基于知识管理的企业档案管理流程再造探究

文/航空工业计算所 闫润中 刘蓉

《“十四五”全国档案事业发展规划》的发布给我国档案事业进一步发展带来新的契机。在顶层规划明确方向的大背景下，企业档案如何通过流程再造提升管控效能，尤其是在知识经济时代如何更好地为企业发展提供档案资源知识化服务，增强企业核心竞争力，是本文将要探讨的核心。

一、数字档案平台引入知识管理的可行性分析

本质上讲，知识管理就是依靠一套管理系统，让需要管理的组织与个体规律化、规则化、系统化，减少对人力的依赖。通过最大化解放人力，同时不断对获取的信息进行知识化加工、分享、更新、反馈，实现系统与人脑的信息交互并形成反哺循环。

目前，数字档案平台的普遍使用是档案信息化管理的基础标志，作为企业重要信息资源的收集和汇总平台，是企业知识归纳和凝练的载体。在新的发展要求下，企业数字档案馆需要借助新的信息化技术、新的管理模式，不断拓展数字档案馆平台的整合范围、加强企业知识的分析和整理、深化企业知识的共享和利用，实现数字档案馆向智慧档案馆、知识共享平台的转化。

（一）知识管理理念与数字档案馆发展理念相匹配。知识管理作为一种现代化的管理方式，主要是通过采用人力资源管理的方式对知识进行管理。当前知识管理的核心理念与数字档案馆的服务宗旨高度契合，数字档案馆的建设初衷在于提高档案管理的科学性与有序性，促进档案管理模式的升级。引入知识管理对于数字档案馆的发展是有效的补充和加强，能够进一步增强档案信息的知识化存储与利用，实现档案管理的逻辑化和系统化。用户的核心诉求能被系统有效识别和加工并予以反馈，通过提供多元化、可再生的信息服务产品，最大化满足用户的需求，最大限度发挥馆藏档案信息资源的价值。

（二）知识管理对象与数字档案馆信息资源范畴相一致。知识管理的重点在于加强对企业核心设计研发档案、成果与专利档案、党建宣传档案等各类别企业核心信息资源的收集和管理再加工，这与数字档案馆未来的发展方向高度吻合。通过加强对电子文件的管控，构建大数据系统，形成一体多元的综合性信息资源管理平台，最终更好地为企业提供服务。

（三）知识管理方法与数字档案馆建设手段相契合。通过主动开发档案信息的知识资源，靠拢企业核心利益需求，深度挖掘与加工大数据信息，是未来企业档案工作水平提升的关键。主动建立数字档案馆与各主要业务系统的链接，实现资源整合，提升资源利用效率，可以避免“信息孤岛”现象。随着档案信息知识管理体系的搭建与完善，能够全面实现馆藏档案资源数字化、系统管理自动化、信息服务多元化，提升数字档案馆的战略定位。

二、基于知识管理的企业档案管理流程再造初探

随着大量新技术的普及和企业发展新形势需要，近几年笔者所在企业做了大量的信息化流程改造和业务系统集成工作。

（一）AOS流程管理体系搭建。以“提升产能、提质增效”为目标，以数据为核心驱动要素，企业统一推动专业流程组织划分的重构与优化。通过以流程为“血管”，以数据为“血液”，按照统一设定的运行规则进行循环，升级企业运行机制。

我们按照统一标准梳理了三级档案业务流程体系，涵盖了所有档案业务。通过梳理，对所有档案业务流程描述、流程触发条件、流程闭环条件、流程依托资源进行了明确定义，将档案业务流程纳入企业整体运行轨道中。

（二）数字档案馆与各主要业务系统集成。目前，企业已投入应用的多媒体档案数据库、实物档案数据库、专题数据库、目录数据库、知识管理模块、外来文件管理模块、数字展室等门类丰富的档案数据库，与OA（办公自动化系统）、BPM（业务流程系统）、PDM（数据管理系统）、MES（生产信息化管理系统）搭建了系统接口，实现了档案数据的自动采集和整合。其中保密管理系统、质量管理系统、工艺管理系统的集成也正在论证阶段，最终期望达成数字档案馆与企业常用业务系统全面融合，实现数字档案馆的大数据化，真正作为面向企业提供全能信息服务的集合体。

（三）部分业务流程全过程自动化。通过多次对数字档案馆平台的升级改进，目前已经做到外来文件分发与控制管理全过程数字化，实现了动态分发、信息跟踪、反馈控制等效用。对文件设计更改流程做了改进，档案人员通过审批设计者提交的更改流程后，信息将自动传输到数字档案馆，系统自动执行新旧版替换和自动分发操作，实现全流程自动化、可监控。通过开发技改档案模块实现了项目档案管控的全程显性化，实时显示项目归档比例和归档数据，便于档案员对项目档案归档进度的把控，项目档案收集齐全后可在短期内达到验收条件。

（四）强化档案执法监督功能。为了加强企业档案工作意识，实现各部门与档案业务流程深度融合，开发了档案业务考核统计模块，可实现对馆藏档案从归档、分发、换版、利用、归还全过程的统计。定期发布档案工作考核通报，通过数据化分析，找出流程运行过程中存在的问题，从而对症下药疏通阻塞点，达到提升档案工作治理水平的目的。

（五）开展跨部门档案知识管理库建设。为档案部门与科研部门建立知识管理库共建试点，允许科研人员在数字档案馆的知识管理库中按部门、按专业添加信息，包括工作总结、理论创新、知识汇总、探索分享等，旨在实现企业内部知识体系的搭建和知识共享，实现资源利用最大化。

（六）档案人员开展SWOT分析挖掘潜能。结合新形势下档案工作对档案人员的新要求，企业组织开展了对档案部门领导和管理人员的SWOT分析。通过评估明晰了每个人的优缺点，加以利用，实现了档案人力资源配置的重构，提升了档案工作效能和人员满意度。

三、面向“十四五”企业档案管理流程的提升思考

（一）从“数字档案馆”向“智慧档案馆”进化。1.智慧档案馆的体系结构。应至少由三部分构成：智慧档案、智慧物联、智慧通信。智慧档案馆应当是建立在系统融合和资源共享基础上，以用户为中心的自优化系统。能够动态监测用户需求，对用户需求变化作出敏锐反应，从资源构成、服务方式等方面作出调整以适应用户需要。智慧档案馆应由实体档案馆、虚拟档案馆和运行机制构成，实体档案馆由硬件设施、服务设备、馆藏档案等构成，是与用户进行交互的物理载体；虚拟档案馆是用户与设备交互而形成的空间，能实时识别人和物并采集信息，通过构建服务云平台，提供各类档案大数据，以多元化、分层次的推送方式，实现与用户的交流互动；运行机制作为实现智慧档案馆构想的保障，建立全面有效的流程控制标准、库房控制、系统操作审计规范，充分保证系统运行的安全与稳定。2.智慧档案馆的服务类型。智慧档案馆输出的服务类型应当包含数据获取集成、档案资源整合、档案利用服务、档案安全防护、智慧感知与决策、多维权限控制、元数据库设计、档案业务全流程控制与考核、智能插件感知等。智慧档案馆在满足用户线性需求的基础上，应更加关注用户需求的盲区、以点带面的潜在需求，能够提供高品质的档案信息产品乃至多元化知识服务，以高效、便捷、可更新、多层次的服务满足用户的碎片化需求。在建立智慧档案馆与用户充分交互机制的基础上，完成档案服务的知识化管理和信息抓取的知识化应用，从而反作用于用户需求的解决和新需求的挖掘。3.数字档案馆未来的建设方向。是在档案管理规范和制度的指导和保障下，在基础设施升级的基础上，建立一个覆盖档案部门及企业各部门间互联互通，满足各个部门档案现代化管理，实现档案收集、整理、归档、复制分发、鉴定销毁、统计、编研为一体的开放性可扩展的一站式档案管理平台；实现数据再加工、知识挖掘、智能操作、信息分析、智能推送等功能的资源服务平台；实现信息资源管理、数字档案管理、档案知识管理、档案知识服务的有机结合，形成“收、管、用”高度智能化的一站式档案管理平台，为企业科研生产和经营管理提供更全面的服务。

（二）基于大数据的智慧服务。以知识管理为切入点，改良数字档案馆平台的模块构成，多以实用性的模块化设计吸引用户，把用户最常用最重视的模块放在显著位置，简化其操作流程。例如通过文字描述、视频展示、多维互动等形式展示某类别档案的馆藏构成，有效提升用户的使用兴趣。档案知识的输出除了通过检索查询，还可进行主动推送。通过对于用户历史检索的信息类型和关键字智能检索，实现大数据基础下的快速匹配，还可以根据当前需要处理的信息，利用OCR等全文信息抓取技术从多维角度挖掘，在加工整合基础上形成档案知识服务包反馈给用户，节省用户的使用成本，提升使用效能。

（三）强化档案的文化属性。近年来，企业在开展档案宣传周、档案业务培训和数字展室建设中积累了一定的档案文创产品设计经验。多用于大屏幕展示的档案工作宣传视频、档案宣传主题笔记本、微信公众号文章推送等。目前主要应该关注知识产权保护的完善，提炼企业文化并灌注到档案产品中。提取企业员工对档案工作的关注点并制作形式简约、主题明确的产品，清晰展示企业的文化属性和愿景，同时配合企业微信等平台进行宣传。通过实体形态档案文创产品与虚拟形态交互体验服务的有机融合，为未来档案的文化属性挖掘开拓了广阔的空间。

（四）档案人员知识管理与信息服务能力提升。档案人员是数字档案馆建设的核心推动力，只有建立一支开拓创新、业务过硬、主动学习的档案管理团队，才能充分适应新形势下基于知识管理的档案管理与信息服务新模式，满足企业与用户对档案管理工作提出的更高要求。企业应当关注“互联网+”时代新技术在各行各业的应用情况，适时地引入档案工作中。这既是档案人强化自身价值的途径，更是档案部门稳固加强在企业内战略定位的必然要求。

四、结语

在数字档案馆升级基础上，如何开展基于档案信息内容开发和挖掘的档案知识服务，通过档案知识的传递和使用，有效提升档案工作对企业效益的正面影响将是档案人关注的重点课题。

借助企业信息化流程改造的契机，档案部门必须牢牢把握转型升级的机遇，将数字档案平台与企业各类信息系统紧密融合，破除信息流动的阻塞，充分建立档案实体与档案信息互联互通，能够最高效满足用户的需求，提升馆藏档案和数据的流动性。按照企业科研生产和运营管理需求，全方位、多元化地建设档案知识专题数据库，让档案成为企业发展的有力推手。