军工企业投标文件数据管理系统设计构想

2023-04-07赵潮王盼盼李浩彤隋缘姚石磊

管理学家 2023年5期

赵潮王盼盼李浩彤隋缘姚石磊

[摘要]文章通过分析目前国内军工企业投标文件数据管理现状，指出大量历史投标文件缺乏归纳整理的问题，同时提出科研人员在提高投标文件编写效率时对于历史投标文件数据的需求。为此，文章提出了军工企业投标文件数据管理系统的设计思路，整理和解析分类历史投标文件，将整合、存储所有投标历史数据资源作为基本功能，提取、整理历史投标文件中的通用性内容，作为通用化模板，方便技术人员和科研管理人员下载使用文件。通过本数据管理系统达到两个目的：一是整理与存储历史投标文件，避免投标文件被浪费；二是合理使用历史投标文件资源，减少今后投标的重复性工作，提高投标效率。

[关键词]军工企业；投标文件；数据管理

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）05-0029-03

一、国内军工企业投标文件数据管理现状

随着装备采购部门竞争性采购方式的推进，军工企业“十二五”以来通过投标方式获取项目经费的比例不断增加，军工企业参与竞标愈加频繁，编写投标文件成为科研工作人员的日常工作之一，同时，在此过程中产生了大量的投标文件。企业各级管理人员用于整理和管理历史投标文件的精力较少，而用于分析、决策的精力更少[1]，导致企业大部分历史投标文件在投标结束后因缺乏归纳整理，散落于各级管理人员及科研人员手中，无法做到数据资源共享，导致同一企业在不同项目投标的过程中存在重复工作较多的问題。

对于投标文件的管理，国内企业也做了一些尝试，例如，把价格文件及投标产品报价存储在数据库中，在投标时通过查询历史产品投标价格以提高本次报价的合理性，获得较高的得分；或分析报价数据库中产品的历史报价，通过不同投标要求输入条件作出判断，自动产生符合本项目的最优报价[2]。

但作为军工科研部门，参与项目中定制化产品的要求较多，历史投标产品价格参考性不强，同时由于价格合理性总分一般在投标中占据总分值的5%～10%，不同竞标单位在价格合理性方面很难拉开差距，对于投标结果不会产生较大影响。军工企业虽然强调对于投标文件的归档保存，然而档案管理部门更重视传统档案的管理。在信息化环境下，招投标档案的数字化，其先进性和科学性是传统档案无法比拟的。其无论是收集方式、管理方式还是利用方式都发生了较大的变化[3]。因此，如何科学、有效地保存和共享历史投标文件，使其在招投标中发挥重要作用，显得愈加迫切。

二、军工企业对于投标历史文件数据的现实需求

目前，科研技术人员及项目管理人员对于投标历史文件数据的现实需求体现在两个方面：一是保存与共享所有历史投标文件；二是借鉴使用历史文件中的通用性数据。

科研技术人员及项目管理人员在投标新项目时，很重要的一个步骤就是寻找类似项目投标文件，看是否能从中借鉴思路。历史投标文件的结构思路、编写方式可以作为下一次投标的参考，同类产品或者同一家招标公司，其在模板内容、编写思路上可借鉴的地方更多，因此，投标参与者需要看到本单位的所有历史投标文件。

对于不同招标项目，涉及通用性要求，虽然具体要求不同，但总有规律可循、可以互相借鉴，比如在技术及商务要求中，“三化六性”、质量保证、研制进度、服务方案、单位实力介绍、单位荣誉、同类业绩等。投标文件编写人员需要归纳整理通用性较强的素材，作为可参考的模板，在后续投标过程中，减少重复性工作。

三、投标数据管理系统架构思路

投标数据管理系统构建思路是指整理和解析分类历史投标文件。第一，要整理数据，把所有投标历史数据资源存储起来使用。第二，提取解析分类、归纳总结历史投标文件中的通用性内容。第一种文件方式称为历史投标文件数据库，第二种称为历史投标文件解析数据库。历史投标文件数据库是指数据的简单上传和存储，而历史投标文件解析数据库是指具有一定专业知识的人员对历史投标文件中相关内容的提取与分类整理。通过这两种方式可实现数据资源的共建共享，本单位中的每个员工都是数据的创造者和使用者。

投标数据管理系统的构建原则是简洁、实用。目前各企业信息化系统配备了大量工作软件，软件之间相对独立，通常软件多达十几个，因此投标数据管理系统必须是简洁明了，易操作，查找数据方便、简单，容易上手。在本系统中，投标数据系统设置管理级别为两级，第一级为数据库目录，分为历史投标文件数据库、单位介绍、荣誉奖励、质量保证大纲等；第二级为具体内容，详细划分一级数据库目录，分为目录和存储数据两部分，投标数据管理系统构建架构图如图1所示。在实际使用过程中，第一级、第二级管理级别中的内容可以根据具体要求扩展。

数据管理系统用户角色分为两类，第一类为普通用户，第二类为管理者用户。投标文件的下载是每个编写投标文件的员工都需要的，历史投标文件解析数据需要由单位各部门的专业人员修改，比如单位基本经济数据涉及财务部门、质量保证大纲涉及质量保证部门、荣誉成果涉及成果管理部门等。

四、数据管理系统细节设计

（一）数据管理系统设计

在本数据管理系统中，数据采用的是文件目录加数据存储模式。文件目录为一个共享可共同编辑的文件，用户将文件基本信息填写到目录中之后，数据存储模块可自动生成文件夹，创建者将文件直接上传到对应文件夹中。

以历史投标数据库管理为例：历史投标数据库的作用为整合单位所有历史投标文件数据。历史投标数据库结构示意图如图2所示，分为历史投标文件目录、历史投标文件数据两部分。目录中包括项目名称、招标公司、甲方信息、投标文件索引接口等信息。用户在使用时，通过在目录中添加文件信息，并上传至对应投标文件，实现文件存储；在目录中可以看到本单位所有投标文件明细，并可以根据关键字搜索相关项目数据，通过索引看到具体文件，实现文件下载。

第一，单位介绍包括单位简介、单位近三年基本经济数据、单位基本情况表、近一年的社保纳税证明四个部分，作为二级管理级别目录。单位简介包括本单位总体介绍，历史沿革、人才队伍、研究实力、典型产品等方面，这部分内容通过Word文档形式保存。单位简介要有本单位各部门的介绍，介绍部门时可以突出每个部门的特点，在参与相应领域投标时予以着重展示。单位近三年基本经济数据包括营业收入、净利润和利润总额、资产负债、工资总额等数据，同时需要根据经济数据分析简单趋势，并制成Excel文件保存；单位基本情况表主要内容为本单位的法定代表人、营业执照、质量管理、员工人数等信息，各招标公司要求的单位基本情况表虽然有差异，但大同小异，可以选取典型的三到四个表，作为模板存储。近一年的社保纳税证明可以作为图片或者PDF文件独立存储。

第二，荣誉奖励包括本单位20年内获得的荣誉奖励、授权专利、授权软件著作权等数据，将荣誉奖励、专利、软件著作权作为二级管理目录，通过目录直接索引到对应的文件位置，实现数据的查阅与下载。

第三，质量保证大纲包括本单位的质量体系运行情况，具体质量保证包括质量保证措施、质量保证承诺书及质量保证证明。对于不同项目，质量保证措施是不同的，但可以划分产品类型，根据产品类型分类整理质量大纲，作为引用模板，将产品分类作为目录内容，索引对应的模板文档。

第四，在进度计划方面，通常招标文件只约束周期，合同簽订后一定时间内完成合同标的，但为了投标获得高分，或者增强投标时的说服力，可以细化进度计划，并制作进度节点图。进度节点图清晰明了，可以清晰展现各阶段的时间划分、各阶段的任务及阶段成果。进度计划除了对过程进行时间管控，还需要配合风险管控措施及风险应对措施。风险管控措施包括研制、生产、交付过程管控及外协外购管控，可以选取典型产品类型的进度计划安排并进行归纳，作为模板文件。

第五，服务方案包括交付方案、售后服务方案等。交付方案包括交付标的物清单、检测验收流程、维护维修保障。售后服务方案包括本单位质量体系运行情况、售后团队与保障流程、培训方案、维修维护及一些个性化需求，如试验任务保障等。服务方案分类可以以产品分类作为目录，并编制服务方案的模板文件。

第六，价格方案中，虽然报价文件表格一般有模板要求，但为了提升报价的合理性，通常需要编制报价方案，详细说明直接经费、间接经费的报价依据。根据项目类型的不同，报价方案依据的报价文件也不同，军工科研单位常用报价依据文件有《国防科研试制费管理办法》（财政部财防[2019]18号文）、《军用软件计价规范（试行）》（军装规[2020]4号）、《军队单位科研经费使用管理规定（试行）》（简称8号文）等，而18号文中又分为研究类、试制类、技术类，每种类型都需要提供可参考的模板，主要是支撑间接费用计算的合理性。因此将4号文报价方案、18号文中研究类、试制类、技术类以及8号文作为分类目录，编制相应的报价方案模板文件。

第七，人员资质管理方面，在投标管理系统中，需要整理本单位人员的资质履历、专业研究方向。在数据库系统建立之初必会有大量的数据录入工作，准确高效地完成这一步工作是提升数据库系统准确性的前提。依托于之前投标文件中已有人员数据，可以部门为单位整合为单独文档。为了简化录入流程，可以整理现有各部门常用参与投标人员信息，内容包括人员科研经历、教育经历及相关证书证明。由于人员属性一般在单位是根据部门进行管理的，因此人员信息也可以按照部门分类，以部门为目录。

（二）系统用户权限设置

用户权限可以在单位部门角色中设定，技术人员为普通用户权限，管理部门为管理者权限，负责管理系统的完善及历史投标文件解析数据库的维护。普通用户权限包括所有数据的浏览下载及历史投标文件数据库的修改和上传，管理者用户除了拥有普通用户权限，还拥有历史投标文件解析数据库的修改编辑及文件上传的权限。

（三）数据管理系统的运行环境

数据库设计包括硬件设计和软件设计，硬件为本单位局域网。数据管理系统可以不作为单独软件，而依附于本单位已有数据通信软件，作为子模块出现。数据库的创建、系统访问权限以及数据的备份和恢复由本单位信息化管理部门统一管理。

五、结语

文章通过分析国内军工企业投标文件数据管理现状，指出大量历史投标文件缺乏归纳整理的现实情况，同时提出科研人员在提高投标文件编写效率时对于历史投标文件数据的需求。因此，文章提出了军工企业投标文件数据管理系统的设计思路，整理和解析分类历史投标文件，将整合、存储所有投标历史数据资源作为基本功能，提取、整理历史投标文件中的通用性内容，作为通用化模板予以存储，技术人员和科研管理人员可以下载使用文件。通过本数据管理系统，可达到两个目的：一是对历史投标文件的合理整理与存储，避免投标文件这一重要智力成果的浪费；二是对历史投标文件资源的合理使用，减少今后投标重复性工作，提高投标效率。