行政事业单位内部控制信息化建设探讨

吕 振 青岛高新技术产业开发区管理委员会财政金融部

行政事业单位在国家发展和社会形态调节中起重要支撑作用，经过多年的实践总结，目前单位内部的控制制度已经有了完整形态， 实现了对现代管理机制的完善。实践证实，内部控制关系重大，可有效连接各个制度，将资源科学整合，借助规定好的流程和管理程序，对内部问题及时防控，确保单位工作能力。现实中行政事业单位涉及管理事项众多，主要是财务、决策指导等。为满足高效管理需求，需积极完善信息化建设，逐步提升内控质量，确保行政事业单位应对紧急事态时的执行力。

一、单位内部控制信息化的必要性分析

(一)内部控制信息化是协调管控各种因素的基本保障

行政事业单位发展中，会遇到潜在的风险，影响自身工作质量。为降低风险的影响，需结合市场经济情况，协调管控各个因素，提高内部控制有效性。实践环节中，可围绕内部管理、问题监督指导、风险管控以及重要的信息共享开展工作。内部管理工作期间，可借助高效信息通道，完成信息传递与交流，保障各项工作协调性，增强内部控制执行力。

(二)内部控制信息化是促成内部控制的有效途径

行政事业单位较特殊，其经济活动涉及层面广，主要是围绕民生项目进行的。无论是经济活动推进还是相关的决策，均需数据做支撑，并且少不了财务部门的参考建议。财务部门工作阶段，为保证提供信息的可靠，要落实好信息共享，精准核查财务数据，保证信息传播利用的基本质量。具体工作中，内部控制管理规范指出，需明确各部门职责， 围绕预算管理目标，实践活动中做好资金的收支配置，利用合理化方式，对内部资金集中管控，实施科学监督与引导，消除各类风险因素[1]。后期经过监控及评价，合理推进信息化发展，进一步保障秩序，提升资金应用价值。

(三)内部控制信息化可提升经济活动质量

结合现实经验可知，事业单位内部控制需考虑因素众多，要将业务与财务融合，形成高效工作机制，利用信息系统的健全，推动各项工作常态化发展。实践活动中，建立分区域的长效机制，在此基础上落实好信息的分割应用，提升信息系统价值。经实践证实，在信息系统的辅助下，可打破各部门的屏障，让日常管理工作有限延伸，控制处理内部管理问题，保障管理有效性，提升经济活动质量。综上可以看出，结合实际基本要求，在单位内部控制中做好信息化建设意义非凡，可促使内控工作的协调性提升，在技术和制度保障下，对提升经济活动质量发挥引领作用。

二、单位内部控制信息化实践过程中的阻力

(一)实践中存在信息化边界问题

事业单位内部控制涉及内容广泛，通常除了业务层面之外，还会涵盖内部职能层面。经研究发现，业务层面其中的子项目非常繁琐，预算、收入、采购及关键的合同控制等全部囊括在内。而后者内部职能层面，主要职责是落实部门管理、人员培训还有权限设置等工作[2]。实际工作中，职能层面的内部控制不能单独进行，要依赖单位制度设定等工作，而前者的业务层面控制难度高，为保证效果，需通过信息技术，提升单位业务执行率。

(二)信息系统应用不到位

在科技的引领下，信息技术渗透领域广泛，单位内部控制信息化属于必然趋势，尽管当下许多单位正在不断整合资源，实施管理信息化的建设，但许多还处于初级，距离全面的信息化管理还有艰难的道路要走。通过了解发现，在一些单位内部为改善管理现状，初步引入信息系统，尝试应用信息技术，保障实际工作成果，但这种方式相对基础，完成的只是常规的管理，例如：办公室OA系统，充当的是基础办公软件作用。再例如：固定资产管理系统，在使用阶段无法支撑内部控制体系的正常运转，距离信息化建设目标甚远。基于此，想要走出工作困境，就要完成管理创新，大胆尝试不同的技术，重视信息化系统改造，通过资金扶持力度的加大，推动信息化建设进程。

(三)预算控制和收支控制存在的阻力

1.预算控制环节的阻力因素

对行政事业单位来说，预算控制非常关键，可合理消除财务隐患，保障单位的执行能力。该环节涉及重点内容多，例如：预算编制、预算审核等。以日常的预算编制为例，其编制时间非常固定，在紧张的时间内需要多个部门配合，一同协作完成项目预算，这种情况下会诱发时间与质量的矛盾，无法保障编制质量，同时产生管理风险。预算编制的不合理，会造成预算执行的诸多阻力，最终与单位活动脱节，造成预算失效，无法发挥制约作用。

2.收支控制方面的阻力因素

行政事业单位在运行中，其收支控制方面风险不容小觑，该问题形成原因是单位的收入方面尚未普及电子化收缴，再加上某些自收自支的单位在具体工作中会由于业务岗位设置缺失和条款不合理不清晰，造成管理十分混乱。除此之外，支出环节中会因为现实中授权支付范畴的扩大，从而增加风险性，导致收支不平衡。收支控制是行政事业单位实施精准内部控制的重要关口，稍有不慎，便会导致国有资产的流失。

(四)信息化组织架构重建难度高

除了上述问题外，还存在信息化组织架构重建难度高的问题。通过了解发现，行政事业单位任务重，各组织分工明确，在现实工作中，通常缺乏有效的沟通。再加上尚未成立内部控制专职部门，造成了管理混乱，很多措施难以推进。在新时期，想要围绕行政事业单位职责，完善信息化建设，搭建高效的工作平台，就要实施组织架构重建，将其视作重要工作。

重建组织架构时，需明确重建的目标，综合考虑内部控制信息化的实施流程，实现各部门的配合[3]。与此同时，为保证信息工作成果，需要设置信息小组(在相关内控部门中)，发挥信息小组的职责，通过信息小组的引导，消除单位发展中不足，促进部门职能转型，完成信息化转型升级。在具体工作期间，小组与财务部门需深度配合，定期收集管理数据，细致了解单位的运营状况，提出合理化的建议。与此同时，内控部门要发挥作用，负责信息维护与管理， 合理进行系统权限设置等操作，注重系统软件升级，确保信息的安全性，夯实内部控制的基础。

三、具体建议措施

(一)发挥项目管理系统优势

现实中，可构建项目管理系统，实现滚动控制的效果。行政事业单位虽然主要职责在于提供公共服务，但其实也有工作项目存在，在项目策划和完成阶段需要有足够的经费支撑。正是因为如此，需对支出严格控制，保障支出的合理性。单位内部控制中，风险控制是重点，这方面工作主要涉及精准的资金的配置与使用。为达成工作目标，需构建滚动的管理体系，提高管理协同性。通过项目评估、立项等基础操作，完成风险的科学评估，保障工作环节规范性，借此防治各类风险[4]。利用以上管理手段，也可约束资金支出的管理行为，通过内部控制信息化，确保资金管理透明度，方便专项资金使用追溯，对不合格行为追责，精准控制整体风险。关于风险的控制，还可建立风险预警，调动全员的力量，对危险因素合理管控。

(二)重新优化内控流程

为强化内控的实际效果，需在上述措施基础上，重新优化内控流程，保障内控的执行能力，实现内控制度的精细化与现代化。总结相关经验可知，单位内部控制信息化系统性较强，在建设环节中想要灵活调动资源与数据，需搭建成熟的体系，确保内部控制信息化的达成。

首先，优化内控制度。实际工作中，将内部控制岗位职责落实到位，结合现实需求，优化内控制度。在综合措施保障中，整理录入内控信息，保障内控信息安全性，科学完成信息归集，为关键性决策提供支撑。与此同时，形成标准性文档(在系统中)，方便借鉴和参考。

其次，实现系统功能的融合，打造新的管理系统。针对现有的办公自动化软件以及内部匹配的固定资产管理系统实施综合管理，将其与预算管理系统结合，突破独立性信息管理障碍。依照单位的业务特点和相关的业务流程，实施信息资源规范化整合，在此前提下为行政事业单位规范化的内部控制奠定基础，推动信息化建设进程。

再次，制作工作报告。完成上述工作后，还需对内部控制运营结果出具详尽的报告，给后续工作提供参考。结合报告的内容，后期对内部控制可针对问题进行调整，确保内部控制少走弯路，以此做好监督，发挥内部控制作用，落实好跟踪缺陷等工作流程的优化。

最后，结合内控制度需求，增强监督控制力度。实践阶段，为了内控制度落实到位，提高信息化工作水平，要调动全员积极性，整合资源和人员，全部投入信息化建设中，提高现代化工作程度。落实好风险防控，预防内控信息的泄露。信息技术的应用，可从源头刺激单位的内控效率，保障单位的内控水准，但信息技术渗透期间也会携带风险因素，造成内控管理的艰难，尤其是信息化后网络风险会加大。针对此种情况，在处理内控框架问题和优化内控流程的同时，要围绕信息化的风险制定措施，完善相关预警机制，运用可靠的技术，例如：密钥和防火墙等，防御网络风险，夯实内控制度的基础，提升安全防卫能力。

(三)构建预算和收支控制系统

针对前文提到的预算和收支控制中的困境，需结合实际需求，构建预算和收支控制系统，确保单位内控手段的合理性，保障内部管理覆盖全面。在新经济时代，预算和收支管理体系至关重要，已成为单位管理工具。单位实施内控期间，对于控制执行存在的诸多风险要注重防控，借助全面预算控制等手段，提升工作有效性。通过控制系统的构建，实现传统资源信息转换，将传统手动的操作更新为信息化操作，提高管理工作效率。结合现实经验可知，行政事业单位执行任务期间，通过实现预算编制(各项经费的)，同时优化上报审批流程，借助流程信息化管理，可增强内控实力，提高管理水平[5]。在实践过程中，全过程覆盖的预算和收支控制体系，需设置专项领导小组，借此强化内控效果，合理制定工作方案，在科学理念指引下将预算控制落到实处，发挥预算编制的作用，为单位内部控制夯实基础，合理促进信息化建设。

(四)联合财务部落实好业务开发

1.积极促进业财融合

除了上述措施外，还需联合财务部落实好业务开发，换句话说就是践行业财融合，实现内控综合能力的提升。在经济活动执行期间，财务主管部门要发挥协同作用，实施预算编制指导，借助科学预算编制，消除业务开发的隐患，保障单位的综合实力。业财融合是主流趋势，在行政事业单位执行业务工作期间，为确保业务活动合理性和社会满意度，需要加强业财融合，通过会计部门协助，实现资源交流和共享，在此基础上给服务能力升级提供驱动力。工作中，结合大数据技术优势，明确技术应用具体条件和要求，整合科技化的资源和各种信息化资源，确保岗位人员前瞻性。可利用岗位技能培训，将财务流程科学梳理，明确相关人员职责，实现内部控制和财务活动的高效配合，确保技术应用细致化、流程化，提高内部管理效率。注重相应的软件开发，培养人员综合能力，优化信息系统平台的多项功能，利用开放性数据结构，预测潜在的风险因素，在信息技术助推下，对业务的经营范围和实际管理权限逐步拓展。总而言之，经过对单位财务管理阶段性梳理和业务工作系统性引导，及时发现经营不足，明确经营活动的重点，进而系统性管控发展对象，促进单位可持续发展。

2.实现各部门配合交流

具体工作中，想要达到上述目标，还要有良好的沟通，实现各部门配合交流，提升管理效率和质量。行政事业单位在新时期想落实好内部控制，并逐级推进信息化建设，需考虑多个方面，充分调动人员热情，全力保障部门的配合。这是内部控制现代化的基础，不容忽视。因为内部控制工作目标，不是为单一部门设立的，涉及多个单位和部门，为达到协同发展，全力以赴开展业务目标，就要整合各方资源，打好内部控制信息化建设的地基。工作实践中，单位各部门数据内容有独立性，数据来源渠道不同，为科学、合理决策，制定可持续发展的方案，需将信息数据汇总，确保信息服务贯穿到平台管理全过程，将信息资源充分共享。除此之外，需在平台管理期间上传财政纪律、支出标准等内容，确保统一贯彻执行，约束不合规行为。利用平台的监管功能，监督每一笔预算执行，保障财务支出合理性。同时，确保资金使用、分配与管理透明化。结合内部控制需求，梳理现有的业务工作，打通零余额支付系统以及资产管理系统，构造内部控制信息化平台，发挥信息化平台优势。

四、结语

综上所述，单位内部控制意义重大，在新时期想要实现单位内控制度升级，需积极引入先进技术，在管理流程中融合信息化系统，增加相关硬件设备，同时落实好人员培训，为内控信息化建设提供保障。具体执行中，可通过业财融合、内控制度优化等途径，加强资金的监督管理，消除单位内部控制隐患，梳理内部控制流程，确保资金的使用安全。