电子招标系统下招标档案管理的问题与建议——基于医疗设备采购领域

周聪

（中国人民解放军总医院医疗保障中心，北京 100036）

引言

国家鼓励利用信息网络进行电子招标投标，明确了数据电文形式与纸质形式的招标投标活动具有同等法律效力[1]。随着《招标投标法》修订的推进和国家各部委的发声，电子招投标已经成为招投标行业发展的必然趋势。面对日益加剧的市场竞争态势，医疗设备采购同样面临着转型升级、提升核心竞争力、促进科学发展的新形势，档案管理也得到了高层领导的重视，医疗设备招标采购档案的发掘和使用要站在更高的层阶，为企业的高质量发展服务，充分发挥数字化、信息化、系统化、科学化的管理水平，充分挖掘档案管理的潜在价值。提高企业工程项目实施精细化、数字化管理水平以及工程项目的超前档案管理能力，积极尝试新型的管理方式。

医疗设备招标采购档案是政府采购部门和医疗机构具有保管和利用价值的文件、图片、影像等资料，是在招标采购医疗设备活动中直接形成的文件资料[2]。它涵盖了医疗机构使用财政预算资金，在医疗设备引进中的所有原始记录，包括购买计划、购买申请、审批、设备论证、购买、安装验收等各个环节，既可以为政府采购部门提供资金参考，也可以为医院设备的后期使用、维护、保养、报废鉴定等工作提供科学依据，是医疗机构引进医疗设备的基础。做好医疗设备采购和设备管理工作，是政府采购部门和各医疗机构的重要职责。医疗采购招标电子档案可以跨越时间与空间的束缚，具有易保存、易传输、易获取、易管理、可学习、易检查功能，节省了空间和时间，大大提升了效率，档案信息使用率较高。医药采购招标档案电子化建设将与当代社会所倡导的“低碳环保、绿色环保”的发展理念相互结合，是医药采购招标档案数字化发展的必然选择。

一、电子招标系统档案管理方案

1.二维码方案

利用二维码，使每个文件（文件箱、文件袋等）都具有“身份”，同时，利用标签、阅读器和管理软件，可以在后台完成各种文件的存取、借阅、归还、清点、销毁等工作。主要功能包括：二维码生成、二维码采集、出入库、清点等[1]。

2.RFID方案

作为一种无接触的数据采集方式，射频识别技术（RFID，Radio Frequency Identification）可以在特定区域实现对RFID信息的自动化采集，一秒钟可以读取上百条。当标签信息量大时，可重复使用，且使用场景广，灵活度高[1]。

3.电子档案系统管理方案

随着电子商务招标投标的大力推进，建立相关的电子商务档案信息系统已越来越成为各购买单位的刚需。针对医疗采购过程中的各个组织主体来说,建立电子档案管理时的工作重点是：（1）管理内容是线上全环节过程形成、保存的过程档案。（2）软件的功能包括档案的整理、移交、接收、保存、利用、编辑和研究。（3）在基础的组态方面，如资料库伺服器、应用伺服器、网路伺服器等，均需组态。

二、电子招标系统档案管理的特征

在电子招标系统下，档案管理尤其重要，因为它涉及采购合同、付款和产品交付等核心方面。电子招标系统下档案管理具有以下特点：

1.数字化存储：电子招标系统将供应商资质、采购文件、评标结果、合同等所有相关文件都数字化存储，免去了物理档案管理的繁琐。

2.安全性：数字化关键环节的数据可以设置密码权限，以保护数据的安全和机密性。采购方必须明确，在采购过程中，所有文件都是正确的，完整的。

3.稳定性：必须确保系统稳定，并据此存档，以减少因系统出故障而影响到文件完整性和真实性的情况。

4.可追溯性和透明性：数字化档案具有可追溯性和透明性，包括供应商资质审核、报价受理、采购文件管理、评标过程和结果，以及签订合同和付款等重要环节均可以记录和查询。

5.管理效率：数字化档案管理可以提高采购方的管理效率，便于合同审批和付款管理，缩短采购周期，降低采购风险和成本。

综上所述，电子招标系统下的档案管理是精确、透明和高效的，搭配正确的认证和措施，可以确保采购流程中关键环节的数据安全和真实有效性，促进采购的透明性和公正性。

三、电子招标系统档案管理现状分析

1.档案管理不受重视

随着我国信息技术的快速发展，档案管理信息化建设在医疗采购领域中起着至关重要的作用，与此同时，各行各业都开展了不同程度的档案管理信息化建设并取得了很大成绩。虽然我国信息化程度不断加深，但是信息化技术在医疗采购领域并没有得到深入的应用，医疗采购领域对信息化建设的重视程度较低，这就从根本上导致医疗采购领域招标档案管理信息化建设工作的落实效果不理想，为医疗采购领域招标档案管理工作带来了很多的问题。

2.档案管理制度不完善

在过去，在医疗设备采购招投标过程中，重视对书面文字材料的存留，因此，对招投标过程的监管可以将这些程序文件资料作为重点。但是，在实施了电子化招标系统之后，招投标环节的大部分工作都是在网络上进行的。线上招投标的开展，势必会导致监管行为也要从常规的监管转变成网络化监管。对监督管理单位而言，它需要进行转型。但是，由于技术的原因，电子化的招投标监管系统还存在着一些不足之处，这会对电子招标系统的档案管理工作产生一定的影响。

3.信息安全管理方面

电子招投标系统作为网络信息技术在医疗采购领域中的延伸，和其他网络应用一样，也存在着信息安全风险。一是数据信息的安全；二是投标文件信息的安全保存和备份；三是数据防窃取、防盗窃；四是投标人的权利设置和信息的保密问题[3]。上述问题是目前我国电子招标在医疗采购领域中存在的突出问题，亟待改进。

4.档案管理人才缺失

随着电子档案系统管理的不断推进，其对档案管理工作人员的信息化能力也提出了更高的要求。档案管理工作人员不仅要具备较强的档案管理能力，还要具备熟练使用计算机的能力，同时要对信息化档案管理系统有一个清晰准确的认识[4]。但是，现阶段医疗采购领域档案管理工作人员对计算机技术不熟悉，无法有效利用电子档案系统开展档案管理工作。

四、电子招标系统档案管理的改进措施

1.构建信息共享平台

大数据、人工智能、云服务、物联网、各种APP报修平台，这些都是最近几年才出现的新技术。医疗设备的申请——计划——采购——验收——使用——维保——处置各个环节引入信息技术。通过细分任务、量化标准、优化流程、关键环节数字模块化进行医疗设备的精细化管理。搭建设备共享信息化平台，采用PC与手机两类终端实现对医疗设备的信息查询与参数监测。

为了促进电子招标系统信息共享，政府和医疗机构可以考虑建立信息共享平台。通过这种平台的建设，可以方便各医疗机构之间的信息共享，提高招标效率和避免资源浪费。在建设信息共享平台时，需要关注下面几个方面：（1）建设统一的授权管理机制：为了保证信息安全，必须建立严格的授权管理机制，并规定用户的权限范围。（2）建设完善的信息标准：政府和医疗采购机构需要制定标准化的信息共享标准，以保证不同系统间的信息可以互通。（3）建设规范的数据管理和共享流程：在平台建设时，需要制定规范的数据管理和共享流程，确保平台的高效运作[1]。（4）建设完善的监管机制：平台管理员需要对数据共享过程进行监管，及时发现潜在的风险，并对问题进行处理。通过以上措施，可以建设一个安全、高效、规范的信息共享平台，促进电子招标系统的信息共享，提高采购效率，以支持医院、政府和企业的日常采购工作。

2.提高组织管理水平

为了确保电子招标系统信息的安全和高效共享，还需要提高组织管理水平。政府和采购机构需要加强对系统运营的监管，建立健全运营和维护机制，避免系统出现问题或出现安全漏洞。

在采购过程中，也需要严格按照规定程序进行，避免出现违规操作或不当行为。采购人员需要遵守职业道德和行为准则，确保采购过程公平公正、透明和规范。此外，也需要及时对采购人员和系统操作人员进行培训和考核，提高他们的业务水平和专业素养，从而保证电子招标系统在运行过程中的合法性和效率[5]。

通过提高组织管理水平，并严格审查采购程序，确保采购操作规范化，才能让电子招标系统真正发挥其作用，为医院、政府和企业采购带来更多的实际价值。

3.完善信息安全技术标准

在实现电子招标系统信息共享的过程中，信息安全是一个非常重要的问题。为了保证电子招标过程的安全性，需要完善信息安全技术标准，采用更加先进的技术手段进行数据加密和防护，防止数据泄漏、篡改等安全问题的发生。同时，也需要加强对系统操作人员的培训和管理，建立完善的安全监控机制，及时发现和处理安全事件，保护招标信息的安全和完整。

要确保投标业务电子文件的安全性与保密性，就必须要有一套完善的安全性与保密性的管理制度，对收集内容的真实性和完整性、存档方式、备份和销毁的要求、拷贝和传递等进行说明。在对电子档案进行存储时，要注意对其进行长期保存。防止储存设备受到外部磁场、粉尘、湿气、有害气体等的影响，防止细菌感染[6]。在建造储存室时，要充分考虑到其地理位置，要注意防磁、防火、防潮、门窗的强度、安全监视系统的配置等。在对电子档案管理软件进行选择时，要对其通用性、安全性、技术维护和未来发展进行全面的考量，以保证其具有可持续的应用价值。此外，在使用这类软件时，还必须有专门的人员负责管理，并设置密码、进入权限等，做好电子文档的查找、复制，并进行严密地审核。对于机密文件，要有明确的保存、获取条件，要有相应的保密制度。

4.完善技术基础和培养人才

在电子招标系统下的档案管理中应采用加密等物理和技术措施，确保信息安全与机密性，这是数字化档案管理的基本需求。要统一字体和格式，分类存放，具体人负责管理，并备份文件等措施来防止档案的疏漏、误删或被泄密的风险。需要建立系统的档案管理制度，标准化档案管理的过程和操作，制定明确的存档规则和管理标准，加强数字化档案的定义和管理，以确保整个数字化档案管理过程的完整性和准确性。随着信息技术的不断发展和硬件设备的普及，电子招标系统下档案管理的不足可以通过加强培训和管理，改进技术选型和管理模式，不断完善数字化档案管理体系、规范化和信息化程度以及安全措施得到改善。

在电子招标系统档案管理的过程中，用户可能需要花费更多的时间和精力去学习使用新系统以及学习其操作方法，特别是对于采购机构中那些缺乏相关技术基础和操作经验的人员来说。因此，为了解决这一问题，需要对采购人员进行相关的培训和指导，根据实际情况提供相关教育和培训课程，如系统使用培训、操作培训等，并确保采购人员在学习过程中掌握相关技能和知识，以提高使用电子招标系统下的档案管理的效率和准确性。

结论

电子招标系统下医疗设备采购招标档案管理能有效提高医疗设备采购管理的工作效率，为设备招标采购、使用、维护提供科学的数据，为设备保养、维修提供支持，为医院各项工作的进行发挥重要作用。但电子招标系统下医疗设备采购招标档案管理还存在不足，可以通过构建信息共享平台、提高组织管理水平、完善信息安全技术标准、完善技术基础和培养人才等方法来弥补。