国内大型博览会组织体系探析与启示

王月祥

（上海上咨市场咨询有限公司，上海 200021）

大型博览会是指规模庞大、内容广泛、展出者和参观者众多的展览会。一般认为博览会是高档次的，对社会、文化以及经济的发展能产生影响并能起到促进作用的展览会。[1]本研究的大型博览会主要是指世博会、世园会、园博会、花博会等非贸易性博览会，不同于一般的贸易博览会，其宗旨是促进参展者经济、文化、科学技术的交流与发展，使每个参展者都能够利用这个机会宣传自己，展示各自在各个领域所取得的建设成就。随着1999昆明世园会、2010上海世博会等大型博览会的成功举办，我国越来越多的地方通过举办大型博览会的方式提升地方影响力，促进地方经济发展。基于2010上海世博会的成功举办，笔者有幸参与了国内十多届大型博览会的全程筹备和运营，积累了大量、翔实的筹办经验，为了更好地致力于大型博览会行业的推广和发展，笔者所在的博览会咨询团队通过认真收集、整理、分析，形成了大型博览会组织构建体系构建若干经验观点与启示。

一、大型博览会类型及国内举办概况

目前，国内举办大型博览会按照等级划分，主要有世界级、国家级和省区级三大类。

（一）世界级大型博览会

世界级大型博览会由国际组织批准举办，能给举办地带来巨大的国际影响和综合效益，主要有综合性和专业性两种形式。[2]综合性的典型如2010上海世博会，是由国际展览局批准，由主办国政府组织或政府委托有关部门举办的具有较大影响和悠久历史的国际性博览活动。专业性的典型如世界园艺博览会，是由国际园艺生产者协会（AIPH）批准举办的国际性园艺展会，是最高级别的专业性国际博览会，也叫世界园艺节。[3]它是世界各国园林园艺精品、奇花异草的大联展，是以增进各国的相互交流，集文化成就与科技成果于一体的规模最大的A1级世界园艺博览会。[3]截至2019年，我国已在昆明、沈阳、西安、锦州、青岛、唐山、北京和扬州举办了八届世界园艺博览会，并将于2023年举办成都世界园艺博览会。

（二）国家级大型博览会

国家级大型博览会主要由中央部委与地方政府共同举办，主要有中国国际园林花卉博览会和中国花卉博览会等。中国国际园林博览会创办于1997年，是由中华人民共和国住房和城乡建设部与地方政府共同举办的园林绿化界高层次的盛会，是我国园林绿化行业层次最高、规模最大的国际性盛会，[4]从第一届在大连举办至今，已连续举办十三届。中国花卉博览会始办于1987年，是我国规模最大、档次最高、影响最广的国家级花卉盛会，被称为中国花卉界的“奥林匹克”，从第一届北京举办至今，已连续举办九届，2021年在上海市崇明区成功举办了第十届。[5]

（三）省区级大型博览会

省区级大型博览会主要是由省区人民政府主办，以本省区所属地市参观者为主的博览会，如江苏省、湖北省、河北省、广西壮族自治区等地已连续举办多届省级园艺博览会。

二、一般组织体系构成与演变过程

（一）一般组织体系的主体成员构成

大型博览会组织体系的主体成员主要可以分为决策管理层和操作实施层两个层次。

决策管理层主要包括主办单位、承办单位和实施单位。主办单位即大型博览会的发起单位，如中央政府、地方政府、政府主管部门、行业协会等；承办单位一般是大型博览会举办地地方政府，通常为政府主办单位下级人民政府；实施单位则是大型博览会具体的建设者和运营者，通常是博览会会址地区管委会、国有开发公司等。

操作实施层主要包括各类参展单位、外包服务供应商、政府相关企事业单位。不同类型大型博览会参展单位有所差异，世界级大型博览会参展单位主要是世界各个国家和地区及国际组织；国家级大型博览会参展单位主要是省区市城市；省区级大型博览会参展单位则主要是本省区下属地级州城市。外包服务供应商主要是参与大型博览会具体建设和运营工作的执行单位，包括工程类、运营类、咨询类三类服务供应商。政府相关企事业单位主要是在筹备和运营期间为园区提供支撑和保障的相关单位，如供电、水务、气象、工商等单位。

（二）一般组织体系的演变过程

大型博览会组织体系建设贯穿从申办到筹备、到运营，再到后续利用全过程。

1.申办阶段：一般临时组建申办领导小组，具体由下属某单位牵头的申办小组办公室负责；

2.筹备阶段：一般成立筹委会指挥部，具体由筹委会办公室负责，尤其是园区相关筹备工作，同时建立相应投资公司负责投融资和后续运营管理；组委会和执委会层级不同，成立先后也略有差异；

3.运营阶段：一般成立园内外两级运营指挥体系，且多数由原来的架构体系职能演变而来；

4.后续阶段：一般后续由起初成立的公司或牵头单位负责后续开发和运营管理。

图1 国内大型博览会一般组织体系的演变过程

图2 博览会级别与组织体系构建关系

三、影响组织体系构成的主要因素

国内大型博览会组织体系没有两届是完全相同的，多少都有些差异。通过分析总结国内大型博览会组织体系形成过程，发现大型博览会组织体系构成主要受博览会级别、筹备时间、筹办阶段三大因素影响。

（一）博览会级别是影响组织体系构建的关键

不同级别的博览会在组织体系上有明显不同。以世博会为代表的大型博览会，由于是国家主办，一般自上而下推动整体筹办工作，早期阶段即成立组委会和执委会，建立完整顺畅的组织体系，并配备较高行政级别的工作人员负责筹办工作。一般有中央部委与省区市地方政府主办的世园会、园博会，其组织体系以承办单位为主，从下而上推动整体筹办工作，因此往往受制较多，各地不得不结合自身特点构建相应组织体系，导致形成较大差异。省博会、区博会，则以实施单位为主，机构调整相对灵活。

（二）筹备时间长短一定程度影响组织体系

级别越高，筹备时间也越长，对应架构调整次数也会越多，上海世博会从办公室、世博局、运营公司等多次转变，部门设置也从条为主，到条块结合多次演变。而以省博会、区博会为代表的省区级大型博览会，筹备时间往往在两年左右，并且由于前期重建设，对于运营工作的筹备时间则更短，因此，组织架构调整的次数和余地相比上海世博会十分有限。

（三）不同阶段的工作重点影响组织体系

回顾往届同类园博会，尤其是同类成功博览会的组织筹备成功经验，整个筹备过程将经历“重规划、重建设”到“重建设、重运营”，最后围绕“一切建设为了更好地运营”三个阶段的管理思路转变。在申办成功后，首先构建以规划建设为重点的组织体系，随着运营期的临近，在继续做好工程建设同时，必须把重点逐步转移到运营方向上，构建科学合理的组织体系，保障博览会成功运营。[6]

四、博览会组织体系典型案例

（一）上海世博会组织体系

2010上海世博会申办成功后，较早成立了组委会和执行会，成立上海世博局作为唯一的管理机构，负责统筹园区各项筹备运营（含规划建设）事务，以及与执委会/市级领导小组的沟通联络和综合协调。闭幕后，上海世博局撤销，成立上海世博（集团）公司，国资下属，负责后世博开发。[6]具体演变过程如下：

1999年，上海成立临时申办小组；

2001年，申办成功，成立筹备办公室；

2003年，成立上海世博局，土控公司（投融资）和运营公司（运营）；

2004年，成立上海世博会组委会和执委会；

2007年，突出上海世博局职能，临时机构唯一拥有财务职能；

2009年，上海世博局调整职能，成立相应的多个片区管理部，正式转入运营架构；最终由43个部门构成；

2012年，上海世博局撤销，成立上海世博（集团）公司，国资下属，负责后世博开发。

图3 典型大型博览会及筹备时间情况

图4 博览会筹办不同阶段工作重点

（二）某世园会组织体系

该世园会基本参考了上海世博会管理模式，世园会执委办/世园局作为唯一的管理机构，负责统筹园区各项筹备运营（含建设）事务，以及与执委会/市级领导小组的沟通联络和综合协调。[7]闭幕后，执委办/世园局撤销，由世园投资公司负责后世园开发。具体演变过程如下：

2008年，Q市L区发起申办世园会，成立临时申办小组；

2009年，申办成功，Q市L区成立筹备办公室；

2010年，世园会执委会成立，同时成立执委会办公室、世园局、世园投资公司；

2012年，成立世园会组委会；

2014年，执委办转入运营架构，部分职能部门调整或取消；

2015年，执委办/世园局撤销，世园投资公司负责后世园开发。

（三）某省园博会组织体系

该省园博会最大特点是建设与筹备运营分开，S市W区成立园博局和园博投资公司，两套班子联合办公，园博局主要负责运营筹备工作，园博投资公司主要负责建设及后园博运营。由于涉及管理主体多，沟通协调问题突出。具体演变过程如下：

图5 上海世博局组织架构图（园区内）

图6 某世园会运营期组织架构图

2012年，S市W区提出申办园博会，W区成立临时申办小组；

2013年，申办成功，S市成立筹备领导小组，W区成立推进工作小组；

2014年，W区成立园博事务工作局和园博投资公司，两套班子但联合办公，公司负责建设及后续运营，园博局负责规划、招商招展、宣传及运营筹备等；

2015年，园博局和投资公司分开办公；

2016年，转入运营架构，成立区运营指挥部和各分运营指挥中心；

2016年，工作局撤销，园博投资公司负责后园博开发。

五、启示

（一）注重顶层设计

无论哪种类型的博览会，专业的或综合的；还是哪种规模的博览会，世界级的或地区级的，从筹办之日起，都应当“谋定而后动”，主办单位必须理解博览会举办特点和本届举办目标，重视顶层设计，谋划组织架构，而非简单地照搬同类博览会“画葫芦”而设立，如此则可以最大程度地提高管理效率，提高办博人员积极性，确保办博更加成功。

图7 某省园博会运营期间架构

（二）注重职责清晰

无论哪种类型的博览会，筹办过程都是漫长的，多则10年，少则2年，并且不同时期的筹办重点也各有不同，因此，筹办架构不是一成不变的。但在原则上，注重职责清晰必须一以贯之，即以任务为导向，一条线、一个单位、一体化地统筹指挥运营，确保责任分工明确，避免多头领导，多主体负责，决策机制冗长等问题的出现。

（三）强调独立主体

整个博览会的筹办和运营过程涉及的内容既广泛、又复杂，前期包括规划建设、招展招商、宣传推广等一系列工作，后期运营又包括商业服务、公共安全、大客流管理等运营工作，筹办工作具有很强的系统性和综合性，多数承办单位又是首次经历，缺乏经验。基于此，建议成立单独临时机构统筹负责，并由市委市政府委托一定层级领导全职兼任，并结合当地政府全部力量，对口借调专业人员，才能确保在有限的筹办时间内办好博览会。反之，个别地方采用多部门分散筹办，实践证明效率不高的问题非常明显。

（四）理顺工作机制

由于博览会的规模和级别差异，尤其承办主体以往基本都是以省会城市承办为主，但目前陆续出现了区县一级可以承办一些国际性或全国性的博览会，导致与上级沟通的层级更多。另外，整个筹办工作还涉及多个单位，包括参展方、各类不同的供应商、各个政府部门。以上海世博会为例，组织方部门设置超过40个，参展方超过200个，供应商数千个，工作人员每天超过5万人，建立合理顺畅的筹备工作机制将是确保这个庞大筹办机构科学运作的首要前提，包括指挥决策机制、沟通联络机制、应急管理机制等，机制顺则工作人员积极性高，筹办工作推进也相应比较顺利。