基于财务共享模式的会计档案电子化管理探索

2023-04-05周佳欣中粮利金天津粮油股份有限公司静海分公司

财会学习 2023年7期

周佳欣中粮利金（天津）粮油股份有限公司静海分公司

引言

随着全球经济一体化的快速发展，企业的国际化程度持续提升，在信息化支撑下，财务共享模式得到了良好发展。目前很多大型企业都将财务共享模式看作是自身内部管理的重要手段，财务共享模式简单来说就是将企业中重复的财务工作单独抽调出来，集中到财务共享中心进行处理[1]。与此同时，我国在2016年开始，从法律层面上正式确定了电子档案的法律效应，在这种情况下，对不同企业的会计档案集中到财务共享中心实现集中化管理，更容易简化财务报销、记录、销账、入档等程序，这对于会计档案电子化发展具有极大帮助。

一、财务共享模式下会计档案电子化管理的意义

首先，在财务共享模式下，财务体制的中心也从以往的属地化经营实体管理转变成异地的财务共享服务中心。在这种情况下，会计人员自身的工作方式也从以往的人工操作转变成以影像传输系统为核心的影像数据会计处理，电子档案的利用率也因此得到了明显提升，会计档案管理方式也会随之做出极大改变，如果忽视了电子会计档案管理活动的开展，很有可能对整个财务共享服务中心的工作开展造成不利影响[2]。因此在实践中需要针对财务共享服务开展需求，推进电子会计档案的建设，保证会计资料本身的合法性、安全性、一致性，保证其符合国家档案管理要求。

其次，财务共享模式下，财务工作流程会逐步拉长，并且会计档案的形成也会逐渐增大，很多岗位及角色都会参与到电子会计档案形成中，由于会计档案管理会出现交叉管理的状况，从而间接地加大了问题处理难度，这也会在很大程度上加剧电子会计档案管理复杂程度[3]。在财务共享模式下电子会计档案管理要做到流程化、专业化、标准化，最大限度地减少会计电子档案管理风险。

最后，考虑到会计电子档案内部质量问题及外部环境风险因素，在实施财务共享后，对电子会计档案实现集中化管理是很关键的点。企业在实践中需要依据财务共享的要求，组建专门的管理机构，制定统一的工作标准及流程，对电子会计档案的获取、分类、报销、入账、归档、保管及利用等进行规范调整，使得电子会计档案能满足各类工作所需，切实发挥出会计电子档案的作用，促进会计档案信息服务质量提升[4]。

二、传统会计档案管理存在的问题

对于传统的会计档案管理过程中存在容易磨损、不容易保存的情况，加上时间、保存环境、保存技术、工具限制等因素的影响，在长时间存放过程中会出现原始凭证字迹模糊、淡化的情况，资料信息难以辨别，并且随着各种原始凭证、账本、报表等使用次数的增加，票据、凭证的损坏程度也会加大，加上人力资源、物力资源及存储空间等的限制，很难实现对纸质档案的良好监管与保护[5]。此外，在传统的会计档案管理中，还存在查阅难度大、使用不方便的情况，在每次查阅使用时，资料的调出都比较困难，在进行资料审查时，需要将所有的资料都翻出来，逐一寻找，如果要复印更是需要几十、上百张的纸，不仅会造成了资源浪费，使用者在信息查阅上也比较困难，耗时耗力的情况严重。

三、财务共享模式下会计电子档案管理的变化

与传统的档案管理模式相比较，财务共享模式下的会计电子档案管理从根本上发生了翻天覆地的变化，实现了纸质档案向数据化档案的转变，并且在互联网、数据化的影响下，信息分析、存储也变得更加容易[6]。在今后，随着财务共享模式的发展，电子会计档案管理将会成为最为重要的一个点，企业可以借助信息技术获取自身发展所需要的各种信息，同时企业的其他部门也可以在财务共享模式下，增强自身的信息利用率。

（一）档案采集

在会计电子档案采集中，主要是通过平台及系统进行，会实现安全、核算、资金等各项管理信息的全面整合，通过数据库的支持，可以完成数据的及时接收、分析、查询及处理，为企业的发展提供了全面的档案数据支持。同时，对企业来说，其本身可以结合自身的核算系统，对生产中的原始数据开展处理，形成电子凭证，在做完核算、审批工作后，会借助报表系统形成相应的电子报表，所有的环节都是通过数据平台实现的。对管理人员来说，可以借助识别系统实现对数据信息的保存，只需要对凭证进行扫描，就可以准确地获取各项信息，比之前工作要方便很多[7]。财务共享模式下，会计电子档案管理不仅能做到档案数据的采集、整合、分析，还能在处理完成后上传到共享中心，通过不同类型的数据作用，实现针对性的传输与收集，做到了数据共享，为后期的财务共享提供了良好基础。在实践中，只要生成了电子会计凭证，就可以完成电子报表的制作，并借助银企直联系统获得银行的回执单，保证了支付数据的准确无误，同时也实现了对工作环节的优化。互联网时代下，通过财务共享模式的实施，企业可以借助SPA等系统对核算数据进行应用，并且还能完成数据的加工，既可以验证数据真实性，又能高效率的实现数据核验，发挥出了档案的作用。

（二）档案分析

在做好档案采集工作后，就需要进行平台存储及共享。企业需要结合时代发展所需，构建专业的处理系统，在规范业务流程的过程中，注重数据分析，对电子档案中的每个数据进行处理，如结构化数据、程式化数据。借助大数据技术，实现信息的深度挖掘与整理，构建完整的信息链，充分发挥出共享财务的意义，为企业的决策提供更加准确的信息支撑。在财务共享模式中，会计档案的关联不仅局限在传统形式上，还可以通过信息化连接，明确数据规律，为后续的计算提供良好支撑[8]。在会计电子档案处理中，利用Hadoop技术，可以及时导入数据，并通过集群、数据库的作用，以分布式技术为关键进行数据的分析查询，满足了后期的实际要求。操作人员在具体操作过程中，需要进一步明确技术应用要点及注意事项，充分发挥出技术的价值，从而高质量地完成档案分析活动。

（三）档案应用

在会计电子档案应用中，需要先经过数据挖掘分析，得出相应的关键数据内容后，结合信息技术进一步地深度开发，最后得出有利于企业发展的数据信息，为企业的发展提供良好信息依据，以此体现出财务共享模式下会计电子档案的管理价值。具体来说，在档案应用中可以分成检索、利用两个环节，其中检索主要是通过平台对所需要的数据信息进行针对性的查询，同时还会查询指定相应的电子云端检索条，从而满足企业的信息查找需求[9]。企业在搜寻关键信息数据时，只要输入关键词就可以，然后结合检索到的精准数据信息完成决策。在以往的会计档案中，存在检索困难、检索率比较低的状况，难以满足企业的会计信息需求，而财务共享模式下，借助信息技术本身的高数据处理能力，既可以完成对原始数据的高效处理，还能保证最终处理结果为企业所用，最大限度地发挥出了会计数据信息自身的价值。同时在会计电子档案管理中心，通过MapReduce编程实现数据的集中处理，很好地解决了大范围中的电子档案内容问题。此外，会计电子档案会储存在各种云端，查询利用会更加方便，能满足企业的综合发展需求。过去的会计档案检索中，操作难度很大，工作压力大，而借助财务共享中心，通过现代化信息处理手段，能全面提升数据处理速度，并且这种技术还可以对不同格式数据进行挖掘，便于分析各种数据的形式，促进了档案管理水平提升，这对于企业决策有良好帮助。

四、财务共享模式下会计档案电子化管理优化措施

（一）强化信息化处理系统建设

在财务共享模式下，企业必须特别注重会计工作的信息化开展，同时在会计档案信息管理中心，通过网络化、数字化的方式开展，能让会计档案信息以更加综合的方式呈现出来。所以在实践中，企业开展会计档案电子化管理时，需要结合财务共享模式要求，构建契合会计档案电子化管理标准的网络环境，并注重对软硬件环境进行优化，确保财务档案信息的良好传播与共享。满足会计档案硬件管理需求后，还应该积极地对传输网络信息进行优化调整，增强财务档案本身的利用率，保证财务共享中心能以此高质量地完成业务拓展，促进电子化会计档案利用率的提升[10]。企业在平常需要做好系统的维护管理工作，强化系统本身的稳定性，构建安全的财务共享环境，便于会计档案电子化的发展。

（二）强化文档管理及影像扫描管理

在财务共享模式下，财务共享服务中心会对会计档案进行统一管理，在这种情况下原始票据、业务支撑文件会计档案传递及归档就会变得更加重要。在前期，财务共享服务中心可以做到电子文件集中归档影像及档案管理系统的同步运行，可以在保证文件的安全传递的基础上，实现会计档案电子文件与实物档案的良好衔接。而随着业务量的持续增加，影像扫描岗位工作量逐渐增大，并且扫描成本也会越来越大，影像扫描工作可以由扫描分中心、总部扫描中心进行，对扫描后的会计档案进行专门的影像系统管理，这样可以更好地处理电子影像文件与原始单据的关系，更容易满足相关人员的审计查证、调阅等工作需求。考虑到影像扫描工作量比较大，系统也会出现存储空间不够、系统运行速度比较慢的情况，可以选择自建档案管理系统，或者使用第三方档案管理系统来处理，从而满足各项工作要求。

（三）提升硬件设施安全性

在财务共享模式下，开展会计电子档案管理活动时，会有一个专门用于保存会计电子档案的机房，而机房本身的安全性将会对会计电子档案的安全程度造成影响。如果在实践中忽视了对会计电子档案机房管理的重视，当机房出现了火灾、进水、地震等状况，系统中的硬件设施因此受到损坏，将会对会计电子档案带来致命威胁，因此做好会计电子档案机房管理十分重要。在电子会计档案机房顶部，应该安装相应的避雷器，降低雷雨天气受到雷劈的概率，同时企业还需要在机房中设置相应的电涌保护器，其可以更好地保护机房电压不会超过设备所能承受的最大电压，并且还能将雷电产生的强大电流转移到其他地方，避雷器与电涌保护器的利用，在极大程度上提升了机房在雷雨天气下的安全性[11]。由于在实践中引起机房硬件设施损坏的因素有很多，并且有很多因素属于不可力拒因素，所以企业还需要将会计电子档案上传至云端，或者是对其多做几份备份，这样不管是遇到什么因素造成的机房硬件设施损坏，都可以在极短的时间内恢复会计电子档案，保证企业不会因此受到影响。此外，企业在实践中还可以与外部供应商，在机房安装热战，当机房设备由于诸多因素出现无法运转的情况，热战也能及时让设备恢复运转，这对于提升会计电子档案安全性有极大帮助。

（四）强化会计电子档案管理人员素质

在财务共享模式下，为了更好地发挥出会计电子档案本身的价值，还应该进一步增强电子档案管理人员本身的综合素质。在平常，企业需要对做好档案管理人员的培训活动，增强档案管理人员的数据信息分析处理水平，保证其可以灵活地运用档案数据库完成会计电子档案管理活动。企业管理层要进一步提升对电子档案管理的重视力度，定期聘请专业人才开展数据库维护、更新活动，保证电子档案系统的稳定运作。在新时期下，企业还需要注重对档案管理理念、管理方式进行优化创新，结合时代特征，借助大数据技术，通过全新的档案管理手段，由具备电子档案管理专业的人才开展档案管理活动。此外，在会计电子档案管理中，企业还需要结合以往档案管理中存在的不足，逐步优化档案管理活动，创新档案管理过程，为会计电子档案管理活动的有序开展提供保障。