智慧校园视角下档案服务数字化发展研究

文/温明明 张绍诚 牛妍懿

近年来，国家加大了对信息技术、网络技术领域投入，在创新主体的推动之下，现代信息技术与各个领域融合的更为紧密，使人们的生产生活变得更为智慧化、智能化。校园在建设和发展过程中也受到了信息技术和网络技术影响，也在逐渐地向智能化、智慧化方向发展，智慧校园应运而生。高校在档案服务进程中也应该主动适应智慧化建设的时代发展要求，积极推进智慧校园背景下档案服务数字化、智能化，实现对档案信息采集、分类、存储、应用、共享的数字化，充分发挥档案信息数字资源在智慧校园决策、预警、管理中的功能和特殊作用。因此，有必要对智慧校园视角下档案服务数字化发展存在的具体问题、现实作用以及实现路径相关问题探讨和分析。

一、智慧校园中档案服务数字化发展的作用体现

高校档案服务数字化作为智慧校园建设的重要组成部分。一方面，智慧校园建设背景下，为学校档案管理部门服务手段创新提供了数据支撑，能够将校园档案数字化服务与校园智慧平台紧密结合。有助于扩大学校档案资源开发利用共享覆盖范围，为学校及相关部门推动校园建设提供档案信息支持[1]。另一方面，有利于学校档案信息资源开发利用，学校档案管理部门在智慧校园背景下，能够借助不同的信息手段对校园档案信息资源进行开发，并有针对性地提供个性化校园档案信息服务，充分挖掘校园档案信息价值。

第一，提升档案管理系统的便捷性。档案服务是学校管理工作的重要组成部分，涉及学校未来发展以及教育教学等多个方面。但由于档案服务的复杂性、长期性，因此很难立竿见影，常常被忽略。加之对档案服务工作政策支持力度不足，人员配置不全面，往往导致学校档案基础力量薄弱，在档案服务数字化发展方面进展缓慢。智慧校园背景下，通过智慧校园平台建设能够使学校档案系统与智慧校园平台融为一体，进而在智慧校园平台开设专门窗口，为档案管理部门提供信息服务提供载体，进一步提升校园档案系统服务的便捷性和系统性，充分利用档案管理系统优势，实现对校园档案信息的全面收集。由于学校档案涉及教学、科研、学生、行政等多个主体，而且很多个人档案信息也是校园档案管理部门收集的主要对象，一旦部分人员档案意识薄弱或基层部门对档案信息重视程度不足，很可能就会造成档案信息收集不全，档案信息收集迟缓问题。通过档案管理系统与智慧校园平台融合，能够从校园平台对各类档案资源进行收集，实现了对各类档案信息资源的数字化和自动化收集。

第二，增强档案信息服务的互联性。校园档案管理部门可以借助智慧校园东风，充分利用智慧校园建设的各种优势，建立起全方位、立体化的档案信息服务网络。在技术赋能背景下，档案管理部门可以与其他部门建立起互动联系，包含档案信息资源开发、信息共享等多个层面，打破档案信息服务时空限制。档案信息服务对于学校发展起着至关重要作用，通过档案管理部门与档案服务对象的立体联系，能够实现档案信息的深度交流，实现档案一体化管理、互动化管理，有效地转变校园其他部门以及相关人员的档案观念，认识到档案服务数字化建设的重要性和必要性。同时随着校园相关部门以及服务主体对档案信息服务提出的要求越来越多样化，也有助于推进校园档案管理部门服务转型升级，为广大师生参与档案管理工作提供了空间和可能，实现了档案管理体制机制、方式方法的开放创新、协同创新、公开创新，为档案服务数字化提供更为多元化的参与主体，有助于建立可持续发展的校园档案管理理念。

二、智慧校园中档案服务数字化发展面临的现实挑战

智慧校园背景下，为档案服务数字化发展提供了技术支持，而档案服务数字化发展也有助于推进校园发展。但同时我们也要深刻地认识到档案服务数字化发展也面临着一些现实困境。

第一，档案服务数字化面临着信息安全挑战。学校档案是学校在发展过程中形成的各类有价值的档案资源，这些档案资源是学校发展的真实记录和客观反映，其中在教学科研方面，很多档案信息资源对某项科研项目甚至国家利益都产生着重要影响，因此如何处理好档案信息公开、共享与保密关系成为了当前档案服务数字化发展面临的一项重要课题，一旦在档案服务数字化发展过程中泄露档案信息，可能侵犯个人、学校和国家利益。需要学校在档案服务数字化发展过程中对档案信息公开界限进行界定，有效地解决信息安全风险与档案信息开发之间的矛盾。特别是对于一些有重大科研和保存价值的原始性、凭证性信息应该如何进行开发还要进行系统思考[2]。加之，在学校推进档案服务数字化进程中也容易受到外部和黑客和病毒攻击，这些安全挑战都值得我们注意。

第二，档案服务数字化面临着技术开发利用共享挑战。技术赋能背景下，虽然为档案服务数字化发展提供了技术支持，但也带来了信息安全挑战和档案信息资源开发利用共享挑战。从目前看，部分学校在档案管理过程中，很多档案管理人员在技术层面并不过关，对现代信息技术掌握的并不全面，在档案信息开发利用共享过程中还面临着严重的技术困境。而本身学校档案管理部门编制是非常紧张，很难在短时期内招聘大量优秀人才来服务档案数字化发展。加之，部分学校在档案服务数字化发展过程中本身非常保守，因此在档案信息开发利用共享方面主动性和积极性相对较弱，这在一定程度上影响了档案服务数字化实际推进效果。

三、智慧校园中档案服务数字化发展的实践对策

档案服务数字化发展的长效运行，需要朝规范化、安全化、智能化方向发展，为此搭建线上管理平台，优化档案服务内容与形式，增强档案服务的精准性和共享性，是现阶段智慧校园建设和档案数字化服务工作的一项重点内容。

第一，构建线上平台。近年来，很多高校档案管理部门积极尝试档案数字化服务，搭建档案管理系统，并将档案管理系统与智慧校园建设同规划、同部署，为更好地发挥档案服务职能，一方面，档案管理部门要在智慧校园平台搭建一站式服务窗口，通过搭建线上平台，实现对档案信息服务领域时间和空间拓展[3]。学校主要领导要将档案服务数字化发展纳入学校长期规划之中，并有效解决当前档案服务数字化发展的技术问题、安全问题、经费问题和制度问题。另一方面，实现档案管理系统与学校OA系统、科研管理系统和教务系统的有效衔接，进一步提升档案管理系统的兼容性，为下一步档案资源相互融合，档案信息共享提供有利条件，有效的消除档案“信息孤岛”。通过线上平台搭建，为学生和教师提供学籍信息查询、教务信息查询、科研信息查询等多元化服务，进一步提升服务的智能性和便捷性。

第二，提供智能化精准服务和共享服务。新时期在智慧校园建设过程中，更需要档案信息资源发挥支持性作用。在档案服务数字化发展过程中需要对各类档案信息资源整合，并建立学校档案数字库，对各类档案信息进行分类，形成档案信息研究课题，结合用户需求实现档案信息资源的合理开发利用和共享。并加强与学校其他部门甚至社会组织联系互动，为不同用户主体提供精准化、智慧化共享信息服务[4]。在具体实施过程中，一方面，档案管理部门内部要重视人才培养，使档案管理人员具备必备的信息素养，能够利用多种信息技术开展精准服务。另一方面，要在思想上与时俱进，充分认识到智慧校园发展对档案管理部门职能转型带来的有利优势，在档案服务数字化过程中要树立大数据思维，主动服务意识，结合用户需求，重视档案服务的主动性和积极性。

总之，新形势下智慧校园建设已经势在必行，智慧校园建设对学校管理工作将会产生深刻影响。学校档案管理部门作为智慧校园建设落实的重要主体，也应该主动适应智慧校园建设的各项要求，积极探索档案服务数字化发展。并借助政策优势、资金优势、技术优势实现档案管理工作的转型升级。在具体推进过程中，要加快档案信息资源开发，形成内容丰富、形式多样的档案数据库，进一步拓展档案信息服务的深度和广度。同时建立线上与线下和互动服务模式，有效地解决档案信息服务“信息孤岛”，搭建更符合用户需求的档案信息共享渠道，进一步提升学校档案信息服务质量。