我国省级档案馆新冠疫情防控档案收集存在的问题及对策研究

张云涛

摘要：新冠疫情防控檔案记录了疫情防控的全过程，对后续工作研究都具有重要的借鉴参考意义。文章首先探讨了收集新冠疫情防控档案的重要意义，采取网络调研的方法对我国的31家省级档案馆新冠疫情防控档案收集现状进行调查，调查发现档案馆缺乏收集工作培训、忽略了社交媒体档案信息的收集、缺乏机构间合作收集。最后，针对存在的问题提出加强收集工作培训、加强社交媒体档案信息的收集、加强与相关部门合作收集的对策，以期能够提高我国档案馆新冠疫情防控档案收集工作的水平。

关键词：新冠疫情  疫情防控  防控档案  档案收集

中图分类号：G272    文献标识码：A

Research on Problems and Countermeasures in the Collection of COVID-19 Prevention and Control Archives in Provincial Archives of China

ZHANG Yuntao

（School of management， Guangxi Minzu University， Nanning， Guangxi Zhuang Autonomous Region， 530006 China）

Abstract： COVID-19 prevention and control archives record the whole process of epidemic prevention and control， which has an important reference significance for follow-up work and research. This paper first discusses the significance of collecting COVID-19 prevention and control archives， adopts the method of network research to investigate the current situation of the collection of COVID-19 prevention and control archives in 31 provincial archives in China， and finds that archives lacked training in collection， neglected the collection of social media archive information and lacked the cooperative collection between organizations. Finally， aiming at the existing problems， this paper puts forward countermeasures to strengthen the training of collection， strengthen the collection of social media archive information， and strengthen the cooperative collection with relevant departments， so as to improve the level of China's archives in the collection of COVID-19 prevention and control archives.

Key Words： COVID-19; Epidemic prevention and control; Prevention and control archives; Archives collection

2020年2月，国家档案局在《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》中提出疫情防控档案是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录，对工作查考研究[1]、经验借鉴具有十分重要的价值，各级档案部门要充分利用现代通信技术，加强对疫情防控材料收集归档工作的业务指导，积极争取将档案工作纳入防控工作的总体部署，做到疫情防控档案全面收集。[2]此外，通过查阅文献发现当前对新冠疫情防控档案收集的关注度很高，主要针对于医院、疾控中心、高校等机构的新冠肺炎疫情防控档案收集工作进行思考，未有从省级档案馆出发对新冠疫情防控档案收集工作进行研究的文献。因此，文章将立足于省级档案馆并对其新冠疫情防控档案收集工作展开研究，以填补研究的相关空白，加强档案馆做好新冠疫情防控档案收集工作。

1 我国省级档案馆新冠疫情防控档案收集现状

1.1 调查内容

为了能够进一步了解我国档案馆对于新冠肺炎疫情防控档案收集的情况，文章选择以我国31家省级档案馆的档案信息网作为网络调研对象，档案信息网是由省级档案馆建立的专业档案管理门户网站，是档案馆向外界传达馆藏信息和档案工作的主要渠道[3]，有助于了解我国省级档案馆新冠疫情防控档案收集的整体情况。笔者于2022年2月10日访问了各省级档案馆的档案信息网，通过各档案信息网的疫情防控、站内检索等板块，以“疫情防控”“档案收集”“档案征集”为检索词进行检索，同时对档案信息网所有板块进行全方位的检索，排除所有与新冠肺炎疫情防控档案收集方面无关的信息，最后将所获得的信息进行汇总，制作成表格，如表1所示。

1.2 调查结果

通过网络调查可以看出，我国省级档案馆对于开展疫情防控档案的收集工作是有序地稳步推进，各省级档案馆的收集策略有相同之处，也有值得其他省级档案馆学习借鉴的地方，归纳总结出现阶段各省级档案馆的新冠疫情防控档案收集策略主要有以下4点。

一是思想上高度重视疫情防控档案的收集归档工作，总共有12个省级档案馆提出强化责任，高度重视疫情防控档案的策略。其中，河南省档案馆深入贯彻落实关于“有关资料要注意积累和保存”的指示精神，积极参与省疫情防控指挥部办公室的档案收集工作[4]；甘肃省档案馆要求全省各级各地档案部门强化档案意识，加强思想、政治、行动意識，做好疫情防控档案收集工作。

二是及时明确收集对象，厘清收集范围，总共有12个省级档案馆提出突出收集工作重点内容，明确归档范围的策略。其中福建省档案馆就于2020年2月13日及时发布了新冠疫情防控档案收集归档的通知，对收集范围作出明确规定；紧接着河南省档案馆也明确了7类54项要收集归档的文件材料。

三是主动介入，指导疫情防控档案的收集工作，总共有28个省级档案馆提出主动开展疫情防控材料收集工作业务指导。其中，河北省档案馆建立了档案接收工作组，对疫情防控档案收集进行全面的指导与追踪；湖北省档案馆利用线上、线下、远程实地相结合的方法，把握重点，加强分类指导；陕西省档案馆还负责对定点医疗卫生单位的档案收集工作进行指导，通过电话、微信、网络等方式主动指导。

四是向社会公开征集疫情防控档案材料，总共有27个省级档案馆向社会公布了有关疫情防控档案的征集通知或公告，包括征集范围、征集要求、征集方法、征集方式等。其中河南省档案馆征集到医护人员感人事迹照片270余张、物资保障企业支援湖北等照片300余张、感谢信实物2件、研发的防护服及面罩等实物3件。

2 我国省级档案馆新冠疫情防控档案收集存在的问题

2.1 缺乏收集工作相关的培训

2.1.1 政策层面未重视开展收集工作相关的培训

从网络调研汇总的表格中可以看到，只有陕西省档案馆提到要开展疫情防控档案收集业务培训，其他省级档案馆均未提出这方面的策略，可见对新冠疫情防控档案收集工作培训的忽略。

2.1.2 缺乏对档案工作者收集工作的专业培训

针对新冠肺炎疫情防控档案的收集不只是档案馆工作人员的工作，也是各医院、疾控机构档案室的工作人员需要做的工作，但医院、疾控机构内部档案人员的业务水平普遍较低，很多从事医院档案收集与管理工作的人员都不具备相关的专业知识，有些还是兼职从事的[5]。

2.2 缺乏对社交媒体档案信息的收集

2.2.1 思想上忽略了社交媒体档案信息

思想上还禁锢于传统档案类型的收集，但是随着互联网的发展，大部分信息都要依靠计算机和互联网进行传递，在这过程中形成的社交媒体档案信息应是本次收集的重要部分。

2.2.2 收集对策中忽略了社交媒体档案信息

从网络调研制成的表格中可以发现，仅有江西省档案馆提出要利用互联网电子文件采集系统采集自媒体发布的信息，开展了抗疫网页信息采集工作，已经采集了网页信息59 245页、微博信息2 727条，微信公众号信息1 943条[6]，其余档案馆并未在收集对策中提及社交媒体档案与网页信息的收集。

2.3 缺乏与多机构合作收集

2.3.1 各省级档案馆之间缺乏合作收集

调研的31个省级档案馆中有27个省级档案馆都向社会发布了关于新冠疫情防控档案的征集公告，但疫情防控档案征集工作是以档案馆为单位自主组织的，征集范围、要求、方法、方式等都是独立制定的，彼此间缺乏合作收集。开展各省级档案馆之间的合作，有利于推动着馆际档案信息一体化建设，对疫情防控工作起到积极作用。

2.3.2 缺乏与街道、社区的合作收集

从网络调研汇总的表格中可以看到，大多数档案馆都能主动与各部门进行对接。如江西省档案馆主动与有关部门联络，搜集最美“逆行者”档案，并与省卫健委、定点医院、江西省随州市湖北省前线指挥部等单位进行对接。在基层防疫工作中，街道、社区是疫情防控工作的主要责任主体，做好街道、社区疫情防控档案的收集，对于健全和完善基层防疫体系有着重要意义。[7]

3 我国省级档案馆新冠疫情防控档案收集策略优化

3.1 加强收集工作培训

3.1.1 加强对收集工作培训的政策性要求

档案部门出台相关政策，规定要求采取“线上”与“线下”相结合的培训方式，“线上”可以就各类档案的分类、收集、整理等业务流程，逐一操作录制短视频，供大家学习观看；通过网上直播授课，采用钉钉、腾讯会议等远程视频软件进行远程培训，保证培训的覆盖面和安全性。“线下”可以到疫情防控相关单位进行一对一的现场指导示范，并对文件收集整理过程中工作人员遇到的问题进行答疑解惑。

3.1.2 加强对档案工作者的收集工作培训

扩大培训对象范围，参训人员不只是针对各市档案馆负责新冠疫情防控档案收集的工作人员，还包括疫情防控指挥部档案工作组成员、各市区卫健委下属单位及发热门诊医疗机构档案人员。由各省级档案馆牵头，派出档案专家小组对下属各层级单位和机构的档案人员定期开展档案收集工作的培训，尤其对近期工作中存在的问题进行及时的指导纠正。

3.2 加强社交媒体档案信息的收集

3.2.1 思想上重视社交媒体档案信息的收集

疫情防控档案是在疫情防控工作过程中形成的有价值的各种门类与载体的文件材料和数据[8]，新冠疫情时期所形成的网络信息具有传播速度快、呈现方式丰富、互动性强等传统纸质材料无法比拟的特点，档案馆应摆脱传统观念束缚，加强对社交媒体档案信息的收集工作，使疫情防控档案更加丰富、全面，档案工作者应积极开辟全新的创新思维，保障与时俱进，跟上目前社会的整体发展潮流。[9]

3.2.2 制度上加强社交媒体档案信息的收集

建立專门的档案信息收集工作机制，建立针对社交媒体防“疫”专题资料收集工作组，参照相关标准，起草有关新冠疫情防控专题社交媒体和网站文件的收集制度规范，并明确收集归档范围，整套档案形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。[10]

3.3 加强与相关部门的合作收集

3.3.1 加强各省级档案馆之间的合作收集

在武汉爆发新冠肺炎疫情后，各省医务人员和志愿者纷纷奔赴疫情严重地区进行支援，其中产生的各类档案，各地档案馆之间可以合作共享档案。合作收集医务工作者全力抗击疫情、支援疫区的档案资料，包括医疗团队和队员的典型事迹材料、照片、音视频，以及医护人员的日记、签名的防护服等物品；公益组织、志愿者参与抗击疫情的捐赠记录、公益宣传单、志愿者服务证、各类统计表册等。

3.3.2 加强与街道、社区的合作收集

建立对接工作小组，定期安排档案人员下沉到街道和社区对基层防疫值守人员在抗疫工作中使用过的物品，如体温枪、卡口出入证、宣传条幅、科普材料、口号标语、值岗人员袖标、车辆通行证等，以及小区消毒保洁、居家隔离情况记录等凭证进行收集。

4 结语

总而言之，开展疫情防控档案的收集工作是档案馆的主要职责。新冠疫情发生以来，各省级档案馆认真贯彻落实国家档案局的决策部署，及时传达通知要求到全省各级档案馆，推动疫情防控档案的收集。

参考文献

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杨宝章.河南省委办公厅、省档案局、省档案馆联合举办抗疫档案捐赠仪式[J].档案管理，2020（5）：2，129.

张桂好.医院新冠肺炎疫情档案收集管理的问题与对策[J].兰台内外，2022（6）：73-75.

黄新荣，杨艺璇.从抗击新冠病毒肺炎疫情档案的收集看专题档案的建设：基于国内31个省级档案馆的网络调研[J].档案与建设，2020（6）：4-9.

夏振华，赵真.加强新冠肺炎疫情防控档案收集工作的思考[J].浙江档案，2020（2）：15-17.

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江波.融媒体下广播电视台音像档案管理工作研究[J].兰台内外，2021（28）：29-31.

陈艳梅.浅谈“新市镇新社区”工程档案的收集[J].浙江档案，2010（10）：38.