《信访工作条例》背景下的信访档案信息化建设路径探析

文/菏泽市曹县信访局信访受理中心 刘小双

档案信息化是指应用先进的信息技术手段，将档案资源和档案各项管理过程数字化，形成计算机可识别、可处理的档案信息资源，通过信息系统的数据处理和计算机网络的传输，实现档案信息资源的合理配置与有序、有效开发利用。2020年6月20日，新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称“新《档案法》”）正式发布，新《档案法》将档案信息化建设作为专章被提出了明确要求，档案信息化建设由此迈入新的发展阶段。信访工作紧跟时代发展步伐，2022年2月25日正式发布的《信访工作条例》对信访工作信息化、智能化建设提出了明确要求，各级党委和政府应当加强信访工作信息化、智能化建设，依规依法有序推进信访信息系统互联互通、信息共享。在信息化浪潮的推动下，这是推进信访档案信息化建设工作的正式回应，也是时代发展的必然趋势。

一、信访档案信息化建设的必要性

（一）是新时代发展的必然需要。在“互联网+”时代，随着城市化进程的不断加快和人民维权意识的不断增强，书信、电话和走访形式已不能满足人民群众信访活动的需求。近年来，信访部门利用信息化技术，在各级政府官网及微信公众号等平台上开通网上投诉、领导信箱、省/市/县委书记留言板块及微信投诉平台等通道，进一步拓宽了群众反映问题的渠道，尤其是受疫情因素的影响，网上投诉更是以便捷、高效、低成本的优势成为群众反映问题的主渠道。在信息化技术发展的背景下，传统的信访档案管理方式无论从内容、数量还是载体上都已经不能满足大数据时代发展的需求，信访档案的信息化建设应紧跟时代发展步伐，全面推动信访档案的信息化与智能化建设。

（二）是提高档案管理效能的关键路径。随着社会信息化的发展，数字化和网络化建设不断完善，信访总量、信访内容不断增多，传统的档案管理方式无论从记录载体、记录方式还是管理方式上都已经不能满足时代发展的需求。信访档案的信息化建设，有利于满足信访档案大容量存储的需求，同时对于提高信访工作效率、满足群众查询利用需求，提升群众信访满意度、研判分析信访信息均有着积极的促进作用。如果信访档案管理方式依然停滞不前，将无法适应信访工作信息化和智能化的建设需求，还会造成信访工作者在履职方面出现知识空白短板，降低群众满意度，进而影响社会的和谐稳定发展。

（三）是实现资源共享的必然选择。我国现行的信访工作机构纷繁复杂，从中央到地方各相关职能部门均设有信访机构，由于缺乏统一管理机制，加之受体制设置的影响，信访工作机构的协调能力有限，例如公、检、法及纪检系统在信访案件处理过程中均拥有独立的系统和办案程序，从而导致案件难以单独在信访工作系统中收集齐全，且在“依法治国”的理念背景下，信访工作实行“诉访分离”“依法分类”处理信访事项的工作规则，加之各部门业务系统之间缺乏横向衔接机制，难以实现信访档案的资源共享。因此，推进信访档案的信息化建设，加强业务部门之间的横向衔接，构建横竖贯通的信访档案电子资源数据库，是实现档案信息资源共享的必然选择，也是适应社会信息化进程的现实需要。

（四）是提升工作人员综合素养的催化剂。信访档案信息化建设的发展，对工作人员的业务素养与政治素养提出了更高要求。档案管理工作除了具有丰富的信访工作和档案管理经验，熟练应用网络系统外，如果想打造信访工作高水平领地，必须深入理解档案信息化建设的要求与标准，根据《档案信息化标准体系建设指南》，探索建立与信访工作特点相结合的档案信息化发展体系，促进信息化与信访工作的深度融合，拓宽视野、摒弃落后观念、勇于创新、加强现代化信息意识，并要积极与外界进行交流，学习先进技术，不断提高自身综合素养，积极适应信访档案信息化建设工作的发展需求。

二、信访档案信息化建设面临的困境

（一）主观上对信访档案信息化建设的重视程度不够。一是人员投入不够。目前在信访工作体系内，大部分信访工作机构由于人员少、任务重，注重案件办理而忽视档案管理工作，绝大部分档案管理人员均为兼职人员，档案管理专业人员少之又少，普遍缺乏专业的档案管理知识，致使信访档案信息化建设水平停滞不前。二是资金投入有限。信访工作机构由于经费紧张，对档案信息化建设投入的资金有限，往往仅配备基础的办公设备，对信访档案专业管理软件的研发和投入支持力度不足，致使其信息化建设跟不上时代的发展要求。三是对信访档案信息化建设的认识深度不够。大部分档案管理人员缺乏专业的系统培训，思想观念和管理水平落后，缺乏创新精神和胆识，始终对信访档案管理处于粗放状态，意识不到信访档案精细化与信息化管理的重要性，无法对传统档案管理方式进行优化升级，满足不了大数据发展对信访档案信息提取与利用的需求，阻碍了信访档案信息化建设的发展步伐。

（二）信访档案信息资源体系建设依然处于初步阶段。随着网络技术的普及与广泛应用，虽然目前信访机构已紧跟时代发展，配备了电脑、打印机、扫描仪、硬盘等电子设备，但由于缺乏专业档案管理人员的指导，缺乏信访案件档案管理规章制度和标准工作细化流程，文档存放分类不准，加之收集整理意识不强，容易造成有效信访档案材料的流失，难以发挥出档案的有效利用及共享价值。尽管经过近十多年的发展，全国各级信访工作机构之间已经实现信访信息系统的互联互通，但由于信访信息系统注重的是案件的办理与监管，缺乏档案收集整理功能，使得档案收集较为分散，尤其对于重访、信访积案这些较为重要的信访案件，在信访信息系统里面难以通过一个或几个案件登记记录将档案收集齐全，查询利用难度大。加之对于涉法涉诉案件，根据“诉访分离”原则，大部分案件公、检、法机关仅是简单出具不予受理手续，未将案件情况上传信访信息系统，因此难以通过该系统查询相关案件材料，造成信访档案信息资源体系建设难以进一步推进。作为推动档案信息化建设的“压舱石”，如果信访档案信息资源体系的建设一直停滞不前，《信访工作条例》中提倡的“依规依法有序推进信访信息系统互联互通、信息共享”的局面将难以全面实现。

（三）信访档案信息服务体系与安全保障体系建设滞后。信访档案信息化建设不仅需要全面、真实、完整的信息资源体系作基础，还要有档案信息服务体系与档案安全保障体系作支撑。目前与信访信息系统相配套的电子文件归档管理系统、数字档案室等服务体系的建设还未被正式提上日程，跨部门共享依然是难题，信访档案信息化服务体系建设滞后，致使信访档案信息资源体系无法全面实现共享。同时，随着网络技术的不断发展，信访档案安全保障体系建设水平有限，信访档案信息化建设进程任重道远。

三、信访档案信息化建设的可行性路径

（一）树立全新理念，增强信访档案信息化建设意识。随着《信访工作条例》的实施，各级信访部门都应该紧跟时代发展步伐，树立全新的发展理念，充分认识到信访档案信息化建设对提高信访工作效率和管理水平的重要性，加强对信访档案信息化建设的宣传及推广力度，并采取实际行动加大人才投入，充分利用现代科学技术，与信访实际工作相结合，探索建立信访档案信息化管理工作体系。同时，设置信访档案专项资金，对信访档案信息化建设所需要的基础设施建设、应用系统建设、安全保障体系建设作出规划预算，并对系统的运维、升级费用等纳入长期预算，解决资金难题，进而保证信访档案信息化建设的平稳推行。

（二）构建信访档案信息资源体系，实现信息共享。由于信访档案有其特殊性，既要求实现各个信访机构之间的档案信息共享，又必须准确区分不同类型信访档案的性质、保密级别，才能维护当事人的合法权益并保障档案信息的网络安全。因此，作为档案信息化建设的“压舱石”，国家信访局和各省信访局应牵头组织，制定相关的标准和规范，采取和专业系统供应商合作的方式，根据信访实际工作特点和需求，开发建设信访档案信息资源体系，采用通用性和兼容性的软件系统，满足各级政府、企事业单位的档案利用需求，打破各自为政导致的“信息孤岛”局面，实现各区域、各层级、各部门之间信访档案资源共享。同时，各省根据实际工作情况，统一规范信访档案信息资源管理制度，明确入库标准，规范业务办理流程，尤其严格规范业务系统中初件办理资料入库管理，并对信访案件化解材料作出标识，同时注重做好信访档案的收集和整理工作，充分挖掘信访档案的参考利用价值，只有这样才能充分发挥信访档案资源“压舱石”的作用，更好地满足信息共享的需求。

（三）加大软硬件设备投入，强化信访档案信息服务体系建设。推动互联网与信访档案工作的深度融合，践行“让信息多跑路，让群众少跑路”的服务宗旨，充分运用大数据、云平台，提升信访档案信息资源体系利用查询的精确性，同时推动馆际之间长远合作，实现跨部门、跨地区的信访档案信息共享，为推动信访档案信息化建设做好辅助。

（四）增强安全保护意识，建立健全信访档案信息化安全保障体系。信访档案信息资源体系的建设是一把“双刃剑”，在给信访工作者、信访群众带来便利的同时，网络技术的普及导致信息泄露的风险也大大增加，因此要保证信访档案信息化建设工作的顺利推进，首要前提是建立健全信访档案信息安全管理体系。可从以下几个方面入手：首先，信访档案信息资源系统应当根据工作范围设置查询及利用权限，并利用日志管理监控操作记录，进而规范工作人员使用范围。其次，信访档案管理工作人员要牢牢树立安全保密意识，保证在规定权限内查询、利用档案，同时提升网络化安全维护技能，保证电子文档的安全。同时建立健全信息安全等级保护、风险评估、应急事件管理、容灾备份及恢复演练等信访档案信息化安全管理体系，明确信访档案信息资源系统应有专业技术人员定期进行更新升级，优化安全防护技术，并定期对系统进行病毒检测，确保信访档案信息化健康、有序、可持续发展。

（五）吸纳具有信息技术与档案管理综合知识的人才，建设信访档案复合型管理队伍。做好信访档案信息化建设工作，人才是根本。在信息化浪潮的推动下，信访档案管理人员除了精通信访业务和具有专业的档案管理知识外，还必须顺应网络技术的发展需求，熟练运用信息软件系统。因此，信访部门要想做好信访档案信息化建设工作，必须在吸纳和培训复合型人才上面下功夫，可以通过高层次人才引进、组织交流学习、参加专业的相关业务培训等多种方式，不断提高信访档案管理人员的综合素质，适应档案信息化发展的工作需求。同时，应设置合理的惩罚奖惩和竞争机制，不断激发档案管理人员更新知识的积极性和主动性，时刻保证信访档案管理队伍的活力，持续推进信访档案信息化建设进程。

四、结语

信访档案信息化建设是在《信访工作条例》背景下实现信访信息系统互联互通、信息共享的必然要求，也是顺应大数据时代发展的必然选择，必须加大信访档案信息化建设步伐，构建全面、真实、有效的信访档案信息资源体系，以完善的信访档案服务体系和安全保障体系作为辅助，全面实现信息共享，进一步提高信访档案管理水平和效率，为维护社会稳定和谐大局提供全面的信息服务。