铀矿冶科研档案验收中的常见问题及建议

2023-05-05唐利雷

铀矿冶 2023年2期

唐利雷

(核工业北京化工冶金研究院,北京 101149)

铀矿冶科研档案是铀矿冶单位在科学研究过程中形成的并具有保存和查考利用价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文件材料[1]。科研项目档案不仅要在内容上做到齐全完整,确保整个科研项目档案的完备性;还要确保档案内容能够全面准确反映科研成果,要成为反映科研项目全貌的详实依据[2-5]。

根据《中国核工业集团有限公司项目档案验收评分细则》,科研项目的档案需在完整性、准确性、系统性、规范性和安全性(简称“五性”)等方面达到要求。然而科研档案管理不规范,特别是归档不全问题普遍存在[6]。在科研项目档案的收集、整理、立卷、归档等环节中,经常出现“五性”方面问题。如何在档案验收中避免出现这些问题,使项目顺利通过验收,是每个铀矿冶科研单位项目组和档案部门关心的问题。笔者总结了铀矿冶科研档案验收中常见的问题,就产生问题的原因进行分析,并提出了解决问题的建议。

1 铀矿冶科研档案验收中常见的问题

在铀矿冶科技档案归档过程中,文件材料要求满足档案的“五性”要求,即完整性、准确性、系统性、规范性和安全性。在实际验收工作中发现,“五性”方面或多或少地存在问题。某铀矿冶单位近一年的科研项目档案验收中存在的“五性”问题见表1。可以看出,该单位档案在完整性和规范性方面存在的问题较多,分别占34%和43%。

表1 某单位近一年科研项目档案验收中存在的“五性”问题

1.1 档案完整性存在的问题

有关档案完整性经常出现的问题主要有:1)合同审查文件、验收文件及技术规格书或技术协议收集不全;2)实施方案节点中要求的调研报告、试验方案、试验数据等研究过程文件未归档;3)实施方案、总结报告等无专家讨论意见和签到表;4)缺少某年经费计划通知;5)合同审查文件无乙方法人授权委托书,无三方报价;6)合同内容无附录,无合同审查会签单,合同双方法人代表无授权委托书,合同招投标无专家意见和签到表;7)设计变更书无设计单位、施工单位、建设单位三方意见及签订日期;8)施工验收资料不全,原始记录归档不全,施工单位人员资质不全。

1.2 档案准确性存在的问题

有关档案准确性存在的问题主要有:1)个别报告(终版)形成日期不自洽,部分合同盖章不符;2)实施方案中提出的子课题和单位审查专题不符;3)复印件不清晰;4)保管期限不够明确,“长期”应改为定期的具体年限;4)终版报告日期与专家评审日期不符;5)报告引用标准不妥,存在作废的标准。

1.3 档案系统性存在的问题

档案的系统性存在的问题主要体现在不按任务组卷,将合同、验收文件等分开组卷,不利于查阅和调卷。

1.4 档案规范性存在的问题

有关档案规范性存在的问题主要有:1)签署不完备;2)很多应为原件的材料,在档案中提供了复印件;3)档号编制不规范;4)实施方案的专家意见整改对照表中无意见出处,无人员签署;5)组件和组卷不合理,文件材料应合并组卷却分开组卷,应分开组卷却合并组卷;6)盖章不规范,合同签字日期不全;7)图纸未装订、分册;8)设备资料与设备购买合同未一起组卷;9)档案未分类,文件分离,未组卷;10)照片著录不规范;11)记录表格不规范,值班情况及记录人无手签,无效页数也计算在内,修改数据处未补签字及日期;12)组卷用盒不规范,验收报告格式有误;13)数据修改过多;14)文件题名不准确。

1.5 档案安全性存在的问题

档案的安全性存在的问题主要体现在档案库房容积率小,不能满足未来5年的库存需要;档案保管条件不能完全符合要求。

2 铀矿冶科研档案存在问题的原因

2.1 科研单位及项目组重视程度不够

承担科研项目的项目组科研人员负责对工作中形成的、积累的科研文件材料进行收集、整理,项目负责人组织归档工作[7]。在实际工作中,文件材料遗漏较多,完整性欠缺,科研人员没有做到应收尽收;科研人员不太清楚应该收集哪些文件材料,经常出现需要归档的没收集,不需要归档的却收集了很多。如设备仪器资料说明书等一般在现场会用到,没有专人收集保管,容易造成损坏或遗失。

2.2 档案管理人员把关不严

单位档案管理部门对本单位科研文件材料的归档工作进行监督、检查和业务指导。只有档案管理人员熟悉档案各类规范,并了解与科研项目相关的各类规定,才能协助科研人员做好科研文件材料收集、整理、鉴定及结题验收等工作。如果档案管理人员对档案规范不清楚、经验不足,势必造成档案的完整性、系统性和规范性出现问题。

2.3 相关管理部门职责欠缺

从科研项目文件材料的收集、整理及项目档案验收的情况来看,相关管理部门对科研项目开展过程中的部分环节没有起到把关作用,如项目中的报告或方案没有按照科研管理的规定经过逐级审批,项目中的合同存在签字印章不全、授权委托书不规范等问题。

按照《科学技术研究档案管理规定》和集团公司的档案制度要求,档案工作要实行“三纳入”“四参加”“四同步”[8],实际中存在没有完全执行到位的情况。例如,档案制度要求将档案工作纳入领导和业务有关人员的岗位责任制,而实际项目组人员的岗位责任制不包括档案工作相关内容,因此部分项目组人员对档案验收态度不积极,验收前发现问题没有积极整改;要求档案部门参加产品鉴定会、科研课题成果评定等,而档案部门没有收到相关参会通知;要求档案工作与科研项目同步布置、同步检查、同步总结、同步验收,把档案工作纳入到科研项目管理的全过程中,而目前多数情况是项目立项时档案部门不知情,在项目已经开展试验或档案验收之前档案部门才介入,错过了前期收集资料的阶段,造成很多前期资料遗漏。

3 铀矿冶科研档案存在问题的对策

3.1 规范执行相关管理制度

科研档案的管理必须执行国家及行业相关标准,这样才能保证档案的“五性”达到标准要求。

国家层面的档案制度有《中华人民共和国档案法》《科学技术研究档案管理规定》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等,国防科工局档案制度有《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》等,中国核工业集团有限公司的档案制度有《中国核工业集团有限公司科学技术研究档案管理办法》《中国核工业集团有限公司设备仪器档案管理细则》等,铀业公司的档案制度有《中国铀业有限公司铀矿冶科技档案管理办法》《中国铀业有限公司铀矿冶设备仪器档案管理办法》等,各单位也有相应的档案管理制度。

熟悉了解各层级的档案制度,是档案人员及兼职档案员的必修课,可以从中理解档案的要求以及档案收集、整理、立卷、归档的具体做法。

3.2 强化档案管理的全过程控制

科研项目周期一般在1年以上,最长可达5年,如果项目延期则历时更长。如果在结题之后再介入档案管理,势必造成项目前期过程的资料收集不全。因此要加强档案管理的过程控制,做到提出项目的同时,就开始按照论证立项、研究试验、结题验收、成果管理、成果转化等6个阶段和相关文件要求开展收集和整理项目文件,并对产生档案的全过程进行监督、检查、指导,定期跟踪档案收集整理情况,促使项目组按照要求完成档案的收集、整理、立卷和归档工作,对项目所处的节点、节点处档案收集的数量、档案收集情况、遇到的问题和困难等及时掌握并帮助解决,使科研项目档案达到“五性”要求。

为了把文件材料收集完整、准确,要求档案管理人员特别是项目组的兼职档案员,做到随时随地搜集、积累已形成的文件材料,按形成的先后顺序或相关联系随时做好登记,以便项目管理人员随时查看、调用,并做好借阅登记,及时催还,以免丢失、遗漏或损坏。

3.3 发挥兼职档案员作用

科研项目档案是根据科研项目的进度分6个阶段进行收集,科研项目专业性强,项目组成员对项目情况比较熟悉,方便收集整理相关材料。因此,根据中国核工业集团有限公司项目档案的相关规定,科研项目组应充分发挥兼职档案管理人员作用,在专业档案管理人员的指导下,按照文件材料形成的固有规律与特点收集整理档案,做到文件材料应归尽归。

3.4 加强档案人员培训

提高铀矿冶档案管理人员的专业知识水平有利于更好地做好档案利用工作[9]。每年针对档案的具体情况开展必要的外部培训,如国防科工局每年举办的固定资产投资项目档案培训,档案部门每年至少开展一次对全院兼职档案员的内部培训,宣贯国家、中国核工业集团有限公司、中国铀业公司及本单位的新文件精神和要求,以及档案的标准规范,深化对档案管理工作的正确理解,提高档案意识和档案管理工作的主动性、自觉性,以高度负责的精神做好档案工作。