浅析新时代下疾控中心档案管理工作现状及策略

姜晓杰

（鄂尔多斯市疾病预防控制中心）

一、疾控中心档案管理内容及意义

疾控中心承担着保障社会公众健康的重大责任，疾控中心档案覆盖了医学领域的研究，包括职业病的检测与评价、食品卫生安全、环境安全，尤其是在慢性病的预防、控制、治疗指导，各种传染病防范知识的推广、监测、治疗以及突发公共卫生事件的应急处理等众多方面，对疾病的流行病学分析有重大意义，同时为公共卫生安全保障提供科学依据。2019年12月以来，新冠肺炎疫情暴发，引起了全世界人民对卫生健康问题的高度重视，在这种严峻的情形下，疾控中心抗疫工作非常艰巨，在工作过程中所记载的档案资料也越来越复杂。这些档案资料，记录着非常重要的疫情防控信息，有助于人们在今后发现疫情时，分析疫情传播规律，提供科学有效的防控措施，做到早发现，早诊断，早隔离，早治疗，确保社会公众的人身及财产安全。新时代的疾控中心档案管理工作，正处于发展创新管理，推动业务转型，加快适应疫情常态化的关键时期。因此，疾控中心的档案管理工作是疾病基本预防控制过程中的重要工作，深入普及科学的信息化建设，加快档案管理人员综合素养的提升，充分有效地利用档案资料，强化档案管理监督指导工作，不仅能更好地应对当前情势下的疫情防控工作，而且有助于社会公众的健康管理，提升疾控中心保障公共卫生安全的能力。

二、疾控中心档案管理的现状

（一）档案管理工作缺乏科学的建设规划

长期以来，疾控中心一直存在重技术、轻管理的现象，尤其是档案管理工作，缺乏科学的建设规划，重保管，轻利用的问题进一步限制了其发展。档案管理工作等同于办公室文职工作，缺乏管理知识和管理技术的在职继续培养，即便出现有管理专业背景的人才，也常常因为疾控中心缺乏管理技术系列的职称评聘晋升体系而逐渐流失。除此之外，传统疾控中心档案管理数据库的建立，往往需要工作人员做好大量的数据记录，这就要求增大档案管理工作人员的压力或者增设人力和物力，这种管理模式工作效率提升有限，而且容易出现错漏，尤其是使用纸质材料存储的数据库，其对存储的档案材料所处的空间温度、湿度要求非常高，因此还需要设置专门的管理室由专人严格管理。这种数据库在检索需要的档案信息时，数据量不仅庞大，再结合档案材料可能出现的损坏甚至缺失情况，都会导致档案管理人员工作低效、繁琐。这些原因进一步加深了档案管理“重保管，轻利用”的问题，限制了档案资源的开发和利用。档案管理建设长期处于迟缓状态，档案管理水平偏低[1]。

（二）档案管理工作缺乏积极的行动落实

在经历了SARS、禽流感、新冠疫情等突发的卫生紧急情况后，整个社会对疾控中心的工作越来越关注，但对于档案管理工作的重视程度仍然有待提高。受传统工作思维的影响，一些地方的疾控中心上至相关领导，下至档案管理人员，对待管理工作缺乏重视，档案管理资金投入不足，硬件软件设备陈旧，档案管理人才流失，工作积极性下降，专业能力欠缺等等，这些原因共同导致档案管理工作缺乏积极的行动落实。在此次新冠疫情防控期间，疾控中心收集了大量的档案资料，但却频现档案管理人员对收集的数据分类不清楚的情况，甚至存在内容的断层与缺失，还有部分档案资料的内容真假难辨，档案管理工作虽然消耗了疾控中心大量的人力物力资源，却收效甚微，进一步加重了档案管理人员消极工作的心态。新时代下，档案管理工作对工作人员的整体素质和能力要求进一步提高，导致档案管理人员一方面承受着尽快适应技术变革的巨大压力，另一方面还面临缺乏进修学习机会的现状。即使有部分档案管理人员有经过短期的计算机技术和网络方面的培训，但仍对现代化新技术的掌握有限，同时缺乏创新能力，限制了档案资源的开发和利用[2]；而且国内的档案管理人员整体学历水平偏低，性别构成单一，女性居多，而女性在工作之外，还需承担更多的生理和家庭压力，导致档案管理人员精力有限，职业倦怠与日俱增[3]。

（三）档案管理工作缺乏有效的监督指导

档案管理的监督指导对于档案管理工作发展和进步有着承上启下的作用，近年来，档案管理的监督指导也越来越受到疾控中心的重视，但仍存在一些问题。在实际工作的开展过程中，不少地区的疾控中心档案监督指导把重心主要放在了档案资料的收集与整理，而关于如何建立科学的档案管理体系、如何保障档案内容的真实有效和档案材料的安全存储、如何强化档案信息化建设等方面的指导往往被忽略。一些疾控中心的监督指导工作懈怠，开展监督指导活动的频率逐年下降，档案管理工作止步不前。监督指导工作流程经常是一成不变的，形式主义蔚然成风。对待档案管理的监督指导意识薄弱，缺乏认真的工作态度和严谨的监督手段，认为档案管理工作对于疾控中心不仅不能增加经济效益，而且就算做的不好也不会对疾控中心工作造成什么重大影响。监督指导人员往往是由疾控中心某些部门领导兼职担当，专业能力不足，即使发现存在有监督指导上的漏洞，也鲜少有人敢批评指出，当出现监督指导工作上的失误时，对其个人工作影响甚微，使其更加敷衍对档案管理的监督指导工作。如此低效的监督指导非但没有达到所期望的效果，反而营造出一种对档案管理工作不重视的氛围。监督考核成果缺乏明确的奖惩制度，而且一些疾控中心档案管理工作经过整改之后，没有持续监督管理，缺乏长期有效的制度来巩固整改的成果，仍然难以实现监督指导的效果[4]。

三、管理策略分析

（一）构建现代信息化标准体系

2019年，中共中央政治局就我国应急管理体系和能力建设进行第十九次集体学习时，习近平强调，积极推进我国应急管理体系和能力现代化。在档案管理工作中，更应该积极响应此次会议精神。首先，构建科学的数据库，满足合理规划的需求至关重要。而要想实现档案工作的标准化和规范化，必须要建立相应的制度和标准规范体系。只有明确了标准和规章制度，才能充分发挥其监督指导的作用，为实现档案管理工作的高效运转打好基础。档案管理的现代信息化标准体系建设，包括基础设施建设，档案信息资源建设、标准规范建设等内容。疾控中心应加大档案管理资金投入，积极向政府申请配置现代化的硬件软件设备设施。强化疾控中心其他部门与档案管理部门之间的信息共享和技术沟通。贯彻落实《中华人民共和国档案法》，通过局域网来构建现代信息化标准体系，将档案信息资源的建立、归档、编排、检索等建立成多个模块多个职能统一管理的一整套系统，根据归档的时间由长至短设置存储时间以及对应的存储格式，利用云端实时进行数据的备份及保密工作，确保档案数据安全储备，对档案数据如何形成、怎样归档、有效标识、准确存储、检索查询、信息安全管理等内容，制定标准化实施流程，规范档案资料的采集标准和描述标准[2]。充分利用大数据技术、人工智能技术进行档案数据的收集分类和存储，促进落实疾控中心档案管理数字化建设。构建现代标准化信息体系的建设，一方面有利于准确快速的收集资料整合数据，实现数据的自动管理和便利的数据分享；另一方面有利于对大数据的分析，使信息以丰富的姿态呈现出来。同时，利用数据检索的功能，也可以实现档案数据信息的便捷获取，提升数据查询、收集的效率。深刻剖析以往的档案管理工作存在的漏洞和教训，建立系统的档案管理制度，规范工作流程。

（二）推动档案管理人员角色转型

疾控中心的档案有其自身特点，不仅形式多样，来源也非常广泛，涉及的领域也比较多，因此档案内容的形成不得不消耗大量的时间，而且新时代的档案管理人员还面临着巨大信息量的冲击和技术变革的压力，如何减轻档案管理人员的职业倦怠和消极情绪，进而转为一种积极的、迎难而上的工作氛围至关重要。首先需要对档案管理人员进行统一的思想观念教育，新时代的档案管理人员需要加强个人能力素养，赶超新时代的步伐，以全新的档案管理人形象迎接新挑战。从疾控中心档案管理人员主观意识来看，新时代的档案管理人员更依赖于计算机和网络，档案数据的管理更加错综复杂，档案材料来源的多元性、内容的真实性、检索的开放性给管理者增加了巨大的技术变革压力，档案管理人员必须以主人公的姿态积极主动参与到档案材料的建立、归档、编排、查档等全过程，提高工作认可度和成就感，加大档案管理人才的培训力度，推动新时代的档案管理人员角色转换。从疾控中心档案资源信息的存储格式来看，其表现形式包括了音频、视频、图像、文档等多种文件格式；由档案内容的不同又分为业务档案，财务档案，科研档案，人才档案，绩效档案，设备档案等等，不同格式、不同类别的档案资料有着不同的管理方式，这就要求疾控中心需要招聘专业性强的档案管理高学历人才，注重人才的综合能力培养建设，加强档案管理人员业务培训，以及计算机软件的应用、英文等多方面的学习，鼓励档案管理人员之间进行学术交流，提高处理问题的能力，构建高质量的档案管理人才团队，大力推广档案管理数字化，办公智能化，信息安全共享化，科学利用开发档案资源，充分发挥疾控档案的科研价值。从疾控中心档案管理人员职业发展来看，还需要制定适用于管理岗位的人才晋升体系和管理绩效考核评价体系，提供公平公正合理的绩效管理平台，只有留的住人才才能真正的促进发展。从疾控中心档案管理人员性别构成来看，均衡职工男女比例有利于岗位的长远发展，提高档案管理人员福利待遇，鼓励男性积极应聘，同时注重女性档案管理人员的再教育，加强女性档案工作者的职业使命感，帮助其实现自身价值。档案管理部门定期组织档案管理新技术、新理念的学习，紧跟潮流，适应新时代下的档案管理发展需求。积极纠正疾控档案重藏轻用的现象，鼓励档案管理人员利用网络公众号，视频号，官方微博等多种途径传播档案信息，提高档案利用率。

（三）加强档案监督管理模式

档案监督管理是引领档案管理工作的风向标，建设现代化监督管理领导小组，转变档案管理新理念，推动档案管理事业的新发展。首先完善并规范档案监督管理的规章制度，压实责任，作为日后开展工作的基本准则和保障；成立专职监督管理负责人与计算机专业技术人才共同组成的监督管理领导小组。针对监督管理岗的指导内容设置工作目标和监督指导计划；相关部门可以增设监督管理岗，优先聘用经验丰富的档案人员专职负责监督指导工作，对该岗人员进行专职培训提高业务能力，明确监督管理工作的具体内容和工作方法；定期督查，规范档案管理培训；通过广泛调研收集疾控中心档案管理常见的问题，总结这类问题作为监督指导的重点内容；对档案监督管理后的成果进行荣誉奖励和物质奖励，以鼓励档案管理人员积极进取；邀请档案管理工作优秀的部门负责人现身说法，学习档案管理工作经验，共享优质档案管理方法和策略，在相互的交流探讨中共同进步；明确档案监督管理的职责体系，督查、追责、奖惩都能定位到具体岗位；建立有效的信息反馈机制，在日常工作中，汇总问题及意见，对于反复存在、纠正困难的重点问题开展研讨会进行专项整改[5]。将档案监督指导工作纳入工作考核，考核结果与职称的晋升、评优等关联，充分调动每个人的工作积极性。

四、结语

档案管理对疾控中心工作有着非常深远的历史意义和极强的参考意义，尤其在信息化时代，如何高效完成档案工作是疾控中心当下面临的非常重要的问题。但当前疾控档案管理工作的现状仍存在上述许多不完善的地方，本文总结了疾控档案管理的建设体系、人员配备、监督指导三方面存在的问题，从信息化标准体系的建设、档案管理人员的能力提升以及强化档案管理监督三个层次进行剖析，并提出相应的改进策略，以提高疾控中心档案部门的管理水平，更合理高效地利用疾控档案资源，为我国疾控中心档案管理的发展献言献策。

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