新时代加强公立医院机要工作的思考

文/杭州市红十字会医院 程晓琳

机要工作是公立医院党政工作中的重要环节，主要包括传达党和国家的方针政策、文件制度，贯彻落实上级部门交办的工作任务安排等。新时代新阶段赋予了公立医院机要工作更多的使命与挑战。医改的深入推进、医院的竞争日趋激烈、新冠疫情的冲击等因素，都对机要工作提出了更为严格的要求。因此，机要工作必须具备准确性与时效性，稍有延误或纰漏，会给医院及社会带来不可估量的负面影响。在日常工作中，机要人员必须严格遵守工作制度流程，兼顾原则性与灵活性，提高工作质量与效率，提升公立医院机要工作水平，为医院高质量发展添砖加瓦。

一、新时代公立医院机要工作的基本内容

医院机要工作内容包括文件的收发、处理、归档、保密以及公章管理等工作。其中文件管理主要包括：第一，与医院日常运行相关的法律、法规、规章以及政策文件的全周期管理与更新。工作人员需要全面了解并及时更新所接收的相关规定与文件，涉及业务部门的还需要立即处理、迅速传达。第二，对上级机关以及同级机关单位的来文、通知、便函、信件等资料全周期管理。机要人员需要这类资料进行登记、收集与整理，通过电子流程及时发至领导及相关科室传阅，在传阅过程中做好传阅流程的跟踪。在传阅完毕后，及时将文件分类，归档保存，方便需要时查找。涉密文件还需要在传阅后及时将其分类封存，以免泄密。第三，日常工作中其他类型文件的管理。例如各类重要会议纪要、会议记录等材料，均要按照机要工作流程规范处理。

二、新时代公立医院机要工作的显著特点

（一）政策性与专业性并存。医院机要工作主要内容来自卫健部门发布的政策性文件、诊疗指南、建设标准、情况通报及某项医疗工作的专项文件，政策性、专业性较强。其中下达的大部分文件的办理，都需要两个及以上科室合作完成，这就需要机要人员充分了解文件内容、掌握领导和各职能部门分工、对文件传阅范围进行初步划定，使用院内协同传阅，迅速、安全地将文件传递给相关领导和职能部门。

（二）信息量大，时效性强。医院机要工作主要是医院内外部所有信息的收集、处理、传递、利用的工作，包括所有的紧急文件、涉密文件等，信息量大，处理方式各不相同。医院机要人员要确保文件处理的时效性和准确性。此前，新冠疫情形势反复，医院的整体防疫要求随时跟着上级政策调整。疫情的突发性使得防疫相关文件下达非常紧急，且更新快，有时候甚至以分钟为单位来计算时效。在收到上级机关紧急文件时，机要人员必须在第一时间提取有效信息，快速整合之前相关的文件材料，提交领导批阅，并迅速向下传达相应决策，做好上传下达工作。

（三）规范性与灵活性并存。机要工作的开展通常有着一套较为固定的流程和处理步骤，且每个流程和步骤都会有相应的规范。一方面，要求机要人员严格遵守相应的规范；另一方面，要求其根据具体实际情况灵活运用各种处理方式，例如针对涉密与不涉密的文件、紧急与普通文件存在不同的处理方式，机要人员对各类防疫文件要规范传阅途径，又要迅速通知、高效协调相关部门予以落实。

三、新时代公立医院机要工作的强化途径

机要工作是医院开展决策以及重大工作部署的重要基础。在新时代背景下，机要人员必须紧跟时代步伐，不断开创工作新思路，才能应对当前挑战。

（一）注重文件分类，提升信息的有效性。机要工作文件各异，信息量大。为了便于今后文件的查找与信息的利用，机要人员必须在收集文件与信息时进行分类，提升信息的有效性和可重复利用性。机要文件的分类工作要求机要人员具备良好的素养。首先，机要人员要熟悉本单位业务工作，深入了解各领导分工。医院领导不仅承担管理职责，还需要做部分临床工作和教学工作，因此机要人员必须在接收文件时，按照各领导的职责进行分类，在领导处理文件前先行初步处理。如果机要文件涉及面广，还应结合之前同类文件的重点信息，集中于所需要处理的文件中，让领导第一时间看到需要处理的重点内容，提高领导对机要文件的处理速度。其次，机要人员需要不断提升职业素养，日常工作中应当多阅读当前最新的行业规范、医学动态、医学热点新闻，并及时记录，不断提升自身业务能力。最后，机要人员对文件的分类不能仅仅停留在对文件的原始处理上，还应当在管理创新、技术手段创新上多方面切入，熟练掌握各项办公软件和办公系统，不断提升工作效率。

（二）完善制度建设，提高机要工作管理水平。管理制度是公立医院机要工作运行的重要基础，只有规范的顶层制度设计，让医院机要人员严格按照规定办事，才能促进公立医院机要工作质效双提升。具体可以从以下几方面着手：1.制定机要文件登记制度。在收到文件时，机要人员应当清点文件份数以及完整度，并详细抄录与文件相关的内容，根据初步处理结果进行分门别类，方便管理；在实际操作过程中还应当逐步记录文件传递的环节，实时更新机要文件动态，做到有据可查。2.明确机要人员日常操作规范。首先，机要人员收文要注意登记发文单位、文件数量、文件标题等，也可备注主要文件内容及重点关注内容，方便今后调档查阅。其次，文件传阅阶段，机要人员应当注重时效问题，提升传阅效率。同时要严格遵守操作规范，保证每个环节工作的处理质量，使机要工作形成闭环。3.制定常态化自查制度。机要人员要定期对已经处理的机要文件进行自查清点，核实机要文件处理状态是否与登记状态一致，其内容是否与登记内容一致，存在问题要及时纠正，从而保证工作质量。

（三）严格执行医院机要工作流程。机要人员应当遵守相关制度的规定，按照机要文件的类别对相对应的程序和步骤，严格执行医院机要工作流程。首先，机要人员在接收文件时，应及时清点文件数量，检查文件是否破损、完整等等，根据文件内容分类登记，以方便管理。其次，在机要文件传送、传阅后应当及时收回归档，方便以后再次使用，无存档价值的应当及时销毁。如果需要再次借阅应当办理借阅手续，做好登记。

在医院日常管理过程中，机要人员按照规定开展接收文件等程序性工作往往并不困难，重点在于如何让文件发挥其有效性，文件中所涉及的相关内容是否能得到落实，因此需要机要工作人员抓好督办工作。首先，机要工作人员必须厘清文件内容所涉及的领导干部，厘清各领导之间的工作职责，这样才能准确无误地将文件中的重要信息传递给领导干部，帮助其更快地处理文件。其次，及时收集上级与下级关于文件的相关信息，协助领导作出决策。最后，传递、传阅文件时应当及时提醒处理时限，事后及时追踪、记录文件的处理情况，防止文件处理一直停摆，要做到事事有回应。

一方面，机要工作要严格按照相关规定执行，对领导所交代的工作及时、高效、高质量完成；另一方面，机要人员要严格按照文件中规定的时间节点落实工作，保证上行下效。

（四）严格遵循保密原则。医院的核心文件、秘密文件都在机要部门中，医院机要人员是医院中了解保密信息最多的人员。医院应为机要工作创造保密的“土壤”：第一，建立文件保密管理制度，按照卫生健康工作的秘密事项清单，明确保密事项、范围、涉密人员管理等，织密保密管理网。第二，要定期对机要人员进行保密培训，通过举办讲座、泄密案例分析等方式，增强机要人员的保密意识，让其在工作之余时刻绷紧保密之弦。第三，应为机要工作创造良好的环境。提供独立的办公室，落实办公电脑使用的各项保密技术防护措施；设置重点保密部位，重点保密部位应具备人防、物防、技防保障措施；未经医院保密办批准，无关人员不得携带有录音、录像、照相、信息存储功能的设备进入重点保密部位。第四，严禁机要涉密人员在非涉密的办公网、局域网以及互联网处理、存储、传输涉密信息，移动储介不得在涉密网络与非涉密网络之间交叉使用。涉及工作秘密或内部敏感信息，要严格控制在知悉范围，不得通过微信、互联网计算机或其他公共信息网络制作、存储、处理、传输。第五，严格落实机要人员签订保密承诺书，实现机要人员上岗、在岗、离岗和脱密期的全过程管理。第六，对发生失泄密事件隐匿不报或故意拖延报告时间，造成严重后果的，应当追究当事人责任。

（五）完善紧急情况机要工作处理程序。当前公立医院承担了全国90%的医疗服务，在日常诊疗过程中，突发传染病等紧急情况时有发生，医院发现紧急情况后的处理方式对医院整体工作至关重要。必须完善相应紧急情况机要工作处理程序，在遇到相关紧急文件通知时，机要人员要快速判断，第一时间提交领导批阅，同时做好督办工作，保证信息畅通、安全，才能确保所需要的资源迅速调配，相关工作任务才能高效完成。

（六）做好公章使用管理。公章是医院法人权利的象征，如果医院公章使用混乱，存在很大的安全隐患，问题发生后造成责任不清、相互推诿，不利于工作的开展。因此机要工作人员管理公章要制度化，严格按照程序规定管理公章，具体可以从以下几方面着手：第一，专人保管。单位的公章应由特别专人负责保管，未经领导批准不得随意委托他人代为保管。应严格按照规定使用公章，对于不合法或不符合印章使用规定、未履行审批手续的用印，有权直接拒绝或者要求其说明情况。非工作时间公章应封存在柜内。公章保管人如因工作需要有变动，离岗前必须完成交接手续，未交接不得离岗，以明确各自的责任范围。另外，单位的公章应放置于单独且能进行加锁的柜子里进行保存。保管人应当制作《公章使用登记表》，所有使用公章的事项必须仔细记录，并将《公章使用登记表》与公章一并保存。第二，公章保管人要严格规范公章使用审批与登记。单位公章使用前需要按照公章使用规定，经领导签字批准，并注明用途和使用范围。保管人在盖章时应当全文阅读所需盖章的文件内容，并做好登记工作，严禁在空白纸上、空白奖状和证书上盖章。保管人在每次盖章后，应在《公章使用登记表》上仔细记录使用人、审核人、使用部门、使用时间、材料名称、文件页数、盖章类型以及文件大致用途和使用范围。

四、结语

医院机要部门是公立医院的重要信息处理部门，机要工作对公立医院的运行及发展起着至关重要的作用。机要工作是否高质量开展，直接影响公立医院是否能及时有效地满足医疗患者的需求，直接影响领导能否高效决策。新时代赋予了公立医院机要工作新的使命，机要人员应不断提升职业素养与职业技能，高质量做好机要工作，为医疗事业的发展贡献力量。