新时代基层档案工作的现状及对策

杨运文

[摘 要]基层档案工作是档案工作的有机组成部分，是基层工作历程的重要记录，现实作用十分重大。但是，在实际工作中，基层档案工作仍然存在一些不容忽视的问题，严重阻碍了档案服务水平的提高。文章在分析新时代档案工作特征的基础上，剖析基层档案工作存在的突出问题，提出切实可行的改进措施，以期推动新时代基层档案工作的健康发展。

[关键词]新时代；基层档案工作；问题；对策

中图分类号：G271.6 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）09-0019-03

档案工作是新时代机遇与挑战并存的基础工作，意义非凡。随着社会经济的不断发展，进一步加强档案工作，尤其是基层档案工作，势在必行。因此，需要采取切实可行的措施，努力提高档案管理效率和服务水平，才能为社会主义的经济发展、社会进步做出更大的贡献。

第一，先进性。不忘初心、牢记使命，是新时期推动改革开放的不竭力量，是新时代中国共产党人的奋斗目标。档案工作者应将服务好大众作为档案工作的统领和缆绳，将档案工作融入建设社会主义现代化强国、实现中华民族伟大复兴中国梦的主旋律，以满足中国共产党先进性的根本要求。

第二，服务性。档案工作体现的社会服务性，是档案作品一成不变的特征。当下，档案工作的首要目标、工作范围都有一定的改变。档案工作的服务性也随之发生了很大的变化，从之前传统的被动服务转变为主动服务。档案工作和其他类型的服务工作的最大区别在于，档案工作是一种以档案类型为对象、针对社区服务而开展工作的特有的形式。随着大数据的高速发展，数字化信息技术与人们的日常生活越来越密不可分。在开展档案工作时，需要深入研究档案管理、档案信息化等，从而为大众提供更好的服务[1]。

档案工作既是任何重要工作的最后一项工作，也是下一次类似工作的第一项工作。只有让档案工作为其他工作开路，当排头兵，把握好发挥档案作用和价值的良好契机，才能促进档案工作的发展[2]。

第三，文化性。档案具备的独特性客观地决定了档案工作具备了文化的特征。档案是对历史文化的详细记载，记录着历史与时代的不断变化。随着时代的不断变迁与生产力的不断提高，档案中记录内容的连续性对社会、历史和文化的不断发展都具有深远的影响。

第四，管理性。档案工作是对历史文化数据的有效存储，需要整合、利用一系列数据资源。档案工作的基础工作是档案管理。档案工作的核心是收集、分类、使用和整合采集到的档案信息，为社会的发展提供数据支撑。

（一）对档案工作不够重视

许多档案工作者对档案工作存在思想误区，认为档案管理不需要什么技术要求，无非是分类、整理、归档等工作，毫无价值，从而忽视了档案管理工作的地位，严重低估了档案工作的价值。此外，在档案管理工作中，由于领导对档案工作不够重视，下属工作者甚至出现敷衍了事、出了事情推卸责任等情况，从而导致档案管理工作难以有效开展，各项工作难以有序进行[3]。

（二）档案管理系统不完善

在档案收集、整理、存储和使用等方面，基层单位档案管理机制不完善，导致档案管理工作者工作分散，缺乏规范。由于没有制度约束，一旦出现问题，就无法及时地发现问题，追责到人。当下，一些基层单位的档案工作仍由各部门自行管理，因此，档案资料无法进行有效的整合，这严重影响了档案的储存和利用。由于缺乏完善的档案管理系统，工作人员的工作缺乏规范，容易造成许多疏漏，从而影响档案管理工作的效率。大部分檔案管理工作人员缺乏对档案管理的正确认识，在档案工作宣传方面也缺乏热情，从而影响了档案管理工作的有效开展。

（三）档案管理意识淡薄

长期以来，基层档案管理人员多是兼职，没有接受过专业、系统的档案管理工作培训，缺乏档案管理意识。

此外，档案管理工作人员身居多职，不仅从事档案管理工作，而且从事着其他不同种类的工作，面对复杂的档案工作，往往容易操作错误，给档案管理带来隐患。多数档案管理人员不重视档案管理工作，工作积极性不高，不够认真负责，这大大降低了档案管理工作的效率和质量。

（四）档案管理人员综合素质偏低

基层档案管理人员的综合素质一般体现在工作绩效及专业性两个方面。在工作绩效方面，一些基层档案管理人员的工作能力较低，对档案管理业务缺乏学习和了解，只是从事一些简单的档案管理，当一些数据和信息需要存档或检索时，工作人员往往只是进行一些简单的保存或查找操作，档案管理的实力较弱。此外，一些部门甚至使用一些临时工作人员管理档案，临时工作人员的变动比较频繁，无法及时对文件信息进行排序和汇总，导致档案管理工作效率低下。在专业性方面，档案管理人员缺乏专业化的培训与学习，导致基层档案管理混乱不堪。

（五）档案信息化建设相对滞后

随着信息化技术的快速发展，档案管理的相关技术却十分滞后。一些基层单位缺乏完善的档案信息管理系统，没有建立档案信息管理数据库及档案资源共享的互联渠道，没有实现档案信息随时随地在特定领域的保存与检索，极大地阻碍了档案信息资源的有效共享。多台设备构建的档案信息管理系统不符合目前网络存储容量大、传输速率高的要求，基层的档案管理系统普遍存在型号陈旧、功能单一、后置设施不完善等问题，不能有效地适应当前档案信息量的增长和工作需要。

档案工作缺乏高素质、高质量的人才，工作人员的更替频率较高，年轻人不屑从事档案工作，年纪大的人又不愿干事。很多档案机构缺乏从业工作人员，信息化专业人才少之又少[4]。

（一）转变思想观念，强化档案意识

针对基层单位的档案管理，一旦领导高度重视此项工作，档案管理工作便会有序进行。基层单位领导要起到带头作用，转变思想观念，高度重视档案工作的开展。基层单位也要为档案工作人员提供便捷舒心的工作环境。同时，拓宽多种管理渠道，让档案管理工作切切实实地走进人民群众的生活中，让人民群众熟知档案，更好地了解基层单位的档案工作，拉近人民群众与基层单位的距离，让群众可以更好地检查档案，处理档案相关问题，并让更多的人意识到档案管理与个人生活密不可分，从而优化人民群众的档案意识，转变档案观念，使得人民群众可以全面、系统地认识档案工作。以点带面，实现档案资源的高度整合。在内部档案工作中，重点抓好下属机构的档案工作，鼓励深入开展档案管理工作。

（二）加强标准化管理，推进档案工作有序开展

标准化是档案工作的首要前提，是档案工作逐步走向现代化的重要方式。

一是对档案要强化集中管理。领导部门要制定建立规范备案管理等政策，协调各级机关严格按照标准要求落实做好档案管理工作的各个环节。

二是完善档案工作制度。部门领导要高度重视此项工作的开展。部门领导要强化指导，结合基层的实际情况制定相关指导性文件，不断完善规章制度，明确责任分工，确保档案管理工作有序开展。

三是定期开展系统知识评估，重点完善工作规则，明确备案管理岗位责任制，制订档案工作突发事件应急预案，建立完备和严格的安全制度，增强执行力和工作活力，不断引进档案管理的新技术、新概念。

在大数据信息化高速发展的当下，标准化档案管理必须跟上时代的步伐，基层单位要购置最新的设备，完善档案管理规范化的建设。

（三）重点解决基层档案高素质人才严重不足的问题

一是各部门要根据实际情况每年报告档案工作中人才短缺的情况，及時选拔和招聘具有相关专业背景的高素质人才，尽快解决档案岗位高素质人才短缺的问题。同时，要加强与各类专业院校的联系，为高职院校相关专业学生提供实习岗位，根据大学生的相关专业，择优录用，为档案人才队伍补充年轻的生力军。

二是定期组织基层档案人员参加档案管理相关知识的培训。基层单位要举办档案人员年度培训班，使其学习相关档案的政策制度，深入学习档案工作专业知识，对档案管理的新知识、新技术、新要求要详细掌握，优化专业知识结构，提升综合业务能力。针对刚刚从事档案管理工作的人员，要开展专门的课程培训，使他们能够快速地胜任此项工作。定期邀请熟悉业务的专家到当地或单位讲课，举办关于档案管理工作的讲座和活动，为档案工作人员答疑解惑，从而提高档案管理人员的专业知识水平。

三是加大基层档案的激励力度。做到管理与爱护相结合，建立奖惩机制，关心工作人员的工作、学习和生活，使工作人员可以安心地投身到这项工作中，激发他们对此项工作的热情，从而促进档案工作的有序开展[5]。

（四）重点控制档案形成，保证档案安全存储

首先，要严格控制档案的存储工作。信息数据收集在档案管理工作中至关重要，如果信息数据收集工作出现差错，将不利于后续档案管理工作的有效开展。基层单位在开展档案收集工作时，应切实地执行档案管理的相关政策和制度；针对在收集工作过程中出现的不合规问题，需要按照有关规定，严格把控和处理。还需要不断完善相关法律法规和政策制度，从事档案工作人员的具体职责由各文件确定。

其次，需要对档案进行有效整理。档案的有效整理是指对同类档案进行同类存放，针对比较琐碎的档案进行排序、合并、组织和编号等，最终生成文件。此项工作有助于有效管理档案。

再次，要明确档案管理工作中每个环节之间的关系和差异，针对有差异的档案实施分类保管，方便后续的管理工作。要合理制定档案分类的标准，档案工作人员要对档案进行认定和分类，并明确档案的真伪性和完整性，从而保证档案的储存价值。

最后，严格规范档案的存储。此项工作以在初期正确收集、整理档案为前提，大多数基层单位的档案储存在档案库内。为了实现档案存储规范化、合理化的目标，必须按照相关政策，使用专门的档案存储柜，并制作标签和目录。针对较为珍贵的文件数据，还要做好特定的标记，以便于查找和区分。

（五）严格落实档案信息化管理，提高档案管理的科学化水平

在信息化高速发展的今天，人们的生活已与信息化大数据密不可分，把信息化与档案管理工作相结合，可以有效地创新档案管理的工作方式与管理方法。因此，档案的数字化管理成为许多单位的目标，在许多规模较大的档案馆、图书馆等区域已对档案的信息化管理做出了一些尝试，实现了档案管理与数字信息化的有效统一。但对于一些基层单位，数字化管理可能难以完全实现，因为基层单位的数量众多，再加上科学技术相对落后，缺少一定的核心技术，硬件设施也相对匮乏，因此很难实现档案信息化管理的目标，需要基层单位对这一问题引起重视。

大部分档案是需要长时间储存的，对这些档案进行信息化管理，可以有效地实现纸张和信息的统一管理。由于纸张的储存是有一定的时间限制的，如果保管不好，会出现纸张变黄、纸质破裂等问题，甚至导致档案信息缺失的现象。档案的信息化储存有效避免了这一问题的发生，基层单位实现档案信息的数字化管理迫在眉睫。

基层档案工作是一个单位或部门日常工作不可或缺的重要环节，应该引起有关领导和档案人员的足够重视。树立档案管理意识，充分认识到档案和档案工作的重要价值与意义。要制定完善的档案规章制度，加大档案管理的资金投入，提高档案工作人员的业务水平，完善档案服务机制，推动档案事业更好地服务于社会主义现代化建设。

[1]夏敏荣.基层档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].卷宗，2018（31）：50.

[2]郭湘仁.新时代档案工作现状及任务研究[J].管理观察，2018（28）：120-121.

[3]韦再焘.推动新时代基层档案工作高质量发展的路径选择[J].黑龙江档案，2021（04）：356-357.

[4]王娜.如何做好基层档案管理工作[J].国际公关，2020（03）：171-172.

[5]王海鸥.提高基层档案管理工作实效性的方法探讨[J].黑龙江档案，2021（04）：238-239.