标准化管理策略对医保档案管理质量的影响研究

夏梦

摘 要：目的：评价医保档案管理中标准化管理策略对提升其管理质量的价值。方法：随机抽取安徽省阜阳市第五人民医院2019年10月至2021年10月期间280份医保档案，按照管理方式分为对照组（常规管理）及试验组（标准化管理策略），对比管理效果差异。结果：试验组上级领导对档案管理工作满意度显著高于对照组，差异显著，P＜0.05；试验组职业态度与意识、职业知识及技能、职业素养、职业行为习惯四个维度的绩效考核分数显著高于对照组，差异显著，P＜0.05；试验组档案管理质量指标不良率显著低于对照组，差异显著，P＜0.05。结论：将标准化管理策略运用于医保档案管理工作中，既可提高上级领导对档案管理工作的满意度，也可降低医保档案管理不良情况发生率。

关键词：标准化管理策略，管理质量，医保档案，影响

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.20.048

医保档案是参保单位及个人能够享受医保待遇的重要依据，可以实现“记录、跟踪、服务、保障一生”，该档案真实记录了患者医保过程[1]，所以医保档案的管理工作非常重要。但是医保档案的管理现状不容乐观，有些单位没有严格的管理制度；有些单位虽制定了相关管理机制，但并未严格执行，档案管理只存在表面形式。导致档案数据不能得到合理运用，直接影响参保人的利益。在社会实践中，如科学、经济、管理、技术等，通过对重复性的事物及概念进行制定标准、发布标准、贯彻标准，最终取得最佳的秩序及社会效益，这一过程称为标准化[2]。在标准化的管理策略下，完善当前的档案管理机制，加强管控档案管理人员，积极开展培训，提升其综合素质，使其意識到档案管理工作的重要性，具备更强的职业素养及责任意识[3]，对提升医保档案管理质量具有重要意义。本文结合安徽省阜阳市第五人民医院医保档案管理的实际，研究标准化管理策略应用效果。

1 建立标准化管理措施

1.1 制定医保档案管理标准

形成医保档案管理机制，明确组织机构、管理制度等，依据相关法律法规、规章制度，制定档案管理的制度与规范，需遵循一定原则，如明确的职责、有效的措施、清晰的流程、具体的要求。在文件管理方面，明确管理流程、文件的格式要求、如何编号及归档要求。单位内部设立档案管理领导、信息鉴定小组，档案室责任人直接负责档案管理工作，明确各管理人员责任，重点关注档案的信息化建设。

1.2 档案信息搜集和处理

从根源搜集和处理档案信息，确保档案的完整性和规范性。在实际工作当中，做到以下两点：（1）收集发文，文件材料作为归档的重点，必须着重搜集，还需关注文件是否完善，相关信息是否完整等。（2）收集收文，登记文件信息，并与收文登记本对照，做到一一清查，关注办理情况、有关复文等。

1.3 档案管理的标准化安全措施

在医保档案的管理工作中，必须重视安全保障措施，确保档案无隐患、无风险。在具体工作上，对于纸质档案，做到：（1）内部档案室，增设相关设备设施，如防潮、防光、防火、防偷盗、防尘、防有害生物及气体等。（2）节假日专项检查，建立台账，登记问题，及时整改。（3）监控室内温湿度。（4）定期翻阅检查，如发现有字迹不清、破损或破旧的档案及时修补。（5）管理人员在接触实物档案时，必须有清洁卫生措施。对于数字化档案，加强管控信息系统，可设置访问权限、防火墙、系统识别密码等，来防止黑客入侵，确保档案信息的安全保存，有效降低管理的风险。

1.4 标准化服务模式

在日常工作中，档案的利用占很重要一部分，包括制作和发放档案证明、提供档案原件及复制件、承接档案咨询服务等。为了进一步满足档案的利用需求，还需要检索工具，且这些工具在功能上能够互补。再将这些工具构建成检索工具体系，可以不断提升检索功能。在建立检索体系时，需将每一份文件或案卷转变为一个关键词或一个条目。

1.5 档案管理人才队伍建设

在医保档案的管理上，单位领导应配备具有个人素质及相应专业能力的管理人员。（1）个人素养。管理人员需有较强的责任心，热爱本职工作，沟通协调能力良好；对档案的相关资料进行分类、收集、归纳、保管等，如有问题及时修改、纠正，若无法解决，及时上报。（2）专业素养。熟练掌握相关操作方法及流程，如收集、整理、归档等；定期参加相关继续教育培训，利用信息技术对相关资料、数据进行科学、准确地筛选并处理，实时掌握新技能、新技巧，为档案的开发利用提供科学、及时的支撑；培养管理人员的标准化意识，对其进行系统的知识培训，进一步提高管理人员工作能力，以便更好开展标准化管理策略；要求工作人员务必掌握标准化的原理和方法，并将其运用到档案收集、整理、归档等过程中。

2 标准化管理措施效果分析

2.1 一般资料

随机抽取本单位2019年10月至2021年10月期间280份医保档案，按照管理方式分为对照组（常规管理）及试验组（标准化管理策略）。

2.2 观察指标

2.2.1 满意度

上级领导填写问卷调查表，内容包括制度完善、档案完整、查阅方便等，总分为100分，满意为≥90分，一般满意为60～＜90分，不满意为＜60分。总满意度为“满意＋一般满意”。

2.2.2 绩效考核结果

分析统计绩效考核结果，主要内容包括职业态度与意识、素养、行为习惯、知识及技能，评价方法为Lokert5点等级量表法，总分为5分，分值越高，说明结果越好。

2.2.3 档案管理质量指标

分析统计档案遗漏率、错误归档率、档案损坏率、资料错误率。

2.3 统计学方法

应用SP S S 2 0.0软件处理数据，计量资料以（x±s ）表示，组间比较采用t 检验，计数资料（% ）表示，χ2检验。P＜0.05表示差异有统计学意义。

3 结 果

3.1 上级领导对档案管理工作满意度比较

分析统计结果，在实施标准化管理策略后，上级领导总满意度（134例，占95.71%）较前（118例，占84.29%）明显提高，差异显著（P＜0.05）；其中试验组中≥ 90分的有59例（42.14%），对照组有37例（26.42%），详细数据见表1。

3.2 绩效考核结果比较

分析统计结果，在实施标准化管理策略后，试验组工作人员绩效考核结果（职业态度与意识、知识及技能、素养、行为习惯）较对照组明显提高，差异显著（P＜0.05），详细数据见表2。

3.3 档案管理质量指标比较

分析统计结果，在实施标准化管理策略后，试验组档案管理不良情况总发生率（5例，占3.57%）较对照组（22例，占15.71%）明显降低，差异显著（P＜0.05）；其中试验组中错误归档率最高（1.43%），对照组中资料错误率最高（5.71%），詳细数据见表3。

4 结 语

近几年来，随着新医改政策的推进，我国医疗保险服务亦日趋完善，随之参保人数呈直线上升，基本实现全民覆盖，医保档案数量与日俱增，这直接导致工作人员超负荷工作[4]。由于医保档案涉及每一位参保人的利益，必须对其进行完整保存，而当前档案管理观念差、缺乏完善管理体系、投入较少、信息化建设水平低、专业团队素质较低[5]。医保档案标准化管理有统一的管理机制及系统，有完整的组织架构、完善的档案制度、先进的网络管理体系等，从而提升档案管理质量[6]。通过对医保档案的标准化管理可更好地解决目前所面临的问题，推动标准化管理水平的提升，为参保单位及个人提供更好的服务。

本研究中，分析统计结果，在实施标准化管理策略后，上级领导总满意度（1 3 4 例，占95.71%）较前（118例，占84.29%）明显提高，差异显著（P＜0.05）；其中试验组中≥9 0分的有59例（42.14%），对照组有37例（26.42%）；试验组工作人员绩效考核结果（职业态度与意识、知识及技能、素养、行为习惯）较对照组明显提高，差异显著（P＜0.05）；试验组档案管理不良情况总发生率（5例，占3. 57%）较对照组（22例，占15.71%）明显降低，差异显著（P＜0.05）；其中试验组中错误归档率最高（1.43%），对照组中资料错误率最高（5.71%）。其原因在于，在实施标准化管理策略后，根据相关策略，完善档案管理机制，对整个档案管理进行全面梳理，建设标准化阵地，并结合实际工作运用科学来分析、处理问题，从而有条不紊地开展档案管理工作。同时通过建立健全完善的信息收集机制，提升档案信息的收集效率，从而实现高效的医保档案管理，在此过程中需不断创新档案收集的方式，不仅要确保信息的全面性，还要保证精确性。

在实际工作中，管理人员要合理分析收集到的医保档案信息，并做好全面登记。由于参保人员增多带来档案管理压力，建立健全完善的数据库，由专业人员做好数字化管理工作，将各类信息做好分类、校对、存储，形成流畅的医保档案管理流程，以便参保人员查询档案信息。要做好人员培训工作，培训内容要全面，不仅要包括档案管理知识，还要囊括相关的医保政策。管理人员需积极从多种渠道学习知识、信息技术，并将其应用到实际工作中，不断总结经验，发现问题，解决问题，提升档案管理效率。

综上所述，将标准化管理策略运用于医保档案管理工作中，既可提高上级领导对档案管理工作的满意度，也可降低医保档案管理不良情况发生率，进一步提高医保档案服务水平，值得积极推广。