加强高职院校档案数字化业务外包工作的思考

马迪 刘露

高职院校档案客观真实地记载了一所高职院校建设发展的轨迹，既是对学校悠久历史、灿烂文化、科研成果等全方面的展示，也是职业文化和技术技能传承的重要桥梁，为学校未来发展提供了真实可靠的参考资料。在大力发展高职教育、持续深化高职院校改革和发展的大背景下，档案工作应紧跟时代步伐、主动转变传统工作模式、积极响应学校发展新要求。档案数字化业务外包，是档案部门借鉴企业业务外包模式而采用的一种管理方法[1]。借助外包，档案部门既可以降低成本、提高效率、改进质量，也能够集中精力更加有效地完成核心业务，追求更高的任务目标。当前，随着高职教育改革的深入，给档案数字化业务外包工作带来了巨大冲击，高职院校档案工作者要结合现实发展需求，大胆实践探索，力争实现“弯道超车”。

一、加强档案数字化业务外包工作的时代背景

2021年6月，中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确提出“档案信息化建设要进一步融入数字中国建设，要提升档案管理数字化、智能化水平，基本实现档案工作数字转型”[2]，并特别提出档案要主动融入数字经济、数字社会和数字政府建设之中。高职院校档案部门应该主动融入数字校园建设，加快推进档案数字化建设，积极引领档案管理现代化。但是，当前高职院校档案工作存在人员短缺、技术落后、制度不全等“先天不足”，加之“后天失范”，如数字化工作环境不理想，存在档案资源孤岛、工作运行机制不畅、管理难度日益加大等问题，这些困境严重阻碍了数字化改革的开展。作为数字校园建设重要组成部分，档案工作需要尽快实现数字赋能，统筹运用数字化技术、数字化思维、数字化认知来推动档案工作实现全方位、系统性、重塑新变革[3]。

在大力支持通过“服务外包形式”实现档案工作规模化、专业化、高效化运行的政策背景下，高职院校开展档案数字化业务外包工作，既有助于档案部门更加规范、有效地管理档案资源，向全校师生及社会更好地提供关于档案管理与利用的一系列服务，也为数字化背景下档案工作与学校各项工作的合理、高效对接做好准备。档案部门要全面了解、深入分析档案数字化业务外包工作现状，重点探析工作中存在的风险，针对性地克服各种弊端，高效实现档案数字化业务外包的战略目标。将高职教育改革带来的各种变化，成功转化为实现档案工作“弯道超车”的契机，推动学校档案工作实现全面数字转型和智能升级，为学校改革发展高效助力。

二、档案数字化业务外包工作的现状

以笔者所在的浙江同济科技职业学院为例，近年来学校大力支持档案数字化业务外包工作，存量档案已基本实现数字化（除基建档案、会计档案），增量档案数字化外包也逐渐成为一项常态化工作。将档案数字化业务外包在一定程度上缓解了我校紧迫的档案数字化改革需求和短缺的工作人员之间的矛盾，但目前尚未真正实现档案数字化业务外包的战略目标。

档案部门开展档案数字化业务外包工作的根本目的是为了高效率、低成本开展档案工作，但档案数字化外包服务机构是以盈利为目的成立的组织，根本目的是为了获取更高的利润，双方难免就立场不同展开一定博弈。高职院校档案部门要对档案数字化业务外包工作现状进行深入分析，重点探讨工作中存在的各项风险，持续优化现有档案数字化业务外包工作，最大程度实现档案部门利益最大化。

（一）档案数字化业务外包公司的选择

在“天眼查”企业信息查询平台以“档案数字化”为关键词进行查询，仅浙江相关存续（在营、开业、在业）公司就有678家，实际数量远不止于此。档案数字化服务业准入门槛低、服务机构数量庞大、服务质量良莠不齐，加上政府采购管理办法的制约，想要获得专业、可靠且符合学校实际需求的档案数字化公司具有一定难度。以浙江省为例，2022年1月浙江省财政厅发布了一条《关于进一步发挥政府采购政策功能全力推动经济稳进提质》的通知，建议采购单位不要设置业绩要求，更不能打上特定的标签，譬如要求档案数字化业务外包公司具备高校档案工作业绩。不同于其他档案机构，高校档案有属于自己的工作规范和要求，若缺少高校档案数字化业绩会在一定程度上影响档案数字化的质量和效率。据调查，存在中标公司的业绩只涉及政府机关的档案整理、档案年检及档案进馆。此外，投标保证金的取消在一定程度上也增加了档案部门筛选公司的工作量和难度。

（二）档案数字化业务外包工作的开展

高职院校档案部门开展档案数字化业务外包工作的目的，是为了借助档案公司设备先进、经验丰富、速度快、效率高等优势来弥补自身在人力、物力、财力方面的不足，以便高效率、低成本开展档案工作，推动高职档案工作高效、快速发展。但是，高职院校档案部门受人员、工作、经济等各种客观因素的制约，很难提供完全符合标准的工作環境，对合同履行、质量把控等方面也难免力有不逮。而档案公司又会采用各种手段来借助压缩时间、薪酬、设备等成本来提高利润，譬如让项目负责人以“承包”的形式来负责项目，无形中增加了工作中的风险。

1.安全方面

（1）档案实体。档案交接过程中存在档案核对不准、顺序混乱、交接不清等风险。具体加工过程中存在纸张破损、折叠不规范、装订错乱等问题，甚至部分专业素质不高的档案数字化业务外包人员为了追求速度，在工作中对档案实体造成了一定损坏，如：不规范使用胶水使得纸张粘连一起。

（2）档案信息。庞杂的档案数字化业务外包公司工作人员和各种计算机软硬件，增加了档案信息的安全风险。数据分析、图像处理、资料校对等任何一个环节出现问题都会影响档案信息的安全。

2.工作方面

（1）工作人员。系统高效开展档案数字化业务外包工作离不开一支分工明确、经验丰富、人员稳定的工作队伍。疫情暴发前，档案部门可以通过各种方式保证驻校工作人员的稳定。但疫情的突发性和不可控性，提高了人员变动的频率，带来了工作交接不到位、接替者专业素质和熟练度欠缺等问题，增加了档案工作出错的风险。

（2）工作进度。高职院校档案数字化业务外包工作的实质是通过政府采购来获取档案数字化公司的服务，需要经历调研、招标、过程管理和验收等多个阶段，任何一个环节出现问题都会影响后续环节的跟进、工作时间的把控以及最终的工作质量。以招标为例，从采购意向公示到最后签订合同所需时间最短为一个半月，一旦出现流标等问题，后续环节就无法及时跟进，增加了档案部门的时间成本和工作量。

（3）工作质量。大多高职院校档案部门都是在验收阶段集中进行质量检查，容易造成校对不全面不正确，许多质量问题包括档案扫描过程中出现的漏扫、图片处理过程中出现的PDF无法识别、挂接过程中出现的错误挂接等，难以被全部发现。虽然合同中对售后服务也有一定约定，但在具体操作中存在不少问题，例如很多问题发现时已经过了免费维护期，再者即使问题被及时发现，公司进行整改时依旧存在不少问题，包括间歇性整改、原工作人员辞职、整改不到位等等。

三、加强档案数字化业务外包工作的思考

当前，高职院校应当认真思考如何加强新时期档案数字化业务外包工作、加大档案资源开发力度、提升档案利用服务能力，实现档案工作数字化改革。笔者以浙江同济科技职业学院为例，基于学校实践，对加强全过程管理和全方位质量控制进行思考，进而提高工作效率和质量，高效实现档案数字化业务外包工作的战略目标。

（一）定期培训

档案数字化公司工作人员流动大、高素质人才缺乏、专业水平参差不齐等问题难以避免，但档案部门可以打造一支高度适合本校实际、工作效率高的档案数字化业务外包工作队伍，通过加强把控工作队伍来降低档案数字化服务采购和工作人员变动带来的各项风险。

1.工作人员挑选。正式签订合同前要求档案数字化公司提供一份可供挑选的工作人员名单，名单后附有员工个人简历包括入行时间、工作经历、现阶段工作地点等。根据简历结合其服务对象的咨询情况，筛选出适合本学校的工作人员，组建一支包含正式驻场及一定备选人员的工作队伍，具体人员名单以正式条文列入合同之中，以制度规则来减少人员的不可控性，避免出现临时性或者经验不足的工作人员。

2.专业能力培訓。一方面是档案数字化公司的培训，以书面形式要求公司对来校工作人员开展相应的专业培训，档案部门可通过考试、考核等方式对其培训结果，尤其是岗前培训情况进行检验。另一方面是档案部门自身开展的培训，定期对驻校工作人员开展有针对性培训，培训内容要包含工作要求、工作规范及各项规章制度等，尤其要注意档案工作人员进场工作、档案种类变换、驻校工作人员变动这几个关键节点的宣教。

（二）精细谋划

档案部门和档案公司的立场不同，看待和解决问题的角度也不同，要想真正实现档案数字化业务外包的战略目标，需要双方以合作互赢为理念，精细谋划、切实推进。高职院校档案机构要积极对接档案数字化外包公司，加强和驻校人员的沟通，制定精细化、个性化的工作方案。定期举行交流协调会，就工作进度、质检情况等问题进行深入探讨，及时调整工作中不当安排，确保整个工作流程畅通、高效。

1.方案制定。方案合理与否直接关系到档案数字化业务外包工作能否保质保量完成、项目预算能否按期支付，因此方案制定一定要仔细谨慎。在制定工期时必须将档案实体状况、整理现状以及各种突发状况考虑在内，避免因实际推进不理想而打乱各项安排，影响档案数字化业务外包工作的进展及质量。

2.沟通交流。档案部门应主动建立高效的沟通交流机制。首先就不同阶段、不同工作岗位的具体工作职责，明确相应的沟通方向和回应时间，并根据变化及时调整。其次要定期发起协调会，对协调过程做好规范化记录和分类整理，避免同类问题重复发生。充分发挥每位驻校工作人员的主观能动性，尽可能降低因档案数字化公司现场负责人经验不足、领导能力不足带来的风险，规避因工作人员沟通不到位带来的各种问题。

（三）及时总结

档案部门要不断复盘档案数字化业务外包工作，及时查找并有效解决工作中出现的各类问题。要定期梳理复盘过程，及时总结工作中已经遇到或者可能遇到的各种问题，并列出可供参考的解决方案，进而形成相应的工作手册，促使整个工作更加规范系统，实现工作效率和质量的双提高。

1.工作开展中。一方面要坚持每周不定期检查，及时发现并修正工作中出现的各类问题，尽可能减少因阶段性质量检查带来的各种问题，如校对不全面不正确。另一方面至少每月对工作状况进行一次梳理总结，对比分析工作预计完成情况和实际完成情况之间的差距，若未达预期目标，需对所存在的各类问题进行有效分析，从源头查找问题并及时制定应对措施，以保证后续工作高效率开展。

2.工作结束后。对整个工作过程、全部工作环节进行复盘，总结工作中遇到的各类问题和值得参考的经验。一方面针对工作中遇到的一些共性问题，从流程、管理、制度等方面着手，从根本上解决问题；另一方面提炼好的做法与经验，为下次档案数字化业务外包工作的开展提供依据和参考经验。

高效开展档案数字化业务外包工作，有助于高职院校推进数字档案室建设、推动档案信息化建设，真正管好用好高职院校档案，充分发挥档案在学校建设和发展中的作用。在大力推进档案工作实现全面数字转型和智能升级的背景下，档案部门要基于实践探索，主动理清档案数字化业务外包实践中档案部门的工作机制、主体权责以及投入产出比等，力争构建系统完整且适用于档案数字转型和职能升级的档案数字化业务外包工作体系，切实推动档案工作高质量发展。

参考文献：

[1]侯存清.档案业务外包风险防范研究[D].安徽大学，2019.

[2]国家档案局.“十四五”全国档案事业发展规划［EB/OL］.［2021-06-09］. https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml

[3]浙江省档案局.浙江省档案事业发展“十四五”规划［EB/OL］.［2021-05-06］. http：//zjdapx.com/article/129

作者单位：浙江同济科技职业学院 盐城师范学院