户籍档案管理的信息化建设与实践

关键词：户籍档案；档案管理；信息化建设

中图法分类号：G270 文献标识码：A

1户籍档案信息化管理相关理论

1.1信息化理论

随着信息化时代的到来，信息技术在各行各业得以广泛应用，促使社会从物质生产向信息化生产过渡。信息技术作为未来各行各业发展的首要战略目标，目前主要形成以下几种范式。其一，信息经济测度理论，该理论由马克卢普提出，是一种宏观信息经济的测度量工具。其二，信息化指数模型，由经济研究所和日本电讯共同提出，能够很好地开展某地域信息化水平的测定工作。其三，社会信息化概念，该概念由孟课克·诺拉提出，认为技术发展与应用是信息化的核心内容。其四，贝尔从社会角度分析信息化主要包含文化、政治、经济、社会、法律等多方面内容。

1.2档案信息化管理理论

档案信息化管理以提高档案管理实效性为主要目的，凸显档案管理效能，拓宽档案管理途径。除强化档案信息化管理建设工作，还要健全完善档案信息化理论，以满足现代社会发展需求。总体来说，当前档案信息管理仍处于初级阶段，需进一步研究与探索，不断丰富档案管理内涵，为明确档案信息化管理目标与任务、管理方法与途径提供参考依据，确保档案信息管理系统具备规范化特点。

1.3档案信息化管理的特点

档案信息化管理具有诸多优势，将传统档案文件经数字化处理后，不再限制档案使用次数，更不会造成缺失损坏等现象，如保存合理，可供长期查询与使用。现代信息技术的发展在一定程度上推进了档案信息建设工作，与传统档案管理方式不同的是采用电子文件、图像等形式进行记录，管理方式上虽千差万别，但管理本质却具有统一性。随着现代技术的发展，越来越多的管理人员注重档案使用效能，通过计算机海量的存储能力，有利于信息数据的高速传输，在优化档案管理方式的同时，降低档案泄露与被篡改的风险。

2户籍档案信息化管理存在的问题

2.1档案信息化管理水平偏低

2.1.1纸质版档案管理存在弊端

调查表明，超过90％的档案管理人员认为纸质版档案管理较为复杂，其中60％以上的人员认为纸质档案由于保存不善致使档案出现丢失现象。当前，户籍档案管理层多交由当地公安机关或上级公安部门负责，而户籍档案管理工作需要由内勤完成，此种管理方式弹性较大，无法满足居民日常需求。另外，经费短缺、设备不完善、配套设施缺乏等问题直接导致户籍档案丢失破损，不仅在很大程度上降低了档案信息的准确性，而且会影响信息的安全性，长此以往易产生不容忽视的负面效应，不利于公安机关开展人口管理工作。

2.1.2信息归档不及时

一旦档案信息存放时间过久，容易出现数据的丢失及查询困难等问题，基层公安人员未在有效时间完成归档转移工作，致使档案资料常年积压，影响档案鉴定及入库保存工作的开展。部分地区缺乏健全完善的档案管理系统，直接影响档案信息资源的共享和利用。加上档案管理方法的差异化，也抑制档案管理工作的顺利衔接。除此之外，档案管理人员经验不够成熟、创新性不高、主动性不强，无法满足新时期档案管理需求，甚至会加重档案管理工作负担。

2.1.3档案检索查询效率不高

部分地区档案管理人员查询档案信息用时较久，每次查询时间均在10min以上，未按规范标准摆放户籍档案，信息化检索不足，无法在有效时间内查询相关信息，整体查询效率不高。

2.2档案信息化管理设备资源短缺

2.2.1电子设备不足

档案信息化管理工作的开展，既需要技术方面的支持，又需要资金方面的保障，但是大部分档案管理部门对档案信息化建设的投入不足，硬件设施设备十分短缺，致使档案信息化管理水平停滞不前。部分机关单位虽配备了档案信息化管理设备，但硬件设施相对落后，操作不便、信息时效性不足、设备单一，无法满足日常工作需求。

2.2.2缺乏完善的档案储存环境

部分基层派出所缺乏户籍档案的固定储存场所，在一定程度上增加了户籍档案的管理难度，甚至会降低户籍档案信息管理的安全性，不利于整体效率的提升。一些单位虽配置了相应的档案存储库房，但缺乏先进管理理念，无法为档案管理工作提供良好的基础设施保障。此外，缺乏健全完善的库房防范设施，除湿器、空调等设备不能正常使用，未定期开展灭火器的检测工作，库房卫生不达标，无法从根本上落实防火、防盗、防尘等管理措施。

2.2.3基础设施建设有待加强

在开展户籍档案信息化管理工作的过程中，大部分管理人员认为缺乏健全完善硬件设施是影响管理效率的首要因素。户籍档案信息化管理体系的建立，不仅涉及面较广，而且投资大、耗时长，不利于整体设施建设的推进，需从资金资源等多方面提供保障，同时需要各部门积极配合，才能切实提高户籍檔案信息化管理效率。

2.3档案信息化管理效率偏低

2.3.1户籍档案工作人员不够稳定

户籍档案管理工作较为独特，查阅与整理海量档案资料需要耗费大量时间，管理人员与上级领导沟通甚少，工作环境较差，任务量偏多，短时间内不易凸显成绩，枯燥乏味的工作直接降低员工从事档案管理工作的积极性，一部分人员甚至会产生转行的想法。另外，受到市场经济动荡的影响，复合型人才流失速度较快，学习培训力度不足，思想观念落后，现有户籍档案管理人员已无法满足时代发展需求，在一定程度上影响了户籍档案管理的时效性。

2.3.2档案管理人员思维转变不及时

长期以来，档案资料多以纸质版形式保存，虽然制定了针对性的纸质档案管理办法，但是随着信息技术的融合发展，信息化管理逐渐取代传统管理方式，也就意味着档案管理理念与环境发生了翻天覆地的变化。在此背景下，大部分档案管理人员仍未转变传统落后的思想观念，不能很好地满足档案信息化管理要求。调查表明，超过20％的受访人员认为户籍档案信息化管理工作不重要，认为保管好纸质版档案即可，主动意识匮乏，往往因自身的疏忽而影响档案资料的利用效率。

2.3.3缺乏完善的档案管理人员培训机制

档案管理人员作为开展档案信息化管理工作的主体，因缺乏健全完善的培训机制，培训内容不够系统化，导致档案管理不规范等现象的发生。档案管理人员综合素质不高，缺乏良好的专业技能与手段，不具备从海量信息中提取有益信息的能力，无法应对繁多且复杂的档案管理任务，不能准确且全面地掌握云端数据使用功能。

3推进户籍档案信息化管理的具体对策

3.1强化户籍档案信息化管理的顶层设计

3.1.1提高户籍档案信息化管理意识

一般要从以下两个方面强化户籍档案信息化建设的思想基础。一方面，配套健全完善的基础设施，确保除湿器、计算机、空调、扫描仪等设备满足标准要求；另一方面，做好數据系统的分析与挖掘工作，通过委托研发、招标采购等途径促进管理效能与水平的统一性。此外，建立激励机制，根据人民群众对户籍管理工作的满意程度逐级量化考评，对于满意度较高的管理人员予以奖励，加大宣传与教育力度，提高档案管理人员的管理意识。

3.1.2科学建立户籍档案信息化管理体系

户籍档案管理是一项复杂且系统性的工作，不仅需要社会层面的高度重视，还要由管理者进行统筹规划，从以下三个方面做好信息化建设工作。第一，公安部门要发挥自身的领导作用，在相关部门的高度配合下，将信息化建设列入重点管理工作中，并根据实际管理问题制定针对性地解决对策，以此凸显档案信息化管理成效。第二，细化档案信息化管理每一环节和内容，做好现阶段管理任务，促进数据信息共享，提高信息化管理系统的协同性。第三，管理决策要做到上传下达，确保各部门职责的深入落实，注重整体效益的充分发挥。

3.1.3制定良好的户籍档案信息化管理制度

信息化管理制度的建设需有法律依据，并结合时代发展需求调整各项政策，制定规范化的管理制度，确保档案信息管理工作的适时推进。规章制度的建立可采取线上交流或座谈等形式进行制定，对于工作中所遇到难题进行充分沟通，并采取切实可行的管理办法，为未来档案管理的信息化发展指明方向。目标制定要做到定性与定量的结合，既要充分考虑群众的直观感受，又要制定量化评价指标，弥补档案信息化管理的不足.从而提高档案管理的时效性和满意度。

3.2加强档案信息化管理基础设施及应用系统建设

3.2.1构建户籍档案信息化管理平台

档案信息化管理平台，既要实现数据共享的目标，又要不断提高户籍档案服务质量。其突破传统管理模式的束缚，在系统内镶嵌各类业务模块，以此推进档案管理工作的自动化、标准化发展。另外，仔细梳理户籍业务居民的相关材料，以免相同资料的重复提交，促进线下与线上审批相结合，设置人脸识别系统，坚决杜绝冒用或顶替户籍信息等现象的发生，全面提升档案办理效率。建立健全电子档案管理系统，以便电子档案自动生成，通过快捷查找、实时监督，解决户籍档案管理资料不健全、查询效率低、丢失与破损等问题。

3.2.2完善对户籍档案信息化管理的安全保障

由于户籍档案与公民隐私有着密切的联系，因此，保障档案信息安全至关重要。强化安全技术的应用，并健全体系与约束监督机制，在促进信息共享的基础上防止信息泄露。一旦在户籍档案管理工作中出现违规违法现象，要坚决予以查处，通过“一帮一带”等方式切实提高户籍档案管理水平。另外，可建立模范户籍档案管理室，积极推广优质管理经验，确保档案信息管理正规化、高效化。

3.3加强户籍档案信息化管理人才队伍的建设与宣传

3.3.1建立健全人才培训体系

为确保档案管理工作的安全开展，需建立系统化的人员培训体系，帮助档案人员在短时间内掌握基本技能与方法，从而更好地适应新时期档案信息化管理要求。另外，对于复合型人才的培养予以高度重视，为人才提供岗位历练途径，使其在了解公安系统档案管理方法的同时，全面做好信息化管理与建设工作。

3.3.2加强档案信息化管理知识的宣传

档案信息化管理工作属于一项惠民工程，不仅需要公安机关牵头，而且要在广大人民群众的共同推动下开展，以此保证档案信息化管理工作的顺利开展。通过微信、微博、宣传栏等方式加大档案信息化管理知识的宣传力度，使广大人民群众对档案信息化管理有充分的了解和认识，明确户籍档案管理的重要意义，为档案信息化管理注入源源不断的力量。

4结束语

户籍档案信息化管理是新时期档案管理的必然趋势，通过利用数字信息技术发挥档案管理效能，在惠民利民的基础上降低档案管理成本。由于当前档案信息化管理工作仍处于初级阶段，系统性不强、智能化水平低、共享机制不完善，因此，需根据实际管理问题找寻切实可行的发展路径，确保档案信息化管理工作能够全面适应新形势工作需求，以此凸显档案管理的安全性、有效性、科学性。

作者简介：

欧阳盛麟（1974—），本科，馆员，研究方向：文书档案整理。