利用审校软件提高编辑效率的探索

2023-05-03陈小娟

新闻研究导刊 2023年4期

摘要：随着图书出版行业对图书质量的重视程度不断提升以及科技的快速发展，出版业正经历着由高速增长阶段转变为高质量发展阶段的关键时刻。此过程中，许多出版社已经逐步顺应这一进程开展出版转型工作。编辑工作效率的提高在出版业转型升级过程中作用关键，在出版业高质量发展背景下，编辑善于利用合适的审校软件对提高工作效率和图书编校质量具有重要的意义。文章结合具体实践，分析审校软件在编辑出版工作中对提高工作效率的作用，得出合理使用审校软件对工作效率的提升有较大帮助，不仅可以缩短出版周期、提高圖书质量，还可以不断提高编辑的工作效率。文章从审校软件的特点和优势、利用好审校软件的基础功能、使用审校软件提高工作效率的探索、差错实例分析等方面进行了分析，同时提出，因审校软件自身的局限性，如误报率较高、字词审校之外的能力偏弱、普适性较低等，编辑不能完全依靠审校软件，而是应结合文章语境灵活运用等建议，旨在为同行提供参考借鉴。

关键词：审校软件；编辑；工作效率；图书质量；高质量发展；差错实例

中图分类号：G230.7 文献标志码：A 文章编号：1674-8883（2023）04-0225-03

随着图书出版行业对图书质量的重视程度不断提升，出版业正经历着由高速增长阶段转变为高质量发展阶段的关键时刻。图书质量是一个出版社的生命线，而内容质量又是出版物的灵魂所在，如果完全由人工进行编校质量把关，势必影响工作效率。智能审校软件的使用可缓解编校人员的工作压力[1]。现代科技迅猛发展，越来越多的工作可以通过人工智能完成，把人从烦琐重复的劳动中解放出来[2]，使其有更多精力去检查书中的知识性错误等。

图书出版过程中，编辑的工作十分复杂。一名编辑可能同时运作三五本甚至十几本图书。因此，对于如此忙碌的编辑工作，借助电脑技术对其进行优化是极为必要的[3]。图书编辑要想进一步提高工作效率，就要及时转变工作方式[4]。笔者单位在2020年8月初步尝试使用审校软件以来，通过两年多时间，已逐步熟练并积累了相关经验。为提升编辑整体水平，提高图书质量，笔者现结合具体实践作出相关分析，探讨审校软件在编辑出版工作中对工作效率的提高起到的作用。

在出版行业高质量发展要求背景下，图书编辑要将质量意识根植于内心深处[5]。笔者单位所使用的审校软件，为编辑在图书出版过程中提高工作效率提供了有益帮助。

图书出版编辑工作中审稿是开端，也是最为重要的工作[6]。编辑收到符合出版要求的稿件后，可以先利用审校软件对常见的错别字、敏感字等进行检查，还可以检查文档中的阿拉伯数字及英文字母等是否使用全角或半角格式，一键审校文档中可能存在的内容重复、逻辑错误和字词错误等。软件还能找到文章中出现的敏感词，规避潜在的出版风险，不断增强自身的政治意识[7]。

对稿件进行全面检测后，及时纠正稿件中可能出现的错误问题，帮助编辑找到不符合文章逻辑关系的句子及错误的文字等，编辑根据检查结果进行独立或批量修改，节约编辑加工时间，也可减轻后期排版和校对人员的工作压力，缩短出版周期。

一般审校软件的基础功能主要包括自动化排版、逻辑检查、格式检查、知识性检查、上下文查重等，编辑利用好这些基础功能，可为工作提质增效。

（一）自动化排版

丛书项目出版是出版社的重要工作之一[8]，在处理重要且紧急的稿件时，如丛书申报出版基金等，要在规定的时间内提交稿件，但经常会遇到作者交稿时间较晚、多个稿件需先完成排版再提交等情况。面对多个稿件同时需要排版的情况，如果将稿件直接交由排版公司，不但时间得不到保证，还会产生大量额外费用。

此时，编辑可根据系统内图书的类别，如人文、社科等，再选择开本、版式风格等，将所需文件导入系统，就能提前确定成书样式，快速得到不同风格的版式文件，还能保证不同文件格式之间内容的统一性，从而有效避免传统出版流程中因多工序编辑加工出现内容不一致的现象，通过自动化排版，可有效保证紧急稿件的有效运转。

（二）逻辑检查

使用审校软件之前，稿件中所有图片、表格、公式等的序号书写是否连续，体例及格式是否一致，参考文献序号连续性等需要编辑自行核对。由于篇幅大，标题层次多，图表罗列频繁[9]，逻辑检查功能可自动将稿件内容按文章的结构进行结构化，如有逻辑差错，则能快速识别出来，保证图书体例规范、文字内容正确[10]。此时，编辑可以重点检查不符合逻辑之处，如有错误，及时在电子稿上修改。

（三）格式检查

稿件中常会出现所包含的图、文、表等格式不统一的情况。面对这种问题，应积极使用编校软件，规范稿件格式[11]，为了快速使稿件规范化，可以利用全半角检查、千分位检查、单位间隙检查等格式检查功能。编辑查错纠错有多种方式[12]，如果有的稿件数字过多，按照行业规范需要对数字统一添加千位分隔符，这时如果依靠编辑人工添加，易出现遗漏和错误，且需要耗费大量时间。此时可使用千分位检查，能快速识别数字，通过批量方式统一添加，不但提高了速度，还保证了质量。

（四）知识性检查

在稿件加工过程中，知识性内容的差错较多，编辑需要借助各种手段反复核查其准确性。此时可利用知识性检查功能，如历史纪年、公元纪年等，判断其内容是否正确，为识别出的部分错误提出修改建议，并快速定位错误，编辑可在电子稿上直接修改，避免因知识结构与稿件不符出现知识性差错现象，极大地提高了内容的准确度。

（五）上下文查重

上下文重复问题有时对编辑来说是一个不小的挑战。实际工作中，如果编辑收到一部汇编的稿件，易出现内容高度重合的现象，这时需要作者对整个文稿进行统稿，但仅靠作者或者编辑个人很难完全消除这种重复。此时，可使用上下文查重功能。快速检查出整篇稿件中的完全重复内容、疑似重复内容，可以根据报告中不同程度的重复内容进行修改或删减。若重复内容较少，可以先在纸稿上作标记，在加工稿件时根据正文结构及重要程度适当修改。如果文章重复内容较多且编辑不易认定哪些需要删减或修改时，可将稿件退还作者，并附查重报告，由作者本人修改，严格落实各项出版规定，认真把好图书内容质量关[13]。

作为图书出版的编辑人员，除要具备基本的文字素养外，还要具备一定的信息技术能力[14]。一部稿件经初审后若符合出版要求，可首先定位图书内容、性质、功能等，为后续提高工作效率奠定基础。

（一）预排版，明确图书定位

为了明确图书的市场定位，笔者使用审校软件对文稿提前进行版式设计，确定成书的样式。为了达到此目的，需要预估全书的版面字数和页数，根据成书设想，如开本尺寸、版心大小、正文字体字号等，通过参数设置，可对稿件进行粗排版，以确定全书的整体篇幅。如插图较多，可适当增加或减少页数，如篇幅超出设想，为避免因高定价影响图书市场定位，可与作者沟通适当修改，删减字数，或通过调整版式达到成书最终要求。

（二）审校差错，提高效率

对于书稿，每个出版社根据实际情况采用了不同的方式，有的出版社已经实现了在线审稿及编辑加工，而有的出版社仍倾向于在纸面上进行。笔者所在单位目前采用的方式是纸面审稿及编辑加工。在编辑加工前期可利用审校软件对稿件进行基本的纠错，通过分析审校报告，对于明显的错误，或者是能批量替换的差错，先在电子文件上修改一遍，而后再打印纸质稿件，在纸质稿件上进行细致的编辑加工，可以为后期工作减负，提高工作效率。

（三）审校软件的实际应用

编辑收稿时以word格式的稿件居多，编辑加工稿件前，转变图书编辑工作方式[15]，可先使用审校软件查错。

第一，打开文档后，在审校系统里选择“设置”选项，审校项设置栏里包括字词符号检查、敏感内容检查、知识检查等二十余种审校项，此时要根据文章内容性质，重新设置审校项，使审校结果更具针对性，以满足不同稿件的审校需要。

第二，作设置后，此时可使用一键审校功能。一键审校能对设置项中的所有审校项进行审校，审校结束后，word文档的右侧便会出现审校结果，包括字词符号、一致性检查等。

第三，对于字词符号，可从多维度检查及修正语句，以提高准确度。类别包括敏感词检查、重点词检查、易错词检查、标点符号检查等。结果按页码顺序列出可疑之处，并在文中提示对应位置。

对于以上审校结果的每一项内容，可以逐个浏览一遍，当建议内容经编辑确认为应该修改时，可以在前方的方框处打钩，再点击“修改”按钮，这时稿件中的内容则同步修改，免去编辑在纸质稿件上人工再修改一遍的烦琐。

编辑对稿件进行一键审校后，可查出大量平时不易察觉或常被忽略的错误，以下若干不同类型差错实例，均为笔者在日常编辑工作中遇到的，可见利用好审校软件对提高图书质量及提高工作效率有重要作用。

例1：易错词检查

狠抓建筑施工安全为切入点，深化工程招投标制度改革，促进建筑产业提质增效。

解析：招投标，建议修改为“招标投标”。

例2：敏感词检查

河北省的一家钢厂被国家工信部树为钢厂与城市协调发展的典型。

解析：国家工信部，建议修改为“工信部”。

例3：异体字检查

唐代皇帝也因此经常敕赐，“每年勅使送五百领袈裟，表赐山僧”。

解析：勅，建议修改为“敕”。

例4：语义重复

这其中，寺观塔幢、坛庙祠堂等各类古建筑占了很大的比重。

解析：這其中，建议修改为“其中”。

例5：叠义叠词

即便建筑师曾在西方接受完整的现代建筑教育思想，可贵的是是他们对于民族形式的探索。

解析：是是，建议修改为“是”。

例6：繁简误用

“代宗廣德元年（763年）十一月，土番陷京師。”

解析：廣，提示为“广”；師，建议修改为“师”。

例7：公元纪年错误

对“金顶三相”最早的记述可以追溯到南宋范成大在淳熙四年（1154年）游览峨眉后的记录。

解析：淳熙四年（1154年），建议修改为“淳熙四年（1177年）”。

例8：涉及重大概念提法

如何巩固深化“不忘初心，牢记使命”议题教育成果。

解析： “不忘初心，牢记使命”，建议修改为“不忘初心、牢记使命”，逗号应改为顿号。

以上实例中，当编辑确认上述知识点是正确的，便可在线对文档进行整体修改，不必在纸稿上逐一标注[16]。由此可见，审校软件在识别内容差错方面具有相当高的准确度，对编辑的稿件加工效率及图书质量的提高具有重要意义。当然，其也有诸多不足之处，如误报率较高，有时提示的多个错误中仅有一个真正的错误，这时需要逐个阅读判断其是否正确；又如有些字词本身无误，但用在不同的语句中就不正确，软件也核查不出来，需要人工结合上下文语境才能判断是否正确等。审校软件虽然功能强大，但编辑审稿时却不能完全依靠软件，而是要有自己的判断力，从而取得事半功倍的效果。

回首多年的编辑工作，从工作之初借助翻阅工具书核查知识点，逐步发展到使用审校软件。作为一名图书编辑，应随着时代的进步懂得利用科技手段，在工作中灵活运用各种辅助审校软件，以在缩短出版周期、提高图书质量的同时，不断提高自己的工作效率。只要充分运用现代技术并熟练使用各种软件，编辑工作将会越来越高效。

参考文献：

[1] 刘长明，高国连，杨勇，等.智能审校的应用和探索：以“方正智能辅助审校系统”为例[J].出版与印刷，2020（3）：12.

[2] 李萍.浅谈文案编辑视角下的PDF数字加工：以数学类稿件为例[J].科技传播，2021（14）：56.

[3] 孙湛波.借助电脑技术优化编辑工作的路径探索[J].中国传媒科技，2015（6）：69.

[4] 罗丽娜.关于如何做好新时期的图书编辑工作的思考[J].传播与版权，2019（11）：68.

[5] 若贤苏里坦.基于编辑视角的图书质量提升探析[J].新闻传播，2020（21）：70.

[6] 孔祥莉.关于做好图书编辑出版工作的探索思考[J].采写编，2021（10）：123.

[7] 任秀芳.探讨图书编辑在出版业高质量发展中的责任[J].采写编，2021（9）：143.

[8] 邢剑飞.谈丛书出版的高质量发展路径[J].出版参考，2022（3）：40.

[9] 马元珍.关于做好图书编辑出版工作的几点思考[J].科技传播，2020，12（16）：76.

[10] 姜丹.试论编辑在出版业高质量发展中的作用[J].传播与版权，2022（5）：18.