信息技术在事业单位档案管理工作中的应用

2023-04-06林丽芳

大众标准化 2023年4期

林丽芳

（宁德市公共资源交易中心，福建宁德 352100）

在我国，事业单位作为政府部门的延伸，肩负着社会很多方面的工作，为社会的发展起到了重要的推动效果。而在这个过程当中，事业单位的工作将会产生许多各种类型的档案资料，而这就需要依靠开展相应的档案管理工作进行有效的整理。将信息技术在档案管理工作当中进行应用是一项非常有效的举措，不仅可以直接优化档案管理工作的过程，还能够提升档案管理的效率。

1 事业单位档案管理工作概述

由于我国事业单位的档案管理工作是在档案室的基础上发展而来的，起步时间相对较晚，导致了档案管理工作存在相当多的问题，尤其是在信息技术对当前社会造成巨大影响的现在，我国很多事业单位还未能有效地将信息技术在档案管理中进行应用，对档案管理造成严重的影响。因此，只有不断探索事业单位档案管理工作中信息技术的应用，才能更好地适应当代社会的发展需求。

2 信息技术对事业单位档案管理工作造成的积极作用

2.1 资料便捷

事业单位各种需要归纳整理为档案资料的文件内容通过纸质的形式直接存放在档案室，这虽然能够有效实现对档案资料的保存，却也使档案资料逐渐成为了本单位甚至是档案室管理人员个人掌握的内容，这对于档案资料的开发利用非常不便；但借助信息技术在档案管理工作当中的应用，可以将工作过程当中产生的档案资料以及原有的档案资料从原本的纸质化模式转化为信息化模式，借助互联网对信息储存，达到便利化成效，同时对于以往不便利的视频储存提供了极大的帮助，让各种档案资源储存更加便利。

2.2 形式便利

在信息技术应用到事业单位档案管理工作的过程当中，档案管理工作还有着一项明显的特点，那就是档案资料从原本的纸质化转向了如今的信息化。在过去，各种档案资料都是使用纸张作为载体进行记录的，这对于需要将多种档案资料进行长时间存放的事业单位而言有几个明显的缺点：首先，纸质档案资料对于外界环境的抵抗能力较差，即使事业单位为资料保存建设了专用的档案室，档案存放时间过长依旧会导致档案资料的损毁；其次，随着事业单位工作的开展，需要保存的各种档案资料将会越来越多，即使以年月将相应的档案资料进行了详细分类，想要找出特定的档案资料仍然是一项困难的工作，更遑论档案室的工作人员还需要花费大量的人力定期将这些不断增多的档案资料进行逐一的整理与保养。而借助信息技术在档案管理工作当中的应用，档案管理人员就可以直接将档案资料在计算机等电子设备当中进行存储，甚至可以将档案资料直接存储在网络上，其他人在有需要的情况下只需要通过电子设备访问云端数据库就可以直接获取档案资料，这可以使档案资料的使用与传递变得更加方便；此外，信息化技术对于档案保存的条件以及环境要求都没有纸质档案保存那么高，一台小小的电脑就可以存储以往需要多个档案柜才能够存储的档案资料，因此对于档案室的面积要求也相对较低。

2.3 人员专业

在以往事业单位开展档案管理工作的过程当中，对于档案人员的要求并不高，因为那时的档案管理工作内容也相对简单，只需要将档案进行保存、整理并做好借出与归还的登记即可。但在此背景下档案管理工作对于工作人员能力的要求就会发生巨大的变化，不仅需要工作人员具备档案管理方面的专业能力，更需要工作人员具备使用信息化设备进行档案管理操作的技术。在这样的影响下，我国事业单位就需要面向社会聘请具备专业信息技术能力的档案管理人员，同时还需要不断为档案管理人员提供信息技术知识学习方面的培训，从而使事业单位档案管理人员逐渐形成更加良好的专业能力。

2.4 管理高效

首先，对于事业单位的档案管理人员而言，信息技术所具备的高效性与便捷性可以大幅提升工作人员在档案管理工作当中的工作效率。在档案资料的整理上，工作人员不需要再将精力放在繁杂的档案资料的整理上，只需要借助信息技术对档案资料设计不同的分类方式、存储方式与搜索方式，就可以使档案资料的整理与查找变得更加快捷；在档案资料的借阅上，档案管理人员也不需要像以往那样对档案资料的流出动向、归还时间与丢失情况等进行严密的监控，只需要将电子化的档案资料进行复制并通过网络发送给需要借阅的工作人员即可；而在档案内容的更新方面，档案管理人员也能够直接使用电子设备修改档案资料的内容，使登录电子化档案管理系统的用户能够实时获取更新后的档案并投入使用。因此，借助信息技术在档案管理工作当中的运用，就可以使事业单位档案管理人员的工作效率得到有效提升。

3 我国事业单位档案管理工作信息化面临的主要问题

3.1 不够重视

当前时期，国家事业单位开展档案管理工作信息化发展过程中，最常见的问题就是思想层面的重视程度有限。很多事业单位虽然注重信息化，但并没有将信息化和档案管理工作实现深度融合，甚至有很多单位仅仅将信息技术在档案管理工作当中作为一个“面子工程”，导致事业单位在档案管理工作的效率上难以实现有效提升。不仅如此，对档案管理工作的信息化缺乏重视还会引发一种问题，就是在档案管理工作的信息化过程当中对信息技术的运用出现严重的偏差，这甚至可能直接导致事业单位档案管理工作出现严重的失误。

3.2 缺乏人才

信息技术方面专业人才的缺乏也是一项严重的问题，一些认识到了信息化档案管理工作的重要性并采购配置了相关信息化设备的事业单位出现了没有人会使用这些设备的困境，极大制约了档案管理工作的顺利推进。事业单位聘用的档案管理人员不具备信息技术的相关技能，这不仅无法全面的借助信息技术来处理档案管理工作问题，更难以通过信息技术对事业单位的档案管理工作的发展与改革进行有效的完善。只有不断吸收并培养具备优秀信息技术能力的专业档案管理人才，才能更好地推动我国事业单位档案管理工作的顺利开展。

3.3 技术落后

事业单位档案管理工作信息化过程当中使用的信息技术较为落后也是一项长期存在的问题。一方面，很多事业单位长期受到传统工作理念的影响，在对档案管理工作应用信息技术的过程当中仍然保持着相对陈旧的观念，不仅所使用的信息技术方案相对落后，而且未能根据当今社会信息技术发展与社会进步的潮流对档案管理工作当中使用的信息技术进行有效的改革与创新，导致事业单位档案管理工作的效率受到严重的影响；另一方面，部分事业单位虽然想要借助先进的信息技术进行档案管理的相关工作，但是往往由于经费问题导致事业单位本身缺乏信息技术相关的软硬件措施，只能使用相对落后的信息技术方案进行档案管理。久而久之，事业单位的档案管理信息化工作质量和效率就无法得到全面的提升。

4 事业单位档案管理工作中应用信息技术的方法

4.1 加强重视

首先需要完成的工作就是使我国事业单位上级领导加强对档案管理工作信息化的重视。对于事业单位的发展而言，档案资料的运用可以为其提供良好的参考，但传统的档案管理工作依靠人力的方式很大程度限制了档案管理工作的整体效率；而信息技术在事业单位档案管理工作中的应用虽然需要一定的前期投资，但其对于档案管理工作效率的提升却是无可替代的。只有使我国事业单位领导层以及档案管理部门认识到这一点，才能更好地推动信息技术在档案管理工作中的运用。

4.2 完善制度

事业单位在进行信息化档案管理过程中，一定要结合单位的实际情况。借助宏观的信息化档案管理制度，依托自身的实际情况，融入特色化的制度管理，帮助各项工作顺利落实，全面保障整个档案的安全性。另外围绕着实际工作来进行档案的信息化建设，显示那些对档案资料的威胁，从原本的环境风险、存储风险与丢失风险等转变为了资料泄露风险、网络攻击风险等，这些问题的存在对事业单位档案管理工作的开展有着严重的威胁。如果不采取完善的信息化档案管理工作制度对档案管理工作过程进行约束，就很容易在这些因素的影响下导致档案管理工作出现严重混乱，甚至影响到事业单位本身在现代社会环境当中的发展进步。因此，事业单位需要结合本单位的具体情况与实际需求制定一套严格而完善的信息化档案管理制度，要求档案管理工作人员在工作的过程当中严格按照相应的流程开展工作；同时，事业单位还应当根据档案资料的重要性进行分级处理，并且借助信息技术对不同等级的资料采取不同程度的加密措施，防止一些重要的档案资料被窃取，避免不法分子利用事业单位的档案数据进行一些违法犯罪行为。

4.3 人员素质

在我国事业单位发展的过程中，借助信息技术做好档案管理还需要关注人员的综合素质，相关的人员信息化操作能力非常有限，因此就需要事业单位从市场层面高度重视，给予档案管理工作人员相关的培训，这是因为作为直接参与档案管理工作的员工，档案管理人员本身的信息化素养将直接影响事业单位应用信息技术进行档案管理工作的效果。在此过程当中，事业单位应当加大对档案管理人员培训方面的力度，推行各种福利待遇引导档案管理人员参与各种信息技术相关的培训与学习，使档案管理人员能够逐渐掌握最前沿的信息技术，从而有效推动我国事业单位档案管理工作当中信息技术的使用效果；另外，事业单位还应当面向社会积极聘用具备专业信息技术能力的档案管理人才，以此为事业单位档案管理工作注入新鲜血液，强化档案管理工作队伍的整体素质；最后，事业单位还应当积极引入国内甚至国外的先进的信息技术理念，加强事业单位档案管理人员参与信息技术学习的力度，并且将档案管理工作人员的信息化技能直接与其薪酬待遇、员工福利等进行挂钩，这样才能调动事业单位档案管理工作人员的工作热情和积极性，让他们在整个档案的信息化发展过程中贡献自己的力量。

4.4 信息化软硬件建设

围绕事业单位的情况，加强信息化管理的软件、硬件设施能提升整体的信息化发展，具备性能优良的设备，才能够帮助整个档案管理工作朝着信息化方向不断迈进。对于硬件设备建设，事业单位要给予足够的支持，通过资金拨款，让相关的硬件技术设备得到不断更新完善，以此推动事业单位纸质档案的信息化。不仅如此，事业单位在条件允许的情况下还应当努力实现信息档案的数字化管理，并且在本单位内或是与其他单位进行联合档案资料多媒体数据库建设，从而使档案管理工作的先进性得到有效提升。在软件设施的建设方面，事业单位应当根据本单位的档案管理模式建立全面的电子档案管理系统，将每一份档案资料都按照时间、类型、规格等进行有效划分，同时还要围绕着档案构建自动化的查询系统，这个系统要贴合单位的实际，灵活地对系统进行设置。在自动化查询系统的过程中，对于人员的验证一定要做好统一安排，这样才能在保证档案安全性的前提下，让整个档案工作的效率得到最大化的提升。