行政事务人员队伍建设之我见

文/湖南省常德市武陵区就业服务中心 陈丹

从笔者所处的县级政府部门看，机关事业单位进行了新一轮机构改革，行政事务人员成为行政事业单位工作人员队伍的重要组成部分，对单位日常事务的处理起着重要作用。其日常工作不仅要处理电话的接听、指示的传达、来访人员接待、会议的安排，还需要做好文件处理、档案管理、信息沟通、公务接待等工作。行政事务人员要适应新时代的行政事务工作，需要在日常工作中不断强化服务意识、责任意识、时效意识和自律意识，提升信息处理、统筹规划、沟通协调、缜密安排的能力，从而更好地提高工作效率和质量，促进本单位各项工作更好地开展。因此，在充分发挥行政事务人员作用的同时，务必高度重视行政事务人员队伍建设。

一、充分认识行政事务人员队伍建设的重要性

新时代的行政事务工作对行政事务人员有更新更高的能力要求。在新时代机关事业单位中行政事务这个职位，虽然主要工作内容不外乎上传下达、文件处理、会议安排、客人接待等。但与过去的行政事务人员相比较，新时代的行政事务人员在工作过程当中，更加考验科学性和技巧性，工作要求更高，在行政事业单位中的任何环节发挥着不可替代的作用。因此，不仅已经就职的行政事务人员要不断适应新时代的新要求，而且新入职的行政事务人员对于行政事务工作缺乏了解，在就职过程当中很容易遇到各种各样的问题，需要在工作过程当中不断地学习吸取相应的经验，结合自身工作实际情况来进行创新和拓展，使工作技巧能够更加完善，提高工作的效率和质量。因此，要充分认识行政事务人员队伍建设的重要性。

二、行政事务人员要强化“四个意识”

（一）服务意识。从行政事务人员基本的工作内容看，服务性是其日常事务处理的本质特点，所从事的工作主要是为单位领导服务、为单位内部机构和人员服务，协助发挥机关效能，为人民群众服好务。因而行政事务人员日常事务处理最重要的是强化服务意识。中国共产党的宗旨就是全心全意为人民服务。机关事业单位所做的工作都是为人民服务，为人民服务没有高低贵贱之分。不要以为行政事务人员的身份和工作低人一等，行政事务人员应当在为人民服务思想的引导下，工作不分贵贱，始终当好人民的勤务员。

（二）责任意识。机关事业单位行政事务人员在处理日常事务时，应当强化责任意识，对领导负责，对单位负责，对服务对象负责，自觉主动地将职责转化为主观责任，从而充分发挥主观能动性，出色完成各项工作任务。行政事务人员只有树立较强的责任意识，将工作责任内化于心、外化于行，在执行任务时才会自觉地履行职责，才能受责任驱使做好行政事务工作。主观责任意识是行政事务人员自觉履行职责的内在动力，只有树立强烈责任意识的行政事务人员才能够不折不扣地做好本职工作。

（三）时效意识。机关事业单位行政事务人员的工作时效性很强，文件资料收发、大小会议服务、来人来访接待、安全应急处置等工作都有严格的时效要求，务必及时正确果断处理。在行政事务人员日常工作中，领导会将公务接待工作、会务工作等事务交给行政事务人员办理，这就需要行政事务人员有很强的时间观念，按时完成任务。办理过程中，行政事务人员需要根据工作内容和具体情况，制定周密计划和工作方案报领导审定后实施，如召开会议事务，行政事务人员要充分考虑会议的所有细节，并做好应急预案，以保障会议有条不紊地进行，不得耽误时间而影响工作。行政事务人员在工作中要强化时效意识，保证日常事务处理的高质高效。

（四）自律意识。行政事务人员负责的工作繁杂琐碎，手中没有什么权力，在廉洁自律上很容易产生无所谓的思想，同时与其他岗位工作人员比，还会产生心理不平衡。机关事业单位行政事务人员在处理日常事务的过程中，要树立强烈的自律意识，从严要求自己，做到廉洁自律。行政事务人员不要以为自己权力小而放松自律，在公务活动中，要时刻敲响思想上的警钟，理智地管住自己的小节。要严格执行规定,按制度办事，无论是在公共场合还是单独处事时，都要用制度约束自己，做到警钟长鸣、防微杜渐。

三、行政事务人员应具备“四种能力”

（一）应具备信息处理能力。行政事务人员对信息的处理关系到行政事业单位的稳定发展。信息包括政策信息、科技信息、信访信息、工作信息、典型经验等，这些信息的处理对单位的生存和发展有着重要作用，尤其是政策信息的处理和政策的执行贯彻，关系到工作是否顺利开展，关系到单位长远稳定发展。行政事务人员在信息收集和整理当中有着关键作用，只有行政事务人员学会把信息内容进行分类，合理运用分类台账，根据轻重缓急的情况区分，及时、准确地把信息反馈给领导，才能在第一时间为领导正确决策提供依据。因此，行政事务人员应具备较强的信息处理能力。

（二）应具备统筹规划能力。面对繁杂的日常事务，行政事务人员应分出轻重缓急，做出合理有序的安排，有明确的目的和计划，而不至于被繁杂事务所缠绕，导致手忙脚乱，忙得不亦乐乎而不见成效。统筹规划能力是行政事务人员必备的一种能力。行政事务人员只有增强统筹全局的观念，才能够在工作的过程中把握整体，提升工作的效率和质量。行政事务人员的日常工作通常为文件收集整理、信息接听处理等，工作任务既具体又繁琐，若要高效完成所有日常事务须提前计划和规划工作流程。因此，行政事务人员应具备整体规划与统筹安排的工作能力。要灵活处理人际关系，在工作上要考虑各个部门的工作人员对日常事务处理的能力，提前统筹规划工作在后期行政事务运行过程中会逐渐体现出其重要性。为了让繁杂的日常事务有序而高效地进行，应依照事情的大小、急缓、轻重对工作内容进行分析后制定具体计划，然后付诸实施完成各项具体工作，这样有计划、有目标的方式会让工作完成得井井有条。

（三）应具备沟通协调能力。行政事务人员在日常工作中要处理好繁杂的事务，主要的工作方法是与其他人员做好沟通和协调，加强与各部门的联系和交流，因而对行政事务人员自身的沟通协调能力是一个考验。行政事务人员要处理好工作上的各类事务，必须首先处理人与人之间的关系，针对每一个人的性格特点和工作方式的差异性，采取原则性和灵活性相结合，用不同的方式方法来进行工作上的沟通和协调。因此，行政事务人员在处理各项事务的过程中要以大局为重，始终保持谦虚谨慎的心态，在沟通中不计较对方的态度。作为一名优秀的行政事务人员，需要在处理日常事务中具有很强的沟通协调能力。从当前我区行政事业单位行政事务人员工作现状看，不仅需要协助领导做好关系协调，还需要在日常事务处理中加强自身沟通能力，面对不同的工作对象要有相适应的沟通方法和能力，从而高质量完成自己的日常工作任务，进一步促进单位行政事务性工作高效高质量发展。

（四）应具备缜密安排能力。由于行政事务人员在开展工作的过程当中需要面对复杂的事务，并且在与人交流和工作配合中难免会存在各种各样的问题，所以行政事务人员要充分考虑具体事务工作的重要性及细致性。行政事务人员在进行事务处理的过程中，应及时向领导报告，积极与领导对接，而且熟悉整个工作的流程和环节并找出关键点，在处理事务的过程当中要特别讲究工作的细致性。在日常工作中，领导会给行政事务人员下达和交办各项事务、任务，需要行政事务人员能够及时处理和办理领导所交办的事项，并且在执行的过程当中，要根据领导的意图，做出周密计划和缜密安排，从而避免出现疏漏和差错。在完成领导所交办事项的过程当中，对行政事务人员考虑是否周全、工作是否细心、安排是否缜密是一个检验。

四、从三个方面加强行政事务人员队伍建设

（一）加强岗位业务培训。首先需从综合体现行政事务人员的多元化以及应用性方面确定培养目标，让行政事务人员专业技能培训和当前的社会标准相统一。要适应新时代对行政事务人员专业技能要求，开展岗位业务培训。其次，合理制定培训课程。培训课程应该包括电话礼仪、接待礼仪、会议礼仪、值班礼仪和公文处理、档案管理专业知识等方面。通过培训，使行政事务人员熟练掌握公文处理和档案管理业务知识，掌握基本的文字写作技巧。目前我区部分行政事业单位档案资料的收集、整理、立卷、归档工作还存在一些薄弱环节，档案资料的作用在改革发展中还发挥得不够。培训机构要对行政事务人员组织文件处理、档案管理等全面业务知识培训，让他们成为满足用人单位需要的复合型技能人才。在过去传统的培训方式中，行政事务人员只能学会理论知识。新时代的行政事务人员，要加强实习实践活动，培养实际操作能力。让行政事务人员在实习实践过程中充分弥补自身的不足，进入工作单位后更好地做好行政事务服务工作。同时培训机构自身需具备一定条件的实习基地，让行政事务人员可以大胆地在实习场所去实践和探索。行政事务人员可根据不同的工作内容和要求，模拟不同的工作方式和技巧。在具体的实习过程中，要以不同的方式进行指导。实训场地可以包括多种情景模拟，让行政事务人员充分掌握各项专业技能，使其具有较高的操作水准。

（二）加强廉洁纪律教育。廉洁纪律教育要突出党的宗旨教育、优良传统教育和政纪教育。通过教育使行政事务人员懂得党的性质、纲领和任务，懂得党员的标准、党员的权利和义务，使行政事务人员具有全心全意为人民服务的思想和品德，成为党性强、作风正、廉洁奉公，拒腐蚀永不沾的行政事务工作人员。从我区目前情况看，有的行政事务人员不安心本职工作，认为进步空间小。近年来我区纪委监委巡察组在行政事业单位巡察中，发现有的单位行政事务人员弄虚作假，为单位领导搞“数字政绩”；有的行政事务人员在财务上搞“账外账”，参与为单位搞“小钱柜”；还有的行政事务人员巧立名目，违规领取“奖金”。抓好廉洁纪律教育，必须联系实际，解决问题，这就要经常调查分析行政事务人员队伍的思想作风状况，加强教育的针对性。同时要培养树立先进典型，宣传优秀行政事务人员的事迹，积极开展正面激励教育，鞭策行政事务人员恪守廉洁自律本分，做一名忠诚组织、克己奉公的行政事务工作者。

（三）建立科学评价制度。行政事务人员的工作一般都很繁琐，负责的大小事务都很多。因此，对行政事务人员的绩效，要建立科学的考核评价制度。行政事务人员处理日常事务一般不能按时作息，遇有领导紧急交办的事项，还需加班加点，甚至牺牲“双休日”时间，才能如期保质完成任务。比如筹备会议、公务接待和档案资料收集、整理、归档，时效性很强，或提前准备，或延时善后，背后的付出鲜为人知，很难用单一的指标来考核。考核评价应在公平公正的前提下，根据行政事务人员履行职责的特殊性和实际情况制定科学的考核方案，把定量考核与定性考核有机结合起来。通过科学有效的评价制度，正确评价行政事务人员的工作业绩，调动他们的工作积极性，同时通过较为完善的考核评价制度，使得行政事务人员的各项工作更加规范化、专业化、高效化。从而不断提高行政事务人员队伍的综合素质，不断促进行政事务人员队伍高质量发展。