高职院校科研经费管理存在的问题及对策研究

易倩雨

(湖北开放大学/湖北科技职业学院,湖北 武汉 430074)

高等职业教育是我国高等教育的重要组成部分,自2019年启动“双高计划”以来,各高职院校将推动优质科研服务作为“双高计划”建设的重要内容。2022年教育部、财政部又提出将科研服务成效作为“双高计划”重点评价的内容之一。如何根据高职院校自身的特点及发展实际,制定更为贴合“双高计划”建设的科研经费管理制度,提升科研经费资金管理效能,推动科研事业内涵式发展,已成为高职院校的重要命题。

一、高职院校科研经费管理现状及存在的问题

高职院校科研经费大致可以分为由各级政府设立的科研项目且由财政拨款支持的纵向科研经费和承接提供技术开发、技术服务、技术咨询、转让科技成果等科技服务的横向科研经费两类。由于受学校平台资源等各方面的因素影响,在申报纵向科研项目时,相较于各类型的本科院校,高职院校并不占优势,但高职院校也有着自身的特点,离产业更近,同时随着产教融合的深入推进,高职院校与企业之间开展技术服务、技术咨询等横向科研活动越来越频繁,总体来说高职院校的科研经费总量有较大的增长。

在走访学校一线教师和相关科研管理部门及人员后,发现普遍存在科研经费到账后管理及使用的顾虑,极大地降低了他们对科研工作的积极性。而存在的问题主要体现在以下几方面:

(一)高职院校科研经费管理制度不完善

国务院办公厅于2021年颁布了《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》,财政部、科技部联合其他部门颁布了《国家自然科学基金资助项目资金管理办法》《国家重点研发计划资金管理办法》《国家社会科学基金项目资金管理办法》。梳理2020年至今省级以上科研经费管理相关文件后,不难发现上级科研管理部门均在为科研人员“松绑”,“放管服”的理念贯穿始终,力求最大化激发科技创新活力。相较于日渐“宽松”的上级科研经费管理政策,高职院校没能及时修订完善适合本校实际情况的科研经费管理制度,造成科研经费管理服务效能滞后。同时对上级最新科研经费制度宣传力度不够,科研人员及财务人员对最新的经费管理制度解读不到位,没能很好地解决科研经费“报销难、报销繁琐”等问题,上级政策还存在“落实难”和“落地难”的问题,没有打通科研经费管理的“最后一公里”。

(二)预算编制不合理

预算管理是科研经费管理过程中重要的环节之一,科学有效的预算编制,是科研项目顺利开展的核心前提。但就目前运行的效果来看,科研人员对预算编制理解不够深入,很难做到科学编制预算,还存在着相当大一部分的科研人员在项目申报时并未想好如何分配利用资金,这就导致在实际操作过程中,往往由于各种原因无法按照原预算进行开支,存在预算执行效率低等问题。以人文社会科学类科研项目为例,科研人员大多爱编制科研劳务费预算,对项目实施过程中可能会发生的调查问卷费用、文献查询费用较少涉及,这也会导致预算编制项目与实际支出经济分类存在较大的出入。而理工科的科研人员编制预算时通常会考虑设备购置费用,对设备购置的必要性较少论证,在一定程度上造成了资金使用效率不高。

(三)报销流程复杂

科研经费报销需要经事前审批、事项实施、事后审批、财务审核及付款等一系列流程,涉及的审批环节较多,报销要求也十分严格。科研人员主要的工作精力都投入到了科研活动当中,鉴于财务报销有很强的专业性,报销手续、票据粘贴、签字权限等等科研人员也很难全部精准掌握,这就导致了往往一份报销材料需要重复两至三次报销流程才能完成。频繁的返单,也会在一定程度上降低科研人员的工作积极性,这并不利于“双高计划”的创建。

科研经费的开支需经事前审批方能开展相关业务,预算支出超过一定金额,还需要走招投标流程,根据购买资产的性质以及科研项目资金性质,还需资产处判别是否纳入国有资产管理等等。各类事前事后的签批手续,花费了科研人员大量的时间和精力,这极大地影响了科研项目的预算执行。

(四)各归口管理部门沟通不畅

科研项目从立项管理到预算编制、经费支出,再到项目结题决算等工作,涉及的管理部门较多,各部门之间相互沟通较少,且每个部门工作相互独立,只着眼于本部门的职责范围。比如,科技处注重科研项目的立项及结题工作,财务处则更加注重预算管理及经费使用的合法合规情况。鉴于目前信息化水平不够,两部门的信息并不能及时共享,使得项目管理与经费管理存在脱节现象,进而导致科研经费资金使用效率低下。在科研项目立项后,项目负责人总是频繁往返于财务处,需多次与财务处相关人员确认经费到账相关情况,待相关经费到账后,科技处将项目申报书或者技术创新协议传递至财务处,并对科研经费所属类型进行明确划分,这时才算完成了财务意义上的项目立项。在科研项目预算执行过程中,财务管理、资产管理相关数据孤立在科研管理信息系统之外,科技处难以对各个科研项目的经费使用情况进行实时监管,同时也难以掌握设备折旧及国有资产使用等资产信息。在科研项目结题阶段,高职院校较少实行科研项目的结题审计,对科研项目的监管缺少事后监督的重要一环。各个部门间信息共享程度降低,导致科研经费管理效率低下。

(五)科研诚信自觉尚未建立良性循环

目前,各高职院校科研学术诚信建设工作已取得显著成效,科研人员们能自觉遵守学术诚信,但在预算管理和执行中财务诚信仍存在较大风险。鉴于财务人员并不了解科研过程,对科研团队所列支出的合理性并不能准确判断,在实际业务报销中,还存在着虚构经济业务、虚开发票、虚构学生劳务费等形式违规套取科研资金,这些行为并不能使科研经费真正发挥最大的效益,反而有损学校形象。

二、优化高职院校科研经费管理的对策

(一)完善科研经费管理制度,丰富政策宣传形式

在深入理解最新科研经费管理政策的同时,分类制定好适合高职院校实际情况的科研经费管理制度。纵向科研项目是财政性资金,这部分的经费管理要严格按照科研财政资金的相关管理办法进行执行;而横向科研项目来源更为广泛,主要是与企业间开展相应的研究项目,在国家横向科研管理经费管理相关制度框架内,试点横向科研经费报销“包干制”等创新制度。要充分利用“放管服”政策的红利,最大限度地调动科研人员的积极性,通过绩效奖励等方式鼓励科学创新,实现最大化的激励效果。科研管理在制定相关科研经费管理办法时,也应充分与学校财务部门、资产部门、人事部门和审计部门进行沟通,广泛征求科研人员的意见和建议,提高制度的可执行性及可操作性,促使各职能部门为科研经费管理提供更加优质的服务。

新的制度发布后,在学校内部开展全面的宣讲培训,制作新旧制度对比说明图,使广大的科研工作者能更加清晰、直观地获取关键信息,从而达到更好的宣传效果,梳理经费使用过程中遇到的各类问题,形成“科研经费”模板,并根据实际需要予以定期更新完善。以流程图的形式打印粘贴在科技处、财务处等科研经费问题咨询较为集中的地方,方便科研人员进行自主学习和翻阅,同时将电子版上传至科研工作群及财务工作群内,利用信息化手段提高沟通效率。此外,还可以将上述材料凝练成动态小视频的形式,上传至学校科研工作管理的各类公众号上,改变传统的文字宣传模式,使科研经费政策宣传更加生动形象。

(二)强化预算管理

完整的预算管理分为预算编制、预算执行、绩效评价三个阶段,科学合理的预算编制是科研项目成功立项的基础,在编制科研预算的过程中,纵向科研经费是管理较为严格的经费,国家及省级均颁布了相应经费的控制比例,在不突破各类控制比例的基础上,需要充分考虑科研项目的研究重点内容、各项研究要素的投入占比,以及科研项目的类型归属等因素。例如,人文社科类的项目调研、文献研究占比可能相对更多一些,这类的科研项目经费预算中差旅费、会议费列支比例大一些;对于自然科学类的科研项目,往往需要通过反复的实验才能得出想要的结论,这类科研项目经费在编制预算时需要充分考虑设备购置费、实验耗材费、分析测试费等。在通过结题验收后,科研项目负责人可以自主根据团队成员贡献度进行一定的绩效分配,这个分配不纳入学校绩效总额。总而言之,需要根据科研项目本身的特点来进行预算编制。由于科研项目的开展本身存在着诸多的不确定性,可能存在研究中期需调整初期预算的现象,在不突破相关科研经费开支比例上限范围的基础上,简化预算调剂的审批流程,充分尊重科研项目负责人以及科研团队进行自主调配,做到灵活性与约束性相结合。对于横向科研经费来说,更多的是对项目负责人及科研团队的认可,此类科研经费主要依据合同进行开支,完全可以试点“包干制”,即项目负责人根据实际开展相关科研活动时的需要自行支配项目经费,满足科研活动的实际需要。

(三)简化审批流程

科技处作为科研工作归口管理部门,代表学校行使着科研管理与服务的职责,而项目负责人是科研项目的第一责任人,需要对科研项目的全过程负责。高职院校在“双高计划”的推动下,科研经费到账呈现喷发式的增长,而目前严苛的科研经费管理与国家为科研工作“松绑”的初衷是相违背的。在“放管服”的背景下,要进一步解放思想,体现简政放权的理念,给科研人员更大的自主权,建立以科研信用等级为基础的报销制度,试点科研经费“包干制”,简化报销事项中非必要的审批。对于在项目立项时预算编制内的事项,无须进行其他审批流程,取得相应合法票据后,由项目负责人进行审批直接进入报销流程;在项目立项时无预算的支出,在不违背经费开支类型的原则上,需按照预算调剂流程进行审批,待预算调剂完成后进入报销流程。在报销签批上也应给予更大的自主权限,严格执行预算编制审批手续,赋予项目负责人更大的自主支配权限。

(四)推进科研项目全过程管理信息化建设

高职院校应整合分散在各职能部门的管理系统,建立涵盖科研项目立项、资金到账、预算管理、财务报销、项目结题全过程的科研管理一体化信息系统[2],实现科研、财务、资产、审计等管理部门数据的信息共享,真正实现让“数据多跑路,科研人员少跑路”,最大限度地减少科研人员非科研性事务工作量,投入更多的精力在项目本身。同时,各管理部门利用科研管理一体化信息系统中的查询、统计、分析功能,降低信息不对称的现象,实现对科研项目实施全方位动态监管的目标,以提高学校科研管理服务效能。

(五)试点科研财务助理制度

创新服务方式,让科研人员能全身心地投入到科研项目本身。科研财务助理[3]在部分本科院校及科研院所已运行较为成熟,取得的效果也十分显著,切实能让科研人员从事务性的预算报销等业务中解脱出来,潜心钻研科研项目本身,回归研究本质,从而多出成果。鉴于目前高职院校的科研项目体量并不大,建议可以从每个学院选取一到两个项目进行科研财务助理试点。俗话说,术业有专攻,科研财务人员建议还是采用财务专业知识背景的人员来担任,既可以是学校财务处的工作人员,也可以由项目组对外选聘有条件的科研团队,从单位外部单独聘用具有财务管理专业知识的专职科研财务助理,通过定期培训、定期交流、定期考核等形式提升科研经费财务助理的专业化水平。科研财务人员要深入到具体的项目中去,一对一的深度参与到科研项目立项、预算编制、经费执行、项目结题验收等环节中去,真正让科研人员从事务性的报销中解脱出来,将全部精力投入到实际的科研工作中,进一步激发科研人员的研究积极性。

(六)强化科研诚信教育建设

多渠道、多维度地加强科研人员的诚信教育建设[4],在开展科研项目的过程中,充分发挥财务监督职责,在科研项目结题后,引入审计和纪委的监督,对科研项目的全过程进行审计监督,并在适当的范围内定期公布,在后期立项中充分参考项目负责人前期科研项目的审计结论,让“财务造假”与“学术不端”无法存在。同时,要完善科研人员的财务激励机制。不可否认,科研人员在项目研究的全过程中投入了大量的时间和精力,而能够获取相应的报酬对他们的劳动也是一种认可,完善科研经费中绩效的支出比例,以及结合科研产生的效益,学校给予相应的配套经费奖励,让科研人员能更加潜心科研工作,无须冒险去违规套取科研经费。

结语

随着“双高计划”的逐步推进,高职院校的科研活动日渐增多,在“放管服”的大社会环境下,各级科研政策“红利”如何在高职院校落地生效,备受社会各界关注。改变传统从严管理模式,制定符合高职院校实情的科研经费管理政策,强化预算管理,简化审批流程,运用高效的信息化技术,推行优质科研财务助理服务,建立以科研诚信为基准的“包干制”报销模式,多措并举,全面提升高职院校科研经费管理效能,切实打通科研政策“最后一公里”,让科研人员能全身心地投入到科研项目本身,多出优质成果,助力产业高质量发展。