如何提高技工院校档案管理质量

魏文君

摘 要：新时代背景下，随着《职业教育法》的最新修订与实施，职业教育迎来全新的发展时机，技工教育作为职业教育的重要组成部分也必将迎来更多的机遇和挑战，这对技工院校档案管理工作也提出了新要求，而如何提升档案管理质量，成为技工院校发展较为关注的话题。针对当前技工院校档案管理的现实问题，本文从服务性管理及信息化管理的维度，分析技工院校档案管理的实践方向，并提出相关的提高技工院校档案管理质量的实践对策及方法。

关键词：技工院校    档案管理    质量

技工院校档案管理涉及的工作内容繁多，涵盖教育教学管理、文书、人事、财务、项目等档案资源的管理。档案管理是一个动态的管理过程，随着时代变化和技工院校的不断发展，更多信息资源生成，档案资源更加丰富和有价值，然而也凸显出当前档案管理模式及方法存在的很多问题，加大了档案管理的难度。在新时代背景下，技工院校不仅要关注教育教学的创新，还应加大各项工作的管理力度，在进一步提高教育教学质量的同时，应顺应时代发展，将新的管理方法融入档案管理工作中，优化档案管理模式，提升档案管理质量，从数字经济角度切实提升档案信息化水平，从而增强技工院校在未来发展中的核心竞争力。

一、技工院校档案管理存在的问题

（一）档案管理的思维陈旧

当前，在技工院校的建设和发展中，档案管理与其他部门工作的关系越来越密切，通过将档案管理融入教育教学实践、学生管理、人事管理、质量项目管理、信息宣传管理等各项工作中，对各项有价值资源进行收集、整合、记录和保存，实现档案资源的有效管理，以便技工院校今后运用这些档案资源，为其整体建设发展提供信息支撑和必要保障。由此可见，档案管理在技工院校发展中的价值及地位不容小觑。但从当前技工院校档案管理实际情况看，部分技工院校忽视档案资源的具体管理实践，不利于档案管理工作在技工院校中的顺利开展。例如，由于一些技工院校对档案管理的重视度不高，在各项工作开展的过程中较为关注其他工作业务主体的创新，忽视将先进的管理思维融入档案管理体系中，档案管理工作还是以传统管理思维为主，阻碍了技工院校的全面发展。

（二）档案管理方法单一

在新时代背景下，社会发展进步促进了多元管理思维及方法的形成，这为技工院校档案管理的创新提供了更有力的支撑。但从当前部分技工院校档案管理的实际情况看，档案管理的信息化水平较低，档案管理工作方式还是以传统的人工收集、整合为主，缺乏档案资源的科学性管理，档案管理效率不高。同时，也存在部分档案管理人员缺乏创新思维，在工作实践中习惯于墨守成规，影响了档案管理的创新发展。而单一的档案管理方法已不能满足当今技工院校的发展需求，急需走创新之路。

（三）档案管理人才缺乏

随着社会信息化的发展，技工院校档案管理工作面临更多新的挑战，及时解决档案信息化人才短缺问题，并提升技工院校教育教学及其他部门工作的成果，对于当前技工院校档案管理意义非凡。技工院校的档案管理工作队伍存在管理人员多为兼职，专业人员数量不足、学历相对较低、年龄偏大、缺乏信息化能力等问题，尤其是信息化手段落后给档案管理的信息化、数字化水平提高带来巨大的影响。

（四）档案管理人才晋升通道狭窄

由于对档案管理缺乏高度重视，部分技工院校在档案管理工作用人设岗、人才引进、岗位技能提升等方面也存在不少需要解决的问题，如档案技术人员在职业晋升上没有明确的方向和目标，职业通道相对狭窄。有些技工院校的档案管理人员从业在岗几十年仍然是最基本的管理职级，校内缺乏晋升空间和晋级机制，影响档案管理人员的职业发展和爱岗乐业的积极性，这样未能将档案专业技术人才的价值发挥到最大，不利于档案管理队伍的稳定和整体结构的优化、专业水平的提高。

二、技工院校档案管理的实践方向

（一）服务性管理方向

技工院校档案管理与各个部门工作关系密切，在具体的档案管理工作中，立足于技工院校各个部门的工作，管理人员要通过分析、整合、评判信息的价值，将有价值的信息资源进行整理和存档，从而实现档案管理。在这个过程中，需要档案管理人员与各部门及部门内部人员相互配合，从而提升技工院校档案管理的实践效率。技工院校的日常档案管理，应以服务管理为基点，指导各部门做好档案整理利用工作，并为各部门提供精准的档案资源，提高档案运用效率，提高各部门对档案管理工作的满意度，提升档案管理在技工院校发展中的地位。基于此，在新时代背景下，技工院校档案管理人员应践行服务管理理念，增强服务管理意识，进而更好地为技工院校整体工作服务，促进技工院校核心竞争力的提升，提升技工院校教育教学实践综合成果的产出和利用率。

（二）信息化管理方向

在大数据时代，信息化管理已成为档案管理的重要手段，其在为档案管理创新提供机遇的同时，也将提升技工院校档案管理实效性。针对当前档案管理存在的问题，技工院校应顺应时代发展趋势，以信息化思想为基点，将信息化管理落实到档案管理中，以信息化管理思维，推进档案管理工作的科学化、智能化。例如，针对传统纸质档案资源运用效率不高问题，可将信息化管理运用到技工院校档案管理工作中，实现纸质档案资源的电子化、数据化，使技工院校各部门通过搜索引擎就能快速获取自己所需的档案资源，从而达到技工院校档案管理质量提升的目的。

三、提高技工院校档案管理水平的实践对策

（一）转变管理思维

技工院校在提高档案管理质量的过程中，管理人员转变管理思维是关键。管理人员通过管理思维的转变，认识到传统管理思维与先进管理思维的差别，并在此层面上将先进的管理思维有机融入档案管理工作中。首先，管理人员要形成服务管理思维，技工院校的档案工作，要本着服务教育、服务教职工的原则，为各部门的具体工作实践提供充足的档案资源，助推技工院校档案管理部门工作的转型升级，提升各部门对档案管理部门工作的满意度。其次，技工院校要加大宣传力度，提升所有教职工、专业技术人员对档案管理的重视度，在思想上认识到档案承载资源的宝贵，在具体工作中既能协同融入其中进行档案资源管理，也会运用这些资源，为技工院校档案管理部门工作的创新及工作质量的提升助力。例如，结合思想政治教育、專题培训、主题活动等，宣传档案管理的意义和作用，提升教职工的思想认识，从而达到技工院校档案管理创新的目的。再次，提升数字信息思维，不断提高档案管理信息化水平，做好数字化基础设施配置工作，有效整合利用多种资源，真正发挥档案信息化、数字化的作用。最后，强化档案管理人才思维，加强档案管理人才队伍建设，根据工作需要适当增加专业技术人员数量，合理规划岗位需求，明确岗位职责，做好档案管理人员业务培训，实现人才效用最大化。

（二）实现管理信息化

技工院校在提高档案管理质量过程中，要根据教育教学及其他部门工作的实践特点，不断提高管理信息化水平，使档案管理更为智能化、智慧化。技工院校档案管理要向信息化转型，以现代化技术为基点，在已有的网络工作平台中，将传统档案管理流程在网络平台中呈现，可有效实施网络与线下融合的档案管理模式，在双向的档案管理服务中凸显档案管理的重要性，从而为技工院校教育教学及日常管理工作提供支撑。

大力推进信息技术在技工院校档案管理中的应用，首先，依据技工院校教育信息化规划要求，在网络办公平台中，打造档案管理模块，实现多项档案管理工作的升级；其次，根据档案管理与技工院校其他部门工作之间的关联，运用大数据技术，构建数据库，以网络技术手段，实现多项管理工作信息的时时记录，便于管理人员更便捷地获取有效信息，从而实现档案资源的归档与存储；最后，在网络平台中构建互动版块，在线获取相关的档案资源，从而达到技工院校档案管理部门资源管理质量提升的目的。

（三）完善管理机制

在大数据时代背景下，信息化管理已成为档案管理的重要手段，针对技工院校新的档案管理工作流程，应不断完善档案管理的相关机制，做到管理机制与实际管理工作相融合，使管理人员与时俱进，根据科学的管理机制，开展相关的管理工作。例如，针对档案管理服务模式、管理信息化模式，融入人本管理思维，构建及完善相关的管理机制。同时，提升档案管理人才的业务能力，践行先进的管理思维，创新档案管理方法，以适应档案管理的新标准、新要求，不斷提升自身综合素质和管理专业水平，从而更好地为技工院校档案管理实践服务，助力技工院校的良性发展。

四、小结

技工院校档案管理工作应与时俱进，转变管理思维，完善管理机制，提高档案管理人才业务能力，提升信息化管理水平，运用信息技术手段，优化技工院校档案管理体系，发挥档案管理在技工院校发展中的应有作用，从而彰显技工院校档案管理工作实践及创新的价值，为进一步提升技工教育质量和水平，促进技工教育发展模式创新，实现技工教育提高人才培养适应性的目标贡献力量。

参考文献：

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（作者单位：北京市工贸技师学院）