信访案件档案精细化管理探析

文/山东省菏泽市曹县信访局 刘小双

信访案件档案是信访部门在处理信访案件时从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的文字、声像、图表、电子数据等所有材料的归档案卷。近年来，随着我国城市化进程的不断加快、利益的调整与再分配以及人民维权意识的不断提升，各种社会矛盾不断涌现，由此产生的信访案件无论从内容上、数量上还是载体上都更加纷繁复杂，面对如此庞大的信访案件材料，如何对案件档案实行精细化管理，促进案件档案管理的科学化、系统化、规范化，全面提升案件档案管理水平，成为了目前信访工作者面临的重要问题。

一、信访案件档案管理现状

（一）缺乏信访案件档案管理专项规章制度。笔者在基层信访部门已工作多年，从目前信访案件档案管理现状来看，普遍存在不规范、不细致、不科学的情况，缺乏信访案件档案管理专项规章制度，没有规章制度作为指导，各业务部门对档案管理标准不一，管理较为混乱，致使信访案件档案管理质量相对较差。在分类存放方面，由于缺乏专项制度的指导，大部分信访部门简单采取机构分类法对案件材料进行存放，这种简单的机构分类法无法将档案收集齐全，致使信访案件档案管理水平偏低，无法发挥出档案管理最大的利用效用。

（二）重案件办理轻档案收集，收集、整理意识有待进一步提高。由于信访业务部门任务较重，平时工作中，往往过于强调信访案件的办理与化解，而对于信访案件档案的收集、整理、鉴别则鲜少提及，且档案管理人员均为兼职人员，缺少档案管理专业知识及追踪收集整理意识，往往造成登记接收的案件办理情况归档不及时或不予归档，有些存档档案出现缺页、少页等整体不全问题。信访部门普遍缺乏对档案管理必要的资金投入，档案管理一直处于不被重视的边缘地位，案件档案管理整体水平和效率难以得到有效提升。

（三）业务部门之间沟通、衔接不够，缺少信访案件综合管理体系。信访部门根据信访件来源途径将业务科室分为网信科、办信科及来访科，不少信访人对同一信访问题会通过来访、来信、网上投诉等不同途径反映，各业务部门在案件办理时，各司其职，沟通、衔接度不高，缺乏信访案件综合管理体系，未能及时进行数据信息共享，导致“信息孤岛”现象突出，对于信访人通过不同途径反映同一信访问题的案件重复收集，不仅会增加工作人员的工作负担，而且导致信访案件档案管理臃肿、混乱、分散，不符合信访案件档案管理的精细化、标准化、规范化要求。

二、信访案件档案实行精细化管理的效用

精细化管理是一种意识、一种观念、一种精益求精的文化，其作为一种管理理念和管理技术，已被越来越多的管理者所接受。将精细化管理应用于信访案件档案管理中，具体指通过信访案件档案管理制度的系统化和精细化，以系统化、规范化、数字化、信息化来推动信访案件档案的精细化管理，促使信访案件档案管理工作更加高效，可产生以下效用：

（一）有利于建立信访案件规范化、标准化制度流程，提高档案管理质量和利用效率。精细化管理的本质是“精确、细化、深入、规范”为特征的全面管理模式，是一种对战略和目标分解细化和落实的过程，是让企事业的战略规划能有效贯彻到每个环节并发挥作用的过程。信访案件档案精细化管理模式的应用，可以将分解管理渗透到案件档案管理中的各个环节，便于发现工作中的问题和缺陷，制订规范化、标准化的工作制度与流程，促进案件档案管理工作精确、高效、协同和持续运行，进而实现信访案件档案管理最大化利用价值，便于社会各方面的利用。

（二）有利于明确工作人员职责，提升工作素养和责任意识。信访案件档案精细化管理就是将案件资料从材料收集、整理信息、鉴定、保管、检索等各个环节进行任务分解，将工作目标分解细化到每名工作人员，工作职责明确有利于提升档案管理人员的工作素养和责任意识，进而促进信访案件档案管理工作的优化。

（三）有利于实现信访部门档案管理的可持续发展。信访案件的精细化管理，可以明确信访部门档案管理的战略发展目标，进而制订科学合理的工作计划，建立符合信访特点的案件档案管理规章制度，工作目标的细化分解同时对案件档案数据收集有着积极的促进作用，有效地保证案件档案的完整性与有效性。精细化管理模式的应用，还可以促进单位内部的有效沟通与衔接，提高员工的协同性，促进信访部门档案管理的健康可持续发展。

三、信访案件档案精细化管理的构建策略

（一）建立信访案件档案管理规章制度。“无规矩不成方圆”，以明确的制度规章作指导，信访案件档案的精细化管理才有法可依，有章可循。根据《中华人民共和国档案法》、地方性档案管理实施细则及《信访条例》规定，结合信访工作实际，制订信访案件档案管理规章制度。规章制度中要明确信访案件档案管理细节问题。具体包括：1.明确信访案件档案收集归档标准、归档时间和归档要求，一套完整的信访案件档案应包括：（1）信访人登记表及反映材料，主要收集初信、初访材料，对于重复反映相同问题的材料不作重复收集，对于反映材料有变动的要进行收集；（2）交办记录；（3）责任单位出具的受理/不予受理告知书及送达回证；（4）责任单位作出的处理意见书及送达回证；（5）听证材料；（6）信访人的复查申请书及复查机构出具的复查意见书；（7）信访人的复核申请书及复查机构出具的复核意见书；（8）案件调解处理过程中各种会议记录、照片及视频等资料，领导批示的还要有批示意见，上级交办督办件还需有办结报告等。2.明确信访案件档案归档范围及保管期限：（1）对于中央、省级领导交办、督办的案件，对本机关、国家和历史研究有长远利用价值的，应永久保存；（2）对于信访后，通过依法分类处理程序，转公检法或相关行政部门处理的案件，有典型借鉴意义的，应永久保存；（3）对于越级上访中涉及面广的群访性信访案件，在较长时间内有查考利用价值的，应永久保存；（4）对于信访事项经调查属实，且相关职能部门有处理结果的，涉及有关职能部门履行职责问题及信访群众切实利益的，应长期保存；（5）对于一般性信访案件材料，在较短时间内有参考利用价值的，应短期保存。3.明确案件档案归档组卷标准，信访案件档案管理以收集保存完整、方便查询利用为原则，可以根据信访案件反映内容采取年度—问题—保管期限分类法；也可以根据案件办理来源不同，分为领导批示件、重要信访案件和一般信访案件三类，领导批示件采用年度一批示人排列，重要信访案件与一般信访案件档案可采用年度—机构（问题）—信访人姓名排列。为方便检索利用，信访案件案卷目录中的信访案卷题名应包括来信来访人员姓名或批示人姓名、信访内容等必备要素。4.明确制订信访案件档案保存、查阅、借阅及销毁规章制度，促进信访案件精细化管理体系的完善。

（二）制订信访案件管理流程，促进精细化管理制度的落实。由于案件资料多而杂、业务部门之间缺少案件档案综合管理部门，造成信访案件档案管理分散、混乱的，有必要利用精细化管理模式，制订案件管理具体工作流程，建立信访案件综合管理体系，具体可采用以下管理流程：先由各业务科室根据信访案件档案归档制度，收集案件资料，每月业务科室将案件资料统一移交到综合部门对所有档案进行统一编码管理，综合部门一旦发现遗漏或者需要增加档案文件时，要求业务部门再进行补充性、针对性收集，待收集齐全之后再移交到综合科室进行统一管理。对于收集齐全的案件档案由综合部门再进行整理、归档、分类、著录、编目、装订、信息化保存、纸质化保存、安全管理整个过程的系统性、规范性管理，这种综合管理体系既保证了档案收集的完整性与有效性，而且加速推动了信访案件管理的健康、协同、可持续发展。

（三）制订“双套”归档制度，建立信访案件档案电子化信息平台。大数据时代背景下，信访案件档案精细化管理需要现代化技术的支撑。制订“双套”归档制度，将电子文件与纸质档案同时归档，实现纸质档案向电子档案的高效率转化。在利用好全国信访信息系统的同时，创建信访案件档案电子化信息平台，具体可以从以下四方面着手：建设信访档案目录、建设文件目录、建设专题档案目录、建设档案信息数据库。通过电子化档案信息平台的建立，全面落实信访案件档案资源管理目标，完善案件档案管理模式，为案件档案资源利用提供便捷条件。

（四）加强专业知识培训，全面提高档案管理人员的综合素质。引进档案管理专业人才，并不定期对兼职工作人员进行档案管理专业知识的培训，在增强其档案管理理论水平和专业技能的同时，营造信访档案精细化管理的文化氛围，从整体上打造一支业务性强的档案管理专业化队伍。

四、结语

总之，信访案件档案的精细化管理，可以提升信访档案管理质量和效率，同时也是信访工作制度体系不断完善的必然要求，对于解决群众合理诉求、维护政府公信力、提升社会综合治理水平、维护社会稳定有着极为重要的促进作用。笔者针对基层信访案件管理现状，提出构建精细化管理模式的建议，希望对进一步完善信访工作制度体系有一定借鉴意义。