本科高校教学基本状态数据采集管理探索

侯园园

关键词：本科高校；数据采集；教学基本状态数据

随着大数据在教育行业的应用日益广泛和深入，为保障高校教育数据的完整性和有效性，教育行政部门对高校相关数据进行定期采集。而这些信息又分散于高校的多个业务部门，且各项数据存在交叉现象。在数据采集过程中，经常出现重复采集，工作量大、效率低的现象。同时，由于数据服务对象不同，数据内涵不一致，导致对外填报的同类数据出现不一致问题。为此，高校迫切需要建立校内数据整合平台，将所有数据整合在一起，由专门人员统一管理，提高对外上报数据的效率和准确率，做到数据日常采集、服务外部上报要求和内部质量监控。本文在对目前本科高校教学基本状态数据采集现状剖析的基础上，以西安欧亚学院为例，对教学基本状态数据采集管理进行了深入的思考与探索。

1 本科高校教学基本状态数据采集管理现状

教学质量是学校的生命线，是立校之本。教学基本状态数据是反映高校教学质量的重要窗口，其形成于教学的全过程，涵盖了学校基本信息、学校基本条件、教职工信息、学科专业、人才培养、学生信息、教学管理与质量监控等方面，“数据”已经融入教学过程的各个环节，涉及学校的人事、财务、教学、学生、基建、后勤等各个职能部门和教学单位。因为涉及面广，部门多，因此本科高校在数据采集过程中面临着诸多问题。

1.1 数据质量堪忧

学校业务系统现有数据普遍存在维护不及时、数据不准确、数据不完备等现象；同样学校在教学基本状态数据采集过程中，依然存在数据不规范、数据缺失、数据错误、数据异常等现象。由于现有数据源头上数据质量参差不齐，造成数据保存失真、数据不能真实反映学校客观状况。此外由于数据来源不一致、出口不一致、数据采集标准不一致，“三分采集七分估计”正是对当前本科高校数据采集现状的真实描述。

1.2 数据不共享

学校绝大部分职能处室、院系均建有相关业务系统，各自采集自己需要的数据，自给自足[1]。但各业务系统数据分类标准与数据编码又各不相同，彼此孤立、壁垒森严、互补不融通，且各业务系统的数据在准确性、时效性上也参差不齐，导致数据在清洗转换和共享应用方面存在很大难度。

1.3 数据采集员队伍不稳定

由于上报教学基本状态数据是任务式，集中在某个时间段采集上报。学校一般都会由校级部门设立专人负责数据填报工作，各相关业务部门设有相应的数据采集员。但任务下发后，各业务部门经常是临时设岗定人，或直接将此烦琐工作推给新员工，致使业务不能有效延续。数据采集人员频繁更换，加大了数据采集工作的难度，降低了数据质量。

1.4 数据采集工作缺乏相关配套制度

目前本科教学基本状态数据采集已成为高校一项常规工作，而大部分学校却未及时出台相关配套的数据质量管理制度。导致数据在采集过程中出现分工不明确、上报流程不清晰、部门协作不给力、监管不到位等现象，使学校基本状态数据采集工作举步维艰。

1.5 数据采集指标不能满足实际需要

本科教学基本状态数据采集所用指标是由教育部评估中心统一提供，但采集指标和统计报表的设计和学校实际需要并不能完全吻合，出现有的数据虽然上级部门要求采集，但是对于学校却无法进行深度挖掘与分析利用；有的指标解释并不符合学校实际业务分类，导致采集人员对指标的理解出现较大的偏差，只能按实际分类估算填报，从而导致采集的数据不够准确、历史数据对比前后差异较大。因此高校研究基本状态数据库和评估指标体系的內涵，并有针对性地加强学校相关建设，能更科学、更有效地提高学校本科教学水平和教学质量[1]。

2 本科高校数据采集创新与实践

本科教学基本状态数据库的建立为本科高校监测教学质量提供了新思路与新方法，是国家教育信息化的重要战略布局之一，也是教育部监测高校教学质量的重要工具[2]。为了做好教学基本状态数据采集管理工作，充分发挥数据在提高学校教学质量中的作用，西安欧亚学院结合上级要求及学校内部需求，在教学基本状态数据采集管理工作中做了大胆尝试。

2.1 盘点学校现有教学状态数据

学校教学基本状态数据从业务流程方面来看，所有数据都不是孤立的，从数据的生产到数据归仓，数据的流向一定是业务流程的输入与输出，如同经络与血液[3]。面对数据来源多且分散，各业务系统数据共享不足的现状，西安欧亚学院对数据进行了全方位的盘点。首先，针对各业务部门，逐一梳理业务板块及数据板块，摸清数据资源；然后，建立数据统计台账；最后，确定学校数据采集任务分配表及数据填报、审核流程。通过盘点，对学校现有数据资源做到心中有数，为学校教学基本状态数据的采集夯实基础。

2.2 建立满足多元需求的数据指标体系

学校目前对外上报的数据主要有高等教育质量监测国家数据平台教学基本状态数据、高等教育基层统计报表数据、全国高等学校实验室信息数据等27种。各类统计报表格式、指标内涵、采集时间节点不尽相同，学校根据业务分工将填报工作分配给不同业务部门负责，因此填报数据难免会出现出入。对内学校撰写各类报告、开展内部评估、专业评估、资源匹配等，均需要大量数据。为满足大部分外报及内部数据需求，保持数据口径一致，提高数据采集效率，避免重复采集，西安欧亚学院依据国家教学基本状态数据指标体系研究制定了适合学校实际需要的指标体系，具体如表1所示。

该指标体系将数据尽可能地颗粒化，包含了117个统计报表1303个统计字段，其中不仅包含了本科教学基本状态数据88个统计报表671个统计指标，同时包含了高等教育基层统计报表部分统计指标、全国高校教师管理系统部分统计指标以及西安欧亚学院自行组织的学院评估、专业评估等数据表单或统计指标。数据类型不仅有统计数据，还有文档材料。按照此统计报表和指标，一次采集数据，依据不同的需求多次抽取使用，同时满足外部数据填报和内部数据使用的需求。

2.3 制定数据采集规章制度和流程

制定有关教学基本状态数据质量管理办法，是数据规范化管理的有效手段，通过对各个部门数据管理岗位员工的工作准则进行明确界定，使整个学校的数据质量管理更加规范。文件中明确了责任分工、填报与审核流程、应用途径与权限、奖惩措施，使数据质量管理工作“有章可依、有规必依、执规有据、违规可纠、守规可奖”。每年更新发布数据填报指南，清晰界定数据指标内涵，使数据填报有据可依，数据审核有据可查。规范的制度有效提升了教学基本状态数据采集管理工作效率和数据质量。

2.4 搭建校级教学基本状态数据平台

为整合学校庞大的数据资源，满足不同数据填报、使用需求，挖掘其内在价值，规避数据填报不规范的风险，充分发挥教学基本状态数据在提升学校教学质量中的重要作用，西安欧亚学院于2016年搭建了校内教学基本状态数据库系统。该系统旨在打破业务部门及业务系统数据间的物理屏障，主要采用Excel批量导入、人工逐条填报、引用历史数据三种形式采集数据，实现线上、线下数据抽取、清洗转换、规范统一数据编码及数据格式，最终将有效、准确的数据存储于系统。实现数据采集的自动化与智能化，减少人工操作的步骤，节约人力资源成本，实现学校高质量海量教学基本状态数据积累的目标[4]。主要功能如图1所示。

2.5 加强培训，提升数据采集人员业务水平

针对学校数据采集人员对数据指标理解不到位、不统一以及数据处理能力参差不齐的问题。西安欧亚学院加大对数据采集员的培训力度，每年定期举办教学基本状态数据采集业务提升培训和技能提升培训。通过业务培训强化数据采集员对教学基本状态数据采集指标的理解，统一了认识，通过技能培训提高数据采集员处理数据的工作效率和运用专业知识对统计数据进行挖掘和深入分析的能力。

3 数据采集管理成效

西安欧亚学院结合校内现状，在本科高校教学基本状态数据采集管理中的大胆创新取得了一定成效。

3.1 提升了本科教学基本状态数据的分析与利用价值

西安欧亚学院通过对本科状态数据采集管理工作的改革与创新，积累了大量准确、有效的数据。学校及各部门按照权限，从校内数据平台提取需要的数据，可以全面、及时地了解教学基本状态，通过对数据的挖掘分析，发现优势与不足。数据统筹管理部门利用平台数据，编撰学校数据质量监测报告，以数据、图、表等形式直观展示各专业、各分院、全校教学状态，同时通过数据纵向比对分析掌握发展趋势，横向比对分析了解其在全局中的状态与位次，为学校的资源匹配、政策配套等各方面工作决策提供有价值的参考依据，使学校的管理与决策更加科学合理。同时，为学校相关部门撰写报告、外报材料、教师申报项目等提供数据，仅2021年向全校15个部门提供了64类、10356条数据。

3.2 促进了学校教学信息化建设

在目前学校各业务部门及业务系统相互独立、互不融通的现状下，西安欧亚学院教学搭建的基本状态数据采集平台，建立了标准统一的数据统计指标、指标内涵及统计报表，通过平台线上、线下采集数据，促进了学校现有业务系统数据不规范、维护不及时问题的改进，打破了业务及系统间的数据壁垒，提高了学校现有业务系统的利用率和业务系统数据的准确率，促进了全学校数据融合、数据资源共享，推进了学校数据信息化建设。

3.3 改进了教学质量监测评估方式

传统的高等教育监测评估是通过专家进校考察、走访、查阅资料等方式，主要依赖评估专家的经验、知识，对学校、院系、专业的教学质量进行评价分析。而新一代高等教育监测评估是数据的驱动，强调让数据说话和数据分析的主导地位，不再依靠专家做最终的评估结论，强化评估专家在监测评估指标设计、数据采集、分析和解释的重要作用[5]。西安欧亚学院在进行校内教学质量评估时，利用学校数据平台，为专家提供充分的数据材料，一定程度上提高了评估效率，保证了评估结果的合理性和科学性。

下一步西安欧亚学院将实现教学基本状态数据的实时采集，通过提升采集的時效性，进而提升数据的准确性和有效性，为学校的教学质量保障提供强有力的数据支撑，为学校的决策提供科学的数据依据，促进学校管理水平和教学质量的持续提升。