加强高职办公室管理工作的有效路径分析

文/董林珏

近年来，我国高等教育快速发展，很多高职院校的办学规模在不断地扩大，相应地其办公室工作职能也逐渐发生改变。在新形势下，高职办公室管理工作者要主动迎接新挑战和新问题，积极调整相关管理方式与内容，从而促使办公室管理紧跟时代的步伐，继续保持良好的服务职能。高职办公室管理工作的有效路径的探究要有目的、有步骤，覆盖工作人员素质提升、工作内容改革、工作方式创新等多个方面。

一、高职办公室管理

1.高职办公室管理的特点

一般来说，高职办公室工作具有显著的服务性和政策性特点，相关人员需要起草政策性纲领和各种类型的文件，并为高职发展提供服务。在很多情况下，高职办公室的工作人员除了需要完成指示性和日常性工作之外，还需要处理一些难以预料的情况，此类突发情况具有明显的被动性。从整体来看，高职办公室是综合科室，涉及权利义务关系的内部约束力，并具备高职内部的行政管理属性。从组织结构的设计过程来看，高职办公室为了达到一定的组织目标，需要对不同性质、不同类型的业务工作进行梳理与划分，对组织内部的权力责任和人物流程进行合理规划，然后以此为基础构建更为完善的管理体系，以促进内部组织关系的协调和资源的聚集。

2.高职办公室管理的内容

就其本身而言，高职办公室属于综合管理机构，需要负责党委日常工作和行政工作的同时，围绕高职的管理举措进行整体调度与安排，也就是说它发挥着高职信息运转的枢纽作用。高职办公室管理的内容主要包括以下几个方面。一是，服务职能，一方面高职办公室要为上级主管部门提供服务，另一方面它要为本校广大师生提供相应的教学科研服务。二是，协调职能，主要包括高职办公室的日常工作协调、关系协调、决策协调以及会议协调等。三是，督办职能，具体是指对工作进行计划与检查的过程，其目的在于贯彻落实各项教育方针政策，与教育主管部门相互配合共同决定各项文件的落实方式，政策落实范围主要包括会议精神以及上级的方针政策。此外，高职办公室管理的内容还包括学校内部布置的重点工作，比如某些师生反映强烈且涉及到他们切身利益的事项。

二、高职办公室管理工作的问题

1.管理观念滞后

部分高职办公室工作人员未能做到与时俱进，其工作理念和工作模式创新跟不上时代发展步伐，对当下的高职办公室工作的要求缺少理性认识，工作实施及其创新积极性不高。此外，还有部分工作人员未能充分意识到办公室管理工作对高职教育发展的重要性，缺乏一定的服务意识。高职办公室日常管理工作内容繁杂、流程繁琐，极大地消磨了相关工作人员的工作热情与积极性，事务性工作导致对新出台的各种文件和管理制度研究不到位，在工作上不求上进，机械地执行各种操作的现象普遍存在。相关工作人员缺乏对重要事件有效分析，自然不能在该事件研究过程中提出合理的、创新性建议。这种工作思维是封闭的，难以满足高职教育发展对办公室管理工作提出的新要求。

2.人员专业素质参差不齐

处理上级和下级部门的各项事务，是高职办公室工作人员的重要日常工作内容，很多时候他们埋头于工作琐事，而忽视了自身专业能力的发展。这对办公室工作效率的提升是不利的，高职办公室工作人员需要通过自身素质的提升与工作模式的革新，将自己从各种繁琐事务中解脱出来。此外，高职办公室由于人员变动，存在从本校教学部门或者行政部门人员调配的情况，导致办公室管理队伍专业素质参差不齐，部分工作人员缺少相应的管理能力和工作经验。工作模式较为固定，使办公室人员缺乏必要的创新意识和主动性，是高职办公室管理效率提升的阻碍因素之一。

3.管理制度缺乏

对相关管理制度的执行力度不足，也是阻碍高职办公室管理效率提升的重要因素，之所以会出现这种情况，是因为工作人员的实际工作与实际情况存在偏差，不符合当下的高职办公室管理工作发展要求。首先，管理制度不够科学，造成了奖惩不清楚、权责不明晰。其次，缺乏有效的激励机制，很多奖励机制的执行不到位，工作人员的工作积极性未能被有效调动起来。再次，高职办公室工作缺乏一定的计划性与针对性，相关工作人员被动接受上级领导安排的各种任务，无法有效平衡工作和休息。

三、应对高职办公室管理工作问题的策略

1.树立正确管理观念

高职办公室工作人员要破除陈旧思想观念的束缚，保持管理观念的与时俱进，正确认识办公室管理工作与学校发展的内在联系，保持自身工作思想和模式与学校发展在方向上的一致性，并在日常工作实践中不断强化自己的主动服务意识，提升自己的服务水平。首先，高职办公室工作人员应坚持自我学习，不断借鉴先进的管理方法和管理模式，以创新自己的管理手段，使其能够支撑学校办公室的管理工作有效性的不断提升。其次，相关人员要保持热情向上的精神面貌，主动转变工作思想。最后，高职办公室工作人员要在日常工作过程中不断强化自己的服务意识，基于服务效果的提升创新工作模式。办公室工作人员要意识到，自己服务的对象不仅是学校的领导，而且包括学校学生与教师，不断提升自己的日常教学服务能力。在服务过程中，要多了解各个部门的实际运行情况和需求，并适当参与到科学研究工作中，从而有效掌握相关工作的动态，提升工作效率与针对性。

2.加强人员素质培训

作为办公室管理工作的实施主体，办公室工作人员业务素质水平直接决定了高职办公室管理效率和质量。故而，高职要关注办公室工作人员的专业知识积累与业务素养培养，打造一支与时俱进、工作积极性高、服务质量好、业务素质高并能够不断地适用新工作形势的优秀办公室管理队伍。首先，要加强办公室工作人员思政教育，促使他们不断积累思想政治理论知识、提升思想道德修养，引导他们形成政治责任感和思想意识，并持续保持良好的工作作风。高职办公室工作人员要在工作中勇于承担责任、严格遵守制度与工作原则，以高度的政治使命感和责任感去做好各项工作。其次，高职要提升办公室工作人员的业务素质，比如对业务素质较低或者缺乏工作经验的人员进行培训，加强优秀办公室管理人员的选拔，从而有效提升办公室工作人员的整体服务质量和业务素养。不断完善工作人员之间的合作与互助机制，让经验丰富的老员工为新入职员工树立工作的榜样、提供工作的指导、传递工作的经验，促使新入职员工在管理实践中不断提升组织协调的能力、积累沟通技巧，形成高效工作所必须的问题分析与解决能力、语言组织能力、口头及文字表达能力。最后，高职院校要加强办公室工作人员职业道德建设，促使他们恪守职责、爱岗敬业，时刻保持好良好的职业道德操行，将自身工作与院校发展相联系。高职办公室工作人员要将生活与工作分开，及时解决日常工作中遇到的难题与困难，避免将生活琐事带到日常的工作中。对待相关工作要诚恳宽容，用职业道德进行严格的自我约束，切忌态度傲慢、嚣张、懈怠。

3.构建完善管理制度

构建完善管理制度是提升高职办公室管理效率，实现办公室规范化管理的基本途径与措施，高职要不断完善办公室管理制度，使其不断适应新的发展形势。现阶段的高职办公室工作中存在很多陈旧的规章制度，这些规章制度已经不能满足高职发展以及办公室管理工作的相关要求。高职要及时删除或者修改一些不适合的办公室制度，并对那些不健全的制度进行修改和修订，从而促使办公室规章制度更加具有可行性和执行价值，让办公室人员有据可依、有章可循。此外，高职还要明确办公室工作人员工作创新的具体方向，确保其工作完整性、连续性，保证其工作价值得以有效体现，比如办公室工作人员可以针对学校活动和科研活动，创新工作方案、拟定工作计划。

综上所述，新教育制度下高职要针对办公室管理的具体问题，提出可靠性措施，从而提升办公室管理水平，促进其管理职能的有效发挥，为院校的稳定运行打好基础。经过对办公室管理模式的有效改革，可以使办公室人员教学、教研、发展决策等方面发挥更大的服务作用，高职院校要对此引起高度重视。