企业档案管理信息化建设的问题及创新路径

虎 颖

（水电水利规划设计总院）

一、企业档案管理信息化建设的意义

（一）提高档案管理效率

现代企业在发展的历程中，需高效处理烦琐且复杂的业务数据，通过档案信息化管理就能够进一步凸显档案管理的潜在价值，提高档案管理的成效。在以往所开展的档案管理工作当中，过于依靠人工完成各项收集与归档工作，在处理纸质档案的过程中，需要投入大量的人力资源与时间成本，最终的工作效率也难以达到预期的要求。但是，若能够应用现代信息技术开展档案管理工作，将纸质档案转化为电子档案，并在规定的时间将其归纳到网络系统当中进行统一管理，则能够高效存档与归档。另外，若采取人工检索的方式查阅纸质档案，检索的准确性也难以得到保证。借助档案信息管理系统，运用最简单的方式快速识别与分析档案信息，减轻档案管理人员负担的同时还能够提高档案管理的效率。

（二）整合共享各项资源

在企业所开展的各项管理工作当中，档案管理在其中占据着重要地位，属于一项重要的基础资源。借助扫描、微缩的方式将纸质档案转化为电子资源，就是档案信息化管理的主要部分，利用新型技术全面整合庞大且分散的纸质档案，构建完善的档案信息数据库，确保档案管理质量与效率。除此之外，因档案管理信息化本身具备共享性特点，相关工作人员则可借助局域网上传具有参考价值的信息资源，内部员工根据自身工作属性以及所拥有的权限，采取科学合理的方式查阅各项信息，为顺利开展各项工作提供保障。对于一些重要且意义重大的档案，这可由以往的面对面服务，向申请网络借阅的方式过渡，省略其中的各项烦琐环节，实现企业资源的高度共享。

（三）确保档案信息安全

在人们的潜意识当中，档案就是记录各项原始的数据，其中包含企业的各项生产经营活动情况，但凡其中的内容被泄露或者损坏，必定会直接影响企业的发展，甚至带来无法预估的损失。在一些大型企业内部，日常所开展的各项业务对于档案质量有着较高的要求，查阅次数较为频繁，档案信息化管理并不需要调用原件，就能够在第一时间内获取需要的信息，查阅档案的过程中，还能够最大限度避免原件被破坏的情况。另外，借助企业内部封闭式局域网，采取加密的方式保护档案信息，还可根据岗位划分设置权限，采取分级管理的方式，工作人员只能够在自身权限范围内查阅档案，并详细记录所产生的行为，从根本降低原始档案或者重要档案被泄露、恶意损坏的可能性。

（四）提高企业竞争力度

在当前的社会背景下，同行业之间的竞争十分激烈，若要在这样的大环境下提高自身综合实力，则应根据社会发展趋势以及行业需求，不断创新并加以完善。及时掌握市场信息并详细分析自身发展优势与不足，才能够真正把握发展先机，不被社会所淘汰。档案管理信息化则能够有效应对各项问题，在第一时间内高效收集和保存与企业生产经营相关的信息资源，再借助档案管理系统快速传输，将确保信息精确性与时效性作为基础，还应保证信息传递的及时性。企业内部领导者也能够时刻掌握企业的生产运营状况，客观判断当前行业发展趋势，达到规避市场风险并创造经济效益的目的，企业档案管理资源的性质也会因此发生改变，由基础服务向着战略参考的方向迈进。

二、企业档案管理信息化建设的特点

（一）具有数字化特点

只有通过人工操作，才能够将信息技术的优势充分发挥出来。但是，开展档案管理工作的过程中，与传统的人工管理模式相比较，档案管理信息化具有明显优势。在以往的档案管理工作当中，查找困难、不易储存等均是重大难点，但是档案管理信息化则能够采用数字化的方式开展工作，方便员工查阅并减轻档案管理工作人员的工作压力。数字化的档案管理是将数据库作为基础开展各项工作，企业根据自身实际需求，利用信息数据建立数据库并根据相关规章制度与要求，对档案信息进行整理与分类，确保存储方式的规范性，开展管理工作时减少混乱情况的出现，切实提高档案管理工作效率，为现代企业的顺利发展提供支持。

（二）具有智能化特点

归其根本，档案管理信息化具有明显的智能化特征，这一性质的存在直接赋予搜索与筛选智能化功能。以往所开展的档案管理工作，过于依靠人工进行查阅与检索，工作效率相对较低，但是借助智能化的检索与筛选，能够赋予各项工作便利化特征。例如，若要查阅某份档案资料，只需要根据步骤输入关键词即可，能够在最短的时间内查到需要的档案资料或者其他内容，大幅降低档案管理人员的工作时间与精力，在高效开展档案管理工作的同时，兼顾到其他环节的工作。

（三）具有共享性特点

为档案管理人员所开展的工作提供便利，实现各项工作高效开展，是应用信息技术的主要目的，在具体的实践当中，将各项信息资源的潜在价值充分发挥出来。档案管理人员则可借助网络共享的数据库，在其中共享档案且不用受时间等因素的限制，就能够查阅所需要的档案。另外，信息化技术所具备的检索功能十分强大，查询档案信息的速度与效率均能够得到保证，只需要根据需求输入相应的关键词，就能够检索到相关内容，存储与运用档案信息的高效性也能够得到保证。最后，因信息技术的应用能够大幅提高信息的传输速度，简化其中工作流程并保证档案使用效率，有效解决以往档案管理效率不高的难题。

（四）具有安全性特点

在当前的时代背景下，企业若依旧延续传统的档案管理方式，则无法满足当前快速发展的需求，因以往的管理方式过于单一，且储存空间不足等问题的存在，加速企业档案管理信息化建设，是今后发展的必然趋势。因此，为进一步提高档案信息的利用效率，企业内部领导者与相关工作人员，应在思想层面上给予该项工作高度重视，进行档案信息化建设的同时，综合分析社会环境的改变以及自身实际需求，应用新型理念与工作方法提高方案管理效率。发挥信息技术的优势开展档案管理工作，必须将确保信息的安全性作为前提基础，采取加密处理的方式增强其利用效率与安全性能。

三、企业档案管理信息化建设的现状

（一）缺乏长远发展目标

在市场经济体制下，企业内部领导者与相关工作人员习惯性将工作重点放置在产品的研发与销售方面，经济效益最大化是发展的根本目的，档案分析与管理并没有得到高度重视，尚未制定长远的发展目标，确保各项工作有条不紊地进行。对于已经进行信息化建设的企业而言，如何利用信息化系统规整档案，并定期对其进行筛选与完善，目前尚未对各项问题提出明确的要求。若已经完成了档案管理信息化建设工作，就应将其潜在价值充分发挥出来，为企业的发展提供相应的帮助。但是，因部分企业的信息化建设水平相对较低，将纸质档案转化为电子档案、对电子档案进行分类、档案的调阅方式等，档案管理人员依旧缺乏明确的想法，因缺乏科学合理的规划直接影响到信息化建设进程。

（二）管理方式相对落后

面对企业内部较为重要的文件与档案，领导者虽然意识到保存的重要性，但保存与管理的方式方法却被忽略。现阶段部分企业所开展的档案管理工作，依旧停留在查询文献上，需要通过手动的方式查阅，其中耗费大量的时间与精力，却依旧无法达到既定的目标。另外，因档案管理信息化人才素养有限，习惯将档案进行简单的电子化处理，并没有对档案进行相应的筛选与分类，重复录入的情况依旧存在，后期信息整合难度系数大幅提高。最后，从纸质档案发展到信息化建设，属于一个相对繁琐且复杂的过程，部分企业并没有给予该项工作高度重视，也没有配备相应的人力资源与物力资源，信息化建设进程相对缓慢。因企业信息化对于档案管理维护系统要求较高，若缺乏专业人员必定会影响到工作进程。

（三）管理存在安全漏洞

若企业内部领导者与相关工作人员，并没有积极转变传统思维理念，尚未给予档案管理信息化建设高度重视，没有投入相应的人力资源与物力资源开展各项工作，则无法定期更新设备设施，所引进的系统甚至存在一定缺陷，再加上人员能力不高必定会降低信息化管理的安全性。部分企业当中的档案管理人员年龄相对较高，尽管具备丰富的专业知识，但是计算机操作能力相对有限，但凡遇到突发情况则会无从下手，甚至还会威胁到档案的安全性。一些企业在应用信息化管理系统之后，并没有考虑到员工的工作情况，也没有为其进行专业培训，在实践的过程中难免会遇到各种各样的问题。因电子档案存在入侵风险，必须引进专业人才并制定完善措施，确保档案的安全性。

（四）缺乏专业管理人才

随着我国科技水平的日益提升，信息技术也取得了突破性进展，将其应用到各个领域当中，对于提高工作质量与效率具有重要价值。因此，信息化建设已经得到现代企业的高度重视，将其应用到档案管理工作当中，可将档案的价值充分发挥出来，提高企业核心竞争力。纵观当前实际发展情况，从事档案管理的员工数量呈现明显上升趋势，构建一支专业素养过硬的管理队伍，是保证档案管理工作顺利开展的基础。但是，因部分档案管理人员习惯了传统的工作方式，接受新鲜事物的能力较弱，业务能力参差不齐，直接影响到档案管理信息化建设水平。另外，在部分企业内部，档案管理人员甚至存在兼职情况，再加上人员变动频繁，但凡在交接过程中出现问题均会影响到档案管理工作效率。

四、企业档案管理信息化建设的策略

（一）高度重视档案管理

企业内部领导者的工作思想、行为，均会直接影响到内部员工的工作情况。因此，内部领导者应首先转变固化的管理思想，深刻意识到信息化时代所带来的便利，将先进技术应用到档案管理工作当中，制定科学的发展规划与战略体系。因此，在进行信息化建设的过程中，可事先进行详细考察，投入相应的人力资源和物力资源，企业进行档案信息化建设的过程中，硬件水平与软件设施均有所提升，为加速档案管理信息化建设提供保证。另外，领导者还应进行相应的宣传，并充分发挥自身引导作用，要求各级部门管理人员主动学习与其相关的内容，档案管理人员将大数据、云计算等各项信息技术应用到具体的工作当中，提高企业档案管理信息化建设水平。

（二）做好安全保障工作

在互联网时代背景下，尽管各种先进技术能够为我们的日常工作与生活带来便利，但是其中也包含着大量不稳定因素。企业开展档案管理信息化建设工作的过程中，也会面临不同的安全风险。因此，在加速档案信息化建设的过程中，保证档案信息的安全性至关重要。在硬件设施方面，必须全面监控机房的运作情况，定期开展检查与维修工作，但凡发现设备或线路出现老化情况，则应在第一时间内制定解决措施，排除机房内部存在的安全隐患。为提高企业档案管理系统的安全性，还应构建统一的信息管理平台，内部人员进入系统前应进行身份验证，避免居心叵测的不法人员盗取信息资源。另外，档案管理人员自身也应增强防护意识，只有做好相应的安全保障工作，才能够为企业的发展提供良好的工作环境。

（三）提高人员专业素养

构建档案管理信息化系统，需要专业工作人员的操作，提高人员综合素养是确保工作质量的关键。因当前社会竞争相对激烈，对于复合型人才的需求量呈现明显上升趋势，若档案管理人员只具备相应的基础知识但是缺乏实践能力，或者应变能力较弱，则无法满足企业的发展需求。因专业素养较高的档案管理人员数量十分有限，即便企业具有先进的技术与设备，其优势也难以得到充分发挥。因此，企业应给予人才培养工作高度重视，投入相应的资金并综合分析各项工作的性质，制定科学的人才培养计划，进一步提高档案管理人员的综合水平。档案信息化管理人才必须熟练掌握计算机技术，再根据企业现阶段的发展理念与生产规划武装自己，充分了解国家现有的法律法规，增强自身预测能力，充分发挥出档案信息的导航价值。

（四）构建完善信息系统

为真正挖掘档案的价值，构建完善的档案信息化管理系统至关重要。例如，借助先进的互联网技术开展档案记录、整理等各项工作，可真正提高档案管理水平，并确保工作效率。为在企业发展的历程中，构建完善的档案管理信息系统，则可从以下几方面展开分析。第一，大力开发信息系统与配套软件，在开展的同时必须要保证系统的安全性，同时确保系统的信息容量。做好相关基础工作之后，才能够在具体的实践当中减少失误情况出现，赋予档案管理系统化特征。第二，明确档案管理工作的性质，结合所录入的信息内容，并根据规章制度重新处理各项信息。第三，构建企业档案管理信息系统的同时，还应考虑行业发展环境以及本企业的需求，适当增加信息化系统的适应性。

五、结语

总而言之，加速企业档案管理信息化建设，档案查找与档案应用的效率均能够得到明显提升，不仅能够为企业的发展带来更多经济效益，还能够满足今后持续发展的需求。但是，受固有因素的影响，现代企业在进行档案信息化建设的过程中，依旧存在缺乏长远发展目标、人员专业素养有限、信息化程度不高等各项问题，需要企业内部领导者与相关工作人员，站在宏观的角度思考问题，有针对性地制定解决措施，明确档案管理信息化建设的潜在价值，定期开展专业培训工作，提高档案管理人员的各方面综合水平，推动企业向着更好的方向持续发展。