工作时长和工作人员数量来评估。其次，人事档案信息资料的保存时间和空间是人事档案管理成本必须考虑的问题，也是成本中一笔不小的开支，进而影响整个人事档案管理和运行的成本。

3 信息资源共享的优势

利用网络信息化，对高校人事档案信息资源的进行网络化存储和共享应用是提高工作效率降低管理成本的必然选择和趋势。

信息资源共享可以让人事档案信息在人事档案管理层面更加公开、透明。在档案管理、档案信息变更与档案信息使用中，信息共享保证了档案信息的同步更新、对不同使用者更加透明；同时建立起管理与使用这些信息的便捷通道，提升资料上传与调取的效率。

而从学校角度，通过大数据分析，可以更加精准和科学的评估学校的整体教学资源，让学校的人才引进和流失情况更加清楚明了；进而从整个高校层面，在摒弃个人敏感信息之后，可以进行多维度的、数理统计层面的分析和评估，为高校人才引进与提升做出贡献。

从国家和政府层面来讲，人事档案信息资源的数理统计功能更为重要。可以更为准确和多维度的评估当前我国的高校人才结构、人才流动情况等，为国家高校人才发展计划提供可靠的数据。

而从逆向思考的角度，信息化已然发生在人事档案信息资源管理的不同层级，包括国家的人事档案管理工作、各学校层级和企事业单位的人力资源管理中，我们的人事档案管理效率，也在影响上下游和不同层级间的流通效率。

因此，高校人事档案数据化、数字化，加快人事档案信息化建设，实现信息资源共享，建立比较完善的人事档案信息化共享平台十分必要。

4 搭建高校人事档案信息资源共享平台

如何提高高校人事档案信息资源的管理成本与效率，发掘信息资源的最大价值，可以扩大关于人事档案信息资源管理和利用的思考范围来解决问题。这里从知识管理的角度，借鉴和引申人事档案信息资源管理需要考量的要素，从而搭建高校人事档案信息资源共享平台的建设框架。

这里摘取糯稞咨询公司（Knoco）2014年的调查结果（表1），在面向全世界的知识经理关于知识管理需要考量的要素。可以应用在人事档案信息资源管理的思考主要有以下三点：

第一，通过社区和网络把人们连接起來在信息资源管理中至关重要；

第二，知识的保留、改进文档管理、改进对文档的访问（包括搜索引擎和门户）可以更好地提升档案信息文档管理的效率和服务；

第三，形成和提供最佳实践、获取外部知识智慧、利用大数据等因素，可以更好地提升高校信息资源的利用率和价值。

我们可以从网络连接、文档访问、最佳实践、获取外部信息、利用大数据等方面，探讨信息资源共享的细节探究。

4.1 人事档案信息资源的数据库搭建

可以从“数据化人事档案信息资源”和“建立人事档案信息资源库”两方面入手。

人事档案信息电子化过程是件繁杂的体力活，最好的办法是选对工具用对人，并且注重人事档案信息的保密性。

人事档案资源库也面临存储问题，不过需要的是云存储，必须对接好国家人事档案相关的法律和法规和云存储安全性。

4.2 高校人事档案信息资源数据库的应用：提取和变更

人事档案信息资源的共享可以分为两类：校内各部门之间的共享，和校外资源信息的对接和变更。

针对校内的人事档案信息资源共享，可以设置高校人事档案信息对组织部、人事处、教务处、科技处、教育改革发展规划处等部门的可共享范围和操作程序，通过资源共享框架的不断优化，让实际工作中的提取和变更工作更加便捷与安全，提高高校人事档案资源的服务水平；

针对校外对接的人事档案信息资源，需要考虑好对外信息接口的数字化标准，并且履行法律法规要求的保密性原则，加强人事档案信息资源的提取原则、复制规则等的设定。

4.3 高校人事档案信息资源数据库的应用：数据统计

大数据时代，信息资源最大的用处是分析和数理统计学上的趋势预测。数据统计最大的优点就是可以从不同角度、不同范围提取信息。

从全国范围来讲，所有高校的人事档案信息资源也是一个庞大的信息资源库。在经过数据筛选之后，通过对信息资源的分析和解读，不仅可以看到学校人才结构的现状，更可以看到在不同时间和空间结构上，人才结构的变化趋势、人才的引进与流失对比。在宏观的学校层面、教育层面和社会层面等发掘有用信息，为学校人才结构优化提供有价值的建议，为教育层面提供可靠的数据，为国家教育管理和变革提供更加精准的数据资源信息。

个人成长的整个信息流，也是个人数据库中不可或缺的部分，可以为个人评估与发展规划提供更多维度的评价数据，从而完善对一个人在时间和空间结构上的评估，更可以为个人能力提升指引方向。

4.4 信息化背景下，人事档案管理人才的培养

信息资源共享的同时，一定要有能够完成信息资源管理的人才来保驾护航。除了不断加强和提升现有档案信息管理人才的能力之外，还要引进更专业和懂得大数据的档案信息管理和分析人才，从而不断优化档案信息管理工作、挖掘档案信息资源的更多用途。

5 高校人事档案信息资源共享平台的推行与实施

尼克·米尔顿和帕特里克·拉姆《知识管理：为业务绩效赋能》一书中，提出了6种有效的信息资源共享的建设方法，在高校人事档案信息资源共享的前提下，简化和选择适合自己的实施和推广版本，可以做出如下尝试：

用“试点”的方法开发长期的人事档案信息资源框架。利用模糊性解决办法进行虚拟实验，在此基础上明确问题解决的办法和途径；在小范围的实践中优化和完善信息资源框架。用“机会牵引”方法将框架应用到日常工作中。即在需要处理人事档案信息资源的地方开启信息资源共享。在实践中不断完善信息资源共享平台，开发信息资源的用途。

6 人事档案的安全性探讨

人事档案是有很高保密性的信息资料，因此在共享中对安全性的探讨不容忽视。从管理范围的角度，可以将其安全类型分成“校内各部门间信息共享的安全”和“对外提取和调度上的共享安全问题”。

在信息资源安全上可以从以下几个方面来探讨：

6.1 人事档案信息的准确性：做好对人事档案材料的真伪辨别与关联验证，同时对提供虛假信息、盗取、恶意篡改信息资源等可能发生的问题设立严格的惩罚机制。

6.2 人事档案信息的保密性：设计严格的信息的读取权限，和存储权限。

6.3 人事档案信息的安全性：在资源信息共享层面，做好个人敏感信息的屏蔽，即使看到一些数据信息也不会涉及到某个具体的人或源头，只能提取可以公开的统计学上的数据内容。

6.4 信息化背景下，网络安全的维护：在设计上，需要专业的信息资源分享层级，在人员来维护上，需要专业的信息安全人员维护，谨防不法分子或利益驱动下的各种盗取数据信息行为。

7 结束语

信息化时代，信息资源需要有合理并且适合数据分析提取的编码形式，需要高效便捷的存储和提取方式，需要数据信息在最原始就能把控好其准确性和真实性，且需要保证信息资源的安全存储和合理使用。

而人事档案信息资源因其关联的是一个人一生的信息，随着一个人的生活、工作地点和事业发展而变化，还要做好信息资源变更上的便捷、准确和实时跟进工作。

基于人事档案信息资源的特点，在人事档案信息资源的管理中，效率的提升更多是在操作流程上的改进，是人与人之间沟通互动的过程。这种效率提升需要不断在实际工作中发现问题，然后找到原因并解决问题。需要一线管理人员多发现问题，带着解决问题的心态来处理工作流程，从而完善和不断优化信息资源共享框架。

信息化时代，不但需要创新精神，需要有大数据理念和云计算的思想，深挖事物在数据分析层面的更多意义和价值；同时更需要在实际工作中，拥有符合信息化要求的工作技能。需要信息资源管理人不断“刷新自己的配置”，提升工作技能，同时在工作中，带着安全意识和提升效率的思想去处理问题。