新时代军队院校科研档案工作矛盾问题与对策措施研究

李飞荣 邓振华 张文磊 周媛

一、抓好军队院校科研档案工作的重要意义

军队院校科研档案是军队院校在科学研究活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的原始记录，它是军事科研活动开展研究的依据、研究生成的直接成果、形成的宝贵知识财富，是军事科研成果的重要组成部分，同时它也是检验科研项目完成质量、衡量科研活动研究水平的重要依据，抓好科研档案管理对院校档案工作服务科研工作、促进科技创新具有重要意义。

二、军队院校科研档案工作存在的问题分析

（一）科研档案工作被忽视

军队院校作为人才培养机构，中心工作是教学和科研，档案工作作为一项辅项工作，长期以来被一些领导和教学科研人员所忽视，“重业务、轻档案”是一种普遍现象，造成科研档案无人管、不愿管，也不知道怎么管。

（二）科研档案工作权责关系不明确

不少军队院校科研档案工作管理体制不健全，科研档案工作到底谁主管、谁落实、谁指导，科研管理部门、科研承担部门和档案部门之间职责关系不明确，主体责任不清晰，检查监督不到位，业务指导不得力，齐抓共管合力不够。

（三）科研档案工作法规制度不完善

不少军队院校档案工作与科研工作脱节，档案工作干与不干一个样、干好干坏一个样，对科研档案失管失控缺乏约束机制和制约手段，科研档案工作法规制度不完善，无法可依、无章可循，法规制度缺失造成管理不到位、监督不到位、执行不到位、追责不到位。

（四）科研档案工作与科研管理工作不同步

不少军队院校没有将档案工作纳入科研管理环节与科研管理活动同步推进，档案工作一直属末端、后方，不到验收阶段万不得以不会启动档案工作，造成许多本应归档的文件材料丢失或损毁。档案工作重在平时积累，项目的开题、实施、评审、验收阶段都应同步开展档案工作。

（五）科研档案工作管理水平较低

主要表现为科研档案归档不齐全、整理不规范、保管比较分散、信息化程度不高、开发利用效果不佳等问题。与文书档案、教学档案、人事档案等其他档案管理工作相比，在“收、管、存、用”各方面都存在较大差距。

三、改进和完善军队院校科研档案工作的对策建议

（一）提升单位整体科研档案意识

思想决定行动，意识是行动的先导。一些单位对抓科研档案工作不重视，对科研档案的作用和地位认识不深刻，重要原因在于单位整体档案意识不强。不少单位无论是领导、科研管理人员还是科研工作者，科研档案意识都未真正树立起来。于单位领导而言，事情繁杂、时间精力有限，平时重点聚焦大项目、大工程，对抓好科研档案工作更多是提一些原则性要求，很少会关注科研活动中具体档案工作如何督导落实。于科研主管部门和科研管理人员而言，主要工作是科研项目规划计划、项目组织实施、科研过程管理和科研成果鉴定评审等，潜意识里认为科研档案工作是档案部门的事，没有认识到科研档案工作本身是科研工作的重要组成部分，没有履行专业档案工作的行业主管部门职责。于科研工作者而言，关注的是项目的申报、研究、结题，紧盯的是课题前沿性、创新性、颠覆性和实战性，对于课题研究中的过程文件、实验数据、技术文档认为是自己千辛万苦研究出来的劳动成果，不愿意归档给单位，更不愿意分享给他人，不能清晰认识到科研档案是国家和军队科技知识的重要积累和储备，是单位和国家的宝贵无形资产，对科研成果生产应用和后续研究创新起到重要的支撑、继承作用，科研活动中形成的所有档案都应该归单位所有。单位对科研档案工作的不重视，造成档案人员边缘化，科研档案收集难、管理难，材料收集不齐全、不系统反过来又造成科研档案服务质量不高，从而进一步加深单位对科研档案工作的负面印象。

档案部门必须主动作为，深入宣传贯彻习近平总书记对档案工作的重要批示精神，围绕“四个好”“两个服务”目标，积极开展相关宣传报道，提升档案工作站位，引导科研管理部门和科技工作者充分认清做好科研档案工作的重要意义，认识科研档案的重要价值，把科研档案的凭证保障作用、经验总结作用、工具治理作用、知识支撑作用充分彰显出来。要借助学校档案工作会议、科研档案工作部署会议、重大科研项目竣工验收会议等契机，邀请分管科研工作和档案工作的院校领导、院校科研部门的主要领导、科研管理人员参加会议，把国家、军队关于科研档案工作的法律法规和制度要求讲清讲透，让单位领导和科研主管部门认识到规范有序的科研档案管理能够对科研项目研究起到监督和促进作用，真正从思想上重视科研档案工作。抓好科研人员档案知识宣传和业务培训，让科研人员明白科研成果本身就是档案，档案工作不是负担、包袱，而是科研管理工作的一部分，从项目开题起就要提档案要求，让档案工作融入科研活动当中去。结合重大节日、重大科研成果研制纪念日、重要科学家诞辰等时机，举办档案展览、开展人物访谈、出版纪念文章，把重要科研活动背后的故事讲出来，让档案说话、用史实发声，提升科研人员的自豪感、荣誉感、使命感，进而强化科研人员的档案意识和档案责任。

（二）完善科研档案工作法規制度体系

没有规矩，不成方圆，完善的科研档案工作法规制度体系是军队院校做好科研档案工作的刚性保障。从法规制度层面明确院校科研主管部门、科研承担部门及档案部门的权利和义务，理清相互之间的权责关系，能够有效避免科研工作和档案工作脱节与扯皮，形成三方齐抓共管局面。档案法规制度体系，包括档案法律、法规和档案规章制度。当前，军队层面已经建立了以《中国人民共和国档案法》为母法，《军队档案条例》为基础，《军事科研档案管理暂行规定》为骨干的军事科研档案法规制体系，在顶层设计上军队科研档案管理有了基本的法律框架。但是，《军队档案条例》是2019年底修订，2020年1月1日起施行，对全军各项档案工作进行规范的一部军事法规；《军事科研档案管理暂行规定》是军委科技委制定，2022年3月25日施行，专门针对军事科研档案管理的一部规定。这两部法规的施行时间都还比较短，条款也比较宏观，对军队院校科研档案管理所起的作用还有待时间检验。同时，这两部法规部分条款还存在与实际工作不相适应的地方，如《军事科研档案管理暂行规定》关于永久档案的划定就存在难以把控的问题，规定明确军队一、二类项目科研档案为永久档案，对何为军队一、二类项目并没有一个明确的界定，不同单位科研主管部门和档案部门对此标准有不同看法，造成档案管理上的混乱；规定明确获军队科技进步一、二等奖项的科研档案划归永久档案，实际工作中项目结题验收完成就必须进行归档区分保管期限，而评选军队科技进步一、二等奖则至少是项目验收完成两三年后的事情，造成管理上的悖论。

各军队院校应当结合单位实际情况，尽快出台各单位的科研档案管理规定，对科研档案主体责任、归档范围、管理要求等进一步进行细化和明确，对现有法规中的不明确、不适应的条款进行修订和完善，与时俱进优化与相关法规的配套制度建设，确保军队院校科研档案工作有法可依。加强科研档案工作标准规范建设，为科研档案的规范管理提供可操作性，形成风格一致的科研档案管理样式、清晰具体的操作方法和步骤，提供专业的执行样板。针对当前全军尚未制定军事科研档案整理技术规范和管理通用要求军用标准的现状，各院校应当研究制定相应的内部标准和工作流程，为单位实际操作管理提供标准化、规范化、程序化的模板。

（三）健全科研档案工作管理体制

《军队档案条例》规定：军队档案工作实行统一领导，分级分专业负责原则，军委办公厅在中央军委领导下负责全军档案工作，军委机关部门在军委办公厅的指导下履行专业档案工作统筹规划、组织协调和督导检查职责。根据这一原则，《军事科研档案管理暂行规定》明确中央军委科技委负责履行全军军事科研档案工作的统筹规划、组织协调和督导检查工作，军委机关部门、各大单位军事科研部门负责履行本单位科研档案工作的相关职责。再具体到军队院校而言，科研档案工作应当在办公室的指导下由院校的科研部（或科研学术处）归口管理，下设学院的科研档案工作由学院的教学科研处（或科技处）归口管理，科研承担单位及项目负责人负责本项目科研档案工作的具体管理，形成由上到下、条块分明的科研档案工作管理体制。

当前，不少军队院校尚未形成健全的科研档案工作管理体制，科研管理部门未有效履行科研档案工作的管理责任、科研项目负责人未有效履行科研档案工作的主体责任。不少院校科研管理部门在部门职责清单中无科研档案管理职责表述，内部机构设置与任务分工中未明确专门机构负责科研档案管理事宜，在科研管理制度和部门规章上也未对科研档案工作提出明确管理要求。由于院校科研项目来源的多样性，如军委科技委项目、装备发展部项目、国家自科基金项目、国家重大专项项目等，对应的管理部门不同，上级对科研档案工作的管理要求也不同，造成有的项目因为上级需要对科研档案进行验收就管理的好，有的项目上级未提档案验收要求就无人管，尺度标准不一导致不同项目之间档案管理水平差异很大。由于科研管理部门的管理责任不到位，导致科研项目承担单位和项目负责人对项目档案工作的要求不清楚、管理未落实。

军队院校应当建立健全科研档案工作管理体制，坚持党对档案工作的领导，压实科研管理部门、科研承担部门和档案部门的职责，合理划分相互间的职责关系。一个顺畅的科研档案工作体系，应该是科研主管部门负责科研档案工作统筹规划、提出具体要求、全程监督检查、抓好最终验收；科研承担部门负责抓总包干，抓好项目档案收集、归档和管理，保证科研档案的完整性、准确性、系统性和有效性；档案部门负责档案业务指导，并参加科研主管部门组织的档案验收 [1]。三者之间形成职责明确、分工合理、责任到边、协同配合的科研档案工作组织结构体系和管理体系。

（四）顺畅科研档案工作运行机制

1.建立协同工作机制[2]。大型科研项目建设周期长、技术难度大、涉及单位多，项目往往是一个复杂的系统工程，科研档案工作一直处于运动和补充状态，抓好科研档案工作需要科研主管部门、科研承担部门和档案部门的协同配合。科研主管部门在下达科研任务时应当主动向档案部门抄送告知，定期邀请档案部门对课题组进行档案业务培训；科研承担部门应当主动与档案部门联系沟通，对档案业务上的专业要求、规范做法做到心中有数；档案部门应当及时主动对课题组做好业务指导，抓好接收进馆和后期服务利用等工作。

2.建立合同管理机制。通常，科研项目都是科研主管部门以任务书或合同书的形式委托给项目承担单位进行研究，两者之间是一种合同关系，因此，将科研档案管理要求纳入合同条款当中，以合同形式明确科研承担单位的收集管理义务和工作标准，是约束科研承担单位做好科研档案管理工作的一个有效手段，可以规避各种拒绝归档借口，促使项目组主动做好相关工作，最大限度保证科研项目档案管理质量。

3.建立档案验收机制。档案验收是做好科研档案工作的一个重要抓手，虽然《军队档案条例》《军事科研档案管理暂行规定》都对科研项目档案验收提出了相关要求，但是军队院校在实际工作中并没有认真贯彻执行，科研主管部门在大多数项目结题验收时只看研究成果而不关注档案管理情况，更不会组织档案专项验收。这一做法与地方差距很大，地方普遍将档案专项验收作为科研项目验收的一个前提条件，档案验收不通过不得通过项目最终验收。国家档案局、国家发改委、国防科技工业局等部门还颁布《重大建設项目档案验收办法》《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》等规章制度对科研项目的档案验收进行专门规范。军队院校应该重视科研档案验收工作，将档案验收纳入到科研管理程序，作为抓好科研档案管理的最后一道关口。

4.建立监督检查机制。一方面院校档案工作主管部门（办公室或履行相应职能的部门）要对科研工作主管部门（科研部或履行相应职能的部门）进行督导，监督其真正履行专业档案工作主管职责，不定期开展科研档案工作情况检查通报，尤其是重大科研项目档案工作监管；另一方面科研主管部门要结合各项目的中期检查、结题验收等时机同步抓好科研档案工作检查，督促项目组及时做好科研档案的管理，提升档案治理能力。

（五）加强科研档案工作关键环节控制

1.认真贯彻“三纳入”“四同步”制度。早在20世纪60年代，我国科技档案工作者就在实践中总结出了“三纳入”“四同步”工作制度[3]，即将科研档案工作纳入项目建设计划、纳入项目管理程序、纳入有关领导和工作人员的岗位责任制，与科研工作同部署、同实施、同检查、同验收。这一制度是经过多年实践证明行之有效的工作制度，被国家《科学技术档案工作条例》及新修订的《科学技术研究档案管理规定》等规章制度确定和沿用，这一制度从项目管理角度将档案管理活动巧妙地与科技管理活动相结合，把档案工作与项目管理工作进行绑定，使科研档案工作融入到科技管理的关键环节，避免了档案工作与科研工作脱节。

2.实行“项目负责人负总责”制度。科研档案都是以项目为单位进行管理，一个项目形成一套档案，每个项目的档案自成体系。因此，虽然科研档案管理权责主体众多，具体到单个项目其主要管理责任还是项目负责人。对项目负责人而言，不仅要对项目的科研质量负责，还要对项目的档案质量负责。项目负责人作为项目的牵头抓总人员，是项目的组织者、管理者，虽然不参与档案的具体管理，但是要在项目建设之初就提出档案的管理要求、指定专门的管理人员、提供必要的工作条件，项目档案管理出了问题首先追责问责对象就是项目负责人。

3.卡住绩效评价这个关键节点。科研主管部门要想抓科研档案工作措施有力，就要卡住绩效评价这个关键节点，不少院校规定在发放项目科研绩效时不单要求项目组要完成结题验收，还要求项目组把科研档案整理归档给档案部门，凭档案室（馆）出具的档案归档证明作为领取科研绩效的必要条件之一，倒逼项目组不得不重视科研档案工作。

参考文献：

[1]潘亚男.中国科学院科技档案管理现状分析及思考[D].中国科学院大学，2006：13-14.

[2]杜静，罗瑞丽.关于科研院所科研档案管理的探析[J].北京档案，2020（12）35-37.

[3]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究，2016（3）：25-34.

基金项目：本文为军队军事理论科研计划项目“新时代军队院校科研档案管理”项目编号22-JSLLKY-107研究成果之一

作者单位：国防科技大学档案馆