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医学科研档案智能化构建与实施

2023-02-22福建省立医院科研处郑富豪

办公室业务 2023年1期
关键词:智能化档案管理医院

文/福建省立医院科研处 郑富豪

近年来,医学科学研究工作不断开展,科研课题数量不断提升,使得医院待储存与管理的信息不断增加,有关医学科研方面的信息和资料也越来越丰富,医院科研档案管理重要性不断上升。在大数据时代背景下,医院科研档案的智能化建设已经成为医院信息建设的重要内容。传统的医院科研档案管理工作往往采用纸质档案进行分类存储与管理,或者存储在某个专用的电脑当中,已经无法满足当前科研档案管理的要求。结合大数据时代智能化管理的思想,以先进的科学技术为手段,对海量数据完成存储、分析、处理等工作,可以实现医院内的数据集成与共享。要实现智能化构建,则需要完成建立大数据映射电子档案管理平台、医院科研档案信息数据集成等众多工作。为推动档案智能化工作进一步开展,需根据现有管理工作制度,以及人员素质情况采取有效管理措施,为医学科研档案智能化构建提供思路与参考。

一、推动科研档案智能化目的和意义

(一)存储空间增加,资源浪费减少。医院的科研数据特点是多且杂。医院实验数据多,漫长的实验周期中,囊括的材料数据不断增加,往往一个实验就需要涉及过往多年的相关研究数据。同时,在研究中也会产生大量数据结果,不仅存储数量大,分类工作也较难展开。而在搭建智能化平台建设的过程中,将各类数据资料录入到数字管理平台,可有效避免传统存储方式导致的存储空间有限的情况,同时还避免了线下纸质材料受潮、破损等问题,有效降低了档案存储的成本。

(二)更好地避免档案丢失。医院档案整理工作一直较为繁琐,科研档案管理工作更甚。传统人工档案管理工作过程中,常出现材料丢失的情况,不仅需要花费大量精力与时间补齐,还可能存在资料不可复制、难以找回的情况。在传统电脑保存、线下保存的方式中,信息的查阅与共享往往需要直接接触存储介质,纸质材料还可能需要搬运,从而导致各类文档数据被泄露的情况。构建档案管理智能化平台,能够实现数据的永久保存,在从智能化数据平台调取数据过程中,无须直接接触存储介质就能够获得相关科研材料。更重要的一点,对于科研资料,档案管理人员通常由专门的管理权限,针对符合资源共享的部门或者个人开放信息查询权限,有效避免了资料的泄露。因此既实现了科研数据共享,又保护了关键信息。

(三)提高工作效率、促进资源利用。对于医院来说,科研档案的智能化能够有效提高科研档案工作效率以及准确度,增加原始数据的利用效率。在智能化数据管理和云计算应用的条件下,档案管理人员能够有效地对科研档案与医院其他类别档案信息进行区分,从而形成完整的数据库。在这种情况下,科研人员通过合理分析电子档案、综合科研档案资料就能够及时得到与研究人员研究相关的资料,有效促进了资源共享,提高了各类资源利用率。

二、医院科研档案智能化构建策略

(一)建立基于大数据映射的智能化电子档案安全管理平台。当前医院科研档案的智能化建设应当符合智能化、集成化、精细化的特点。因此构建基于大数据映射技术的电子档案安全管理平台很有必要。医院需要选择定制化的高安全性防火墙,构建外来访问安全防护体系。外来防火墙与大数据映射技术的建立十分必要,外网访问内网时,必须经过官方服务认证,而内网的软件按照安全等级差异设计不同等级的防火墙。构建防火墙的同时,需要进行日常病毒检测、抵御系统查缺等工作,保证科研电子档案在遭受危害入侵的时候,第一时间受到保护。此外,要实现档案管理智能化,需要搭建大数据映射技术,在医院科研的多路径档案信息的大数据流和上述建立的网关病毒检测以及防御端口之间建立有效的连接,适时建立映射元组,通过控制档案大数据流的延迟时间完成平台多个服务节点的异构映射和大数据流摘要处理工作。

(二)建立医院科研档案信息数据的集成平台。在医院中,业务科室数量多,科研研究种类范围广,涉及数据多且杂,要想完成相关的数据记录、管理、共享等工作就需要经过十分复杂的管理程序。在智能化档案信息构建下,管理人员可以在档案信息数据记录与存储时,利用大数据技术对档案信息数据进行集成处理,建成基于大数据映射的科研电子档案管理平台。该平台融入资料存储、资料分享与网络风险防范为一体,能够对来自不同路径、不同格式以及不同类型的数据通过命令解析器进行有效的划分,随后经过分配器将数据源信息发送到在线数据源当中,最终完成档案信息的集成。智能化档案管理平台相较传统电脑存储以及人工存储还有一个显著的优点,就是通过大数据筛选来滤除冗余的数据,保证了每一个档案数据的清洁。在科研档案数据集成平台中,用户通过登录档案安全管理平台,能够获取科研项目、学术著作、成果鉴定、专利及论文管理等资料。同时,管理员可以通过平台存储以及定向分享档案内容,保证了数据分享便捷、保密性兼并的信息档案管理特点。在智能化构建中,档案数据不仅仅是结构化数据,还包括非结构化以及半结构化的数据,在针对这些数据进行管理的过程中,目前还无法做到统一标准与格式,因此往往采用分布式大数据存储的办法,建立不同类型的存储模块,将数据存入其中。同时,在不同存储模块之间建立连接,即使一份档案中存在不同类型的数据,也能够完成简单的存储与查找。

三、科研管理智能化平台构建存在的问题

(一)尚未形成创新的观念意识。国内很多医院的档案管理中心对档案管理的工作依旧保持传统陈旧的发展观念,存在以纸质档案为主、电子档案为辅的情况,科研档案管理制度不符合实际。当前我国智能化科研档案管理在全国各级医院范围内均有不同程度地开展,而实际工作则受到医院自身特点、当地网络建设条件等因素影响,各有特点。除此之外,在医院科研档案智能化建设过程中,传统档案管理与智能化信息档案管理制度会发生“不相容”的情况,导致智能化构建工作展开出现明显的问题。

(二)管理人员意识落后、素质不足。在智能化建设转变过程中,部分管理人员没有意识到在大数据环境形成的背景下,传统的科研档案管理方法已经不能够对日益复杂的科研档案工作进行高效管理,工作人员的管理技能、管理思路仍然停留在传统管理中,从技术和意识方面都无法接受智能化管理工作转变。档案管理人员意识落后,工作素质不足直接影响智能化构建的开展。

(三)管理协同工作落实不足。科研档案的管理工作涉及部门众多,包括主管部门统筹建设的科学数据中心、科研院所、各科室、各个业务部门等,同时还有友好医院、合作高等院校与企业等。管理协同工作开展不足,智能化建设无法有效开展,目前涉及的协同工作包括制度协同、组织协同、业务协同、资源协同、服务协同等,都难以通过建立管理协同框架与路径实现科研档案智能化构建。

四、智能化构建有关措施的思考

(一)加强“高素质管理人员队伍”建设。要进一步提高企业安全建设管理的工作水平,就要加强对科研档案管理人员的培训,提高管理人员的工作素养与管理意识。在一定的周期内,需要对档案管理工作开展进行总结分析,观察当前工作人员达成的目标、存在的工作缺陷等情况,针对性制订培训内容,解决存在的问题,提高管理人员的理论以及实践知识。对于院内不能自行解决的问题,可以邀请智能化档案管理工作优秀的医疗机构到院进行指导,实现共同提升、共同进步。在培训过程中,除了技能与知识的强化之外,还要不断强调档案管理工作的重要性,将相关职责的履行纳入培训内容和后续的考核当中,以加强工作人员对于智能化建设的管理与重视,从而提高智能化科研档案管理能力。同时,应“武装”管理队伍,利用先进的大数据技术来进一步提高管理系统的工作效率,将智能化管理体系的作用发挥到极致,让整个输入、存储、管理、分享、保密多环节都能被仔细、全面地监督,最大限度避免资料受损,就算发生意外事故,也能够有效保护科研档案。

(二)“因院制宜”创新并完善相关管理制度。为保证安全管理制度发挥作用,需要在传统档案管理制度基础上进行分析,结合当地的档案管理特点、医院智能化实际情况,通过学习国内外先进安全管理理念,更新并完善安全管理制度。同时,要加强档案管理人员的培训,从而大大降低智能化档案管理中的安全风险。除此之外,针对传统电脑存储管理制度、传统纸质档案管理制度、智能化档案管理制度,需要因地制宜进行制度融合、创新与完善,形成一套真正符合档案智能化实践的管理制度。为保证制度的落实,责任精细化势在必行,新的责任制度要落实到每一个参与者、每一次档案管理过程中。档案管理部门根据档案管理现状,制订一个总体的责任管理制度,并且将责任层层压实到各级、各部门、各人身上。

(三)进一步推进科研档案的管理协同。针对医学科研档案智能化信息建设,结合医院实际,制定可用的路径措施。第一,应推动科学数据管理和科研档案管理共同问题走进制度视野,采取自上而下和自下而上相结合的制度协同路线,结合相关法规完善本院发展路径,为科学数据与科研档案管理提供方向。第二,加快医院科研管理资源倾斜,加快科研信息资源的数字化与数据化进程,加快智能化资源建设。应加深数据化工作,包括元数据描述、加强科学数据之间的予以关联、开展面向主题的知识抽取。第三,要探索并建成应用开源数据管理相关软件工具。面对很多医院选择外部的数据管理工具,医院应尽量通过自主开源工具完善档案信息化系统建设,通过寻找、开发合适的系统工具,进一步加强医院科研档案的安全性与科研性。第四,要建成“科学数据管理部门+档案部门”一体式协作模式。医院科研档案管理部门同时承担科学数据管理与科研档案管理工作,应通过集成式的科研数据收集、存储、管理、分享,建设专题数据库。

五、结语

大数据时代背景下,我国各级医院的医疗科学研究数量不断增加,不仅促进了医学科学发展,更能有效提高医疗人员队伍的整体素质,推动学术交流、促进社会及个人健康发展。通过不断将科研成果、转化应用于生产创造、疾病预防等多方建设中,营造出良好的氛围。医院科研档案管理智能化是科研档案管理的必然趋势。尤其是在医疗科学研究数量增加的情况下,科研档案管理工作量显著增大。要实现档案的管理高效与高质量应用,需要推进智能化的信息建设。本研究分析了智能化档案管理的设计,从存储与防护两个方面出发,阐述了具有高质量存储与高安全的网络科研档案平台,并剖析了当前构建智能化管理平台存在的实际问题,提出了制度融合完善、人员素质建立、部门通力协调合作,工作质量循环提高等应对策略,使医院科研档案信息智能化构建与应用进一步发展。

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