行政单位公务车耗油四种管理及核算方式的比较思考

刘仁贵

（中华人民共和国江门海事局，广东 江门 529000）

引言

公务车运维费是历次内外部审计、巡察、巡视、财务检查等关注的重点，而公务车油耗在公务车运维费占比最大，因此，对公务车油耗的关注成为审计、巡察、巡视及财务检查的重中之重。实际工作中，行政单位公务车耗油通常从“直接加油并开具发票、使用油卡充值并直接列支出、使用油卡充值并通过存货类科目处理充值余额、使用油卡充值并通过往来科目处理充值余额”等四种管理及核算方式中选择。本文结合行政单位实际，分析比较了行政单位公务车耗油四种管理及核算方式的优缺点，为行政单位强化公务车耗油管理、规范公务车耗油核算提供最佳选择方式。

方式一：直接加油并开具发票。

（一）操作流程：司机将车开至加油公司→加油公司工作人员根据司机提出的加油种类和数量给车加油→司机付款并索取发票→司机回单位后凭发票办理报销手续→财务部门将款项划给司机。

（二）账务处理（行政单位不涉及增值税账务处理；以授权支付方式为例。下同。）：

加油并收到发票后（假设此次加油金额为500元）：

预算会计：

（三）该方式的优点：一是操作简便；二是账务处理符合收付实现制和权责发生制原则。

（四）该方式的缺点：一是各单位通常对司机采取劳务购买方式，司机不能办理公务卡，故小金额加油款不能采用公务卡结算；二是对司机加油过程缺乏有效监督。此外，在单位公务车辆较多且油耗较大时，采用该方式加油后，后续报销业务办理及核算工作量都较大。

方式二：使用油卡充值并直接列支出。

（一）操作流程：车辆管理部门办理预付款手续→财务部门划拨预付款给加油公司并进行账务处理→加油公司收款后开具油料充值发票并将金额划转至单位油卡→车辆管理部门凭发票办理冲销预付款手续→财务部门将油料充值款列支出。

（二）账务处理：

预付款时（假设此次充值金额为20000元）：

预算会计：

收到油料充值发票后：

预算会计：

（三）该方式的优点：账务处理简单，减轻了报销办理及核算工作量。

（四）该方式的缺点：单位在加油卡充值并收到发票后实行一次性列支方式，账务处理上没有体现加油卡使用时的任何痕迹和余额，不符合权责发生制原则；还有的单位未通过《公务用车派车单》和《公务加油卡使用登记表》建立车辆调度和公务加油卡使用登记台账，从而导致油卡使用不规范，给私车公养及非公务出行用车提供机会，造成国有资产流失和滋生“车轮上”的腐败行为。

方式三：使用油卡充值，通过“存货”科目处理充值余额。

（一）操作流程：车辆管理部门办理预付款手续→财务部门划拨预付款给加油公司并进行账务处理→加油公司收款后开具油料充值发票并将金额划转至单位油卡→车辆管理部门凭发票办理冲销预付款手续→财务部门将油料充值款列入存货科目→车辆加油时确认费用。

（二）账务处理：

预付款时（举例：6月1日，某行政单位通过国库授权支付至××加油公司账户油卡充值款8000元）：

预算会计：

收到油料充值发票后：

预算会计：

借： 行政支出—财政拨款支出—基本支出

加油后的账务处理（举例：6月7日，该单位工作人员持油卡至××加油站加油500元，财务部门凭工作人员提供的该次《公务加油卡使用登记表》复印件和加油小票进行账务处理）：

（三）该方式的优点：该方式对公务车油料使用的每一环节都进行了会计核算监督，加油卡使用规范透明，有效降低了国有资产流失和滋生腐败行为的风险。

（四）该方式的缺点：该方式的缺点主要是使用“存货”类科目对预付款进行核算令人费解。根据《政府会计制度》对存货的定义，存货是指单位在开展业务活动及其他活动中为耗用或出售而储存的资产，如材料、产品、包装物和低值易耗品等。单位在为公务车加油卡充值后，油料还存储在加油公司的仓库里，油料的占有权益未转移，灭失风险也相应由加油公司承担。因此，将预付款放在“在途物品—燃料”科目核算与现行的政府会计制度、政府会计准则的有关规定不符。

此外，因采用存货类科目对预付款进行核算，增大了日常核算工作量及年终填报《本年盈余与预算结余差异调整表》的工作量。

方式四：使用油卡充值，通过往来科目处理充值余额。

（一）操作流程：车辆管理部门办理预付款手续→财务部门划拨预付款给加油公司并进行账务处理→加油公司收款后开具油料充值发票并将金额划转至单位油卡→车辆管理部门凭发票办理冲销预付款手续（财务部门在该环节将油料充值款列入单车往来科目）→车辆加油时确认费用并相应冲减单车往来科目金额。

（二）账务处理：

预付款时（举例：6月1日，某行政单位通过国库授权支付至××加油公司账户油卡充值款8000元）：

预算会计：

收到油料充值发票并对充值款进行分配后（假设该单位共有甲、乙两台车，与加油公司协议一车一卡，每张卡各充值4000元）：

预算会计：

加油后的账务处理（举例：6月7日，该单位工作人员持油卡至××加油公司为甲车加油500元，财务部门凭工作人员提供的该次《公务加油卡使用登记表》复印件和加油小票进行账务处理）：

（三）该方式的优点：一是该方式通过往来科目处理加油卡余额符合现行的政府会计制度、政府会计准则的有关规定；二是该方式对公务车油料使用的每一环节都进行了会计核算监督，内部控制流程严谨规范，有效降低了国有资产流失和滋生腐败行为的风险。此外，单位应尽量合理预估油卡充值金额，年初及年中多充一点，在年底时做到卡上清零，可以减少填报《本年盈余与预算结余差异调整表》的工作量。

（四）该方式的缺点： 在单位公务车辆较多且油耗较大时，采用该方式加油后，后续办理报销及核算工作量较大。

结论

综上，在公务车辆较少且内部控制制度实施较好的行政单位，可考虑采用“方式一”对公务车耗油实行管理和核算；在公务车辆较多的行政单位，采用“方式四”能有效降低国有资产流失和滋生腐败行为的风险，且符合政府会计制度、政府会计准则的有关核算规定，符合现行对公务车耗油实行严格监督管理的政策要求。因“方式二” “方式三”在理论和实践方面均存在缺陷，故笔者不建议在实际工作中采用。