国企办公室行政管理智能化需求分析——以某工程总承包企业为例

郑忠伟 董业旻

（中国核电工程有限公司，北京 100840）

一、研究背景

在2013年11月召开的中共十八届三中全会上，一致通过了《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》，旗帜鲜明地确定了改进国家治理体系和进一步提升基层治理能力现代化的改革方向[1]。2022年12月，习近平总书记在中央经济工作会议上提出“传统制造业是现代化产业体系的基底，要加快数字化转型，推广先进适用技术，着力提升高端化、智能化、绿色化水平”。国务院国资委正式印发《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》，该通知系统明确地提出国有企业要将数字化转型作为重要手段，提高对理解数字化转型的意义的认识，通过建设平台、体系等方式夯实基础，推进产品、生产运营、用户服务等方面的数字化创新，技术赋能推进数字产业化发展[2]。面对新形势，国有企业加快了深化改革的步伐[3]，与此同时，办公室作为企业的枢纽部门也应对国有企业综合行政管理职责进行智能化的需求分析，以提高效率、降低成本、增强管理的精准性和可靠性为目标，更好地服务于企业发展和客户需求，符合国家倡导的推进治理能力现代化的创新目标[4]。

办公室是协助国有企业党政领导工作的办事机构，行政管理职责一般包括负责公司董事会管理、秘书工作、组织机构与制度管理、法律事务、公共关系、行政会议管理、督办工作、信息报送、公文管理、印章管理等工作。其中秘书工作需合理、统筹企业重大日程安排，上传下达企业各项工作任务，起草各项重要文件，组织、安排企业重大会议等。行政管理需要做好公文管理、印章管理、督办管理、信息报送等职责。公共关系管理需要做好综合接待、客户维护、宣传管理、公务用车、公务机票等工作。

为落实国资委数字化转型工作要求，以数字化为核心实现智能化设计、敏捷化采购、集约化施工、系统化调试、协作共享的项目管理、管控议题的经营管理为目标，本文以某工程总承包企业为例，开展了办公室工作的行政管理智能化的需求分析研究，以企业参谋助手为宗旨，做好企业运营管理服务工作，高效督办企业重要工作任务，极大地提升审批效率，推动整个企业形成数字化、智能化、智慧化的新形态，形成可实施的智能化需求分析方法，以期推广使用[5]。

二、研究方法

当前，政务服务正在逐渐步入智能化时代，电子政务已经开始从信息化到浅层数字化到智能化的转型，将基于政府服务数据实现海量数据的分析和处理。国有企业办公室工作行政管理进行智能化转型可以采取需求分析方法进行数据收集，该需求分析方法需确定系统必须完成哪些工作，明确人员对系统的需求，对照工作和需求进行一致性检查，并在分析中逐步细化需求、确认子功能，最后通过图文结合的方式建立逻辑模型。

信息需求分析常见的影响因素有系统的特征、需求的特征和个体的特征等[6]。信息需求分析方法主要有三种方法，即数据分析法、决策分析法和原型法。第一种方法是数据分析法，是进行管理者信息需求分析的传统方式，也称为由下而上分析法或间接分析法，主要通过对现有信息进行分析以决定系统需求，采取的分析方法有报告分解法、统计法、调研法、经验预测法等。第二种方法为决策分析法，也称为由上而下分析法或直接分析法，其关注点在于用户的决策，采用决策分析法的步骤是：首先要辨明决策、其次决定决策算法和过程、最后阐明信息需求。第三种方法为原型法，也称为启发式设计法，为了满足用户的需要，原型法要求快速完成一个初步模型，并进行一系列的修正和补充[7]。

现有智能行政审批系统为应对行政审批业务中存在海量数据，充分利用人工智能相关的技术能力，已经在政务领域实现了无人干预审批、自动智能审核、自主发证等功能[8]，该系统的主要结构可分类为六个层面：基础技术能力层是由对象检测、自动归类、文本检测与识别、语言理解等多个人工智能关键技术组成，构架为系统技术支撑层，构成OCR识别能力，达到“跨层次、多通道、多门户”的多维数据感知。核心识别能力层是依托于人工智能深度学习的技术，实现审批多样化证件、多种类票据、多类型表单、多规格印章的自动化。专业数据知识层是构建相关的图像数据库、知识库和术语知识库，利用行业的数据训练和优化识别模型，支持基于行业词库和知识库的文档信息的结构化抽取。管理训练平台层是该训练平台主要用于解决所需业务在应用、运维、管理等方面的挑战。根据业务需要一般分为管理平台、数据监控平台、培训平台、验证平台等。服务功能层是接入API接口和移动端SDK的多形态服务系统，实施高精度识别、结构化数据提取、定制目标模板训练、多场景业务嵌入系统。业务应用层是完成图像、文字、电子证书等资料的审核，并且根据需求扩展为条件审核、批文拟文、固定条件审核等定制审批，实现无人化、自动化的智能审核。本研究采用需求分析法的数据分析法，研究分解国企办公室工作职责，为智能化系统框架建设提供多维度数据需求情况，并指出需开展核心识别能力的业务，为进一步开展办公室工作智能化奠定基础。

三、国有企业办公室行政职责智能化需求分析——以某工程总承包公司为例

某工程总承包企业综合行政管理的智能化需求包括以下几个方面：

（一）重大会议管理方面

组织重大会议是企业办公室的首要责任，办公室需组织管理总经理办公会、党委会、专题会、总工例会等，每年企业组织重大会议约80余次、审议议题600余项。上述会议目的、组织形式、人员范围等管理要求各有不同，本企业上述会议目前已实现基于OA信息化平台的议题收集功能，一定程度上提高了会议管理组织的效率。但是仍需由人工上传议题、审核会议材料，会议其他组织工作如议题内容、会议人员和会议纪要等环节还是需要进行人工办理。

会议管理可分解为：会议管理制度、会议时间、会议形式、参会人员、议题准备、议题申请、议题审查、议题确认、会议通知、会议决策、会议记录、会议决议编制及发布、决议执行、决议督办14项子工作，整个工作流程目前均由人工办理，为提高会议组织效率，从基础技术能力角度分析可对历次会议议题进行“议题内容、议题分类、议题涉及部门、议题汇报质量、议题紧急程度”多维数据感知，识别议题的“涉及人员、审议决策事项分类、涉及金额、议题时间长度”等关键信息，实现围绕议题为核心要素的信息结构化提取和现有议题申请信息化平台对接，整合为议题单、会议通知、会议日程等成果文件，减少重复的人工办理工作。

（二）信息管理方面

信息报送是基于人对人、点对点报送进行，责任文员需要每天收集经营管理、科研设计、项目总承包、安全生产、党建、企业文化建设、人才队伍建设等方面信息，经责任文员整理后被上级单位收录报送信息约160条。现有信息报送工作一方面对工作质量要求高，另一方面存在时效性和信息传递慢的矛盾。信息工作需以积极为行业发展建言献策、反映行业发展中的困难和难点、反映集团工作亮点三条标准对信息进行整合，接收信息报送的时间往往落后于任务发生的时间。

对信息报送职责可分解为：部门信息联络员收集、整理、编报信息-办公室信息文员汇总、筛选、处理信息-办公室审核信息-办公室报送信息4项子工作，整个工作流程目前均由人工办理，为能够提前“预测”信息，从基础技术能力角度分析可以基于经营管理会议纪要、科研进度计划、总承包项目进度计划、安全生产年度工作计划、党建年度工作方案、会议接待申请等初始准备阶段的文件进行感知，基于现有《要情文件》的内容和文字形式，对人工智能模型进行信息提取核心识别能力的训练，识别“信息主体、信息类别、信息发生时间、信息发生单位部门、信息报送人、信息内容”等内容，实现基于信息写作要求的《信息投稿》成果文件，提高报送的时效性和精准性，减少人工干预，完成对文件的提取，提供更高效、更高品质的信息。

（三）公文和印章管理方面

公文管理是企业综合管理办公室的核心业务，公文管理起到了至关重要的作用，全年收发和分批公文近万份。公文职责可分解为：公文的拟制、办理、管理、收发、审核、用印、归档、销毁等8项子工作，目前均已实现线上平台的信息化管理，若进行智能化需求分析可以提供企业公文分批建议、数字化、加密、文档共享和安全管理等多种高效便捷的服务，极大减少工作人员的工作量。

印章管理也是企业综合管理办公室的核心业务，作为工程总承包企业，涉及大量合同印制，目前也仅基于线上平台完成线上申请工作，仍需人工用实体印章，年用印约60000余次，若基于智能化技术部署电子印章系统，实现从线上印章申请到电子印章使用的全流程信息化管控，可以为企业的办公信息化、智能化升级提供良好实践[9]。

（四）综合性业务管理方面

公共关系是企业重要的外部交往活动，通过公共关系可以使企业获取更多的业务机会，建立信任与合作关系。本企业年公共关系接待约100余次，智能化可以通过实时分析获取企业的公关信息，并提供企业公共关系、策略管理和数据分析。在公共关系管理中，智能化可以提供更好的数据分析功能，以支持公关活动和宣传策略制定。公务用车需在十几辆公务用车的基础上，完成不同行程、不同时间、不同等级的公务出行的需求，现有公务用车仅基于信息化平台完成了线上的用车申请，具体的司机、车辆、时间和乘车人员的调配核心要素仍由人工完成，基于调配人员的经验调配用车，而且需要多次口耳相传车辆调配相关信息。若基于智能化技术，可减少人力成本、提高调配效率。

四、结语

随着时代不断发展和科技的不断进步，国有企业面临着日益激烈的市场竞争和全球化的挑战，智能化是当代企业管理的重要手段，实现国资委对于数字化转型的要求，对国有企业办公室行政管理有着极其重要的意义。办公室作为国有企业的形象窗口和中枢机构，需不断加强对的智能化技术有的深入了解和理解，并将智能化技术应用于国有企业的各个方面，以提高业务流程的效率和质量，提高业务流程的自动化程度和优化，以便更好地为企业的发展和管理服务。在实际操作中，需要多去实践，多去尝试，不断摸索出更为适合企业的行政管理智能化建设路径，加快企业技术创新，加强监管与风险控制，提升企业竞争力和市场地位。