综合艺术院校档案馆与图书馆数字化管理研究

陶东明

（吉林艺术学院，吉林 长春 130021）

一、档案馆与图书馆的新机遇

随着信息技术迅速发展，数字化已成为全球各行各业转型升级的关键驱动力。作为知识传播与文化传承的重要机构，档案馆与图书馆的数字化建设显得尤为迫切。推动这一转型是贯彻落实党的二十大精神的具体体现，也顺应了信息时代的发展需要，旨在深化文化与教育系统的现代化进程，助力构建学习型社会，推动文化创新和知识传播。

在数字化的大潮中，综合艺术院校的图书馆与档案馆必须进行转型，这一过程揭示了它们之间的固有协同作用。现有的文化遗产保护和知识传播工作显示出它们的内在联系，这为艺术院校的教育生态提供了有力支撑。随着数字化的深入发展，资源整合变得更为高效，突破了传统的界限，为知识流通和学术研究带来了新的可能。

在现代信息技术的快速发展推动下，综合艺术院校的档案馆与图书馆正处于转型的关键时期。这种变革要求两个机构采取前瞻性措施，以便紧跟数字化的步伐。数字化的应用不仅优化了师生的检索体验，实现了便捷且高效的信息获取，而且还促成了文献资源与档案的跨平台、跨地域共享。通过网络平台，师生能够克服传统限制，实现随时随地的信息访问。借助于移动互联网技术的加持，使线上阅读成为一种新型服务方式[1]。

对档案馆来说，数字化转型是提升服务质量的核心。实施数字化建设模式可以打破以往档案管理地域及时间的束缚，创造良好的档案管理环境，灵活开展档案管理工作，使档案管理人员有更多时间用于档案管理调整与优化，形成良性循环，确保档案工作向着智能化方向发展[2]。通过采用数字技术，档案的获取、管理、存储、检索及借阅等环节的效率得到了显著提升。自动化流程不仅降低了人力成本，还为历史文献的长期保存提供了更为坚固的安全保障。

在传统服务模式下，图书馆的物理限制一直是其发展的阻碍。数字化转型的实施有效地拓宽了图书馆的服务领域。读者不必到场就能快速访问所需的资源，这种资源的可访问性无疑提升了服务的便捷性和效率。数字化不仅增加了图书馆作为知识传播平台的服务范围，也极大地提高了信息流通的速度，为形成学习型社会和促进文化创新提供了强大动力。

实施数字化还能够加强档案馆与图书馆之间的信息共享和资源整合。两个部门在信息资源的收集、整理，资料的存储、使用等方面存在相同之处，通过数字化转型，还能强化两个部门间的协作、促进各部门间的交流，实现部门之间的资源共享，提高资源的利用效率，避免档案数字化成果利用率不高，数据流动性差[3]，从而进一步推动艺术教育的创新与发展。

二、数字化转型的机遇与挑战

1.数字化管理是提高工作效率的必然选择

数字化管理已成为图书馆与档案馆提升服务质量的关键策略。艺术作品、历史文献、影像资料的数字化处理消除了访问这些资源的时间和空间限制，极大地增加了学术研究和艺术创作的便捷性及效率。同时，集中化的数字管理简化了原本繁复的资源维护流程，减少了手动操作可能发生的失误和物理搬运的巨大压力。数字化显著减轻了传统物理存储的空间需求和相关维护开销。自动化管理系统的引入进一步降低了对人工操作的依赖，有效降低了人工成本。此外，检索系统和归档技术提升了工作效率，也减少了重复性工作，降低了错误率，从而节省整体的管理成本。通过优化资源配置和利用现代技术手段，综合艺术院校的档案馆与图书馆已有效地运用数字化策略实现了运营效率的提升和成本的降低，确保了资源的持续可用性和经济的有效管理。

随着数字化的迅速推进和艺术领域信息资源的日益增长，档案馆与图书馆的服务水平和师生的服务期望均随之提升。利用数字化技术，档案馆超越了传统的时间和空间界限，利用线上数据库和数字阅览室等公共平台，提供远程咨询、图像展示和档案复制服务。这些服务不仅扩大了档案的可用性，也实现了与师生之间更有效的信息对接。图书馆可以更精准地满足师生的阅读需求，提供更具个性化的服务。依据对师生研究方向和偏好的合理分析，图书馆能够向其推荐更相关的学术资源和资料，使服务的个性化程度显著提升。基于数字化服务，用户通过网络完成自主学习和服务的流程[4]，这不仅提升了档案馆和图书馆服务的效率和精确度，还突出了个性化和无界限服务的特点，极大地促进了校园内外资源的共享和应用。

艺术作品和学术资料的保护现已步入数字化的新纪元。资料的数字化减少了物理损坏的风险，极大增强了长期保存的能力。即便原件受损，其数字副本依旧能够完整地保存。通过实施访问控制系统和数据加密技术，保证了只有授权人员能够访问或下载内容，同时确保了资料的隐私安全。定期备份和灾难恢复策略的应用，保证了即使面对突发情况，重要信息也不会丢失。在保护手段从物理到数字的转变中，不仅提升了安全性，也增加了存取资料的灵活性。这些进步不仅为当下提供便捷，也确保了师生将来能够接触到这些无价的历史和文化遗产。

2.数字化管理过程中的难题与挑战

数字化转型对于综合艺术院校的档案馆和图书馆来说，是一场关键性革新。这不仅涉及历史档案的保护和文化艺术的传承，也关乎教育资源的高效利用。然而，在此过程中，会遇到一系列问题和挑战。

首先，资金是推动数字化转型的主要驱动力之一。综合艺术院校需对旧有资料进行扫描、元数据创建、存储解决方案的建立以及长期维护等环节进行投资。这些活动需要购买或租赁昂贵的硬件设备，开发或采购软件系统，以及建设安全可靠的存储和备份机制。

其次，数字化转型以及人力资源配置的问题。艺术院校的档案馆和图书馆需要培养一支既懂艺术和档案管理，又精通信息技术的团队。很多情况下，现有的教职工需要额外培训以应对新系统和工作流程。此外，专业人员的频繁流动会对数字化项目的连续性和稳定性带来挑战。

再次，随着越来越多的文件、资料、作品被转化为数字格式，它们变得更容易受到未经授权的访问导致破坏或丢失。因此，艺术院校的档案馆和图书馆网络安全体系需要优先考虑建设，这包括数据加密、访问控制、防病毒保护，以及对抗网络攻击的防御能力。同时，也需要对教职工进行网络安全教育，并建立快速响应机制以应对潜在的安全威胁。

最后，数字化管理不仅是一个技术过程，更涉及多部门、多学科、多专业的有机融合。这要求档案馆、图书馆及相关部门之间建立紧密的合作关系和资源共享机制，每个部门都要明确自身的职责范围，以保证与其他部门的工作不重叠、不重复，确保整个项目的统一性和成果的标准化。

为了保障数字化管理过程的顺利进行，综合艺术院校的档案馆和图书馆应采取一系列有效措施。其中包括制定科学合理的预算计划，确保经费充足；建立和完善专业的培训体系，提升教职工的技术能力和服务水平；强化网络安全管理，以防范数据泄露和损坏；加强各部门间的沟通与合作，实现资源互补和配置优化。采取这些措施，可以有效地提升档案馆和图书馆的服务质量，满足现代教育的需求，并为未来的发展奠定坚实的基础。

三、数字化转型的策略与实践

1.构建档案图书数字化平台

构建档案与图书资料的数字化平台时，技术选型站在了决策的前沿。合适的技术能够满足对转化效率和精度的双重需求。以光学字符识别（OCR）技术为例，它能够将纸质文献高效转化为数字格式，特别是在处理那些印刷品质较差的历史文件时，光学字符识别技术显得尤为重要，能够显著提高文本的识别质量和可读性。同时，可携带文件格式（PDF） 格式凭借其跨平台的兼容性和一致的展示效果，成为文件共享与存储的理想选择。

平台架构的稳定性也是亟需关注的核心问题。通过精心设计的架构，平台的性能不仅能得到提升，而且也增强了稳定性，有助于降低维护成本并减少潜在的系统故障。采用微服务架构，能将复杂的应用拆分为众多的小型、独立运作的服务，每项服务均可独立部署和更新，极大地增加了系统的灵活性和韧性。容器化技术的应用进一步确保了程序在不同环境下的无缝运行和便捷扩展，从而使数字化平台能够随着业务需求和技术发展实时适应和进化，为档案馆和图书馆的未来打下坚实基础。

考虑到数据本身具有敏感性和巨大价值，所以必须采用先进的加密技术以确保关键数据的安全。这样专门设计的加密措施防止数据在存储和传输过程中遭受未经授权的访问，大幅降低数据泄露的风险。制定数据备份与恢复策略，确保关键资料按规定周期进行备份，并定期执行恢复演练以测试备份的有效性。通过定期的系统安全审计，漏洞扫描，并且采用分级的权限管理，进一步加固了数据的防护。在网络传输方面，采用安全传输层协议（TLS）等安全协议，强化数据传输的安全性，防止数据在传输过程中被截取和篡改。以上措施不仅保障了档案馆和图书馆在数字化转型中的信息安全，也有力地守护了学术成果和知识产权，为学校在学术交流与协作方面提供了坚实的安全基础。

在数字化转型的策略性推进中，某综合艺术院校的实践为我们提供了生动案例。该校馆藏的珍贵文献和艺术创作资料，随着时间的推移呈现出明显的损坏。为应对这一情况，该校采用了光学字符识别（OCR）技术与自动化校正工具，有效地将这些文献转录成高清数字副本。通过选用可携带文件格式（PDF）格式进行文件存储和共享，其预期将极大提升文献的可获得性。

技术架构方面，该校实施了微服务架构与端到端加密技术，用以提升系统的模块化自主性及整体稳定性，并确保数据在传输和存储过程中的安全性。在面对网络入侵时，这一架构设计作用显著，它能够迅速隔离问题，减少系统恢复时间，确保档案和图书资源的持续可用性。

通过案例分析，该校的实践不仅证实了建设数字化平台的必要性与可行性，也为其他学校提供了宝贵的经验。本案例明确展示了细致的规划与恰当的技术选择，数字化转型能够显著增强学术资料的长期保存、可访问性以及扩大其分享与传播的范围。

2.推进资源共享

在数字化转型的潮流中，综合艺术院校面临着独特的发展机遇与挑战。数字化并非单一地转变档案和图书的管理方法，更在根本上催化了院校资源整合与学术交流的广泛扩展。资源共享在这个过程中扮演了至关重要的角色，它不仅提高了资源利用率，也为学术研究与创新建立了更广阔的舞台。

为了有效地实现资源共享，艺术院校的档案馆和图书馆必须制定明确的战略规划。该规划应基于对现有资源的深入分析和清晰的共享愿景，结合细致的操作步骤。战略的制定需依托详实的数据分析，审视不同档案资料、图书资料的利用频率与师生需求，以确保资源共享的准确性与效率。明确的共享流程和指导方针对于减少实施阶段的误区与矛盾至关重要，它们能够确保资源的优化配置与充分利用。

稳固可信的伙伴关系是资源共享成效的关键支撑，它能为相关方带来长期的共赢效果。在合作伙伴选择过程中，不仅应重视合作方所拥有的资源量，更应评估其信誉度、合作意向及发展潜力。此外，资源共享还要求参与方在文化和管理层面达成共识，这也是建立和维护持久合作关系的基础。

资源是图书馆服务模式创新的根本前提[5]。在实际操作中，资源的高效整合是成功共享的关键所在。集中管理不仅能提升资源利用效率，还有助于降低运营成本。同时，跨机构合作将促进资源互联互通，为知识交流、学术研究、艺术创作、教学活动注入新动力。

在综合艺术院校的数字化进程中，资源共享是一个不容忽视的环节。一个经过全面规划并得到有效执行的资源共享方案，能够充分激发档案与图书资源的潜力，促进学术共同体之间的交流与合作，对于推动学术研究、艺术创作和文化传承具有重要的意义。

某艺术院校意识到其拥有的大量民族音乐、古典音乐作品及表演录音等音乐档案，对研究和传播中国音乐文化意义重大，因此院校启动数字化档案项目。该项目采用高保真技术确保数字化过程中准确复原音质。数字化音乐档案存储于该院校建立的在线开放获取数字资源库，资源库具有简洁易用的用户界面并支持多种检索访问方式。该校选择与共同致力于推广中国文化的国内外高校、图书馆、研究机构合作，开放获取共享资源既保护了这些文化遗产，又推动了其应用和传播。该数字化资源共享项目展示了音乐档案现代化转型与开放共享的策略在保护和弘扬音乐文化遗产方面的积极作用。

3.加强人员培训

加强教职工培训是数字化转型的关键步骤。为了使教职工适应数字化转型，艺术院校应高度重视系统性的培训，既要提升档案管理人才队伍的专业性，又要加强已有人才队伍的继续教育培训，为职工继续教育提供机会与平台[6]。通过制定科学的培训计划、精心挑选培训内容以及执行严格的考核制度，使教职工的数字管理技能迅速提升，为综合艺术院校的数字化转型打下牢固的人才基础。

制定科学的人员培训计划是数字化转型的基础。在制定人员培训计划时，要充分考虑到教职工教育背景、技能水平、工作岗位的差异。所以培训方案的制定应讲求个性化、差异化，且培训内容的设计制定应具备全面性、系统性、综合性，确保培训中既包括数字化的理论知识，又包括设备实际操作技能。

评估培训效果是数字化转型的保障。定期评估培训成果跟踪掌握教职工的学习进度，可以保证培训质量，有助于及时发现问题、解决问题。评估培训效果为持续适应数字化要求提供科学依据与实践资料，以确保培训内容和方式能够不断适应数字化转型的需要做出及时调整。

某艺术院校在开展数字化转型过程中，制定了系统性的教职工培训计划。首先对教职工进行数字化理论知识和技能水平测评，根据测评结果分类设置课程，如基础课程面向没有接触过数字化的教职工，高级课程面向有过相关经验的教职工。同时，精心设计实践操作课程，让教职工通过设备操作、数字资源开发、多媒体课件制作等实践锻炼技能。在质量控制上，建立了考核制度，采用理论考试和实践考核相结合的评价机制。此外还开展定期的跟踪评估，通过问卷调查、个案访谈等方式评估培训效果，及时优化调整培训方案。通过全面培训和评估体系，该校不仅提升了教职工对数字化工具和流程的熟练度，而且确保了其档案数字化工作的高效和精确执行。培养出的这批具备高级数字技能的人才，他们将成为该校推动档案数字化进程、保护文化遗产和促进知识传播的重要力量。

四、结论

在党的二十大精神的引领下，综合艺术院校的档案馆和图书馆正处于重要的转型时期。数字化技术为这些机构带来了前所未有的机遇，同时也提出了如何平衡它们传统功能与新兴角色的挑战。数字化管理的引入提高了工作效率，自动化系统简化流程、利用大数据分析可以实现精准服务，并且数字资源还能够支持学生开展自主学习。档案馆和图书馆承担着保护历史文献和重要资料、传承文化艺术的重要任务，数字化的转变推动了档案馆和图书馆向教育型、开放型文化交流中心转型，二者应结合先进技术与本质功能，既发挥馆藏资源的教育价值，又培养学生的创新能力。综合艺术院校的档案馆与图书馆应发挥自身优势和特色，把握时代赋予的机遇，积极促进艺术事业的发展，满足数字时代对创新型教育的需求，助力培养更多的艺术人才，为艺术事业的繁荣作出贡献。