博物馆政府采购内部控制存在的问题及应对策略

●陈祎祾

新时代文博事业蓬勃发展，采购业务作为博物馆业务的重要部分引起了各博物馆的重视。博物馆采购流程包含采购预算编制、采购方式选择、采购执行、监督等，采购流程各环节均存在不同程度的风险，亟需内控起支撑作用。国内的一些历史较为悠久的博物馆已经建立起完善的采购内控制度，但是，有些新成立的博物馆还不具备非常完善的采购内控体系。财政部每年下达近30亿的免费开放补助，但是由于部分博物馆内控不健全，资金使用效率极低，造成资金投入的浪费。本文主要是分析当下博物馆采购内控现状，阐述采购内控对博物馆所体现的价值，以及对存在的问题进行分析，将目前所存在的一系列问题加以解决，制定相应的对策。

一、博物馆采购内部控制现状

1.博物馆采购内部控制环境较差。内控环境包括治理结构、机构设置、内部审计、责权分配以及治理层和管理层的重视态度等。

从治理结构来看，有的博物馆甚至并没有一份属于自己单位的内控制度，更别提内控体系的建立。另外，有的博物馆不对采购人员进行绩效考核，对采购人员也没有相应的激励手段。

从机构设置上来看，博物馆区别于其他事业单位主要是业务部门较多，有展陈、社教、文物保护、文献研究等。博物馆采购品目类别多却没有专门的采购部门，组织机构亟需调整。

从内部审计的责权分配来看，有的内部审计部门工作不到位。部分博物馆未建立较完善的内部审计制度，即便成立了内部审计部门，往往没有做到岗位分离，一般仍由财务人员兼职。财务和审计岗位一旦不能分离，监管部门就形同虚设，采购风险隐患必然存在。

从管理层的重视态度来看，博物馆主要以文博人员为主，单位中高层很多都是文学专业出身，缺乏一定的财务知识，有的对于内部控制不够关注。普遍重视博物馆展陈业务、轻视采购内部控制，内部控制成了属于“财务人员的专属工作”。

2.采购责任部门沟通不畅。部分博物馆采购业务在执行过程中，采购科室既当裁判员又当运动员。采购经办人往往在一个采购行为结束后需要报销时，财务部门才知晓该项采购业务的发生。又因采购经办人对采购流程不熟悉等，在报销时与财务部门就报销手续不齐全等问题推诿扯皮，导致办事效率底下。

3.外部监管不力。博物馆的外部监督主要有来自上级主管单位，例如文物局、宣传部、纪检组、巡视组等单位和组织的监督；还有来自全国各地游客群体的舆论监督。博物馆定期更换展陈消耗大量的财力，是区别于其他事业单位的显著表现之一，外部监督不力，就会造成大量资源的浪费。但是由于博物馆工作带有一定学术性，资金投入项目并不常规，例如：多数游客来馆参观展览陈列只是看看热闹，无法对博物馆整体建设提出很多有用的建议。因此，外部舆论监督不力也容易造成财政部免费开放补助资金的滥用。

二、研究博物馆采购内控的意义

纵观目前国内理论界和实务界对采购内控的研究，对企业的内控研究已经到了一个相对成熟的阶段，运用内部控制作为控制采购风险的一种手段已经得到业界的普遍认可。然而，对事业单位尤其是博物馆的采购内控的研究还处于起步阶段。为了更好地为游客服务，更好地传播中华文化，博物馆需要想方设法优化采购内控，提高采购效率，杜绝腐败，保证博物馆的正常运转。

三、我国博物馆内部控制制度中的主要问题

国内博物馆所采购存在的内部控制问题主要源自：第一，管理人员缺乏内控意识。第二，部分采购人员综合素质偏低。第三，采购内控制度内容落后。第四，内控考核不完善，执行不力。

1.缺乏采购内控管理意识。根据目前的采购内控体系来进行分析，其实还存在着很多的不足。主要是有些单位对于采购内控并不是很重视，同时采购内控编制也并不是很完善。除了采购内控部门之外，其他的部门都没有很强的意识，所以其他的部门会出现应付态度，不会积极地参与到采购内控工作中。

2.部分采购人员的综合素质偏低。博物馆的各项工作，都需要相对应的专业素质的人员来完成,例如文物保护和撰写考古专业出版物。这些带有特殊性的采购项目，经办人如果没有同时具备专业素质和采购内控意识，采购结果往往无法达到采购的预期目的。采购人员要提高综合素质,首先应该积极培养身心素质,同时作为博物馆来讲,还要及时开展各项培训活动。例如：举办讲座，让博物馆各专业人员在每周一天的闭馆日都进行学术交流，业务交流。不仅能够提高采购人员各方面的知识水平,可避免采购人员在采购中触犯各种法律。

3.采购内控制度落后。目前国内一些博物馆基本做不到每年更新采购内控制度。采购限额制订的不合理会使得采购行为掣肘。一些博物馆的采购制度编制，简单照搬其他单位的现行制度，甚至根本没有自己的制度。不能根据自身特点制订制度会导致采购出现失误。例如：上级部门所拨入的专项用款，没有及时加入到采购预算中，容易导致资金在使用时无法达到正常的效果。

4.内控考核不完善，执行不力。采购中有时会出现特殊情况，如无法执行预算控制的金额。针对这些特殊情况下的采购，博物馆的内控没有对相关人员追责的规定，也就是内控考核制度并不是很完善，无法具备较强的执行能力。另外部分博物馆采购考核标准脱离实际，如果采购人员在采购时以这些考核标准为准绳来执行采购任务，必将受到阻碍。除此之外，负责采购的干部职工，若不能对在采购中发现的漏洞及时上报交流，采购考核标准不及时更正，采购业务的考核将流于形式，失去实际意义。

四、我国博物馆内部控制制度存在问题的主要应对措施

1.强化管理者对内部控制的认识，完善内控环境。作为博物馆的管理层，需要提高对采购内部控制重要性的认知度，同时也要将强化采购内部控制作为一项重点工作，成立博物馆采购领导小组，担任第一责任人。并且制定相应的采购内控制度，与干部职工共同遵守制度。除此之外，要对博物馆采购预算环境进行改进。各办公室每年要及时汇总全单位下一年采购的项目及预算金额，报给“采购办”中的财务人员，该财务人员需将采购物品及采购方式梳理上报给上级财政部门或上级主管部门。如遇年中预算调整情况，需将预算外采购计划上报党委会议讨论决定是否年内开展，若资金不足且非急需的采购则排入下年预算，若资金不足且急需的采购则需要由预算外采购项目负责人会同财务部门及分管领导一并向上级争取资金。

2.建立健全博物馆内部控制的组织机构。采购领导小组，俗称“采购办”。成员应由熟悉采购的业务部人员及财务人员组成。对于“采购办”成员应由统一的管理，工作分配要合理。“采购办”对采购业务的日常审批首先要避免由个人全权负责，避免“采购办”一家独大。除此之外还应该持续强化内控人员的专业水平，适时开展法律法规培训，促使采购人员可以获得更多的知识，打造高质量、高水平的专业团队。

3.及时更新采购制度，保障内控制度实用性。一个完善的采购内控制度，应该由采购制度、采购流程图和采购申请表三部分组成。由于采购业务部门经办人并非财务专业出身，采购制度中文字通俗易懂且与时俱进就显得尤为重要。因此采购制度必须将采购范围、采购限额、采购方式等解释清楚；而流程图将采购全过程展现出来，方便新接触采购业务的同事在第一时间上手，确保了采购内控制度的实用性。采购申请表作为采购需求意向申请，可以让馆领导约束采购行为，也方便采购办根据需求进行采购。

4.细化考核标准，完善监督责任。博物馆应该有自己的采购考核指标体系，其中，应细分为一级指标、二级指标、相应分值、指标解释及评分标准。其中一级指标可分为“采购预算编制”“采购预算执行”“采购绩效管理”三个部分，二级指标需要根据博物馆的特点，从采购预算编制完整性、准确性执行计划性、进度、执行财务制度、绩效目标编制和自评报告进行细分。再相对应给出分值和解释说明。最重要的是评分标准，针对博物馆特殊项目的采购，例如：馆藏预防性保护项目验收困难大，应在评分标准中予以倾斜。而普通采购，例如办公用品采购，则必须严格评分标准。监督分为内部监督和外部监督，内部监督的权力部门即博物馆的内部审计部门或是纪检监察部门。内部审计部门或者纪检监察部门要通过不定期地抽查采购业务流程的材料来有效地监督博物馆各项采购业务。外部监督最为直接的就是来自于游客和上级纪检部门和主管部门。游客对于博物馆的各项意见均可以作为博物馆今后的采购重点。上级纪检部门或是主管部门定期对采购经费开支的定期审计行为也是在时刻提醒采购责任部门每个人采购过程必须严格执行采购内控制度。

五、结语

目前国内部分博物馆在开展采购内控管理时，并未形成较为完善的制度，部分制度无法发挥有效作用，导致竞争力降低。博物馆能否不断完善采购业务的内部控制，对于一个博物馆今后的发展起到关键性的作用。完善的采购管理制度再加上好的执行力，可以保证博物馆的持续运行，促进博物馆乃至整个文博事业的发展。博物馆如果想要稳定发展，首先应该科学合理地构建采购内部控制制度，并且实现科学管理。