集中采购方式在企业采购中的应用

2023-04-15付增旻大庆油田有限责任公司

现代经济信息 2023年9期

付增旻大庆油田有限责任公司

对于企业而言，完善的管理方式是做好各项采购工作的重要前提，如果对企业采购工作缺乏有效的统筹及管理，不仅会干扰企业的日常生产经营活动，还会为企业带来巨大的经济损失。然而从目前来看，由于相关人员缺乏良好的集中采购管理意识，在实际采购中暴露出很多问题，为企业的发展埋下了很多安全隐患。因此，应对企业的集中采购管理工作进行全方位的分析与探究，有效解决采购工作中出现的各项问题，从而确保企业的良性发展。

一、集中采购方式对于企业的重要作用

对于企业而言，在长期的生产及发展过程中，会消耗大量的物资及能源，这其中涉及到众多专业领域与操作系统，且物资的数量及种类繁多。如果对此缺乏科学有效的管理，将会为企业发展埋下众多风险，因此，应充分借助集中采购管理模式的特点及优势，使其更好服务于企业的发展[1]。在集中采购管理模式下，工作人员通过对不同物资、不同供货商的有效梳理、分类、统计，可以为企业提供更加科学而全面的信息，了解企业实际的生产情况，并对企业各项资源的使用情况进行全面掌握，从而编制出最优化的采购方案，为企业的各项工作顺利进行提供重要保障。完善应用集中采购方式，可以帮助企业选择信誉更好、品质更优良的供货商，还有利于加强对各类物资信息的动态管理，为企业的发展保驾护航。同时，必须深入研究集中采购方式在企业生产经营活动中的重要价值，结合物资、采购商、资金、数据、人力等重要因素，构建自上而下的规划机制，保证集中采购管理在符合企业战略需求的同时，也满足生产经营需要。

二、当前企业在采购管理中存在的问题

(一)采购观念落后，采购权限不明确

由于受到经济环境的影响，我国企业在实际的采购管理中存在很多问题与缺陷。首先，从采购的形式上来看，通常采用以计划为标准的经济采购模式，这意味着采购人员在实际工作中始终以库存需求作为采购的标准，缺乏一定的灵活性，无法发挥采购工作的经济性与实用性，采购质量也难以满足实际需求。其次，我国对企业的采购工作制定了一系列法律规定及行为规范，然而在实际的管理环节中，有些企业并没有严格依照相应的标准来执行采购工作，没有对采购权限进行明确的划分，导致采购工作呈现出较为混乱的状态。例如，有些企业对采购资金缺乏有效管理，加之采购权限不明确，使得在采购中经常出现资金不足、经济效益不高等问题，严重制约了企业的可持续发展。

(二)尚未形成稳定的采购渠道

当前，经济市场深入发展，市场规模也不断扩大，企业采购的渠道和方式也变得更加丰富与多样化，这就要求采购人员能够在众多的采购渠道中选择质量良好、价格低廉的采购资源。然而，当今的市场经济尚未形成稳定的采购渠道，使采购工作往往陷入恶性循环，市场中经常会出现一些假冒或者不合格产品，给采购人员的工作造成了严重干扰。因此，由于市场体系不完善，市场采购管理存在诸多不足和缺陷，购买渠道和方式众多，且流通范围十分广泛，采购人员难以在复杂的市场环境下掌握具体情况，因此采购的质量和效率不断下降。

(三)采购人员的专业素质较低，监督机制不够完善

由于市场的不断发展与完善，企业面临着严重的资源问题，在此过程中，企业没有根据市场变化制定相应的计划和措施，使得采购人员的专业素质普遍偏低。从实际来看，企业的采购工作充满了复杂性与专业性，需要采购人员拥有过硬的专业技术水平，并具备良好的职业道德修养。然而，有些采购人员往往从自身的利益出发，而忽视了企业的长远利益，导致采购工作无法满足企业的实际生产需求，严重制约了企业的发展。此外，在开展采购工作的过程中，尚未建立完善的监督机制。由于缺乏有效的监督与管理，导致采购过程中出现各种问题和缺陷，对企业造成一定的经济损失。例如，有些员工违反相关规定，在采购过程中拿取回扣，不仅降低了企业的生产质量，也严重威胁到企业的经济利益与社会效益。

三、采购方式在企业采购中的应用措施

从目前来看，很多企业在采购过程中存在资金匮乏的问题，加之国际金融局势的影响，企业经常会出现资金周转困难问题，使企业在生产和经营活动中处于被动地位。同时，生产资金的缺乏也在一定程度上阻碍了企业的采购工作，使企业缺乏良好的竞争力，无法提供物美价廉的采购资料，使得生产成本增加，导致企业内部出现恶性循环，不利于企业的长期发展。因此，在当前时代背景下，为了实现采购工作的标准化管理，应充分借助集中采购管理模式的优势，从目标控制的角度出发，加强采购管理工作。同时明确各部门的工作内容，协调好不同部门之间的关系，充分发挥互相协调、监督、制约的作用，从而实现资源的合理配置与利用，具体应做好以下几点：

(一)树立正确的采购观念，提高选择供应商的标准

随着现代经济的飞速发展，市场竞争日趋激烈，因此，应树立正确的采购观念，提高选择供应商的标准。从多年的市场经验中可以看出，只有综合实力较强的供应商才能在未来的激烈竞争模式中得到更好的生存与发展。因此，通过提升对供应商的选择标准，可以使企业在采购供应质量、信誉和支持能力上都有很大提升。在具体的操作过程中，供应商的选择应立足于资产全生命周期管理，重点提高对供应商产品质量、生产水平、建设能力、财务状况和技术水平等方面的考核，并对产品的实际性价比进行分析，不能一味追求低价产品。

(二)建立供应链系统，完善数据结构

在应用集中采购方式的过程中，应建立供应链系统，完善数据结构。数据结构既要符合日常采购管理的各项要求，又要切实满足生产运营管理的需求。因此，在采购供应链系统中，应将主要的采购文件进行合理分配，例如，将其分成仓库文件、存货文件、进出货类文件和供应商文件等多个模块，构建明确的数据信息内部结构。在此过程中，仓库文件的存在目的是为了加强对仓库重要信息的管理与控制；进出货类文件是为了明确库存和缺货情况以及材料的使用方向；而通过对供应商文件的使用，可以约束供应商的生产经营活动，加强对供应商的管理，为未来开展的集中采购管理提供坚实保障。

(三)加强集中采购方式的规划管理

集中采购管理分为采购需求管理和采购管理两个部分。从企业对采购的实际需求来看，可将其分为核心需求和相关需求两种。核心需求是企业根据自身的发展需要，提出的重要采购需求；相关需求是指在保障生产计划的基础上，衍生的采购相关需求，以确保采购管理与生产维护计划管理的实时沟通。

在实际的管理工作中，管理部门应将核心需求与相关需求结合起来，并在此基础上制定全面而完善的采购需求规划。同时，根据采购需求计划形成采购计划，在此过程中所涉及到的所有工作内容及环节，都必须在计算机系统中以明确的用户权限来进行相应的审核与执行。

在集中采购管理工作中，采购流程中所涉及到的各个账户与数据是企业开展集中采购管理和财务管理的重要凭证。在采购管理系统中，应利用信息化技术，对订单进度进行全程跟踪，根据采购凭证来确定采购成本，并及时处理采购订单中涉及到的退换货业务。此外，电子采购流程实现了集中采购管理系统与财务管理系统的整合，从而可以随时获取各采购公司的财务状况信息。利用采购管理系统，可以对各种订单、发票和结算清单进行全面的统计和深入的分析，对采购管理进行有效的预测、控制和分析。为规范订单管理，应严格按照物料采购计划来确定订单，从根本上消除采购的随意性，在采购进入到仓库之后，应依照订单对其进行核对，从而清楚了解订单的执行进度。

(四)做好各部门之间的协调工作，明确工作职能

在应用集中采购方式的过程中，采购部门及相关人员必须认识到，这是一种需要大家共同努力、配合完成的重要任务[2]。首先，应做好不同部门之间的协调工作，明确工作职能。例如，采购部门可以加强与预算部门之间的合作，先由预算部门制定合理完善的资金使用预案，并经由财务部门的审批，在确定无任何问题之后，采购部门按照编制好的预算方案来执行具体的采购工作。通过这样的管理模式，可以有效避免在采购环节中出现的预算不足等问题，而且能够在一定程度上监督并控制采购人员的行为，使其严格要求自己，实现采购流程的规范化与透明化。此外，还可以由合作商来参与到实际的采购环节中，使其全面了解采购流程，并熟悉具体的采购步骤，使双方在沟通上更加方便，减少误会和冲突，使合作更加顺畅。此外，为确保工作流程的透明化与规范化，必须明确部门职责，与采购有关的一切工作与内容应均由采购管理部门集中负责，相关的采购负责人必须参与到实际的管理工作中。同时，应严格规范各岗位的工作内容，以实现不同部门之间的协调与发展，确保采购工作的高效发展，从而提高工作效率。

(五)降低采购成本，提升管理意识

在集中采购管理模式下，为有效提高企业采购的水平与质量，确保企业的经济效益与社会效益，管理部门在实际工作中应在保障采购质量的基础上，加强对采购成本的管理，具体应落实好以下几项工作：首先，在采购原材料的过程中，采购人员需要积极收集更多有效的信息[3]。同时，对市场的物料信息具有更加完整深入的了解，并通过实地考察，制定出科学的采购计划，之后，企业应与知名度高、信誉好的合作商建立长期稳定的合作关系。然后充分考虑产品的质量和价格，选择出最具性价比的方案。在此期间，有一点值得注意的是，企业要加强对采购人员的管理工作，避免采购人员借助工作关系谋取不正当利益。此外，当需要批量采购时，可以通过招标的形式实现成本的有效控制。这样可以将采购任务移交给供应商，不仅提升了采购效率，也能够确保采购质量，从而节省大量的工作时间和精力。最后，采购人员还需要对采购成本实施合理优化，选择出最合理的采购方案，以避免不必要的资源浪费，达到优化成本控制的目的，从而实现采购工作的标准化管理。

(六)加强部门考核，提升采购人员的综合素质

在对采购部门进行工作考核时，不仅要考察相关人员的具体工作情况，还应从集中采购管理的角度，考虑整体的工作效果。通过开展有效的评估工作来提升采购人员的综合素质，从而实现采购工作的科学化发展。同时，企业应加强对采购工作的规范化管理，对采购工作中的每一个环节进行高度管控。此外，为了实现集中采购模式下，采购工作的标准化管理，应重视提升采购人员的综合素质。首先，采购人员必须具备扎实的专业技能，能够采用科学的采购方法，并拥有高度的质量意识与责任意识[4]。其次，企业的采购工作通常具有任务繁重和细节繁多等特点，对此，在采购过程中，工作人员需要掌握相应的采购知识，并树立认真负责的工作态度。在人才培养方面，企业要尤其重视培养采购人员的个人素质，使人员能够严格要求自己，确保采购质量。同时，积极完善人才评价体系，制定科学合理的人才培养规划和人才选拔机制，打造高效的采购管理队伍，推动资金、技术、人才等要素的合理使用，实现采购工作的规范化、标准化管理。