新时代做好机关事业单位办公室文秘工作的路径

文/福建省安溪第八中学 刘培德；共青团安溪县委员会 史德芬

文秘职业古已有之，如今社会经济繁荣发展，社会关系呈现出复杂化和多样化的特征，各行各业兴旺发达，使文秘职业呈现出蓬勃的生机与活力，文秘工作越来越重要，尤其是新时代的机关事业单位，文秘工作是不可或缺的重要部分。事业单位办公室的文秘工作者每天要面临繁重艰巨的工作任务。因此，文秘工作者需要迅速提升工作能力，坚决完成各项工作。如何对机关事业单位的文秘工作进行创新与加强，是当前事业单位办公室要面临的重要难题，同时是提升工作效率不可或缺的内容。

一、讲究工作艺术，领会领导意图

在新时代背景下，文秘工作头绪多、任务重，面对的任务繁琐，文秘工作者要学会从工作实际出发，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。比如正确了解和掌握一个时期的中心工作，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，积累和储存有关工作资料。举个例子，阿美在一家机关事业单位做文秘工作，快到年底了，单位领导组织了一场会议，会议的主要内容是领导对各部门年底的工作进行总结。然而在领导准备发言的时候，却发现自己忘带了秘书事先整理好的发言稿，阿美立刻拿出自己之前存在电脑中的备份。领导从未让秘书进行备份工作，阿美的自主备份行为，获得了领导的表扬。每个领导的办事风格各不相同，文秘工作是一门艺术，需要像心理学家一样善于观察和领会领导意图。

机关事业单位的领导大致有这几种类型：

（一）专制型领导。简单来说，就是领导者决定一切，直接布置任务让下级员工执行，这种领导要求下级绝对忠诚与服从。专制型领导的风格都是直来直去的，文秘工作者要充分尊重领导的意见，尊重他的权威，按领导者的意图前进，按照领导的意见办事即可。当然，服从并不等于盲从和不加分析地附和，有自己的想法主张可以巧妙地跟领导讲出来，切忌过于直白。

（二）交易型领导。此种类型的领导行事公平公正，赏罚分明，遵循着“付出便有收获”的工作制度。但是，对于这种过于信奉赏罚分明的领导，文秘工作者在工作时会有一定的压力，一旦在工作中出现了细微的差错，领导的人情味和同情心相对较少。对待这种领导，文秘工作者无须过多地讨好殷勤和考虑人情世故，只需把分内的事情做好，尽量别在工作中出现差错即可。

（三）民主型领导。领导比较平易近人，凡事大多愿意听一听下属意见。文秘工作者可以适当提一下对单位的建议，充分表现出自己的业务能力，但同时要小心讲话语气或态度，不要因为领导是作风民主，便可随意开玩笑，甚至肆意践踏领导的权威。领导行事风格各有春秋，文秘工作也是丰富多彩的，而机关事业单位对文秘工作的要求也是全面化的。文秘工作者要懂得一系列工作方法和工作艺术。工作的艺术性，要通过技能与技巧的运用来不断获得提高的。平时在工作中要学会分析理解领导意图，拾遗补阙，进而增强执行的信心。

二、讲究说话技巧，发挥交流才能

机关事业单位办公室是处理内外事务的重要场所，同时也是对外联络，进行内部沟通的重要部门。说话、办事、总结是对机关事业单位办公室工作内容的精练概括，说话、办事、总结的效果直接影响到办公室的工作效率和工作水平。文秘工作除了要有基本的文字书写能力外，还有日常事务的接待，这就要求文秘工作人员应掌握一些办公室的交流技巧，以便在工作中得心应手。

文秘工作者要以自信良好的形象示人。保持精神饱满，精力充沛，面带真诚的微笑，态度和蔼，与人为善。尤其注意说话的技巧。文秘人员应与人和谐相处，说话态度或语气一定要柔和，富有亲切感，切勿态度过于强硬，即便是有了一定的权利也要友好待人，少用命令的口吻，更不可妄自菲薄。与他人进行友善的沟通，不要当成辩论赛。在说话时，不能用手指着对方，不要产生侮辱他人的行为举止。不要好辩逞强，锋芒太露。俗话说“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒”，文雅的谈吐会产生良好的人际关系。

面对办公室攀比炫耀的不良风气，文秘工作者即便有资本、专业技术过硬、工作能力出色、是办公室的红人，也不要随便将自己华丽的羽毛暴露给别人，在单位更应该小心谨慎。只要你真诚待人，为人可亲，周围即使对你有偏见的人，在时间的冲洗中会慢慢走近你。

现代社会办公室文秘工作多数是女性，俗话说“女人多的地方是非就多”，当办公室一群女人聚在一起时，少不了“八卦”闲聊，互相攀比炫耀。作为新时代的文秘工作者，作为新时代职业女性的代表，一定要有自己的头脑和见识，在面对八卦时，不要人云亦云，随波逐流。要有辨别是非的基本能力，不要参与“八卦”的宣扬。对于工作要勇于表达自己的想法，发出自己的声音，从而获得领导的关注赏识。从古至今，领导都会赏识那些有自己的主见的员工，而不是那些没有上进心每天闲聊的“闲杂人士”。

三、讲究工作方式，善于管理日常

机关事业单位的文秘人员作为领导的助理，要根据新时代的发展趋势，转变自身工作方式，利用巧妙的管理手段管理事业单位的日常工作。要有明确的工作规划，以提高效率为目的，充分利用时间，提高工作效率。计划要分清主次和轻重缓急，计划强度不要过大，遵循“20%=80%”的原则，每天用20%的工作效率就相当于获得了80%的成功。可以制订周密的工作计划，善于集中时间，把自己有限的时间集中在重要的事情上，切忌把工作揽入全身，对于自己不擅长的领域要勇敢地拒绝，莫在不必要的事情上浪费时间和精力。

文秘工作者需要仔细、耐心，与同事心往一处想，劲往一处使，团结协作，不计较干得多，干得少。必须内外兼顾，在给领导安排工作日程的时候，预留出一定的时间让领导了解合作单位的发展、经营状况并对业务处理过程中的各种矛盾和问题进行及时解决。文秘工作者要加强与领导的密切联系，尽可能避免因粗心大意造成的失误从而耽误日常进度。另外，一旦载入的计划事项有变动，相应变动涉及其他人员时，文秘应当立即与领导取得联系，并上报计划变更的具体情况，说明变更后可能带来的影响。与领导协商完毕后，及时安排其他行程。

四、掌握信息技术，做好档案管理

机关事业单位作为政府的重要支撑，其档案管理工作备受关注，档案管理工作从古至今都是琐碎又复杂的工作。机关事业单位作为管理相对封闭，环境具有一定开放性的组织系统，需对其制订完整详尽的管理制度。在新时代的背景下，事业单位对档案管理人员的工作制度提出了更高的要求。与此同时，事业单位的用人制度不断进行改变，档案管理人员也在不断缩减，更增加了事业单位办公室人事档案的管理难度。因此，文秘人员除了做好本职工作外，还要做好档案管理工作。应遵循以下几个方面原则，对档案进行精细化管理。第一，收集档案。这是档案管理工作中的基础，收集对象主要是机关事业单位的文书文献，如果最基础的收集工作不整理好，会导致文件归档不齐全、不完整，对后续的整理工作造成一定的影响。第二步，整理档案。文秘人员需对已经接收的归档材料文献进行整理，对已经归档的案卷进行质量检查，将符合相关标准的案卷进行档案保管，并依照相关的档案管理制度执行。第三，对档案进行鉴定。鉴定环节指的是档案的保存价值，是档案管理工作中的重要组成部分。通过对档案价值的鉴定，可以有效避免鱼龙混杂，按照价值的大小进行分类保管，主要可以分为永久、长期、短期三个级别的管理期限，充分利用档案进行工作，可以使保管工作具有条理化以及规范性。第四，对档案进行统计。简单来说，就是对档案管理中的各方面情况进行数据分析，以掌握档案的全面情况。做到心中有数，知根知底，不但为后续工作打下了坚实的基础，还能最大限度地发挥档案工作的服务职能。第五，档案利用。是档案管理工作的最后一项，也是最为重要的一项。办公室文秘应从实际出发，开展多种多样的服务活动。例如，编写若干专题汇编和研究工具，为各机关的工作提供支持。如果不能使用或是不善于利用，那么档案就失去了保存的价值和必要性。

新时代，文秘工作者必须熟练操作电脑，准确无误地处理好文字，努力做一个操作型的人员，利用现代信息技术手段，整理档案事半功倍。

五、加强技能培训，提高自身素质

文秘工作是上承下达、沟通各个部门的重要枢纽。文秘是整个机关事业单位的门面，文秘人员的综合素质直接决定了外界对机关事业单位的看法，并在一定程度上影响了工作效率以及整体的工作质量。在新形势背景下，加强文秘人员的综合素质是非常必要的。

文秘工作要干好，才干素养始终是基础。随着信息技术的发展，可通过学历、技术、经验等对人才一一筛选，提高文秘工作人员的门槛以及综合素质，对招聘制度进行整理与规划，扩宽文秘工作的队伍，全面培养高素质的文秘团队。与此同时，定期对文秘工作人员进行培训，从而加强管理技能。由于在机关事业单位工作本身具有很强的政治性，因此文秘工作人员应当具有很高的政治觉悟，时刻保持清醒的政治头脑，思想上和行动上始终与党中央保持一致，坚持党的路线不动摇，加强思想政治教育。

新时代文秘工作者的内外兼修能力、学习能力、应对能力、竞争能力、创新能力、计划能力都必须有一个大的提高。文秘人员应提高预见力、学习力，运用全局思维和系统思维研究工作，从事物发展前沿的角度提出相关方案，逐渐养成未雨绸缪的相关意识、学会举一反三，要养成勤储备的良好习惯，逐渐在文秘的日常工作中练就见事有远见、遇事有策略、临机有胆量的过人本领。要准确把握工作进程，并提出合理的建议。增强文秘人员的总结能力，将理论与实践相结合，把握客观事物的发展规律，保证在给领导提供各种参考意见时，做到心中有数、从容应对。

六、结语

作为机关事业单位的文秘工作者，将领导安排的各项工作任务扎实落实，并努力执行，是最重要也是最突出的工作目标。在新时代新形势背景下，文秘工作者不仅要业务过硬，还要内外兼修，创新方法，工作思维有高度、广度和深度。本文对机关事业单位做好文秘工作的途径进行了探讨，并提出相关措施，以期能顺应事业单位的发展需要，提高科学决策水平，以全新的角度看待文秘工作，做好本职工作，为机关事业单位做出应有的贡献。