地勘单位地质档案资料信息化建设管理及实践策略

刘鸿敏 广东省地质科普教育馆

经济建设水平的快速提高，大幅缩短了各种科研成果从研发到应用的时间，其中，信息技术成果投入使用的影响尤为显著，在很大程度上帮助各个单位及机构实现了管理效率的提升。作为对档案资料应用要求较高的行业，地勘单位的地质档案资料表现出内容繁杂、工作负担大、难度系数高的特征，因此对实现信息化建设管理有更加迫切的需求。现基于此，围绕地勘单位地质档案资料信息化建设进行探讨，希望能为其管理工作的开展提供可靠的理论支持，进而推动整个行业的发展。

地质档案的相关工作在社会发展过程中具有先行性、基础性，能够为建设、投资、规划、开发等多种工作提供详尽的数据支持，其重要性不言而喻。地勘单位相关工作的价值是通过地质档案资料实现的，而地勘过程中形成的地质档案资料又具有内容繁杂和复杂性高的特征，仅靠人力管理时常面临效率低下的问题。在我国社会经济高速发展的当下，人力管理已经无法满足地勘单位地质档案资料的管理需求，因此地勘单位急需实现地质档案资料管理工作的信息化建设，从而提升管理效率及管理工作的全面性，充分发挥地勘单位相关工作的价值，使之能够在社会发展建设中发挥相应的作用。

地质档案资料信息化建设的重要意义

地质档案资料是包括地勘在内的各种地质工作及矿产勘察工作的成果，同时也是重要的信息资源。这些资料的载体包括文本、图表、声像、电磁介质、标本、样品等各种数据资料及实物资料，其中，数据资料占了非常大的比重，且在类型上非常丰富。无论是国家工程建设，还是社会经济发展，对地质档案资料的应用都非常普遍，而在信息技术被广泛应用于各个行业的当下，其在数据管理工作中所表现出的高效率也开始受到广泛关注。结合地质档案资料的数据信息特征来看，信息化建设能够充分满足其在档案接收、目录编制、统计、检索等方面的需求，还能在此基础上建立快捷高效的档案信息管理系统，为地质档案资料线上管理及应用提供相应的功能支持，并最终实现地质档案资料管理水平及管理效率的全面提升。对于地勘单位来说，地质档案资料信息化建设能够推动档案管理工作职能转变，使之从原本的管理型转向服务型，并显著减少各项档案管理工作的耗时及人力资源支出，此外，还能在档案检索上保证精度、效率和准确性。由于不再沿用传统实物性材料管理档案的管理形式，因此能够避免环境因素导致的档案损毁等问题。地质档案资料的信息化建设还能以其高水准的统计分析能力，发掘出现有档案信息的深层价值，并由此创造出更大的经济效益及社会效益。

地勘单位地质档案资料信息化建设的方向

文本、图像的数字化

对于地勘单位而言，地质档案资料的信息化建设必然会实现文本、图像资料的数字化。以传统纸质形式保存的文本与图像资料的管理工作，在当前已经逐渐表现出越来越明显的局限性，其不仅会消耗大量资源，纸质材料对保存环境的要求也使其管理保存风险始终处于较高水平，且纸质材料的统计、整理也会造成较大的工作负担。而文本、图像的数字化能够将管理工作转移到线上，应用信息技术即可开展，在建立相应信息化管理系统的前提下，其管理工作更侧重前期的录入与对信息准确性的审查，档案的检索、保存及其他相关工作依靠系统就可以彻底完成，且系统的高算力也使得相关管理工作的效率得到大幅提升。

检索流程信息化

信息化的检索流程能够显著提升地质档案资料的检索效率，在合理设计开放权限的前提下，还能通过自助检索的方式同时满足不同单位的材料应用需求，有效避免了多个相关单位使用同一份资料时资料数量不够的尴尬局面，因而也能推动相关工作执行效率的提升。具体的方法是相关工作人员通过内网或互联网进入数据库，并利用检索功能在短时间内获取自己需要的资料，同时，检索流程的信息化意味着地质档案资料的共享程度达到了较高水平，依靠信息技术进行的资料管理工作还能够突破时空的限制，只要拥有相应的终端及权限，就能确保任何相关单位在有具体需求时即时获取相关资料。

电子阅览室建设

电子阅览室是地质档案资料信息化建设中的重要部分，其能直观地体现出档案资料自动化、智能化及信息化的发展程度。在数据库及管理系统等相关技术的支持下，电子阅览室可以通过不同终端以各种形式展示不同的档案资料内容，具体内容包括文本、图像、数据、模型等。在此基础上还可以通过加入相关的渠道及途径支持，对电子阅览室中存疑或存在误差的数据加以修正完善，确保资料的准确性与有效性，而权限设置则保证了档案资料应用的合法性与规范性，为资料安全提供了可靠保障。

信息管理系统研发

地质档案资料要想实现信息化建设，就需要为之匹配相应的信息管理系统，以确保管理工作能够获得足够完善且精细化的功能支持。在具体的功能上除常见的借阅服务、目录检索、档案日常管理、系统运行维护等之外，还需要在上述功能的基础上进行进一步细化，围绕不同档案的应用需求开发不同的个性化及自定义功能，同时要重视在技术层面对管理工作内容的信息化及规范化处理。另外，信息管理系统虽然能使档案避免因环境因素造成的损坏及威胁，但同样会导致档案面临一定程度的网络安全风险，因此还需要匹配加密、防火墙、数据流限制及数据流追踪等安全防护功能，全面确保档案资料的安全性及应用可靠程度。

地勘单位地质档案资料信息化建设面临的问题

缺乏系统化水准

当前地勘单位已经对地质档案资料的信息化建设予以应有的重视，但受信息化认知程度、功能开发应用及其他客观因素的影响，采取的策略难以全面保证档案资料信息化建设工作的完善性，也因此导致档案资料管理工作缺乏应有的系统化水准。具体表现为一些地勘单位及相关部门在档案资料的信息化管理工作上缺少统一的规划，各单位及相关部门完成的档案资料信息化建设内容分别由建设单位各自保管，这导致不同类型的档案资料在应用过程中需要遵循不同的操作流程及操作方法，未能发挥出信息化建设应有的管理效率及管理水准，其本质只是对信息技术的简单应用甚至套用，故其整体的档案资料管理情况不甚理想。

资料开发效果不理想

地质档案资料的信息化建设在某种程度上是为了促进对资料的深入开发，然而，就地勘单位对地质档案资料的信息化建设及开发程度来看，很多档案资料的开发及利用尚处于初级水准，未能完全挖掘出资料的深层价值。造成这种情况的原因与地勘单位对信息化的认知程度有直接关联，部分单位实际上只实现了相关资料从纸质版向数字版的转化，并未将转化后的资料应用在更多领域中，同时缺乏对数字版地质档案资料的深度整合与开发，导致资料价值的开发仅仅停留在浅层，不仅未生成二次信息化开发的线索，而且对已有资源的开发也存在明显不足。

安全权限界定不明确

由于地质档案资料反映了地勘工作在不同层面的不同工作内容，且其中一部分工作内容与国家战略资源直接相关，因此需要制定安全、完善的保密策略，通过规范权限等方式保证相关资料开发及应用的安全性。但由于地质档案资料整体体量非常庞大，且不同安全层级的资料在档案的保密层级、解密权限上有不同的规定与流程，导致部分地质档案资料安全权限的界定工作量巨大且烦琐，且难以充分界定其保密等级，这使得档案安全权限的界定及公开程度很难得到有效处理，同时影响了档案信息化建设的进度与效率。除此之外，一些旧档案多以纸质形式保存，但由于这部分档案生成时间较早，其准确性还需进一步深入考究核验，在得到确切的核验成果之前，这部分地质档案资料的信息化处理程度，也是困扰地勘单位地质档案资料信息化建设的重要问题之一。

地勘单位地质档案资料信息化建设管理的实践策略

合理优化管理体制

地质档案资料信息化建设过程中出现的强独立性及功能分割问题，需要从管理体制上加以优化和解决，进而有效减少档案资料信息化建设过程中出现的功能分割问题。要实现这一点，要从全局层面明确不同的管理体制及管理层级，在系统化、全局化视角下明确完成信息化建设后的档案资料管理需求，并按照不同层级的管理需求匹配不同的管理岗位。在具体的策略上，可以寻求国家地质档案资料最高管理部门的支持，并向其下属单位寻求管理机制的建立、完善策略，做好地质档案资料信息化建设的整体统筹协调工作，以统筹协调工作的原则、要求为基础建立地质档案资料信息化建设工作体系。在此基础上，还需寻求司法及法学界的相关支持，从已有的法律条文中查找、筛选支持地质档案资料信息化建设的相关内容，并对地质档案资料信息化建设管理体制及具体工作行为规范加以明确，使信息化建设及其后续管理工作拥有完善的硬性要求，进而整体能够实现平稳运行。在管理体制中应针对相关材料、档案、信息的应用流程予以统一化处理，并规范不同部门地质档案资料的管理策略及方法，确保地勘单位在推动地质档案资料信息化建设的过程中形成系统化的管理体系，提升档案在实现信息化之后的应用、管理效率。

加大资料开发深度

从原则上来说，现有地质档案资料开发深度的加大不是对资料中的内容加大勘察开采力度，而是通过对资料的整合、分析、归纳，以科学的方法探索资料中的地质情报及状况的开采价值，这部分内容可以借助地质档案资料的信息化建设实现。在信息技术的支持下，对各类地质档案资料中相关内容的总结、归纳效率能大幅提高，也能实现对多类型、多来源资料的同时处理，因此，地勘单位实际上是可以借助信息化建设过程完成这方面工作的。考虑到地勘单位在信息技术领域会与以此为主的企业存在客观差距，因此在技术上可尝试获取有关企业的支持，在信息化建设中选择性地强化地质档案资料整合、分析、处理的功能，并通过这种功能对已有的地质档案资料进行深入分析，以科学的理念及方法对信息内容加以归纳，探索其中的价值及形成其他地质构造的可能，进一步将地质档案资料转化为生产力，实现对其深层价值的有效开发。从另一个角度来说，即使对这些地质档案资料进行分析后没有发现有深入开采或二次开发的价值，但对其进行整理分析的过程也能提升地勘单位工作人员的信息技术素养，进而为地勘单位地质档案资料信息化建设奠定更坚实的人力基础。

合理制定信息化策略

信息化策略的制定将在很大程度上影响地勘单位地质档案资料信息化建设的程度及有效性，同时也能用于解决安全权限界定、保密层级设置及旧有资料建设深度等问题。地勘单位在推动地质档案资料信息化建设的过程中，必然会面临不同保密层级地质档案资料处理的问题，从满足资料应用及推动信息化建设的角度来看，这些具有不同保密层级的地质档案资料同样有数字化应用的需求，因此不能因具有保密层级而被区别对待，要注意，需要区别对待的不是这些资料本身，而是这些资料的价值及保密层级上的要求，因而需要给这部分地质档案资料设置相应的权限，并确保权限设置与资料的数字化转化同步进行，以保证资料的安全性。在具体安全权限设置上，需要参考这部分地质档案资料在纸质状态时的保密等级，按照保密层级的不同制定不同的安全管理策略，并参考相关法律法规中的要求，对这部分资料的应用权限与应用途径予以多重防护，为之匹配标准化的公开流程及评价体系，同时也要对涉密地质档案资料降密、解密内容保持高度关注，积极按照相关要求，对资料的公开权限进行设置。对于旧有的地质档案资料，则需要加快其数字化转化进程，可以邀请专业的数字化建设团队进行有关工作，并由地勘单位提供专业支持，加速传统介质地质档案资料中有效信息的转化与处理，使信息化建设能够覆盖不同类型、不同方向、不同年限的地质档案资料，保证地勘单位地质档案资料信息化建设的全面程度和系统化水准。

匹配后援支持

地勘单位为地质档案资料信息化建设匹配的后援支持主要包括资金和技术两方面。就地勘单位已有的地质档案资料体量来看，其信息化建设工作无疑需要可靠、完善的技术支持及庞大的资金支持，整个建设过程势必需要投入大量的资金，且需要保证资金与技术支援的持续性，直至整个信息化建设彻底完成。技术上的支持主要包括软硬件两个方面，软件上需要针对地质档案资料的管理需求开发出各种与之匹配的功能，且各功能模块需要具备延展性，方便加入其他更具体的功能；硬件上则需要对各功能加以完善，同时高度重视具体硬件设备的优化升级，从而为地质档案资料的信息化建设创造良好的运行环境，确保用于地质档案资料信息化管理的软件能够获得可靠的算力支持。

综上所述，地勘单位地质档案资料的信息化建设能够全面促进资料管理效率的提升，也能在很大程度上帮助地勘单位实现成本控制，还能使地质档案资料实现全方位的共享，因此，信息化建设无论是在社会效益、经济效益的获取上还是地勘单位自身的发展上，都具有非常重要的意义。