基于情境感知的智能办公产品设计实践

罗心榆 董莹 赖燕琼

关键词：情境感知 智能化 办公产品 产品设计 用户体验

引言

在办公室，人们需要处理大量工作，与不同部门的人进行沟通；高强度的工作节奏和高效率的工作方式让人们无暇顾及自己的情绪。情境感知是能够连接人、设备和环境的研究方法，目前较多运用在计算机系统。该文深入分析情境感知在办公情境下的优势与特性，探究用户在办公情境下的行为与感受并将数据可视化，最终设计出一款具有时代性的智能办公产品，拓宽情境感知的应用领域，为智能办公产品提供新的设计思路和设计参考。

一、情境感知阐述

（一）情境感知概念。情境，它是一个具有特殊性的普遍存在；既包含了产品与主体，同时还有其他环境因素如温度、气味、地点等。

想要让电子设备更好地融入用户生活同时满足用户的情感化需求，这就需要计算系统能够理解用户所处的“情境”以及情境中不同元素之间的复杂关系，这种能力被称为“感知”[1]。情境感知的主要目标就是主动感知人周围情境信息的变化，根据当前任务的需要，在恰当的时机提供恰当的信息和服务[2]。通过对目标环境的深入提炼和分析，情境感知将目标情境、设计对象和可视化后的用户感知数据等因素纳入到智能办公产品设计中，成为连接产品、情境和用户之间独特的技术桥梁。

（二）情境感知应用。

1.情境感知因素分类。情境感知的应用，使智能设备能够对不同的动态情景进行持续性的识别与反应。情境因素是情境感知可以利用的基本数据，通过对情境因素的分析，可以直观地看到某环境下用户和行为的变化状态。情境因素分为环境、用户和行为。环境包含地址、温度、面积、气味等，用户包含性别、年龄、职业等，行为包括状态、目的、轨迹等。情境因素的划分有利于设计师在智能办公产品设计中有目的、有规划、有方向地收集信息。

2.情境感知应用流程。情境感知可从两个角度进行应用，其一是站在用户的角度，研究用户在特定情境下的需求与感知；其二是通过获得的用户对情境的感知信息，研究如何应用在设计流程中来增强用户体验。从“感知”到“利用感知”，从“用户信息”到“利用获取的用户信息为用户服务”，情境感知的应用为各类产品的设计提供了完整且具有反馈作用的方法论。

应用过程，可分为获取、再现、提炼和应用4个步骤。获取，按照情境因素类别收集目标情境数据与信息；再现，将收集到的信息可视化，搭建出用户在目标情境下的行为与情绪数据化模型；提炼，通过分析用户群体的位置信息、行为反应和行动轨迹等提炼用户的隐形需求；应用，将获取到的用户隐形需求应用在后续的设计中，提出新的可执行策略。

3.情境感知应用现状。情境感知早期运用在计算机领域：在二十世纪90年代，计算机技术有限，人们为了更好地感知并及时掌控用户位置，故将情境感知运用在计算机领域。随着发展和延伸，情境感知的研究不再局限于终端设备，人们将使用情境给用户提供与用户任务相关信息或者服务的系统均称为情境感知系统[3]。作为智能科技发展的新趋势，情境感知技术的成熟得益于大数据的辅助，能妥善地处理以及存储各种传感器所收集到的数据[4]。

从目前收集到的文献可看到，情境感知应用的范围广泛：有应用在界面设计来提高交互体验的，如文晗的《基于情境感知的汽车人机交互界面设计研究》，帮助了解用户在不同情境下的使用需求，对情境信息进行取、归纳和整理，通过可视化设计使信息要素合理显示于汽车人机交互界面，提高用户获取信息的效率[5]；有应用在服务设计并衍生出目标系统的，如韩业江等人的《基于情境感知技术的智慧图书馆服务策略研究》，情境感知技术融合大数据、云计算等高新技术，让智慧图书馆更加便捷地实现情境信息的获取和传递，既推动了图书馆的资源建设和服务推广，又提升了用户的服务体验[6]；也有将其引入产品的创新设计中，如曾丽霞的《基于情境感知的智能穿戴设备交互设计研究》[7]和左自磊的《基于情境感知的智能家居系统设计研究》[8]等，使生活中的各类智能产品有了新的发展方向。但研究往往较少涉及用户心理及体验等内容，仅是将情境认知中的信息流动过程作为了主要的切入点[9]。随着技术的发展，情境感知的应用角度与方式将会被更好地挖掘出来。

二、情境感知与智能办公产品结合

（一）智能办公产品发展现状。智能办公产品是一种融合了技术对公司、办公者及办公环境的提升有着重要作用的智能設备，其类型颇多，有以用户身体舒适为主的多功能电脑桌椅，也有以用户快捷为主的智慧办公系统；使用最为广泛的是具有视听、信息处理、传输等功能的智能办公设备，主要包括电脑、打印机、扫描仪、投影仪等设备，给人们带来了运输便利、资料共享、远距离办公等优势。

目前已有的智能办公产品研究主要分为三类：第一类是基于某项理论的办公产品设计，如交互设计方法、用户需求理论和情感化设计，尤其以办公家具为主，第二类是基于某项技术如MVC、STM32等的智能办公系统，第三类是办公App，将理论运用App上的如李镭的《室内移动办公环境下情境感知在手机中的应用研究与设计》[10]。

（二）情境感知应用在智能办公产品中的优势。

1.满足办公者的情感化和个性化需求。产品应该根据其所面向的环境或其目标用户体现其人性化的设计[11]；情境感知的运用有助于挖掘环境与人的关系；对情境因素的收集越丰富，越能准确获取用户的需求。从而提高办公者在公共环境的体验感与工作效率，为公司制造更强的工作效益。

2.提高设备主动性与智能性。用户体验研究是进行产品设计的前提和基础，在整个产品设计过程中起了至关重要的作用[12]。产品的智能不仅要包括技术运用，还应把用户体验放在首位。在产品交互设计中满足用户的隐性需求，是设计出好的交互设计的关键，只有关注了用户的隐形需求，才能将产品的情感关怀传递给用户[13]。

3.延伸智能办公产品的设计方式。疫情时代催生的“线上办公模式”与新科技的发展为智能办公产品的成长搭建了良好的环境。情境感知包含着更多的可能性，在未来，智能办公产品应以更人性、更贴切的角色融入在人们的生活中。

三、基于情境感知的设计创新

文章定位于研究情境感知在智能办公产品设计上的多样化应用，从用户角度出发探索不同类型的工作者在办公情境下的行为和情绪反馈。调研过程使用定性与定量调研两种方式相结合开展研究，首先使用定性调研的方式探究在办公情境下环境因素的特点与用户的行为变化，挖掘办公情境的问题，寻找智能办公产品设计的切入点；接着使用定量调研的方式，确定用户对于办公情境因素的感知与要求，最后将定性与定量双向研究结果应用于后续的设计过程。

（一）调研准备。笔者选取了位于湖南省长沙市的柯弋文化传媒公司作为调研对象，这是成立两年的影像传媒公司，其人员配置明确，有行政财务部、摄影部、后勤部、后期团队、设计部共5个部门；业务范围广，包括影视广告、摄影、平面广告、微电影制作及短视频运营。该公司的办公区域包括行政办公区、摄影棚和设计部，休闲区域包括就餐区、生活区和阳台。办公区域供人们进行工作处理和部门会议等，休闲区域供人们解决三餐和休息等。从5个部门中各抽取一人作为调研对象，对他们进行行为观察和访谈交流。

（二）调研过程。

1.访谈实施与分析。访谈法是定性研究的常用方法之一。此次访谈的目标是获取调研对象在办公情境下的个人习惯、习惯偏好以及对于办公情境的真实感受。为了获取被访者真实且有效的信息，故采用了结构化和非结构化相结合的谈话模式。整个过程分为准备阶段、进行阶段和总结阶段，首先与5名被访者做好访前沟通，了解其姓名、年龄与职业，并预定好访谈的时间地点，接着按照“工作内容、生活习惯和个人节奏、对于办公情境的真实感受和优化建议”的结构进行采访交流，最后将资料进行总结和分析。如表1。

从访谈结果可以得出，5名调研对象在办公室的感受围绕着以下3个方面：（1）任务规划的合理性直接影响效率的快慢。（2）其他办公者会打扰到私人的办公空间。（3）身心状态与办公状态相互影响。

各部门的工作内容各不相同，每个人的工作节奏与习惯也各有差异，但是工作效率仍是在办公情境下衡量一名工作者的重要指标。效率往往被认为是个人的事情，实际上对于办公者而言，效率是办公情境因素的综合展现。效率、环境和身心状态这三项因素互相影响，形成一个闭合路径，牵一发而动全身。

2.情境因素提取。真实的情境数据是支撑后续分析的有力材料，结合访谈结果，从用户轨迹出发，分析其蕴含的环境、用户与任务因素，并将获取的信息可视化。

（1）行动轨迹可视化。通过可视化处理，能够直观清晰地看到5名调研对象各有特征的轨迹：轨迹都呈现发散性，但因为走动次数使轨迹的面积各不相同。小君（紫）多来往于行政办公区与设计部之间；明仔（橙）与静柯（黄）都要来往于摄影棚、设计部与休闲区，但是前者走动更为频繁。璐璐（蓝）轨迹十分单一，小宁（绿）去设计部的次数最少。

5名调研对象的行动轨迹具有共性，将5条轨迹叠加并进行图形化处理，能够看到该区域位于公司平面图的中心。这片区域不仅连接了各个部门，更是人员沟通的必经之路，但正因为其在公共环境的必然性，使走动的和正办公的两类用户都忽视了其同时承载的私人环境。私人办公环境的保证与否，也将会直接影响办公者的效率高低，如图1。

（2）走动区域可视化。行动轨迹承载办公者走动的区域，通过分析走动的目的地、次数和时段，能够获取个体的习惯、需求和工作要求，这需要设计师搭建出一个具有联系性、整体性、针对性的办公情境系统。九点半到十一点半是人员走动最频繁的时间。这段时间，工作节奏紧促，部门交流密集，办公者要保持高效率的状态，完成待修改、进行中与待开始三类工作任务。集中于设计部的走动也让工作中的办公者被打扰，需要其积极调整身心状态。在下午的办公时间，五名调研对象的走动整体明显减少，工作节奏趋于稳定，但是长时间的紧绷状态也让办公者的身心拉到了极限。如图2。

（3）区域重合可视化。同一时段，在公共区域停留的人数多少会直接影响在场其他用户的私人环境。在已获取的用户行动区域的基础上，统计同时段、同区域的调研对象，并以颜色作为统一和区分。能够看到，在办公时段，设计部和摄影棚是多个调研对象共处的。如图3。

设计部和摄影棚都位于该公司中心偏下的区域，是出入必然经过的位置。与工作节奏相协调，在早上九点半到十一点，共处在设计部的人员最多。走动和部门沟通是是在所难免的事情，而这导致了三类隐性心理：（1）沟通繁忙，忽视声音对其他在场办公者影响。（2）他人正在进行任务沟通，不方便提出“降低音量”的建议。（3）不知道对方是否忙碌，直接打扰给别人带来麻烦。

3.调研结果分析。用户、环境和任务三者环环相扣，用户的身心状态会影响工作质量，压抑的工作氛围又影响着用户的情绪，部门人员的走动打扰私人办公环境；挖掘办公者的真实需求，需要透过普遍问题寻找内在的因素关系，并基于办公情境的关系链，找到智能办公产品新的切入口，如图4。

“环境影响用户”和“任务影响用户”是目前办公室的常见问题，办公者被动地接受着来自各方的影响。当把关系链反过来，转为“用户展示环境”或“用户看到任务”，在主动性的干预下：私人状态成为了一种共享资源，成为当下时段的个人标签，使其他用户注意；任务能够被可视化，时间的流逝与任务的数量成为能够随时掌握的信息。用户本身的状态、需求等信息能够构建一个用户信息环境。可以将方法总结为：（1）用户主动展示个人状态，使其他用户改变在公共环境下的行为。（2）将工作任务可视化，使用户能够直观地看到工作进程。（3）展示办公时间的流逝，使用户拥有切实的时间观念。

这3种方法的“主动性”与“综合性”，也将成为下文中智能办公产品设计的重要设计理念。目前的智能办公产品或强调用户的身心感受，或强调任务规划的便利，單一向地考虑办公者的需求。情境感知的运用充分展示了办公环境的综合性，未来的智能办公产品应以更多元化与整体性的角度去看待办公问题，全面考虑办公环境的各项因素，从本质上地满足办公者的需求。

四、基于情境感知理论的智能办公产品设计实践与验证

（一）“等等灯”设计构思。良好的办公环境需要双向构建，不仅需要其他用户的改变，更需要个人信息的可视化。“等等灯”以此为落脚点，构建能够主动表达且进行传达的功能系统。区别于现有的大量智能办公产品，“等等灯”是一个基于具备用户、他人、环境和用户四类因素的系统的综合性产品。通过视觉交互的方式，将用户需求作为公共信息展示，使他人控制在公共环境下的行为举止；将任务、时间以有趣的图案展示，使用户能够快速掌握自己的任务进程；最终目的是提高工作效率，为公司带来良好的工作效益。

（二）“等等灯”功能与操作

“等等灯”的命名源于办公室内各种情感需求，如“等等，待会儿再聊天吧！”“再过10分钟就能够把任务安成！”它是一款专门为办公族设计的智能办公产品，结合微信小程序“等等灯”进行操作。使用者只要在小程序上进行设置，就能够控制产品的视觉图案。产品的视觉图案以“日出日落、潮涨潮汐”为主题。这是来自大自然的风景，也是人们闲暇时刻常去观赏的风景，在视觉上给用户带来充足的情绪安慰。

产品功能主要分为“个人状态展示”“事项管理记录”和“任务时间流动”。其携带轻便，在使用场景上普适性强，通过小程序扫码连接产品，调整完成后即可放在办公桌、书架等位置上使用。其小程序页面简洁，操作简单，用户只需要注册账号并授权登录即可进行操作，往右滑动便是功能栏目，如图5。

1.个人状态展示。“等等灯”的状态展示分为3个，工作模式、聊天模式和勿扰模式。在小程序设置后，产品上的“太阳”图标会出现相对应状态：“工作模式”使用的是公文包，“聊天模式”使用的是聊天框，“勿扰模式”使用的是静音状态的喇叭。这些极具隐喻的视觉符号是人们生活常见的，能够被迅速捕捉，提醒过往的人员关注用户的当下状态，如图6。

2.事项管理记录。在小程序上能够设置每天需要完成的任务，任务的数量将通过层叠的海浪展示，层叠的海浪如同大自然波澜壮阔的大海。每次完成任务，在屏幕上点击即可消除一层海浪。即使是忙碌的状态，也能够快速看到所剩任务数量；当一天工作结束后，海浪全部消失，呈现出开阔平静的风景。海浪左上角的太阳与办公时间相关，一日时间逐渐消失，太阳的颜色也从浓郁变为平淡，如图7。

3.任务时间流动。每项任务的目标时间在小程序上设定，时间的流逝通过产品边缘的灯管显示。使用者只需要查看光管的发光面积，就可知道剩余时间。与现有的计时软件不同，“等等灯”的目的在于保證使用者的舒适度，其视觉与功能适配，使用轻松、简单和平和的图案，来构建具有功能性的视觉符号，如图8。

结语

基于情境感知理论的智能办公产品“等等灯”的设计，深挖办公情境与用户感知之间的关系并找到“信息共享”这一切入点；让智能办公产品不仅具有科技的智能性，同时能够更贴合、更人性化地融入在用户的办公过程。区别于其他智能办公产品，“等等灯”的功能与视觉相辅相成。其三个主要功能与“日出日落、潮涨潮汐”结合，办公者与其他人员能够从图案的变化捕捉到信息，从而构建一个双向的私人办公空间。如同能够感同身受的朋友一般，“等等灯”为办公者提供了一种全新的产品使用体验，帮助办公者构建一个无需语言沟通就能自处的私人环境；帮助员工解决公共环境影响的效率低、时间管理概念差、员工沟通途径单一等问题；有利于打造情绪与效率结合，并最终达到公司效益最大化、环境最优化、员工与管理阶层双赢的局面。