合同化管理下的建设项目档案管理探究

常宇辰

一、引言

建设项目档案管理作为建设项目全周期管理的一项重要内容，从项目立项开始便进入到了项目过程管理中去。近年来随着国家建设项目的不断发展、项目数量不断上升，项目档案的要求也越来越高，但是目前参建方重项目轻档案的思想较为普遍，因此就导致了项目档案存在着比较大的漏洞和瑕疵。其根本原因就在于项目档案的过程管理失效，所以项目档案必须要从“源头”抓起，加强项目档案的合同化管理，要将档案管理并入到合同管理中去，要让档案部门在项目档案方面得到绝对的掌控权，以此来确保项目档案的完善，作者以近年来实际工作出发，从以下几个方面浅谈几点认识。

二、建设项目档案合同化管理的依据

（一）根据国家相关行业标准

根据《建设项目档案管理规范》【DA/T28-2018】第五章项目档案工作组织及职责任务中要求：建设单位与参建单位签订合同、协议时应设立专门章节或条款，明确项目文件管理责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任。

（二）项目档案管理现状存在缺陷

项目档案管理本应该始终贯穿于整个建设项目过程中，然而当前在建设项目前期合同谈判和签订过程中，部分单位只有项目管理部门参与其中的谈判和签约，根本没有让档案部门的人员参与其中，这就是重项目轻档案的直观体现；在后期建设项目竣工验收的时候突击整理项目档案而忽略项目档案的过程管理，这就造成了最后项目档案的归档质量存在较大漏洞；此外，建设项目一旦存在多项工程同时施工就会给项目档案管理带来更大的难度，根本无法做到项目档案的统一管理；项目建设周期长，投资数额大，项目档案管理人员频繁更迭的情况也时有发生，再加上档案管理人员通常兼职做档案，对项目档案专业不熟悉，根本无法实现建设项目档案的有效管理。所以，合同化管理能够更有效地对当前的档案管理现状起到强有力的法律约束作用，可以更有效地规避传统档案管理所带来的局限性。

（三）项目档案管理的成熟体现

建设项目合同包含了立项、设计、施工、监理、设备采购、消防、实物保护、勘察等类别，这些合同所涉及的参建单位众多，形成档案数量巨大，且建设环节复杂，因此管理起来难度较大。项目档案的合同化管理可以将建设项目档案融入合同中去，又可以在合同中去寻找所产生的档案成果，做到了事事拿合同说话，从合同成果中找寻数据，从而达到真正意义上的项目档案精细化管理。这种成熟的管理方式更有利于保障项目档案收集工作的完整，也提高了项目档案的有效性和系统性，从根本上达到了项目档案工作的闭环管理。

三、建设项目档案合同化管理探究

（一）前期把控

在以往的合同管理中，往往很少涉及档案管理方面的内容。在建设项目中，无论是设备合同、建安合同还是监理合同，都存在合同中未体现项目档案归档方面的条款的情况，以至在后来的档案移交环节就会因为项目档案质量缺陷而产生诸多问题。因此，在项目合同中必须增加项目档案管理的具体要求，明确落实各参建方的责任与职责，并在前期合同谈判过程中，让相关项目档案人员参与合同条款的制定并编制档案合同细节，确保项目档案条款纳入合同文本中去，从前期的合同去把控整个项目档案的完整性和有效性，为项目档案的收集和整理打下良好的基础，避免在合同履行中出现的各种纠纷，为项目档案合同化管理提供了强有力的保障措施。

（二）过程监督

当项目档案管理条款纳入合同文本之后，项目档案部门接下来要按照档案合同条款及时对各参建方项目档案的内容形式进行监督审查，其中大致可分为以下几个方面：

1.项目档案质量审查

项目档案作为记录建设项目的重要数据资源，为了更好地确保项目档案能够服务建设单位，项目档案的质量审查就显得尤为重要。鉴于档案人员的专业局限性，在档案质量审查方面，需要建设单位、设计单位、施工单位、监理单位一起合作才能严格把控项目档案的质量。项目档案不仅要严格符合档案的五性原则，更要为工程部门提供准确无误的信息资源，对于涉及建设工程技术上面的资料要依次请相关档案形成部门确认无误之后才能编制。项目档案人员则要对档案的形式、材料、归档范围、整理规范、归档要求等方面进行审查。

2.项目档案监督指导

项目建设方要定期对各参建方组织档案培训，可以邀请建设项目档案方面的专家对项目档案的收集整理方式方法向各参建方进行深度的指导，也可以让建设单位的项目档案人员同参建单位的档案资料员进行沟通和交流，让双方都能够了解彼此对于档案工作的想法，以此来找到项目档案的突破点，创新工作方法。如此一来，可以对前期形成的档案进行查找问题，也可以对后期还未归档的档案进行改进来消除归档档案的质量缺陷。

3.项目档案进度审核

项目档案部门在接收档案之后往往还会做大量的整理编目工作，鉴于建设项目验收工作时间紧，任务重，这就要求项目档案移交进度上面要有严格的把控。为了保障项目档案的及时归档，建设方有权向参建方根据合同要求编制项目档案归档计划及移交清单，对未按照进度要求的参建方可以扣除部门工程进度款的方式来提高参建方对项目档案的重视程度，以此来确保项目档案能及时跟进工程进度。

4.交付审签

当前，项目档案之所以呈现出一种“散放式”的状态，跟各参建方责任划分不明确，互相推脱有很大关系。当前项目管理部门和其他参建方都秉持一个观点即项目档案就应该由档案部门负责，而《建设项目档案管理规范》【DA/T28-2018】明确指出项目档案“谁形成，谁负责”“谁形成，谁整理”。所以项目档案从根本上出现质量问题各参建方是有部分责任的。当前参建方缺少经济制约，对项目档案工作不认真对待，严重影响了项目档案的归档质量。为了把控建设项目档案合同化管理顺利进行，必要时应采取交付审签制度即在移交项目档案时，项目管理部門、财会部门、档案部门要实行三方审签制度，只有等三方全部签字同意项目档案质量通过建设单位要求，才能进行项目款的支付。这种做法对提高项目档案在项目管理中的地位，提升参建方对项目档案工作的重视程度，乃至提升项目档案管理水平都具有非常重要意义。

四、结语

项目档案管理纳入合同管理是多方面的，加强各单位之间的沟通协调，完善相应的档案配套设施，实现合同中所约束的各项奖惩制度都是项目档案得以顺利发展的前提条件。合同化管理下的项目档案管理为当前的项目档案提供了有效的管理手段和方法，从实际工作中可以看出，建设项目档案合同化管理规范了项目档案的归档过程，提升了项目档案在项目管理中的地位，本文希望通过初步的探索来将合同管理与项目档案管理相结合，从而促进建设项目档案管理工作按照一条有序的道路继续前行。

参考文献：

[1] 刘海波.合同管理强化项目档案管理的做法[J].中国档案，2010（9）：50-51

[2] 田煜.建设项目档案合同化管理模式的探索[J].业务研究，2013（4）：30-31

[3] 邹新贝.浅析房地产企业合同档案的精益化管理[J].城建档案，2021（3）

[4] 王玉霞.浅析合同管理在国有企业管理中的重要作用[J].上海商业，2022（12）

[5] DA/T28-2018，《建设项目档案管理规范》（S）

作者单位：中国核动力研究设计院