新时期高校二级学院办公室管理效能提升策略

边 丽 宫荣娜

（中国石油大学［北京］，北京 102200）

引 言

高校二级学院办公室（简称“院办”）作为学校行政运行的基础机构，在学校的建设、改革、发展中发挥着十分重要的作用。如今，办学规模日益扩大、综合改革持续深化、“双一流”建设加快步伐，学校高质量发展的同时，管理重心逐渐下移，院办的工作范围和功能也在发生变化，相应的管理模式和水平也面临着新形势和新挑战。为适应新时期的发展需求，需要寻找有效措施来提高管理效能，在原工作模式基础上进行改革与创新，优化完善用人机制，转变更新服务理念，提升队伍整体水平，整合共享信息资源，为加快推进学院的改革发展和有力支撑学校的建设目标贡献力量。

一、高校二级学院办公室职能

院办综合承担着学院的党务、政务、事务，是一个有机的整体，按照其工作性质，可以分为多种职能。

（一）领导决策的参谋职能

学院事业发展的各项决策从经验决策逐步向民主决策、科学决策转变，院办的管理职能也从“交办服务型”向“参谋服务型”转变，院办人员需要改变以往的简单工作方式，站在领导的角度寻求新的工作思路及更加高效的工作方法，结合具体情况及时关注、收集、整理学校内部的动态，密切关注先进的实践经验，善于挖掘问题，善于为我所用，为领导制订计划、执行任务等提供具有针对性、综合性的可靠依据和可行方案，参到点子上，谋到关键处，辅助领导集中精力思发展、抓大事，切实成为领导决策的参谋助手。

（二）工作落实的督办职能

任何一项决策的实施与推动，均需院办的执行与督促。为确保运转顺畅，院办人员需要把各项举措有力、有效地贯彻落实到相关单位全领域、所有师生全覆盖、所有环节全过程，将工作任务进行统一部署和细化分解，明确负责部门、时限等，尤其职能交叉、界限不清、长时间未获得有效处理的诸多情况，更需厘清责任，不打折扣地定期督查与结办，在一定时间内形成工作闭环。同时，通过督办可以直接获取第一手准确信息，发现关键节点的突出问题，反过来为决策实施提供参考依据，及时修正完善，提高科学化管理水平。

（三）综合统筹的协调职能

院办是学校的中枢行政机构，起着桥梁的作用。涉及的业务对象主要为校外企事业、校内相关职能、兄弟学院和全院师生，业务范围包括上传下达、数据统计、活动组织、宣传总结等方方面面，是一个系统工程，是对外的纽带与桥梁，需要办公室协调沟通的内容多种多样，具体到时间、地点、人员、方案等，广泛到人员思想、关系矛盾、突发情况、事务优先级等。特别是在新形势下，各种矛盾和问题凸显出来，院办面临着更大的协调空间。通过上下沟通、左右协调、综合统筹，确保各项工作有序开展、相得益彰、落实见效。

（四）后勤保障的服务职能

院办就像是学院的一个大管家，始终以服务学院为中心、以服务基层为纽带、以服务师生为根本，致力于协助院系、基层、师生解决实际困难，为大家营造和谐的工作氛围，为学院高质量发展提供后勤保障。要搞好“三服务”，就需工作人员提高站位、胸怀全局、心系师生，即站在学院高度，立足本职强担当，为学院提供建设性意见；总揽全局、协调各方，为基层顺利开展工作做好服务；准确收集、及时反馈师生关心的急难愁盼问题，联系相关部门妥善处理，为教师专心教学、学生安心求学提供一个畅通的服务渠道。

二、二级学院办公室工作的特点与问题

（一）业务范围更广，工作要求更高

随着高校“双一流”建设和综合改革的持续深化，在“放管服”的背景下，学校各相关职能部门下放了大量工作和任务到二级学院，院办不仅承担的科研、教学、行政等日常业务多样化、细致化，而且学科评估、一流专业建设等重大事项也需要牵头落实，同时数据统计、人员摊派等突发任务也接连不断；尤其开学毕业季等重大时间节点需要处理的事项和数据非常多，需要加班加点才能完成；工作内容广而杂、多而乱；基本都是任务重、时间紧，完成时限节点交错叠加；“上面千条线，下面一根针”生动地描述了办公室人员的工作常态。为了更好、更快地推进“双一流”建设，对院办工作提出了进一步规范化、专业化、高效化、便捷化、人性化的更高标准，以顺应时代发展的要求。

（二）人员力量不齐，工作压力增大

近十年在招生规模翻倍、专业增多、院办工作量加大的情况下，院办人员编制保持稳定不变；随着院办老人退休增多、招聘的新人流动性增大，院办总处于“缺人—招人”的循环状态；办公室需要党务秘书、人事秘书、教学秘书、科研秘书、国际化秘书等角色，由于人员有限，一人身兼数职的现象非常普遍；工作千头万绪，导致院办人员心理压力增大，容易出现疲于应付、力不从心和倦怠情绪，任务完成过程中只追求效率而忽视了质量，给后续跟进工作造成了一定影响，久而久之，个人成就感缺失。另外，通过招聘非在编、自筹经费人员、学生助理等方式来补充人力以解决缺编问题，由于每个人的教育背景不同，基本素质和个人能力差异也较大，同时给团队增加了管理难度和压力。

（三）信息技术滞后，办公效率受限

当前，高校已经践行智慧校园的理念，开始普及信息化管理模式，几乎所有领域都开发了适合本领域的数据系统，如某高校院办人员先后应用了本科教学、研究生教学、人事、党务、财务、科研、实验室、学生管理等8个不同软件，明显改善了传统人工模式的办公效率。由于上述系统相对独立，不能相互兼容，在实际统计岗位考核、职称评审、事业发展动态等综合性较强的信息时，仍需采用人工方式，再次收集、核对、汇总、分类、提取、分配，类似于数据处理交换器，最终传递给众多的不同服务对象，这个过程需要院办人员投入大量的精力。由于院办人员掌握常见办公软件和信息处理的技能普遍不高，目前很多业务办理仍停留在传统的纸质手签模式，且各自数据存储混乱，面对新形势下的海量信息处理，关键信息不能及时有效获取，办公效率的提高明显受到了限制。

（四）晋升空间有限，隐性流失加剧

高校办公室科级岗位设置少。一般院办人员配置3～5人，其中科级岗位1～2人，普通职员2～4人。即使在此工作至退休，最高也只是科级岗位，相比于处级岗位设置较多的机关职能部门，院办人员没有晋升渠道。同时，近几年高校关于院办管理人员的用工方式随着社会化进程的加快，出现了用人多轨制的新问题，编制人员、非在编人员、自筹经费人员的工资待遇、晋升渠道均存在较大差异。鉴于工作强度大、岗位性价比缺少社会竞争力、个人发展前景不明等多种因素，除了编制人员外，院办非在编、自筹经费人员流失情况日益攀升。即使通过招聘及时补充，队伍表面上看起来数量相对稳定，实质上由于频繁更换新人带来的业务娴熟度、团队稳定性等方面均受到影响，管理水平无形中也被削弱。

三、提升高校二级学院办公室管理效能策略

面对新形势、新目标、新任务、新挑战，院办要做到改革发展稳定，就需要应变求新，接受新经验、新方法，在继承中求创新，在创新中谋发展。

（一）优化用人机制，完善人员晋升途径

提升管理效能，制度体系是保障。院办存在的实际问题需要校院两级的共同关注，协同推进院办人员职务职级晋升的顶层设计，深入开展校内外调研，深化用人机制改革，优化奖惩激励措施，用政策引领，为相关人员实现追、赶、超、越的目标而提供强有力的制度保障。在用人机制方面，重点在于选人、育人、用人、留人“四关”。首先，把好选人关，从思想素质、业务能力等方面综合考量与岗位匹配度最高的人选，“只选对的，不选贵的”；其次，做好育人关，因材施教，适时给予工作指导、开展团队建设，不断提升整体素质和归属感；再次，做好用人关，明确岗位职责，合理统筹分工，根据临时情况随时调整，避免整体工作量失衡；最后，也要做好留人关，薪酬待遇和发展前景是留人的“金手铐”。在薪酬方面，完善考核机制，多劳多得，按劳分配；在职务晋升方面，修订完善原有文件，结合新形势、新问题，尝试打通全校同级岗位之间的壁垒，选拔优秀的二级学院管理人员到学校职能部门工作，给予他们再学习提高的机会；在职级提级方面，保证全校一盘棋，在控制总量的基础上，根据机关职能部门、院办的人员占比确定各自赛道的职级晋升数量，打破论资排辈的旧有方式，给年轻人提供上升渠道，让他们干事有劲头，进步有奔头。

（二）转变服务理念，提升精准化意识

提升管理效能，更新理念是方向。随着高校由外延向内涵跨越发展的快速推进，院办的管理工作也迎来了新机遇和新挑战。而服务师生是院办的本质核心，做好服务是为了学院更好、更快的内涵发展，这就需要从原来按部就班完成繁杂事务的模式中挣脱出来，找准定位，更新理念，真正实现创新和提质。原来的粗放式管理已不能满足现在的发展需求，而精准化服务便是必然选择。“精”即优化办事流程、简化办理手续，方便师生操作；“准”即信息准确，让对方清楚地知道事情找谁办、怎么办，让师生少走弯路。院办做到精准化，就要改变服务方式，由被动服务变为主动服务、创新服务、优化服务，切实为师生工作人员排忧解难。如厘清师生服务办事清单，形成指南说明，明晰办事流程，为师生“减负”，实现日常事务办理“最多跑一次”，对于其他事务坚持“首问责任制”“限时结办制”，全力当好“服务员”。随着信息化的推进，会议室借用、请假审批等常规性业务可实现“指尖化”线上办理，改善师生服务体验，树立优质服务形象。同时，通过与师生一线接触，及时发现各环节的问题，及时反馈师生诉求，为学院精准决策提供支持。

（三）强素质提能力，打造学习型部门

提升管理效能，队伍建设是关键。院办的工作效能是每位人员工作能力的外在体现，直接关系学院的形象与发展，打造一支优秀的管理团队迫在眉睫，其中“两个意识、一个标准”是关键。一是树立责任意识，即积极认真处理每件事，主动做到“件件有着落，事事有回音”；二是提高团队意识，即分工配合，协作支持，不计个人得失，相互补台不拆台。三是建立一个标准，即高标准严要求，简单说就是“要么不做，要做就做到最好”。工作中精益求精、不断学习充电是强素质提能力、实现高标准的根本途径。而每天面对处理不完的繁杂工作，哪有时间学？而且院办工作的技术含量要求不高，需要学什么？主要有三个方面。一是学习政策文件、业务知识及信息处理技术的“硬知识”，让自己成为业务娴熟的行家和专家，以满足适应日新月异的新形势、密集推出的新政策和持续更新的新业务；二是学习组织、交流、沟通、协调等“软技能”，勤于复盘总结，找到问题所在，指导下次工作更加顺利开展；三要善于“学妙招”“取真经”，合理安排时间，轮派人员参加校内外的交流与培训，通过学习先进经验和典型案例来开阔眼界，从中汲取智慧，为我所用，进而充实提高自己的工作能力。只有打造学习型工作队伍，才能切实提高工作人员适应“双一流”建设要求的素质与能力，才能在“双一流”大学建设进程中贡献应有的力量。

（四）实现资源共享，加快信息化建设

提升管理效能，信息技术是支撑。随着“互联网+”时代的飞速发展，信息化技术的应用在院办工作中的优势日益凸显，也成为解决管理瓶颈、提高管理效能的有效途径。特别是数字化平台建设、信息化管理系统应用等，打破了传统的纸质办公方式的束缚，在提取数据时真正实现了高效准确，避免不同部门统计相同信息时，做重复性工作。校园网的建设与办公自动化（oきce automation, OA）系统的应用，打破了时间与空间的束缚，实现了随时随地掌上异地办公，充分展现了优越性和时代性，在提升办公效率和管理水平的同时，也遇到了新问题。每个部门都有各自的管理系统，在各自领域发挥着重要作用，数据共享已成为院办人员提高管理效能的诉求。这就需要建立较为完整的云平台，精准对接不同端口，打破信息孤岛，通过流程重构与数据分析功能的提升，有效减少运行障碍，推动资源整合和数据共享，逐步形成一个信息服务决策支持系统；同时以智能化为核心，推动线上业务办理进程，将信息化与办公室工作有机融合，进一步提高院办管理效能，使得院办管理工作能够紧跟社会发展步伐。

结 语

综上所述，高校应正视当前办公室管理存在的各种问题与挑战，敢于探索新举措，以突破当前的管理困境。高校二级学院办公室要顺应时代发展的需要，要善于审时度势，转变陈旧观念，与时俱进，改革管理，创新工作方法。通过完善建章立制、提升队伍素质、革新服务理念、推进信息化建设等举措，打通制约梗阻，使得办公室管理效能得到提升，加快“双一流”建设步伐，推动高校内涵建设的进程。