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机电工程合同管理风险防范与控制分析

2023-03-06龚浩杰上海中船重工船舶推进设备有限公司

现代经济信息 2023年5期
关键词:机电工程风险管理单位

朱 骥 李 晖 龚浩杰 上海中船重工船舶推进设备有限公司

改革开放以来,我国社会经济发展迅猛,社会生产力持续提升。机电工程作为与社会生产及人们生活息息相关的工程项目,其建设规模及技术投入水平都在不断提升。尤其是在新形势下,我国各类机电工程的投资建设规模越来越大,涉及到的管理要素越来越复杂化,这很大程度上给机电工程的项目管理带来了巨大挑战。其中,合同管理不仅关系到各个合作方的核心利益,也关系到整个项目的建设、运行质量及效益。因此,有必要充分结合当代机电工程项目合同管理的实际情况,对其中存在的不足和问题进行深入分析,实现风险防范与控制方法的创新优化。

一、机电工程合同管理风险防范与控制概述

机电工程涉及到机电设备设施的设计、安装、运行管理,以及部分土建工程的建设施工。在如今社会经济快速发展的背景下,我国机电工程的建设规模逐步扩大,涉及到的技术及资源类型也呈现复杂化趋势。而任何机电工程项目的建设施工,都涉及到建设方、承包方、技术方、供应商、监理等多个方面的单位通力合作。在合作过程中,合同的签订、执行与管理,成为机电工程管理工作的重要部分。在机电工程的合同管理中,风险存在于多个方面,而风险防范与控制水平,将直接对项目建设进度、施工质量、造价、安全性等方面造成重要影响。所谓机电工程合同管理风险防范与控制,主要是从机电工程项目涉及到的各类合同、协议入手,对项目合作及推进过程可能存在的风险进行识别,并针对性制定防范、控制及紧急处置措施的管理过程。在现代机电工程的项目管理理念下,风险防范及控制是全面落实“事前管理”和精细化科学管理的重要措施[1]。所谓风险管理,即管理者与被管理者共同根据项目内容的实际情况,结合相关专业技术、管理知识和经验,对项目推进过程可能存在的风险问题进行预见性分析识别,同时做好风险影响因素的提取,再从技术、管理等角度提前制定相应的风险防范、紧急应对措施,以有效规避各类项目风险,或是降低风险问题发生概率和不良影响。从机电工程项目的实际情况来看,由于合同涉及到项目设计、施工、运行管理等多个方面,对项目质量、安全、进度、效益等都有决定性影响,因此关于合同的风险防范工作是很重要的部分[2]。

二、机电工程合同管理中的风险类型及影响因素分析

(一)风险类型

机电工程合同管理中,涉及到的风险大致可以分为客观风险和主观风险两大类。客观风险主要是指现行法律法规、行业标准及相关制度影响下产生的风险,由于工程合同是基于法规及行业标准制度制定的,因此,当这些法规、标准、制度尚不完善、存在漏洞,或是与行业发展趋势、项目实际不匹配时,就会出现一些非人为的风险。通常情况下,这些客观风险是较难通过主观努力去规避的,而如今相关行业发展愈发成熟、法规制度越来越健全的情况下,客观风险也越来越少。主观合同风险是指受到合作方、合同编织者、执行者及管理者专业水平、管理理念、经验储备或信誉影响的风险,这些风险因人为因素发生,也可以通过人为因素进行规避和控制。在主观合同风险中,一部分是相关单位及人员为了自身利益,在合同中通过设置一些条款,将风险转移给合作方;另一部分是相关单位或人员由于缺乏相关专业知识、经验,或是审核评估失误,导致自身承担相关风险。

在机电工程中的合同风险是一个相对的概念,其中很多风险有一个“此消彼长”的规律,即合同签署方之一承担某项风险的概率降低,那么另一方的相关风险概率升高。所以合同编制、签署过程中的风险控制,也是双方洽谈或博弈的关键点。例如,在建设方招标以及与施工方签署施工合同时,建设方希望能够压低造价以获得更高的利润,而对施工方来说造价与自身利润相关,若在合同条款中设定的造价控制目标过低,意味着施工方所面临的风险较高。

机电工程的合同类型多样,涉及到的内容较为复杂,风险类型也更为复杂,尤其是一些技术合同如果没有确保技术标准、内容的不明确、不规范,都可能导致合同执行过程中存在一些问题。例如,在机电技术快速发展以及国家相关行业标准逐步规范的情况下,如果发包方和承包方在拟定合同时出现技术标准不一致的情况,在机电设备供应、安装及运行管理时,会给项目埋下一定的隐患。

(二)影响因素

机电工程的投资建设规模大、技术资源投入多,合同风险贯穿于项目筹备、设计、建设、运行管理等多个方面,风险防范与控制的影响因素也比较复杂,具体来讲包括以下几个方面:

1.专业及技术因素

现代机电工程项目可能不仅涉及到机电相关技术,还涉及到土木工程建造、软件技术等,因此在项目推进中会受到多种技术因素的影响。在拟定、签署及执行合同的过程中,相关合作方的专业技术知识、经验储备,将直接决定其是否能够有效达到相关要求。机电工程项目的合作是多个掌握不同资源以及拥有相关经验的单位共同完成的,而相关单位的专业技术水平,对合同执行效果的影响很大。

2.管理因素

现代机电工程项目的管理难度较大,其关键一点在于所要管理的内容较多,存在的影响因素也较多。机电工程项目合同管理中,若不能建立一套完善且合适的管理机制,将直接导致相关方的风险管控水平降低,进而引发一系列问题。合同风险管理中涉及到的组织架构、制度、方法,都将影响风险防范及控制的实际效果[3]。

3.环境因素

机电工程的建设周期较长,施工过程中可能面临不同环境因素的影响,很多时候环境的不同对工程的建设及管理方式也有影响。因此,在机电工程的合同管理中,环境因素也可能导致一些风险问题的发生。

4.人员因素

这里提到的人员主要是指机电工程项目参与建设及管理的相关人员,这些人员的专业水平、经验储备、职业素养等,都可能影响项目的合同管理。合同拟定、签署、执行的相关责任人员如果专业素质不高、缺乏经验,或是责任意识不强,会导致其在工作过程中无法保证合同条款、内容符合自身所属单位利益[4]。

三、机电工程合同风险防范与控制中存在的问题

(一)缺乏科学意识,对风险管理不重视

在传统工程项目管理理念和模式的影响下,部分单位针对项目的管理工作更多将精力放在施工执行管理方面,而缺乏进行合同管理的意识。这主要表现在相关单位拟定合同时更多是采用固定模板,缺少针对项目实际情况的评估,导致合同中存在大量风险。即使是在合同管理本身的工作中,从责任人员到领导层,都不具备科学的合同管理意识。尤其是很多单位并没有针对合同管理聘请专门的人员,成立专门的机构,而是采取其他岗位人员兼任的情况,导致合同管理并没有做到专人专管。另外,也有部分机电工程项目方人员仍然停留在传统事后管理的思维模式,在出现合同管理问题时再进行处理,导致损失发生。

(二)缺乏科学管理机制,制度建设不完善

对机电工程项目的合同管理来说,科学的管理机制和完善的制度是很重要的。但是有部分机电工程项目管理方没有针对合同风险的防范与控制建立针对性的管理机制。具体表现为相关组织架构不合理,不能将合同风险的识别、防范、控制责任落到实处,相关单位及人员在相关问题上回想推卸责任,形成大量的责任真空。同时,没有结合项目具体合同的管理情况完善管理制度,相关单位及 人员的管理工作缺乏科学依据。从另一个角度来讲,机电工程项目管理团队的合同管理缺乏科学考核,管理或执行人员的工作无法受到有效监督,导致其无法在工作中做到严谨细致,且缺乏创新精神。

(三)管理执行措施不合理,方法落后

目前有很多机电工程项目的合同管理采用的措施及方法不合理,尤其是在技术方法方面缺乏创新和投入。例如,在机电工程的合同资料管理方面,对信息化、数字化技术及资源的利用不足,依然大量依靠人工完成相关信息采集、整理和管理工作,其效率和效果都不理想。同时,信息化平台建设水平的不到位,导致机电工程项目参与方及相关人员的沟通效率低下,无法就合同问题及风险进行及时沟通,这很大程度上也影响了相关合同风险的有效管控。从合同风险监督的角度来讲,在如今规模化的机电工程项目现状中,一些单位没有针对合同风险防范建立相匹配的数字化分析体系,关于风险的识别、防范和紧急处置更多还是依靠相关人员的专业能力、经验及应变能力,而这本身也是一种潜在的风险。

(四)人才培养不到位,队伍建设管理水平低

机电工程的合同风险管控需要大量专业人员参与,并且需要多个单位、部门及岗位人员的配合。但是如今部分机电工程项目方针对合同风险管理专业人才的培养和引进不到位,无法组建专业素质可靠、职业水平高的管理队伍。同时,在将项目实际情况和管理队伍进行结合的过程中,也缺乏相应的方法,导致合同风险防范与控制工作无法有序推进。

四、机电工程合同风险防范与控制思路及措施分析

(一)重视合同管理工作,树立科学理念

针对机电工程合同管理工作,项目方应当深刻认识到该项工作的重要性,从组织架构设立到制度建设,对该工作引起足够重视。在此基础上,应当改变传统模式化的管理模式,而将风险管理的科学理念引进到实际的项目管理工作之中。然后,从基层员工到领导层,基于风险管理理论树立科学的事前管理理念,在工作前期对对数问题及风险进行有效处置。

(二)建立精细化管理机制,完善风险管控制度

在机电工程项目的筹备、设计、招标等环节,积极组织相关人员从各自代表的单位及专业职能角度,对项目合同存在的各类风险进行识别,并将这些风险因素进行量化处理。通过全面、动态化的合同风险识别工作,对相应的影响因素进行分析[5]。然后,在拟定合同条款及内容时,有效识别项目合同执行中可能存在的问题,并和合作方进行全面沟通、权衡,将合同风险降至最低。针对一些合同风险,根据实际情况制定相应的防范及紧急处置措施,并落实相关责任,做好人员培训。另外,结合合同风险管理的相关要求,完善工作制度、人员管理制度,结合精细化的责任机制,将风险管理与项目工作考核结合起来,为合同风险防范和控制打下坚实的基础。

(三)加强技术投入,建立信息化风险管理机制

机电工程项目方应当针对项目的合同管理建立完善的信息化管理平台,落实相应的数据库及资料库建设,并利用现代化工程管理软件,全面提高管理效率。在此基础上,针对合同材料进行数字化分析,落实多个单位及岗位之间的信息化沟通和协同管控。另外,项目单位应当在合同执行期间,对风险防范与控制效果进行动态化分析,这不仅有助于为风险管理工作考核提供可靠依据,还能及时发现风险管理中存在的问题,并进行有效处理。针对机电工程合同管理中比较常见的变更问题,应当基于信息化平台做好多方沟通,由专业人员利用软件系统对合同变更产生的问题和风险进行量化分析,再以此为依据落实合同变更,尽可能保障合作双方的权益。

(四)重视人才培养,加强队伍建设

针对机电工程合同风险防范与控制工作的人才队伍建设,应当重视专业人员的培养、引进,加强相关培训审核,确保责任人员的专业能力及职业素质都达到合同风险管理工作的相关要求。同时,通过科学的组织架构搭建和完善的制度建设,将责任落实到相关管理人员头上,增强其责任意识。另外,应当组织相关人员进行培训,让合同管理涉及到的部门及岗位人员具备足够好的合同风险识别及应对能力,这不仅有助于提高合同风险防范控制水平,也能够全面提升项目单位团队的综合素质[6]。

五、结语

综上所述,现代社会快速发展的背景下,机电工程项目的规模也在不断扩大,给项目管理带来了一定的考验。在新形势下,项目单位应当重视机电工程项目管理中的合同管理工作,并且建立科学的风险管理理念。在此基础上,通过科学、完善的风险识别,建立精细化的合同管理机制,并完善相应的组织架构及制度建设。同时,也应当加强在合同风险管理方面的技术投入,建立信息化、数字化的管理模式,提高管理效率和质量。再结合科学严谨的合同风险管理执行机制,以及到位的人才培养、队伍建设机制,进一步提高合同风险防范与控制效果,充分保障项目单位的权益,提高项目效益。

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