事业单位档案管理信息化建设的举措

文/王云燕

档案信息化管理有利于信息存储与共享，有利于提高管理效率，有利于提高信息安全性。因此，事业单位要多措并举，做好档案管理信息化建设。

事业单位档案信息化管理的现实挑战

档案信息化管理的意识较为薄弱。当前，大多数事业单位已经在信息技术的支持下建立了内部局域网，这些机构得以更加高效地协调和管理其档案资源。然而，尽管取得了显著进展，但信息化管理的意识仍然亟需加强。这一不足之处主要体现在上下级机构和横向部门之间在档案共享方面存在的限制。一方面，信息系统的稳定性较差是当前档案共享面临的一个挑战。它导致档案传输速度较慢，甚至可能发生数据丢失。这不仅影响了档案共享的效率，还可能对信息的完整性和可访问性造成威胁。另一方面，一些本应该共享的档案并没有得到充分的共享。这种情况可能源于单位间的信息壁垒，以及管理体制上的不协调，导致无法为社会大众提供高水平的档案服务。

档案信息化管理的制度有待完善。在信息化向纵深发展的大环境下，事业单位的档案管理部门已经开始引入信息化软硬件，但与上级单位的要求相比，档案管理的效果仍然存在较大差距。为了实现更有效的信息化管理，必须建立相应的管理制度。这些制度应涵盖多个方面，包括人力资源制度、档案分类制度、档案安全制度等。目前，虽然事业单位已经初步建立了档案信息化管理框架，但档案管理制度仍然需要进一步完善。这个问题导致了信息化建设的进展较为缓慢，且无法对管理人员进行精确考核。

档案信息化管理的人才严重匮乏。人才是事业发展最宝贵的资源。因此，事业单位必须高度重视信息化管理人才的培养，突破传统的人力资源管理模式，积极引进专业人才，以确保事业单位能够实现档案管理的安全性、共享性和利用性。然而，档案专业毕业生选择事业单位从事档案管理工作的比例相对较低，大多数毕业生更倾向于在企业就业。一方面，事业单位档案管理往往没有得到足够的重视。档案部门在事业单位中的人员数量相对有限，工作内容相对单一，缺乏吸引力。另一方面，从薪酬角度来看，事业单位档案部门工作人员的薪酬水平相对较低，远远不如同等岗位的企业员工。解决这一问题的关键在于重新调整薪酬结构，确保档案管理人才得到公平的薪酬待遇。

事业单位档案信息化管理的实践路径

加强档案信息化管理基础设施建设。在信息化建设过程中，硬件和软件条件构成了关键基础要素。尽管事业单位的信息化建设在内部局域网的普及方面已取得显著进展，然而，档案信息化建设的发展在不同地区和行业之间存在较大差异，某些单位仍然滞留在传统的档案管理模式当中。因此，实现信息化建设质的飞跃对于提高档案管理工作效率至关重要。要实现高效的信息化建设，应从以下三个方面着手。首先，将档案信息化纳入事业单位的总体工作规划，确保信息化建设与单位的整体发展保持协调和同步。在推进档案管理信息化系统建设的同时，各单位必须充分考虑档案的一体化管理需求，以确保信息的无缝流通和共享。其次，建设高质量的档案网站。许多部门已经建立了自己的档案网站，以便公众和内部人员能够在线访问档案信息。因此，下一步的重点工作应该放在网站栏目的进一步优化上，包括改进搜索功能、提供更多的在线资源和工具，以及确保网站的可访问性和易用性。最后，事业单位应该制定长期的信息化计划，积极关注大数据、物联网等新兴技术的发展，并将建设数字档案馆作为未来的发展目标，以更好地保护和管理电子档案，同时提供更广泛的访问渠道，满足不断增长的信息需求。

强化档案管理专题数据库建设。在确保硬件和软件基础设施的规范管理和精细使用的基础上，还需引入先进、实用和可靠的档案管理软件系统以及数据库存储系统，其中包括办公自动化系统和档案管理信息系统。档案管理系统应能够满足档案管理综合业务和特定局部业务需求，办公自动化系统则主要用于满足机关事业单位内部员工的业务处理需求，充当档案管理和业务信息交换的数据纽带。管理、决策和实施是机关事业单位各项工作的关键环节。因此，为了支持这些重要活动，需要大量的档案数据。此时，办公自动化系统的应用不仅仅限于通过网络进行电子文件的传输和接收，档案管理信息系统的使用也不应仅仅限于记录和查询档案目录信息。这两者应该具备更高级的功能，例如确保信息能够在系统内快速、高效地传递和共享，以支持及时决策和工作流程的顺畅进行；提供强大的搜索和分析工具，以帮助使用者更好地利用档案信息，促进知识管理和智能决策；通过系统化和自动化的流程管理功能，加强对档案工作流程的掌控，提高工作效率；支持多部门间的信息共享，促进协同工作和跨部门合作等。

加强数字档案馆建设。信息共享和跨部门、跨机构的业务交流是现代化办公的基本要求。如果信息无法在不同部门和机构之间流畅共享和使用，那么信息化项目将无法达到预期效果。这种情况下，信息化系统只能构建独立的信息孤岛，阻碍业务的发展和数据的有效整合。为了实现信息共享，需要建立综合集成系统，该系统将软硬件资源有机地组合在一起，形成一个完整的档案管理信息体系。这个信息体系的特点是信息之间可以相互贯通、共享。为了实现这一目标，需要内部各相关主体之间的密切合作，同时也需要管理人员准确把握需求，综合集成软硬件和网络资源。

健全档案信息化建设的安全制度。为了确保事业单位的档案资源信息安全，需要建立科学完善的安全制度，并实施严格的信息化建设过程安全管理。其一，完善档案信息资料查询制度，确保只有经过身份验证的人员才能够查阅和使用档案信息资料。应建立访问权限控制系统，限制只有授权人员才能够进行查询操作。这些权限应该根据工作需要进行精确分配，以确保信息的安全性。其二，在访问人员查阅和使用档案信息资料的过程中，应该建立详细的管理日志，记录他们的具体操作行为，具体包括何时访问了哪些档案信息、查阅的目的以及所做的操作等内容。这些日志记录不仅可以用于追溯和审计，还可以作为监督和安全管理的依据。其三，档案信息备份管理。为了防止操作不当导致档案完整性受损或信息泄露，必须建立健全的档案信息备份管理机制，定期备份档案信息，确保备份的完整性和可恢复性。备份数据应储存在安全的地方，只有授权人员才能够访问备份数据，以防止数据被非法获取和篡改。其四，建立信息化建设的监督体系，具体包括明确的监督管理责任，指定专门的监督人员或部门，负责监督信息化建设的进程。监督工作应该包括定期的安全审计、风险评估以及对安全政策和流程的合规性检查。监督体系的目的是确保信息化建设按照规范进行，并及时发现和解决安全问题。

加大档案信息化管理专业人才队伍建设力度。一个强大的专业人才队伍可以保证信息化建设的顺利推进、高效运营和可持续发展。一方面，应制定专业人才培养计划，建立培训体系，明确培训目标、培训内容、培训方式，培训内容应覆盖档案管理的理论知识、信息技术和数据管理等方面，通过举办研讨会、开展在线课程等形式，增强员工的信息化意识和技能水平，也可以通过招聘和引进具有档案信息化专业背景的人才，弥补现有队伍的不足，满足事业单位档案信息化管理对不同层次人才的需求。另一方面，建立激励措施，包括晋升机会、专业认证等，以提高员工的积极性。

事业单位档案信息化管理是一项至关重要的工作，其实施已势在必行。因此，事业单位不仅要加强档案的信息化设施与制度建设，还需着重提升档案管理人员的专业素养，全面升级档案信息化管理的监管和控制机制，确保档案信息化管理为事业单位的长远发展提供有力的支持。